Przedmiotem zamówienia jest usługa modernizacji narzędzia informatycznego.

7. Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:

7.1 Formularz Ofertowy – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzony i wypełniony według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innym formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz ofertowy nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub złożenie Formularza ofertowego niezawierającego wszystkich wymaganych przez Zamawiającego informacji, spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;

7.2 dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy (należy przez to rozumieć osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy/ podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy. Jeżeli umocowanie do składania oświadczeń woli nie wynika z dokumentów rejestrowych, należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa w postaci dokumentu elektronicznego (tj. podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby, których umocowanie wynika z dokumentów rejestrowych), lub uwierzytelnionej notarialnie elektronicznej kopii pełnomocnictwa tj. kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem z elektronicznym poświadczeniem zgodności z okazanym dokumentem na podstawie art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 Prawa o notariacie) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym Wykonawcy; Pełnomocnictwo do złożenia oferty musi być złożone w oryginale w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 § 2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, bądź też poprzez opatrzenie skanu pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej kwalifikowanym podpisem elektronicznym mocodawcy. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego. 7.3 oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy PZP (jeśli dotyczy). Szczegóły w rozdz.. XI SWZ Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2023 r. poz..1605)

Zamawiający korzysta z narzędzia informatycznego [dalej: „Aplikacja” lub „System Informatyczny”] składającego się z bazy danych i systemu zarządzania bazą danych służącego do gromadzenia i przetwarzania informacji dotyczących projektów realizowanych w ramach programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej [„EWT”]. Aplikacja wspiera procesy zarządzania projektami, w tym w szczególności procesy związane z prowadzeniem kontroli projektów i przetwarzaniem danych i dokumentacji wytworzonych na potrzeby przygotowania, przeprowadzenia i raportowania wyników kontroli zarówno w odniesieniu do kontroli polegającej na weryfikacji administracyjnej, jak i kontroli na miejscu. Głównymi użytkownikami Systemu Informatycznego są kontrolerzy wewnętrzni (First Level Controller – FLC, kontroler PZP - pracownicy Zamawiającego). Dodatkowo, z Aplikacji korzystają administratorzy merytoryczni i techniczni, również pracownicy Zamawiającego a także eksperci zewnętrzni (kontrolerzy FLC, kontrolerzy PZP) spoza instytucji świadczący usługi na rzecz Zamawiającego. Ogólna charakterystyka struktury Aplikacji Wyjściowym obszarem*) w strukturze Aplikacji jest „Baza beneficjentów” zawierająca ich dane i umożliwiająca wyszukiwanie, dodawanie nowych beneficjentów, korygowanie danych. Dane na temat projektów gromadzone są w obszarze „Projekty”, z którymi skorelowane są dane z obszaru „Raporty”, w którym gromadzone są informacje na temat raportów, które wpłynęły do kontroli I stopnia (FLC). Aplikacja umożliwia uzupełnienie i zapisanie danych o raporcie bez wypełniania informacji z bloku „Identyfikacja kontrolera”. Przypisanie kontrolera może nastąpić przez uprawnionego użytkownika w terminie późniejszym. Aplikacja uniemożliwia dodanie nowego raportu o identycznych danych (np. okres raportowania). Na poziomie administratora istnieje możliwość korygowania danych w raporcie, a także usunięcia błędnie wprowadzonych raportów. Informacje na temat wyników weryfikacji administracyjnej poszczególnych raportów gromadzone są jako kontynuacja obszaru Raporty, pokazująca stan weryfikacji raportów tj. ich statusy oraz wyniki weryfikacji (kontroli). Kontrole FLC obejmują również kontrolę udzielania zamówień w projektach. Informacje dotyczące zakresu i wynikach tych kontroli przechowywane są w obszarze pn. „Rejestr zamówień publicznych” [PZP]. Aplikacja zawiera mechanizm, który pozwala informować użytkowników o nałożeniu korekt finansowych będących skutkiem ujawnienia nieprawidłowości w danym obszarze kontroli. Informacje o nieprawidłowościach gromadzone są w obszarze „Rejestr nieprawidłowości”. Wykorzystywana obecnie przez Zamawiającego Aplikacja zawiera również „Rejestr zleceń”, obszar którego funkcjonalność pozwala na zarządzanie kwotami przeznaczonymi na zlecanie kontroli administracyjnej raportów oraz udzielania zamówień publicznych wykonywanych przez FLC zewnętrznych. W obecnej Aplikacji, Rejestr zleceń gromadzi dane finansowe w przedziałach rocznych, bez dodawania budżetów z lat poprzednich. Procesy związane z kontrolami prowadzonymi u beneficjenta lub w miejscu realizacji projektu („kontrole na miejscu”) wspierane są przez funkcjonalności Aplikacji zawarte w obszarze „Kontrola na miejscu”. Aplikacja umożliwia użytkownikowi o odpowiednich uprawnieniach łatwą zmianę wszystkich terminów wykonania zadań, definiowania terminów powiadomień. Szczegółowy opis w zał. nr 2 do umowy stanowiącej zał. nr 3 do SWZ. Zamawiający przyjmuje, że powyższe prace modernizacyjne będą odbywały się przy założeniu, że:

1. Aplikacja wykorzystywana w dotychczasowej wersji nie zostaje zmieniona. Zmodyfikowane lub dodane zostaną nowe funkcjonalności, nazewnictwo.

2. Dane dotyczące projektów nowej perspektywy 2021 – 2027, wprowadzone do obecnie używanej wersji Aplikacji, zostaną przeniesione do wersji zmodernizowanej.

3. Aplikacja w nowej wersji (po modernizacji) będzie uruchamiana równolegle do obecnie wykorzystywanej wersji Aplikacji.

Warunki realizacji Umowy.

1. Wykonanie Etapu I nastąpi w terminie 30 dni od dnia podpisania Umowy.

2. Wykonanie Etapu II nastąpi w terminie 70 dni od daty podpisania Umowy.

3. Wykonanie Etapu III nastąpi w terminie 30 dni od dnia oddania Aplikacji do fazy produkcyjnej. Zakończenie okresu stabilizacji potwierdzać będzie 30 dniowy okres eksploatacji Aplikacji pozbawiony nieprawidłowości w funkcjon.