Wykonanie zabudowy stoiska informacyjno-promocyjnego podczas targów Summer Fancy Food Show, odbywających się w Nowym Jorku

1. W postępowaniu komunikacja między zamawiającym, a wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy zakupowej dostępnej pod adresem internetowym:

https://minrol.ezamawiajacy.pl. Zamawiający nie dopuszcza komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2. Korzystanie z platformy przez wykonawców w zakresie niniejszego postępowania jest bezpłatne, a w szczególności bezpłatne jest założenie i posiadanie konta oraz wykonywanie czynności wykonawcy z zastosowaniem platformy.

3. Sposób korzystania z platformy jest określony w „Instrukcji dla wykonawcy” dostępnej pod linkiem:

https://minrol.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet?

MP_module=main&MP_action=public Files List&folder=002c&client Name=minrol&.

4. Wykonawca w celu złożenia oferty w niniejszym postępowaniu musi posiadać konto na platformie - zaleca się założenie i sprawdzenie poprawności działania konta z odpowiednim wyprzedzeniem.

5. Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich skutecznego złożenia/wysłania na platformie.

6. Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych, tj. plików o wielkości 2 GB w: txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, TSL, XM Lsig, XAd ES, CAd ES, ASIC, XM Lenc.

7. Do złożenia oferty za pośrednictwem platformy konieczne jest posiadanie przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy aktualnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego .

8. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub podpisu osobistego:

1) podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez wykonawcę;

2) certyfikat kwalifikowany zainstalowany na komputerze, na którym wykonawca będzie się logował do konta (certyfikat musi być widoczny w magazynie logicznym certyfikatów systemu Windows o nazwie „Osobisty”).

9. Zamawiający zaleca następujące formaty kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

1) dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAd ES;

2) dokumenty w formacie innym niż .pdf zaleca się podpisywać formatem XAd ES o typie zewnętrznym. W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAd ES zewnętrzny zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików, tj. podpisywanych plików z danymi oraz plików XAd ES.

10. Podpis kwalifikowany, podpis zaufany lub podpis osobisty, należy złożyć zgodnie z instrukcją dostarczoną przez dostawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Podpis ma spełniać wymagania określone w przepisach ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

11. Dokumentacja postępowania została opublikowana na platformie. Postępowanie znajduje się w głównym menu po lewej stronie w zakładce „Lista postępowań PZP”, przed upływem terminu składania ofert w folderze „Aktualne”, po upływie terminu składnia ofert w folderze „W toku”, a po zakończeniu postępowania przez zamawiającego w folderze „Archiwalne”. Z dokumentacją można się zapoznać wyszukując przedmiotowe postępowanie na platformie i klikając obszar zawierający jego nazwę.

12. Wszystkie wnioski dotyczące wyjaśnienia treści SWZ złożone w trybie art. 284 ustawy Pzp, należy kierować drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy.

Dodatkowe informacje w zakresie komunikacji zawarte zostały rozdziale 11 SWZ

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Paramentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L Nr 119 z 04.05.2016 r., str.1, z późn. zm.), zwanym dalej „RODO”, informuję, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi. Siedziba Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi znajduje się w Warszawie, ul. Wspólna 30, kod 00-930;

2) dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych - iod@minrol.gov.pl , tel. 22 623 26 25;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy;

5) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (w przypadku zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej przez okres 5 lat), a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy, a po tym okresie będą archiwizowane w czasie określonym przepisami prawa, zgodnie z instrukcją kancelaryjną MRi RW;

6) posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

7) nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

8) podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest wymogiem ustawowym. Jest Pan/Pani zobowiązana do ich podania, a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie niemożliwość oceny ofert i zawarcia umowy;

9) dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą podlegały profilowaniu;

10) administrator danych nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

1. Przedmiotem zamówienia jest:

1) wykonanie stoiska zamawiającego o powierzchni 148,64 m², na czas targów Summer Fancy Food Show, odbywających się 28-30 czerwca 2026 r. w Nowym Jorku (Javits Center, 429 11th Avenue, NY 10001), zgodnie z załączonym przez wykonawcę projektem do formularza „OFERTA”, stanowiącym załącznik nr 1 do umowy oraz zapewnienie wyposażenia tego stoiska;

2) wykonanie usług technicznych;

3) zapewnienie 2 hostess do obsługi stoiska;

4) demontaż stoiska niezwłocznie po zakończeniu targów;

5) zapewnienie ubezpieczenia OC stoiska na sumę nie mniejszą niż 2 000 000 USD (słownie: dwa miliony dolarów).

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 1 do SWZ.

1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 2 poniżej.

2. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu, zamawiający będzie żądał następujących podmiotowych środków dowodowych :

1) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

2) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, o którym mowa w art. 125 ust. 1/art. 125 ust. 5 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w przepisach art. 108 ust. 1 pkt 3-6 i art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7-10 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

3. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 - składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury. Termin zawarty w ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

4. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 powyżej, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Termin zawarty w ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.

1. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w ust. 2 poniżej.

2. W celu potwierdzenia spełniania przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, zamawiający będzie żądał podmiotowego środka dowodowego , tj.: wykazu usług wykonanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Wzór wykazu usług określony jest w załączniku nr 8 do SWZ.

