Usługi realizacji wydarzeń na terytorium Polski, na potrzeby realizacji zadań, przez Departament Programów Pomocowych

1. Przedmiotem zamówienia są usługi realizacji wydarzeń na terytorium Polski, na potrzeby realizacji zadań, przez Departament Programów Pomocowych.

2. Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ - Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie zawarta umowa na warunkach, określonych w PPU. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do zawartej umowy, na podstawie art. 455 ustawy, w sposób i na warunkach szczegółowo opisanych w PPU.

3. Zamawiający przewiduje możliwości udzielenia zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy. Zamówienie polegać będzie na powtórzeniu usług podobnych do usług objętych zamówieniem podstawowym, opisanych w OPZ, w szczególności obejmujących kompleksową organizację wydarzeń, z możliwością dostosowania ich zakresu, formy, wielkości lub sposobu realizacji do aktualnych potrzeb Zamawiającego. Łączna wartość zamówień udzielonych na tej podstawie nie przekroczy 100% wartości zamówienia podstawowego.

4. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia przez Wykonawcę wizji lokalnej oraz sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 ustawy.

5. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

6. Zamawiający zastrzega, że może najpierw dokonać badania i oceny ofert, a następnie dokonać kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy.

7. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

8. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Lista postępowań PZP”, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V. 2611.50.2026. KK.

9. Pełny opis procedury, w tym opis i forma dokumentów składanych w postępowaniu znajduje się w Specyfikacji Warunków Zamówienia.

1. Nieograniczony, pełny i bezpośredni dostęp do dokumentów zamówienia można uzyskać bezpłatnie pod adresem: https://zamowienia.mfipr.gov.pl, zakładka „Aktualne”, numer postępowania BDG-V. 2611.50.2026. KK 2. (numeracja zgodna z SWZ): 5.8 Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawców:

5.8.1 którzy nie wykażą, że nie zachodzą wobec nich przesłanki określone w art. 108 ust. 1 ustawy;

5.8.2 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 109 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy;

5.8.3 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2, 3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, 5.8.4 wobec których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady UE 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r., dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie, 2. Na potrzeby oceny ofert, oferta musi zawierać nw. dokumenty i oświadczenia, podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym i złożone za pośrednictwem Platformy, z zastrzeżeniem pkt 8.11.1.1 (numeracja zgodna z SWZ): 8.11.1 Formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 9 do SWZ wraz z Kosztorysem cenowym, którego wzór stanowi Załącznik nr 9a do SWZ. 8.11.2 oświadczenia (JEDZ), o których mowa w pkt 6.1 według wzoru dostępnego na Platformie, 8.11.3 pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy), 8.11.4 zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 6.1.5 – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu udostępniającego zasoby, 8.11.5 oświadczenie, o którym mowa w pkt 5.7.2, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ, 8.11.6 oświadczenie wykonawcy, o którym mowa w pkt. 6.1.6, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do SWZ, 8.11.7 oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt. 6.1.7, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do SWZ, 8.11.8 odpis lub informację z KRS, CEi DG lub innego właściwego rejestru – w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, 8.11.9 Wykaz osób, składany w celu przyznania punktów w ramach kryteriów związanych z dodatkowym doświadczeniem i kwalifikacjami członków zespołu, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 8a do SWZ, umożliwiający ocenę oferty w sposób opisany w pkt 13.4 SWZ.

3. Dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego (numeracja zgodna z SWZ). Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia niżej wymienionych podmiotowych środków dowodowych:

6.2.1 Informacji z KRK w zakresie:

a) art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczącej orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka karnego, – sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem.

6.2.2 Oświadczenia wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej. Wzór oświadczenia stanowi Zał. nr 5 do SWZ.

6.2.3 Odpisu lub informacji z KRS lub z CEi DG, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

6.2.4 Zaświadczenia właściwego naczelnika US, potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

6.2.5 Zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej KRUS potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności. UWAGA! Informacje dotyczące możliwości zastąpienia podmiotowych środków dowodowych ważnym certyfikatem wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, w tym zasad jego uwzględniania przez Zamawiającego zostały uwzględnione w SWZ.

6.2.6 Oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w pkt 6.1.1, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania określonych w:

a) art. 108 ust. 1 pkt 3 ustawy,

b) art. 108 ust. 1 pkt 4 ustawy, dotyczących orzeczenia zakazu ubiegania się o zamówienie publiczne tytułem środka zapobiegawczego,

c) art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, dotyczących zawarcia z innymi wykonawcami porozumienia mającego na celu zakłócenie konkurencji,

d) art. 108 ust. 1 pkt 6 ustawy,

e) art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, odnośnie do naruszenia obowiązków dotyczących płatności podatków i opłat lokalnych, o których mowa w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (DZ. U. z 2019 r. poz. 1170).

6.2.7 Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie. Przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane – a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy. Wzór wykazu usług stanowi Zał. nr 7 do SWZ. Jeżeli wykonawca powołuje się na doświadczenie w realizacji usług, wykonanych wspólnie z innymi wykonawcami, ww. wykaz dotyczy usług, w których wykonaniu wykonawca ten bezpośrednio uczestniczył;

6.2.8 Wykazu osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług), wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób stanowi Zał. nr 8 do SWZ.

6.2.9 Oświadczenia wykonawcy o rocznym przychodzie wykonawcy w obszarze objętym zamówieniem, w jednym z ostatnich 3 (trzech) lat obrotowych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres. Wzór oświadczenia o rocznym przychodzie Wykonawcy w obszarze objętym zamówieniem stanowi Zał. nr 12 do SWZ.

