Organizacja spotkań zespołów, konferencji, seminariów szkoleniowych, warsztatów eksperckich i szkoleń dofinansowanych ze środków UE

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344).

Zamawiający korzysta, w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tylko z takich narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 1703), z produktami powszechnie używanymi służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, i które nie ograniczają wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu.

Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.

1. Informacje ogólne

1) Stroną internetową prowadzonego postępowania jest Platforma e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl/

2) W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która dostępna jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/

3) Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

4) Postępowanie można wyszukać ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

5) W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@lu.policja.gov.pl, (z wyjątkiem składania ofert, które należy składać w sposób określony w rozdziale XIII SWZ).

6) Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny pod adresem:

https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu).

7) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999, lub drogą elektroniczną, poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

8) Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia.

9) Link do postępowania oraz identyfikator postępowania nadany przez Platformę e-Zamówienia zamieszczone są na stronie internetowej zamawiającego: https://lubelska.policja.gov.pl 10)Zamawiający zaleca aby załączniki i dokumenty składane przez wykonawcę były przekazywane w szczególności w następujących formatach: .pdf, .odt, .doc, .docx, .xls, xlsx, .zip, .7zip.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:

- Administratorem pozyskiwanych danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Lublinie, z siedzibą przy ul. Narutowicza 73, tel. 47 811 57 37;

- Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Lublinie: e-mail: iod.kwp@lu.policja.gov.pl;

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Organizacja warsztatów szkoleniowych dofinansowanych ze środków zewnętrznych”, nr referencyjny 51/1.3.2/26/SZP/U;

- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r., poz. 793), dalej „ustawa Pzp”;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowiązywania umowy;

- Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

- W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

- Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

- Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja seminarium szkoleniowego, realizowanego w ramach projektu: „Budowa odporności psychicznej na sytuacje kryzysowe- wzmocnienie potencjału ukraińskich psychologów policyjnych w zakresie udzielania skutecznej pomocy psychologicznej” finansowany z Wieloletniego programu współpracy rozwojowej na lata 2021 – 2030. Solidarność dla rozwoju.

2. Przedmiotowe postępowanie obejmuje w szczególności: zakwaterowanie i wyżywienie uczestników szkolenia, transport uczestników z lotniska i na lotnisko, ubezpieczenie uczestników, wynajem sal szkoleniowych, usługę tłumaczeniową oraz materiały szkoleniowe i promocyjne - dla 9 uczestników szkolenia (3 osoby z Polski i 6 osób z Ukrainy).

3. Szczegółowy zakres usług określony jest w załączniku nr 1.1 do SWZ (Formularz cenowy - Opis przedmiotu zamówienia) oraz we wzorze umowy, które stanowią załączniki do SWZ.

4. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest na podstawie z art. 359 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r., poz. 793), zwanej dalej ustawą, w trybie podstawowym, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy. Przedmiotem zamówienia są usługi społeczne i inne szczególne usługi zgodnie z art. 359 pkt 2 ustawy. Zamówienie jest częścią większego zamówienia o łącznej wartości mniejszej niż równowartość kwoty 750 000 euro, nie mniejszej jednak niż równowartość kwoty 170 000 zł netto.

1. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

a) Cena oferty brutto: 60% (odpowiada 60 pkt)

b) Standard hotelu: 40% (odpowiada 40 pkt)

Dla powyższego kryterium przyjmuje się skalę punktową od 0 do 100

Ad.

a) Obliczenie punktów w kryterium „Cena oferty brutto” zostanie dokonane w oparciu o wzór: C = (C min / C x ) x 60, tj. najniższa cena spośród złożonych ofert / cena oferty badanej x60.

Przy ocenie tego kryterium zamawiający będzie brał pod uwagę „cena oferty brutto” podaną w załączniku nr 1 do SWZ - Druk „OFERTA”.

