Zakup, dostawa, wdrożenie oraz uruchomienie systemu Rejestracji Czasu Pracy dla Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu

1. W niniejszym postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

2. Pytania do SWZ należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej zamawiającego przez link: https://uskopole.ezamawiający.pl w sekcji „Korespondencja”. Instrukcja korzystania z systemu jest dostępna pod wyżej wskazanym adresem.

3. Oferta wraz z załącznikami musi być złożona w postaci elektronicznej w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://uskopole.ezamawiajacy.pl.

4. Za datę złożenia oferty, przekazania wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na platformę zakupową zamawiającego, opisane zostały w Instrukcji dla wykonawców która jest udostępniana na platformie zakupowej zamawiającego.

5. Wymagania dotyczące zasad rejestracji oraz minimalnych parametrów technicznych wymaganych od wykonawcy przy wykorzystywaniu systemu do elektronicznej komunikacji z wykonawcami Oferta wraz z załącznikami musi zostać złożona w postaci elektronicznej. Złożenie oferty wymaga do Wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania w systemie informatycznym dostępnym pod adresem https://uskopole.ezamawiajacy.pl, zgodnie z poniższą kolejnością. Rejestracja konta następuje automatycznie poprzez: podpisanie się pod wnioskiem podpisem elektronicznym (kwalifikowanym, osobistym lub profilem zaufanym) lub kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie. Konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych. Mając to na uwadze, zamawiający zaleca wykonawcom uwzględnienie czasu niezbędnego na rejestrację w procesie złożenia oferty w postaci elektronicznej. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca biorący udział w postępowaniu prowadzonym drogą elektroniczną w systemie zakłada konto, wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”. Po założeniu konta wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.

6. Zamawiający wskazuje informacje, o których mowa w Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych, dotyczące systemu dostępnego pod adresem https://uskopole.ezamawiajacy.pl:

• Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

• Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

• Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

• Włączona obsługa Java Script;

• Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

7. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

8. W razie wystąpienia jakichkolwiek problemów prosimy o kontakt z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Platformy zakupowej USK Opole tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) e-mail: oneplace@marketplanet.pl

9. Zamawiający może również komunikować się z Wykonawcami za pomocą poczty elektronicznej, email: krzysztof.kaczmarek@usk.opole.pl, aleksander.fijalkowski@usk.opole.pl

10. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, w postaci elektronicznej w formacie danych: .pdf, .doc, .docx, .rtf,.xps, .odt i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Zamawiający nie rekomenduje podpisu elektronicznego zewnętrznego (XAd ES +doc).

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytecki Szpital Kliniczny w Opolu z siedzibą w Opolu, przy Al. W. Witosa 26, 45 – 401 Opole.

2. Inspektor Ochrony Danych Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować w sprawach ochrony swoich danych osobowych i realizacji przysługujących Pani/Panu praw pisząc na adres e-mail: iod@usk.opole.pl lub adres siedziby wskazany w pkt 1. 3.

Cel oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych Administrator będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe w celu:

1) prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego np. nazwa, numer prowadzonego w trybie podstawowym DZP/2-23/233/111/2026 oraz zawarcia i wykonania umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust 1 lit c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,

2) udostępniania i aktualizacji w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) informacji o umowach zawartych przez jednostkę sektora finansów publicznych lub na jej rzecz. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w zw. z art. 34a ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,

3) ewentualnego ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze), w związku z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny oraz przepisami ustaw szczególnych.

4. Obowiązek podania danych osobowych Podanie Pani/Pana danych osobowych jest wymogiem prawnym określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych i jest niezbędne w związku z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest również niezbędne do zawarcia oraz wykonania umowy, z czym wiąże się obowiązek udostępniania i aktualizacji informacji o umowie w Centralnym Rejestrze Umów JSFP prowadzonym przez Ministra Finansów. Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o finansach publicznych.

5. Odbiorcy danych 1) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

2) Pani/Pana dane osobowe będą udostępniane również podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa, w tym Ministrowi Finansów prowadzącemu Centralny Rejestr Umów JSFP. Dane osobowe są udostępniane i aktualizowane w CRU, który jest rejestrem jawnym i dostępnym w Internecie.

3) Odrębną kategorię odbiorców stanowią podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Administratora, w szczególności te, z którymi zawarto umowy na świadczenie usług teleinformatycznych oraz usług serwisowych dla użytkowanych systemów teleinformatycznych.

4) Pani/ Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,

6. Ujawnienie danych osobowych Administrator może ujawnić dane osobowe w przypadku podjęcia postępowania przez administratora zgodnie z obowiązkiem lub przysługującymi mu uprawnieniami wynikającymi z przepisów prawa.

