Organizacja I Forum Cyfryzacji w dniach 8-10 września 2026 r., podczas XXXV Forum Ekonomicznego w Karpaczu

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między

Zamawiającym a Wykonawcami, odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl lub poczty elektronicznej na adres: wzp@cyfra.gov.pl, z zastrzeżeniem, że złożenie oferty następuje wyłącznie przy użyciu Platformy e-Zamówienia.

1. Korzystanie z Platformy e- Zamówienia jest bezpłatne.

2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu

„Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

4. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

5. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin korzystania z Platformy e-Zamówienia.

6. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Minister Cyfryzacji z siedzibą w (00-060) Warszawie przy ul. Królewskiej 27 i Prezes Urzędu Zamówień Publicznych z siedzibą w (02-676) Warszawie przy ul. Postępu 17 A;

2. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: Inspektor Ochrony Danych, Ministerstwo Cyfryzacji, ul. Królewska 27, 00-060

Warszawa przy, adres e-mail iod.mc@cyfra.gov.pl

3. Pani lub Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego do którego odnosi się niniejszy dokument Specyfikacji Warunków Zamówienia oraz w celu wywiązania się z obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, wynikającego z przepisów o archiwizacji;

4. Odbiorcami Pani lub Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy pzp oraz dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną wobec Ministerstwa Cyfryzacji;

5. Dane osobowe są przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora danych osobowych tj. Centralny

Ośrodek Informatyki;

6. Pani lub Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ustawy pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy oraz po jej zakończeniu zgodnie z przepisami dotyczącymi archiwizacji;

7. Obowiązek podania przez Panią lub Pana danych osobowych bezpośrednio Pani lub Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy pzp;

8. W odniesieniu do Pani lub Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9. Posiada Pani lub Pan:

9.1 na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani lub Pana dotyczących,

9.2 na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani lub Pana danych osobowych ,

9.3 na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ,

9.4 prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani lub Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani lub Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

10. Nie przysługuje Pani lub Panu:

10.1 w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

10.2 prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

10.3 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania

Pani lub Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

79956000-0 - Usługi w zakresie organizacji targów i wystaw

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne

22462000-6 - Materiały reklamowe

72400000-4 - Usługi internetowe

79822500-7 - Usługi projektów graficznych

79961000-8 - Usługi fotograficzne

44100000-1 - Materiały konstrukcyjne i elementy podobne

Oceniane będą oferty, które nie podlegają odrzuceniu. Przyjmuje się, że 1% wagi kryterium = 1 punkt.

Punktacja będzie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenia dokonane zgodnie z przyjętymi zasadami matematyki. Kryteria wyboru i sposób oceny ofert zostały szczegółowo opisane w Rozdziale XV SWZ.

W zakresie zdolności technicznej i zawodowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że:

1. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie - wykonał należycie, co najmniej: 1.1 trzy (3) usługi (umowy) polegające na kompleksowym przygotowaniu i organizacji wydarzenia o charakterze konferencyjnym*o wartości co najmniej 700 000,00 złotych brutto każda. * Przez kompleksowe przygotowanie i organizację wydarzenia o charakterze konferencyjnym Zamawiający rozumie: wyposażenie w zakresie AV/IT oraz mebli, produkcję i użycie elementów aranżacji i identyfikacji wizualnej. Każda z trzech usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy. W przypadku gdy w zakres usługi (umowy) wchodziło wiele różnych usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego, i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców, powyższy warunek musi zostać spełniony łącznie przez jednego z wykonawców (nie dopuszcza się łączenia potencjałów Wykonawców występujących wspólnie). 1.2 trzy (3) usługi (umowy) polegające na kompleksowym przygotowaniu i organizacji wydarzenia o charakterze konferencyjnym* trwającym co najmniej 2 dni, w których w każdej z nich wzięło udział co najmniej 1000 uczestników. * Przez kompleksowe przygotowanie i organizację wydarzenia o charakterze konferencyjnym Zamawiający rozumie: wyposażenie w zakresie AV/IT oraz mebli, produkcję i użycie elementów aranżacji i identyfikacji wizualnej. Każda z trzech usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy. W przypadku gdy w zakres usługi (umowy) wchodziło wiele różnych usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego, i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub więcej Wykonawców, powyższy warunek musi zostać spełniony łącznie przez jednego z wykonawców (nie dopuszcza się łączenia potencjałów Wykonawców występujących wspólnie). UWAGA !!! Zamawiający zastrzega, że Wykonawca nie może posłużyć się w celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu o którym mowa w pkt 1.1 tymi samymi usługami (umowami), które wykazał na spełnienie warunku o którym mowa w pkt 1.2 i odwrotnie.

2. dysponuje / będzie dysponował osobami, zdolnymi do realizacji zamówienia, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, przy czym co najmniej jedną osobą pełniącą funkcję koordynatora umowy, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert koordynowała, co najmniej 3 (trzy) umowy dotyczące usług, które polegały na kompleksowym przygotowaniu i organizacji wydarzenia o charakterze konferencyjnym trwającym co najmniej 2 dni. * Przez kompleksowe przygotowanie i organizację wydarzenia o charakterze konferencyjnym Zamawiający rozumie: wyposażenie w zakresie AV/IT oraz mebli, produkcję i użycie elementów aranżacji i identyfikacji wizualnej. Każda z trzech usług musi być zrealizowana na podstawie odrębnej umowy. W przypadku gdy w zakres świadczenia (umowy) wchodziło wiele różnych usług i działań, należy podać, czy w zakres tego świadczenia (umowy) wchodziła także usługa określona w warunku, wymagana przez Zamawiającego, i wskazać jej parametry w odpowiednim polu wykazu.

Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć oświadczenie aktualne na dzień składania ofert, o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz, że nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1-6 ustawy pzp, art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy i art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej.

Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Specyfikacji.

Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania złoży następujące podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień złożenia:

1. Odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp, sporządzone nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem, jeżeli odrębne przepisy ymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

2. Oświadczenia o aktualności, aktualne na dzień złożenia, potwierdzające że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania w zakresie podstaw wykluczenia określonych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.

Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 7 do Specyfikacji.

3. Oświadczenia o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę bądź ofertę częściową w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty bądź oferty częściowej niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór Oświadczenia stanowi Załącznik nr 6 do Specyfikacji

4. Oświadczenia Wykonawcy o prawidłowości i aktualności podmiotowych środków dowodowych, które są w posiadaniu Zamawiającego - jeśli dotyczy. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do Specyfikacji.

Na wezwanie Zamawiającego, Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania złoży następujące podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień złożenia:

1. Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.

Wzór wykazu stanowi załącznik nr 8 do SWZ.

2. Wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonywania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Wzór wykazu stanowi Załącznik nr 9 do SWZ.

W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W przypadku, o którym mowa powyżej, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają w Formularzu oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 58 ustawy pzp:

1. wykazanie spełnienia warunków udziału, o których mowa w art. 112 ust. 2 ustawy pzp następuje łącznie;

2. wykazanie braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z art. 108 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy pzp i art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, następuje przez każdego z Wykonawców oddzielnie (każdy z Wykonawców ma obowiązek składania dokumentów na żądanie Zamawiającego). W przypadku Wykonawców występujących wspólnie oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu z postępowania składa każdy z Wykonawców (wraz z ofertą). Oferta musi zawierać Pełnomocnictwo dla pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia – dotyczy ofert składanych przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Pełnomocnictwo udzielane jest osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z dokumentu rejestrowego lub z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.