Działania dotyczące budowania silnego wizerunku regionu i promocji Województwa Pomorskiego w trakcie przygotowań promocyjnych do FIVB Mistrzostw Świata – World Cup 2027, które odbędą się w 2026 r.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na działaniach na rzecz promocji Województwa Pomorskiego, w tym jego walorów turystycznych, kulturowych i przyrodniczych oraz promocji sportu i kultury fizycznej wśród mieszkańców i przyjezdnych, w trakcie przygotowań promocyjnych do FIVB Mistrzostwa Świata - World Cup 2027, których organizatorem jest Polski Związek Piłki Siatkowej posiadający wyłączne prawo do organizacji i promocji tego wydarzenia. Gdańsk stanie się jednym z gospodarzy FIVB Mistrzostw Świata - World Cup 2027. Hala Ergo Arena będzie miejscem rywalizacji dwóch grup (po cztery drużyny każda), w tym jednej z udziałem reprezentacji Polski, a także meczów ⅛ i ¼ turnieju. Łącznie w Gdańsku rozegranych zostanie 16 meczów, a wszystkie transmitowane będą na antenach sportowych kanałów telewizji ogólnopolskiej. Działania promocyjne zostały rozpoczęte przez Polski Związek Piłki Siatkowej już w 2026 roku.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w projektowanych postanowieniach umowy stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia oraz w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Zaproszenia.

3. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu.

4. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia.

5. Zamówienie nie zostało podzielone na części: udzielenie przedmiotu zamówienia jest możliwe jedynie jednemu Wykonawcy, który posiada wyłączne prawo do organizacji i promocji wydarzenia FIVB Mistrzostwa Świata – World Cup 2027, podział zamówienia byłby dokonany sztucznie i bezcelowo, gdyż tylko jeden Wykonawca mógłby realizować zakres każdej z części.

6. Prawem właściwym dla niniejszego zamówienia (w tym dla umowy zawartej w wyniku niniejszego postępowania i dla oceny skutków prawnych wszystkich dokumentów w tym zamówieniu) jest prawo polskie z uwzględnieniem prawa Unii Europejskiej.

7. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. Rozliczenie zamówienia prowadzone jest w PLN.

8. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp.

9. W przypadku, gdy w dokumentach, które stanowią opis przedmiotu zamówienia podano nazwy materiałów, produktów konkretnych producentów to należy traktować to jedynie jako określenie pożądanego standardu i jakości. We wszystkich takich sytuacjach Wykonawca może zaoferować równoważne materiały, produkty o co najmniej takich samych parametrach technicznych oraz jakościowych. Przez równoważność produktu rozumie się zaoferowanie produktu, którego parametry techniczne zastosowanych materiałów, wydajność, trwałość oraz jakość jest nie gorsza od jakości produktów opisanych w Zaproszeniu do negocjacji.

10. Wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego rozwiązanie spełnia wymagania określone przez Zamawiającego. W takim przypadku, Wykonawca musi wykazać rozwiązania równoważne wraz z ich opisem lub normami.

11. Zamawiający nie przewiduje obowiązku odbycia przez Wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez Wykonawcę dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia dostępnych na miejscu u Zamawiającego.

12. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o zamówienie wyłącznie przez Wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp.

13. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w Istotnych Postanowieniach Umowy stanowiących załącznik nr 1 niniejszego Zaproszenia oraz w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 4 do niniejszego Zaproszenia.

Negocjacje – miejsce, termin i forma 1. O terminie i sposobie pierwszego spotkania negocjacyjnego Wykonawca zostanie poinformowany za pośrednictwem Platformy Zakupowej.

2. Zgodnie z art. 61 ust.1 ustawy Pzp komunikacja podczas negocjacji odbywa się za pomocą Platformy Zakupowej. Komunikacja z Zamawiającym podczas negocjacji odbywa się za pomocą formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

3. Zamawiający dopuszcza w trakcie negocjacji komunikację w formie spotkań, spotkań online lub komunikację ustną, o ile zajdzie taka potrzeba. Komunikacja w takich formach wymaga udokumentowania w postaci protokołu z negocjacji.

4. Negocjacje pomiędzy Zamawiającym mogą dotyczyć ceny oraz Istotnych Postanowień Umowy, stanowiących załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia.

5. Przewidywany (planowany) termin zakończenia negocjacji: 03.07.2026 r.