W celu potwierdzenia zgodności oferowanych dostaw z wymaganymi cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub kryteriami oceny ofert należy przedstawić:

a) oświadczenie Wykonawcy, że zaoferowany systemu Rejestracji Czasu Pracy dla Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu spełnia minimalne warunki techniczne (parametry graniczne/ bezwzględne).

b) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie oferowanych elementów ICT, zgodnie z art. 33 ust. 4 i art. 67b ust.15 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. 2026.20 t.j.), ujęte w załączniku nr 8 do SWZ.

a) oświadczenie Wykonawcy, że zaoferowany systemu Rejestracji Czasu Pracy dla Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego w Opolu spełnia minimalne warunki techniczne (parametry graniczne/ bezwzględne).

b) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie oferowanych elementów ICT, zgodnie z art. 33 ust. 4 i art. 67b ust.15 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. 2026.20 t.j.), ujęte w załączniku nr 8 do SWZ.

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić wyłącznie za zgodą obydwu Stron wyrażoną w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z zachowaniem poniższych postanowień umownych oraz z zachowaniem przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

2. Nie wyłączając ani nie ograniczają i nie modyfikując okoliczności oraz podstaw zmiany umowy wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy także:

1) w zakresie parametrów technicznych i jakościowych oraz ilościowych asortymentu objętego przedmiotem umowy w następujących sytuacjach:

a) gdy powstała możliwość dostarczenia Zamawiającemu asortymentu o atrakcyjniejszych właściwościach, a przede wszystkim opartego na nowocześniejszych i korzystniejszych rozwiązaniach technologicznych i jakościowych,

b) w sytuacji wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z postanowieniami umowy;

2) w zakresie terminu wykonania przedmiotu umowy w następujących sytuacjach:

a) w sytuacji wystąpienia przyczyn, z powodu których niemożliwe będzie wykonywanie przez Wykonawcę jego zobowiązań w następstwie okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający;

b) w sytuacji wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z postanowieniami umowy;

3) w kontekście zmiany obowiązującej stawki podatku od towarów i usług (VAT) – w takim przypadku, zmianie ulega cena jednostkowa brutto asortymentu objętego przedmiotem umowy, a cena jednostkowa netto pozostaje bez zmian (Wykonawca zobowiązany jest poinformować Zamawiającego o zmianach stawek podatku VAT w terminie nie dłuższym, niż 3 dni roboczych od daty opublikowania stosownego aktu prawnego).

3. Przez siłę wyższą rozumie się wyjątkowe zdarzenie:

1) charakterze zewnętrznym, na które Strona powołująca nie miała i nie ma wpływu;

2) niemożliwe do przewidzenia, przeciw któremu Strona powołująca nie mogła się zabezpieczyć przed zawarciem niniejszej umowy;

3) niemożliwe do zapobieżenia, którego Strona nie mogła w racjonalny sposób uniknąć lub przezwyciężyć przy zastosowaniu normalnych środków ostrożności i dostępnych rozwiązań technologicznych;

4) którego nie można uznać za wywołane przez drugą Stronę;

5) W takim zakresie, w jakim spełnione są warunki wymienione w ust. 3, siła wyższa może obejmować, ale nie ogranicza się do zdarzeń związanych z:

a) katastrofalnymi działaniami przyrody, to jest np.: ekstremalnymi temperaturami, powodziami, trzęsieniami ziemi, huraganami, tajfunami lub działaniami wulkanicznymi;

b) aktami władzy ustawodawczej lub wykonawczej, to jest np.: wywłaszczeniem mienia;

c) zaburzeniami życia zbiorowego, to jest np.: wojnami, w tym wojną domową, aktami terroryzmu, rewolucją, powstaniami, przewrotami cywilnymi lub wojskowymi, zamieszkami, rozruchami, strajkami lub lokautem z udziałem osób innych niż personel Wykonawcy.

4. Zmiany cen, o których mowa w ust. 2 pkt 3 obowiązują od daty wejścia w życie odpowiednich aktów prawnych, pod warunkiem dopełnienia przez Wykonawcę obowiązku informacyjnego.

5. W przypadkach określonych w ust. 2, o ile będzie to uzasadnione, to zmianie może ulec wynagrodzenie Wykonawcy (zarówno poprzez zmniejszenie, jak i zwiększenie).

6. Tryb wprowadzania zmian do umowy bez względu na ich podstawę prawną lub umowną obejmuje, w zależności od kontekstu wprowadzanej zmiany oraz uwarunkowań prawnych jej wprowadzania:

1) wniosek zainteresowanej Strony wraz z uzasadnieniem;

2) podpisanie aneksu do umowy.