Ad.

b) Punkty w kryterium „Standard hotelu” (S) zostaną przyznane zgodnie z poniższym:

- Hotel 5* - 40 pkt

- Hotel 4* - 20 pkt

- Hotel 3* - 0 pkt

Przy ocenie tego kryterium zamawiający będzie brał pod uwagę „standard hotelu” podany w załączniku nr 1 do SWZ - Druk OFERTA, na podstawie zaznaczonego jednego z trzech powyższych wariantów. Można uzyskać 40, 20 lub 0 punktów. Hotel, w którym będzie realizowana usługa winien posiadać minimum 3 gwiazdki. W przypadku zaoferowania hotelu o niższym standardzie lub braku wskazania w ofercie nazwy i adresu hotelu, w którym świadczone będą usługi - oferta Wykonawcy zostanie uznana za niezgodną z warunkami zamówienia. W przypadku, gdy Wykonawca nie zaznaczy standardu hotelu przyjmuje się oświadczenie Wykonawcy z pkt 4 załącznika nr 1 do SWZ (druk OFERTA) - Wykonawca otrzyma 0 pkt. Kryterium „Standard hotelu” ustalone jest w oparciu o kategoryzację w rozumieniu przepisów art. 2 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. 2017 r., poz. 2166). Suma punktów za cenę oferty brutto (C) i standard hotelu (S) będzie podstawą wyboru oferty najkorzystniejszej .

2. Zamawiający przyzna zamówienie Wykonawcy, którego oferta odpowiada zasadom określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych i w SWZ oraz została uznana za najkorzystniejszą na podstawie ww. kryterium, tj. posiada najwyższą liczbę punktów.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu w okolicznościach określonych w rozdziale VII SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Nie dotyczy.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wpisany będzie do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej Nie dotyczy.

4) zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający określa wymóg posiadania niezbędnego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże się wykonaniem w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 1 usługi obejmującej w swoim zakresie przynajmniej zakwaterowanie i wyżywienie uczestników o łącznej wartości wykonanych usług na kwotę co najmniej 50 000,00 zł (słownie: pięćdziesiąt tysięcy złotych) wynikającej z realizacji jednej umowy w ww. zakresie, wraz z podaniem jej wartości, przedmiotu, daty wykonania i podmiotu, na rzecz którego usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonywane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, oświadczenie wykonawcy.

1. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ

2. Oświadczenie Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SWZ;

1. Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ,

2. Wykaz usług wykonanych nie wcześniej niż w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – inne odpowiednie dokumenty. Oświadczenie wykonawcy stanowi załącznik nr 3 do SWZ. Do przedmiotowego wykazu należy dołączyć np. referencje.

3. Wpis do Centralnej Ewidencji Organizatorów Turystyki i Przedsiębiorców Ułatwiających Nabywanie Powiązanych Usług Turystycznych, zgodnie z ustawą z dnia 24 listopada 2017 r. o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych.

Dokumenty, o których mowa w ppkt 1) i 2) składane są na potwierdzenie spełniania warunku udziału określonego w rozdziale VI pkt 2 ppkt 2 i 4 SWZ.

1. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria niezbędne do przeprowadzenie postępowania.

2. W związku z powyższym Zamawiający wymaga, aby wykonawca w Druku OFERTA (załącznik nr 1) podał nazwę i adres hotelu, w którym świadczone będą usługi.

3. Hotel, w którym będzie realizowana usługa winien posiadać minimum 3 gwiazdki.

4. W przypadku zaoferowania hotelu o niższym standardzie - oferta Wykonawcy zostanie uznana za niezgodną z warunkami zamówienia.

5. W przypadku niezłożenia przedmiotowego środka dowodowego Zamawiający na podstawie art. 107 ust. 3 ustawy nie będzie wzywał do jego złożenia lub uzupełnienia, bowiem przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami kreślonymi w opisie kryteriów oceny ofert. Oznacza to, że w przypadku braku wskazania w ofercie nazwy i adresu hotelu, w którym świadczone będą usługi, oferta wykonawcy zostanie uznana za niezgodną z warunkami zamówienia.

