Kompleksowa organizacja i obsługa 10. Ogólnopolskiego Forum Ekonomii Społecznej

Numeracja zgodna z Specyfikacją Warunków Zamówienia dostępną pod adresem: https://zamowienia-mrpips.ezamawiajacy.pl/pn/zamowienia-mrpips/demand/302844/notice/public/details

9.1 Zamawiający, zgodnie z art. 67 ustawy informuje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informuje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:

9.1.1 Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

9.1.2 komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

9.1.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta, obsługująca TLS 1.2;

9.1.4 zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf

9.1.5 dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAd ES.

9.1.6 dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż .pdf, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć oddzielny plik z podpisem.

9.2 Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych, tj.:

9.2.1 Plik załączony przez Wykonawcę na Platformie i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany - format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

9.2.2 Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss), generowany wg. Czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.

9.3 W celu wejścia na Platformę, umożliwiającą m.in. złożenie oferty, wymagane jest uprzednie zalogowanie. Wykonawcy, którzy nie założyli jeszcze konta zobligowani są do uprzedniej, bezpłatnej rejestracji. Szczegóły rejestracji wskazane są w „Instrukcji dla Wykonawcy”.

9.4 W przypadku problemów technicznych dotyczących pracy Platformy należy kontaktować się z serwisem dostępnym codziennie, od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 9:00 do 17:00:

1) pod numerem telefonu: (22) 257 22 23;

2) pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl.

9.5 W niniejszym postępowaniu komunikacja Zamawiającego z Wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Numeracja zgodna z SWZ:

18.1 Środki ochrony prawnej przysługują Wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

18.2 Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienia umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;

3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.

18.3 Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.

18.4 Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

18.5 Domniemywa się, że Zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

18.6 Odwołanie wnosi się w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie:

a) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

18.7 Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

18.8 Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 18.6 i 18.7 SWZ wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

18.9 Jeżeli Zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał Wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie:

1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania,

2) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli Zamawiający:

a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo

b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki.

18.10 Szczegółowe wymogi dotyczące wnoszenia odwołania określają:

a) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą (Dz. U. z 2020 r. poz. 2453 z późn. zm.);

b) Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).

18.11 Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.

Numeracja zgodna z SWZ.

3.1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa 10. Ogólnopolskiego Forum Ekonomii Społecznej w dniach 4-5 listopada 2026 r. Przez kompleksową organizację i obsługę Zamawiający rozumie usługę obejmującą:

a) zapewnienie sali, w której odbędzie się wydarzenie wraz z obsługą logistyczną i techniczną,

b) usługę gastronomiczną,

c) usługę hotelową,

d) zapewnienie osoby prowadzącej wydarzenie/ konferansjera oraz prelegentów,

e) usługę projektowania graficznego,

f) usługę przeprowadzenia wysokiej jakości transmisji na żywo oraz zapewnienie dokumentacji zdjęciowej i filmowej z wydarzenia,

g) zapewnienie materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników wydarzenia,

h) usługę aranżacji przestrzeni konferencyjnej,

i) zwrot kosztów dojazdu dla uczestników.

3.2. Szczegółowe informacje dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, zakresu i warunków realizacji przedmiotu zamówienia określa załącznik nr 2 do SWZ – Projektowane postanowienia umowy (PPU) wraz z załącznikami, w tym w szczególności opis przedmiotu zamówienia, stanowiący załącznik nr 4 do PPU.

Numeracja zgodna z SWZ. 7.1. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 7.1.5. spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie: 7.1.5.4. zdolności technicznej lub zawodowej: 7.1.5.4.1. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech (3) lat liczonych wstecz od dnia w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie (tj. świadczył, zrealizował, zakończył), a w przypadku świadczeń okresowych należycie wykonuje (tj. świadczy, realizuje) co najmniej trzy (3) usługi, polegające na kompleksowej organizacji wydarzeń (np. konferencji, seminariów, gali, ceremonii wręczenia nagród, wydarzeń promocyjnych lub kulturalnych) dla minimum 150 uczestników każde, UWAGA:

• W przypadku umów obejmujących kompleksową organizację wielu wydarzeń (tj.: np. konferencji, seminariów, gali, ceremonii wręczenia nagród, wydarzeń promocyjnych lub kulturalnych), każde wydarzenie traktowane jest jako odrębna usługa. W związku z tym wykonawca może wykazać wymagane doświadczenie poprzez wskazanie kilku usług wykonanych w ramach jednej umowy, pod warunkiem że każda z nich stanowiła samodzielnie zorganizowane wydarzenie.

• w przypadku składania oferty przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, ww. warunek musi spełniać w całości jeden z Wykonawców;

• w przypadku usług będących w trakcie wykonywania wymagany czas oraz zakres wykonywania danej usługi dotyczy części umowy już zrealizowanej (tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania usługi do upływu terminu składania ofert) i ten czas oraz zakres wykonywania usługi wykonawca zobowiązany jest podać w wykazie usług. 7.1.5.4.2. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że skieruje do realizacji zamówienia jedną osobę posiadającą doświadczenie w koordynacji wydarzeń (np. konferencji, seminariów, gali, ceremonii wręczenia nagród, wydarzeń promocyjnych lub kulturalnych), która pełniła funkcję kierownika lub event managera przy realizacji co najmniej 4 wydarzeń dla minimum 150 uczestników każde.

Wykaz usług wykonanych (spełniających wymogi określone w pkt 7.1.5.4. SWZ), a w przypadku świadczeń powtarzających się również wykonywanych, w okresie ostatnich trzech (3) lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy, a w przypadku świadczeń powtarzających się nadal wykonywanych – referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Wzór wykazu usług stanowi załącznik 5 SWZ;

Uwaga!

W przypadku przedstawienia usług wykonanych (zakończonych) do wykazu należy bezwzględnie załączyć dokument potwierdzający, że usługi te zostały wykonane należycie, tj. wystawiony po ich zakończeniu.

Numeracja zgodna z SWZ. Przystępując do postępowania wykonawca zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 5 415,00 zł (słownie: pięć tysięcy czterysta piętnaście 00/100). 10.2 Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert w jednej lub kilku następujących formach: 10.2.1 w pieniądzu – przelewem na rachunek bankowy: NBP 67 1010 1010 0088 4613 9120 0000 z dopiskiem „wadium – znak sprawy: BDG-V. 2711.13.2026. MW” 10.2.2 w formach niepieniężnych:

1) gwarancjach bankowych;

2) gwarancjach ubezpieczeniowych;

3) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98 t.j.).

Numeracja zgodna z SWZ. 1.3. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

1.3.1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w rozumieniu art. 58 ustawy) muszą spełniać następujące wymogi:

1) wykonawcy występujący wspólnie są obowiązani do ustanowienia pełnomocnika do:

a) reprezentowania ich w postępowaniu albo,

b) reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego;

2) pełnomocnictwo – dokument wytworzony w postaci elektronicznej – musi zostać złożone wraz z ofertą i zawierać także wskazania:

a) przedmiotu zamówienia, którego dotyczy,

b) wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymienionych z nazwy wraz z określeniem adresu i siedziby;

3) pełnomocnictwo to musi być udzielone przez każdego z wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę uprawnioną do reprezentowania każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1.3.2. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1.3.3. Wspólników spółki cywilnej obowiązują przepisy dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 58 ustawy.

1.3.4. Jeżeli oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zostanie wybrana, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.