Kompleksowa realizacja pobytu uczestników IX Międzynarodowej Konferencji Naukowo – Technicznej „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach (...)". Znak sprawy DZPZ.283.57.2026.EK

a) Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem Platformy Zakupowej

Politechniki Śląskiej, zwanej dalej „Platformą” lub „Systemem”: https://polsl.ezamawiajacy.pl/app/login oraz poczty elektronicznej:

DZPZ@polsl.pl z tym zastrzeżeniem, że składanie ofert odbywa się wyłącznie za pośrednictwem Platformy.

b) Korzystanie z Platformy Zakupowej przez Wykonawcę jest bezpłatne. Na Platformie znajduje się zakładka „Baza Wiedzy” zawierająca Instrukcje dla Wykonawców.

c) Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą tego rozwiązania teleinformatycznego pod nr tel. +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 900-1700), e-mail: oneplace@marketplanet.pl

d) Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo – aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej, tj.:  stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

- komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

- zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

e) Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych: plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

f) Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.

g)Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego za pośrednictwem Platformy, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

h) O terminie złożenia oferty decyduje czas pełnego przeprocesowania transakcji na Platformie.

i) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem

Platformy Zakupowej wynosi do 2 GB.

j) Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego, jako:

dokumenty w formacie .pdf zaleca się podpisywać formatem PAd ES;

dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż .pdf, wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem; w związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.

k) Wykonawca może również przekazać ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie (nie dotyczy oferty) na adres poczty elektronicznej Zamawiającego. Wykonawca, przekazując ww. zawiadomienie, dokument lub oświadczenie, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości. Za datę przekazania zawiadomienia, dokumentu lub oświadczenia przyjmuje się datę otrzymania potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej ww. pliki/ załączniki z serwera pocztowego Zamawiającego. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej Zamawiającego wynosi 10 MB.

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu i obsługi uczestników (noclegi, wyżywienie, udział w konferencji wraz z imprezami towarzyszącymi) dla 100 uczestników konferencji pn. IX Międzynarodowa Konferencja Naukowo – Techniczna „Zarządzanie Bezpieczeństwem w Technikach, Technologiach i Polityce Transportowej” w dniach od 18 listopada 2026 r. od godziny 12:00 do dnia 20 listopada 2026 r. do godziny 14:00.

2. Kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności

Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Zgodnie z art. 127 ust. 2 ustawy Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które Zamawiający posiada, jeżeli Wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność. Zgodnie z art. 274 ust. 4 ustawy Zamawiający nie wzywa do złożenia podmiotowych środków dowodowych, jeżeli może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile Wykonawca wskazał w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1, dane umożliwiające dostęp do tych środków.

Na mocy art. 455 ust. 1 pkt 1) ustawy Zamawiający przewiduje następujące zmiany postanowień zawartej umowy:

1) zmiany strony umowy w przypadku następstwa prawnego wynikającego z odrębnych przepisów,

2) zmiany terminu lub sposobu wykonania umowy w przypadku:

a) wystąpienia zdarzeń siły wyższej – o czas trwania przeszkody; w rozumieniu niniejszej umowy „siła wyższa” jest to zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne wobec stron i niemożliwe do zapobieżenia, którego nie udało się uniknąć nawet w wypadku maksymalnej staranności stron; strona powołująca się na stan siły wyższej jest zobowiązana do niezwłocznego pisemnego powiadomienia drugiej strony, a następnie do udokumentowania zaistnienia tego stanu; obie strony będą zwolnione od odpowiedzialności za niewykonanie umowy, nienależyte wykonanie lub zwłokę w wykonaniu umowy, w takim zakresie, w jakim nastąpiło to na skutek zdarzeń siły wyższej,

b) wystąpienia okoliczności leżących po stronie Zamawiającego lub niezawinionych przez Wykonawcę, uniemożliwiających rozpoczęcie, realizację w terminie lub kontynuowanie realizacji przedmiotu umowy,

3) zmiany w kolejności i terminach płatności, w tym możliwość wprowadzenia płatności częściowych, w przypadku zmiany terminu lub sposobu realizacji zamówienia,

4) zmiany sposobu wykonywania umowy:

a) w przypadku wyniknięcia rozbieżności lub niejasności w rozumieniu pojęć użytych w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony umowy,

b) w przypadku wystąpienia zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w tym prawa miejscowego w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy,

5) zmiany ceny umowy w przypadku zmiany stawki podatku VAT. Wszystkie powyższe postanowienia stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę i nie stanowią zobowiązania Zamawiającego do wyrażenia takiej zgody.