Dokumenty stanowiące ofertę:

1) Druk OFERTA- załącznik nr 1 do SWZ (należy złożyć wszystkie strony dokumentu);

2) Formularz cenowy, stanowiący załącznik nr 1.1 do SWZ; Druk OFERTA oraz Formularz cenowy nie podlegają uzupełnieniu. Jeżeli Wykonawca nie złoży Druku „Oferta” i/lub Formularza cenowego, oferta będzie podlegała odrzuceniu.

3) Oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale VI i VII SWZ. Wzór oświadczenia stanowi załączniku nr 2 do SWZ;

4) Potwierdzenie wniesienia wadium, zgodnie z rozdz. XVII SWZ;

5) Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy);

6) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, w sytuacji jeżeli wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby (jeżeli dotyczy).

1. Oferta powinna być zabezpieczona wadium w wysokości 1 000,00 zł (słownie: jeden tysiąc zł 00/100), 2. Zgodnie z art. 97 ust. 7 ustawy, wadium może być wniesione w:

-pieniądzu (przelew na konto Zamawiającego – Narodowy Bank Polski Oddział Okręgowy w Lublinie nr 72 1010 1339 0004 6213 9120 0000 (decyduje data wpływu na konto Zamawiającego);

-gwarancjach bankowych, -gwarancjach ubezpieczeniowych, -poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. 2023 poz. 462).

3. Jeżeli wadium zostanie wniesione w formie gwarancji lub poręczenia, o których mowa w powyższym pkt 2, Wykonawca przekazuje Zamawiającemu oryginał gwarancji lub poręczenia, w postaci elektronicznej.

4. Oferta, która będzie zabezpieczona inną niż wymieniona w pkt 2 formą wadium zostanie uznana przez Zamawiającego za nieważną.

5. Wadium wnoszone w formie innej niż pieniężna w swej treści powinno określać warunki, których zaistnienie spowoduje powstanie po stronie wystawiającego gwarancję lub poręczenie obowiązku zapłaty. W postępowaniu o zamówienie publiczne warunki te zostały określone przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. art. 98 ust. 6 pkt 1-3 ustawy. Nie ma wymogu ścisłego cytowania tych przepisów. Określenie warunków może nastąpić poprzez opisanie sytuacji, w których wystawiający gwarancję lub poręczenie będzie zobowiązany do zapłaty lub odesłanie do przepisów prawa te warunki określających, czy też nawet w sposób lakoniczny, poprzez wskazanie, że wystawiający gwarancję lub poręczenie zapłaci na zasadach określonych w ustawie. Niemniej jednak wskazanie warunków musi być na tyle precyzyjne, aby nie budziło wątpliwości beneficjenta gwarancji lub poręczenia, co do możliwości zaspokojenia się z gwarancji lub poręczenia.

6. Termin wniesienia wadium – najpóźniej do godz.11:00:00 (godzina 11, minut 00, sekund 00) w dniu, w którym upływa termin składania ofert, zgodnie z rozdziałem XV SWZ.

7. Za skutecznie wniesione wadium w pieniądzu, Zamawiający uważa wadium, które w oznaczonym wyżej terminie znajdzie się na koncie Zamawiającego.

8. Zamawiający będzie stosował zasady zwrotu oraz zatrzymania wadium określone w art. 98 ustawy Prawo zamówień publicznych.

9. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający przechowuje na rachunku bankowym.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Pełnomocnictwo do złożenia oferty winno być złożone w oryginale w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 §2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.

3. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5. W przypadku, o którym mowa w pkt 3 i 4, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

6. Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

1. Projektowane postanowienia umowy stanowi załącznik nr 5 do SWZ – wzór umowy.

2. We wzorze umowy Zamawiający przewidział wszystkie istotne dla stron postanowienia oraz przyszłe zobowiązania wykonawcy i Zamawiającego.

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 455 ustawy.