Zakup systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy (RCP) dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi

Zamawiający

Nazwa Urząd Miasta Łodzi

Miasto Łódź

Województwo Łódzkie

NIP 7250028902

Adres ul. Piotrkowska 104, 90-926 Łódź

Email zamowienia@uml.lodz.pl

Strona WWW uml.lodz.pl/

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Dostawy

Branża (CPV) 31711300-6 — Elektroniczne systemy rejestrowania czasu

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00212872

Data publikacji 23.04.2026 12:10

Kody CPV

31711300-6 Elektroniczne systemy rejestrowania czasu

35123200-4 Urządzenia kontroli czasu pracy

35125200-8 System kontroli czasu lub rejestrator czasu pracy

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, konfiguracja oraz uruchomienie kompletnego systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy (dalej: „System RCP”), obejmującego zarówno część sprzętową, jak i oprogramowanie, wraz z integracją z istniejącymi systemami Zamawiającego oraz przeprowadzeniem szkoleń dla użytkowników i administratorówSzczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ) oraz we wzorze umowy (Załącznik nr 5 do SWZ).

Termin realizacji: do 2026-11-30

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzi zamawiający centralny
1.2.) Nazwa zamawiającego	Urząd Miasta Łodzi
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 472057632
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	ul. Piotrkowska 104
1.5.2.) Miejscowość	Łódź
1.5.3.) Kod pocztowy	90-926
1.5.4.) Województwo	łódzkie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL711 - Miasto Łódź
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	zamowienia@uml.lodz.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	https://uml.lodz.pl/
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Ogólne usługi publiczne

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Nie
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Zakup systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy (RCP) dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Łodzi
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00212872
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-04-23
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP	2026/BZP 00003566/12/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań	1.2.38 Ewidencja czasu pracy
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Nie
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	(numeracja zgodna z SWZ)16.1 Środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu, których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz wymagania techniczne dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej.16.1.1 W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl16.1.2 Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.16.1.3 Adres strony internetowej prowadzonego postępowania (link prowadzący bezpośrednio do widoku postępowania na Platformie e-Zamówienia):https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0 Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).16.1.4 Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	(numeracja zgodna z SWZ)16.1.11 Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). 16.1.12 Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformiee-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia (w szczególności SWZ) wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.16.1.13 Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.16.1.14 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych, jako załączniki do jednego formularza).16.1.15 Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.16.1.16 W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.16.1.17 W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@uml.lodz.pl (nie dotyczy składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	(numeracja zgodna z SWZ)35.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) uprzejmie informujemy, że:35.2. Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi przy ul. Piotrkowskiej 104, 90-926 Łódź, e-mail: lckm@uml.lodz.pl.35.3. Administrator wyznaczył inspektora oraz zastępcę inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez e-mail iod@uml.lodz.pl. Z inspektorem ochrony danych i jego zastępcą można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Urząd Miasta Łodzi oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.35.4. Podanie danych osobowych jest warunkiem koniecznym do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ogólną podstawę do przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. b i c oraz art.10 ogólnego rozporządzenia.35.5. Szczegółowe cele przetwarzania danych zostały wskazane w następujących przepisach: 1) ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;2) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny; 3) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,4) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.35.6. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:a) przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i wyłonienie wykonawcy;b) zawarcia umowy;c) rozliczenia finansowo- księgowego.35.7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa, tj. na podstawie art. 18 i art. 74 Prawa zamówień publicznych, biegłym posiadającym wiedzę specjalistyczną w przypadku ich powołania, a ponadto odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych, tj. podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie, usługi informatyczne, bankowe, ubezpieczeniowe, osobom i podmiotom zainteresowanym prowadzonym postępowaniem, a także podmiotom korzystającym z Biuletynu Informacji Publicznej, Biuletynu Zamówień Publicznych, Bazy konkurencyjności. W sytuacji, gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, dane będą przekazane Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.35.8. Ponadto w przypadku, gdy Urząd Miasta Łodzi występuje w charakterze podmiotu wykonującego zadania centralnego zamawiającego, dane wyłonionego wykonawcy zostaną przekazane do właściwej miejskiej jednostki organizacyjnej na rzecz, której prowadzone jest postępowanie w celu zawarcia i rozliczenia umowy.35.9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.35.10. Dane osobowe będą przetwarzane, w tym przechowywane przez okres 4 lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona, a następnie, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przez okres 5 lat, zgodnie kategorią B5, w przypadku dokumentacji postępowania oraz 10 lat w związku z zawartą umową, zgodnie z kategorią archiwalną B10, a w przypadku zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji przez okres zgodny ze zmienioną kategorią archiwalną dokumentacji. W przypadku zamówień finansowanych ze środków funduszy europejskich lub innych środków niż pochodzące z budżetu Unii Europejskiej na podstawie odrębnych przepisów tym zakresie do 25 lat.Ciąg dalszy w pkt 35.1.8-35.1.11 i 35.2 SWZ