Treść zawarta w wykazie musi potwierdzać spełnienie warunków, o których mowa w rozdziale 9 ust. 1 SWZ.

UWAGA:

W przypadku wykazania doświadczenia w realizacji usługi na rzecz podmiotu mającego siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamawiający wymaga podania w treści wykazu usług wykonanych danych teleadresowych podmiotu na rzecz którego została zrealizowana usługa.

Informacja ta ma umożliwić zamawiającemu ewentualny kontakt z tym podmiotem celem potwierdzenia wykazanego przez wykonawcę doświadczenia.

UWAGA:

Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji zamówień wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy części zamówienia, w której wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

1. W celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z kryteriami oceny ofert, wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą przedmiotowy środek dowodowy w postaci projektu graficznego zabudowy stoiska wystawienniczego.

2. Przedmiotowy środek dowodowy nie będzie podlegał uzupełnieniu na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp.

3. W przypadku, gdy wykonawca nie złoży przedmiotowego środka dowodowego wraz z ofertą lub złoży dokument w sposób nieprawidłowy, jego oferta zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c) ustawy Pzp.

4. Przedmiotowy środek dowodowy sporządzony w języku obcym musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski (z wyjątkiem art. 20 ust. 3 ustawy Pzp), a brak złożenia tłumaczenia oznacza, że wykonawca nie złożył przedmiotowego środka dowodowego.

5. Przedmiotowy środek dowodowy powinien być sporządzony w postaci elektronicznej oraz podpisany przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

1. Do oferty należy dołączyć:

1) oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz niepodleganiu wykluczeniu, w zakresie wskazanym przez zamawiającego, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 3 do SWZ;

2) oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, wynikające z art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, które stanowi załącznik nr 4 do SWZ; (jeżeli dotyczy);

3) oświadczenie wykonawcy/wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej, stanowiące załącznik nr 5 do SWZ;

4) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, wynikające z art. 118 ust. 3 ustawy Pzp, do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór zobowiązania stanowi załącznik nr 6 do SWZ; (jeżeli dotyczy);

5) pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawcy i złożenia (podpisania) w jego imieniu oferty i jej załączników, o ile prawo to nie wynika z ogólnodostępnych dokumentów (w bazie KRS lub CEi DG). Pełnomocnictwo należy złożyć zgodnie z rozdziałem 3 ust. 20 SWZ; UWAGA: W przypadku, gdy fakt umocowania wynika z dokumentów zawartych w ogólnodostępnych i bezpłatnych bazach danych dostępnych pod określonymi adresami internetowymi, zamawiający pobierze samodzielnie z tych baz danych, wskazane przez wykonawcę dokumenty.

6) pełnomocnictwo do reprezentowania wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i złożenia (podpisania) w ich imieniu oferty i jej załączników; (jeżeli dotyczy);

7) uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa w przypadku, gdy wykonawca zastrzega określone informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa. (jeżeli dotyczy);

8) przedmiotowy środek dowodowy w postaci projektu graficznego zabudowy stoiska wystawienniczego.

2. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór zobowiązania podmiotu podany jest w załączniku nr 6 do SWZ.

3. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w ust. 4, potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega, w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

1. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek dotyczący uprawień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej zostanie spełniony, jeżeli jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia będzie posiadał uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane. Analogiczne zastrzeżenie ma zastosowanie do podmiotów udostępniających zasoby, w przypadku polegania przez wykonawcę na ich zasobach w celu wykazania spełnienia warunku (w takim przypadku odpowiednio wykonawca lub podmiot udostepniający zasoby, którego zdolności są wykazywane będzie wykonywał te zamówienia).

2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek dotyczący zdolności technicznej i zawodowej zamówienia musi wykazać się całym wymaganym doświadczeniem (tj. wykonaniem 3 zamówień w wymaganym zakresie). Analogiczne zastrzeżenie ma zastosowanie do podmiotów udostępniających zasoby, w przypadku polegania przez wykonawcę na ich zasobach w celu wykazania spełnienia warunku (w takim przypadku odpowiednio wykonawca lub podmiot udostepniający zasoby, którego zdolności są wykazywane będzie wykonywał te zamówienia).

3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takim przypadku, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wzór oświadczenia stanowi załączniku nr 4 do SWZ.

4. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji zamówień wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami, wykaz dotyczy części zamówienia, w której wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył.

5. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia dokumenty i oświadczenia, tj. oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu wstępnym, o którym mowa w art. 125 ust. 1/art. 125 ust. 5 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w przepisach art. 108 ust. 1 pkt 3-6 i art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7-10 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej, składa każdy z wykonawców.

6. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty w postaci elektronicznej. Pełnomocnictwo do pełnienia takiej funkcji powinno być podpisane przez prawnie upoważnionych przedstawicieli każdego z partnerów oraz dołączone do oferty w postaci dokumentu elektronicznego.

7. Przed zawarciem umowy w przypadku wyboru oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający może żądać kopię umowy regulującej współpracę tych podmiotów, w tym również umowy spółki cywilnej. Wykonawcy ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.