6.2.10 Dokumentów potwierdzających, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia. UWAGA * dot. ppkt 6.2.9 i 6.2.10 powyżej: Jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może złożyć wymaganych przez zamawiającego podmiotowych środków dowodowych dotyczących sytuacji ekonomicznej lub finansowej wymaganych przez zamawiającego, składa inne podmiotowe środki dowodowe, które w wystarczający sposób potwierdzają spełnianie opisanego przez zamawiającego warunku udziału w postępowaniu dotyczącego sytuacji ekonomicznej 6.2.11 Dokumentów dotyczących podmiotów udostępniających zasoby, w celu wykazania braku istnienia wobec nich podstaw wykluczenia (z wyłączeniem dokumentu, o którym mowa w pkt 6.2.2) oraz spełnienia, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na ich zdolności lub sytuację, warunków udziału w postępowaniu – jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby. 6.2.12 W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (w tym Wykonawców prowadzących działalność w formie spółki cywilnej), dokumentów dotyczących każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia oraz dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

4. Informacja o dokumentach składanych w przypadku wykonawcy, który ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej została zawarta w pkt 6.3 - 6.5 SWZ.

Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca (numeracja zgodna z SWZ): 5.2.4.1. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie 3 (trzy) usługi polegające na organizacji wydarzeń z których:

1) każda obejmowała zapewnienie co najmniej:

a) aranżacji przestrzeni,

b) nagłośnienia i oświetlenia wraz obsługą techniczną,

c) usług gastronomicznych,

d) rekrutacji,

e) obsługi fotograficznej i video,

f) transmisji online,

2) co najmniej jedna była organizowana dla co najmniej 150 (stu pięćdziesięciu) uczestników i była wydarzeniem minimum dwudniowym (spójnym, minimum dwudniowym przedsięwzięciem),

3) co najmniej jedna polegała na kompleksowej organizacji wydarzenia plenerowego, tj. wydarzenia, którego główny przebieg odbywał się na otwartej przestrzeni lub pod tymczasowym zadaszeniem/zadaszeniami, ale poza budynkami; 5.2.4.2. wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, które będą uczestniczyły w realizacji zamówienia:

1) Koordynatorem projektu – osobą, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert koordynowała organizację co najmniej 9 (dziewięciu) wydarzeń, przy czym:

a) przez koordynację organizacji wydarzenia rozumie się co najmniej przygotowywanie zakresu prac potrzebnych do zrealizowania wydarzenia i ich skosztorysowanie, całościowy nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem wydarzenia, w tym nad wszystkimi osobami i podwykonawcami odpowiedzialnymi za realizację wydarzenia, reagowanie na bieżące problemy pojawiające podczas przygotowywania i w toku wydarzenia oraz kontakty z Zamawiającym,

b) organizacja tych wydarzeń polegała na zapewnieniu co najmniej wyposażenia, obsługi technicznej, usług gastronomicznych, obsługi fotograficznej i video,

c) co najmniej jedno z tych wydarzeń było zorganizowane dla co najmniej 150 (stu pięćdziesięciu) uczestników, było wydarzeniem minimum dwudniowym (spójnym, minimum dwudniowym przedsięwzięciem) i jego organizacja obejmowała aranżację przestrzeni i rekrutację uczestników,

d) co najmniej jedno z tych wydarzeń było wydarzeniem plenerowym, tj. wydarzeniem, którego główny przebieg odbywał się na otwartej przestrzeni lub pod tymczasowym zadaszeniem, ale poza budynkami. Uwaga: nie można łączyć funkcji Koordynatora projektu z innymi funkcjami, o których mowa w pkt 2)-5) niżej.

2) Koordynatorem technicznym – osobą, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert koordynowała pod względem technicznym co najmniej 9 (dziewięć) wydarzeń, przy czym:

a) przez koordynację techniczną wydarzenia należy rozumieć nadzór nad przygotowaniem i przebiegiem wydarzenia w zakresie multimediów, oświetlenia, nagłośnienia oraz zapewnienia wyposażenia technicznego, a także nadzór nad konferansjerami oraz wszystkimi osobami i podwykonawcami odpowiedzialnymi za montaże i obsługę techniczną,

b) co najmniej jedno z tych wydarzeń było zorganizowane dla co najmniej 150 (stu pięćdziesięciu) uczestników i była wydarzeniem minimum dwudniowym (spójnym, minimum dwudniowym przedsięwzięciem),

c) co najmniej 1 (jedno) z tych wydarzeń było wydarzeniem plenerowym, tj. wydarzeniem, którego główny przebieg odbywał się na otwartej przestrzeni lub pod tymczasowym zadaszeniem, ale poza budynkami, Uwaga: nie można łączyć funkcji Koordynatora technicznego z innymi funkcjami, o których mowa w pkt 1 oraz pkt 3-5.

3) Grafikiem (aranżatorem) – osobą, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert przygotowała spójną oprawę graficzną wydarzenia oraz wykonała aranżację przestrzeni wydarzenia na potrzebę co najmniej 9 (dziewięciu) wydarzeń.

4) Realizatorem materiałów video – osobą, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert przygotowała profesjonalny materiał video (taki jak rolka lub reportaż) z co najmniej 9 (dziewięciu) wydarzeń. Zamawiający uzna także materiały video z wydarzenia nagrane na potrzeby profesjonalnych kont w mediach społecznościowych. Zamawiający nie uzna materiałów video o charakterze prywatnym, amatorskim, wyprodukowanych na potrzeby reklam typu „User-Generated Content” lub „Low-fidelity content” wyprodukowanych wyłącznie na potrzeby prywatnych kanałów społecznościowych typu „vlog”.

5) Rekruterem – osobą, która w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert przeprowadzała rekrutację uczestników na co najmniej 1 (jedno) wydarzenie zorganizowane dla co najmniej 150 (stu pięćdziesięciu) uczestników.