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	DOM-WZP-II.271.55.2026
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Dostawy
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Nie
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest dostawa, instalacja, konfiguracja oraz uruchomienie kompletnego systemu do elektronicznej rejestracji czasu pracy (dalej: „System RCP”), obejmującego zarówno część sprzętową, jak i oprogramowanie, wraz z integracją z istniejącymi systemami Zamawiającego oraz przeprowadzeniem szkoleń dla użytkowników i administratorówSzczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Opisie przedmiotu zamówienia (Załącznik nr 1 do SWZ) oraz we wzorze umowy (Załącznik nr 5 do SWZ).
4.2.6.) Główny kod CPV	31711300-6 - Elektroniczne systemy rejestrowania czasu
4.2.7.) Dodatkowy kod CPV	35123200-4 - Urządzenia kontroli czasu pracy 35125200-8 - System kontroli czasu lub rejestrator czasu pracy
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Tak
4.2.9) Rodzaj i maksymalna wartość opcji oraz okoliczności skorzystania z opcji	Zamawiający w okresie obowiązywania umowy przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji na podstawie art. 441 ustawy Pzp w zakresie liczby kart rejestracji czasu pracy do 300 sztuk, w przypadku zwiększonego zapotrzebowania. Skorzystanie z prawa opcji nastąpi poprzez złożenie przez Zamawiającego pisemnego oświadczenia Wykonawcy o skorzystaniu z opcji, określającego liczbę nabywanych dodatkowo kart rejestracji czasu pracy. Oświadczenie o skorzystaniu z opcji może zostać złożone nie później niż do 31 października 2026 r
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	do 2026-11-30
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	60
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Dostawa i montaż wszystkich elementów Systemu RCP (D)
4.3.6.) Waga	20
Kryterium 3	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	Wdrożenie Systemu RCP i przeszkolenie użytkowników w zakresie korzystania z Systemu RCP, zgodnie z warunkami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia (W)
4.3.6.) Waga	20
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Nie
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Nie
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia	(Numeracja zgodna z SWZ) 13.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. 13.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, żaden z nich nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz.514). 13.3. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt. 11.3. SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia. 13.4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Tak
7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia	Zakres i warunki zmian zawartej umowy - kwestie odnoszące się do umowy są uregulowane we wzorze umowy (Załączniku nr 5 do SWZ)
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Nie

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-05-04 10:00
8.2.) Miejsce składania ofert	Wykonawca składa ofertę za pośrednictwem zakładki „Oferty/wnioski”, widocznej w podglądzie postępowania po zalogowaniu się na konto Wykonawcy. Po wybraniu przycisku „Złóż ofertę” system prezentuje okno składania oferty umożliwiające przekazanie dokumentów elektronicznych, w którym znajdują się dwa pola drag&drop („przeciągnij” i „upuść”) służące do dodawania plików
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-05-04 11:00
8.4.) Termin związania ofertą	do 2026-06-02

Informacje dodatkowe

Typ zamawiającego Zamawiający publiczny — inna państwowa jednostka organizacyjna

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-9f6a71c3-e98c-4d93-be50-f5348a7ff6a0