Dostawa oleju opałowego dla Domu Pomocy Społecznej w Dębnie

Zalecenia:

1) Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z „OBWIESZCZENIEM PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”;

2) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc . docx. xls .xlsx. jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf;

3) W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: .zip .7 Z ;

4) Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

5) Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES.

6) Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

7) Zamawiający zaleca, aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować format PAd ES oraz podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów w weryfikacji plików.

8) Zamawiający zaleca, aby Wykonawca z odpowiednim wyprzedzeniem przetestował możliwość prawidłowego wykorzystania wybranej metody podpisania plików oferty i zweryfikował podpis przed złożeniem oferty.

9) Zaleca się, aby komunikacja z wykonawcami odbywała się tylko poprzez platformazakupowa.pl za pośrednictwem formularza “Wyślij wiadomość do zamawiającego”, nie za pośrednictwem skrzynki email.

10) Adres e-mail podany przez wykonawcę w formularzu elektronicznym podczas składania oferty na platformazakupowa.pl powinien być tożsamy z adresem e-mail podanym w dołączanej dokumentacji (np. w formularzu ofertowym).

11) Ofertę należy przygotować z należytą starannością dla podmiotu ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego i zachowaniem odpowiedniego odstępu czasu do zakończenia przyjmowania ofert/wniosków. Sugerujemy złożenie oferty na 24 godziny przed terminem składania ofert/wniosków.

12) Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1.

13) Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

14) Zamawiający rekomenduje wykorzystanie podpisu z kwalifikowanym znacznikiem czasu.

15) Zamawiający zaleca aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w tym szczególnie nie łączyć podpisanych wcześniej plików pdf do jednego pliku pdf. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego przy komunikacji poprzez przycisk „Wyślij wiadomość do zamawiającego” to 500 MB.

Maksymalna ilość plików przesyłanych przy komunikacji w formularzu „Wyślij wiadomość do zamawiającego” to 10 szt. na raz, przy czym możliwe jest ponowne kliknięcie ikony załączników i dodanie kolejnych plików.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz - w przypadku pozyskania danych z innych źródeł - art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dom Pomocy Społecznej w Dębnie, Dębno 27, 89-310 Łobżenica, e-mail: dps@dps-debno.pl, tel. 67 286-18-20, adres do e-Doręczeń: AE: PL-18023-79750-CBIAE-26. W imieniu Administratora działa Dyrektor Domu.

2. Z Inspektorem ochrony danych można kontaktować się pod adresem e-mail: iodo@sys-it.pl lub listownie na adres Administratora.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wyboru wykonawcy, zawarcia i realizacji umowy oraz wykonania obowiązków dokumentacyjnych, kontrolnych, sprawozdawczych i archiwalnych wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych oraz innych właściwych przepisów.

4. Źródło i zakres danych

Dane mogą zostać pozyskane bezpośrednio od Pani/Pana albo od wykonawcy, podwykonawcy lub innego podmiotu, który Pani/Pan reprezentuje lub z którym współpracuje, a także z publicznie dostępnych rejestrów. Zakres danych może obejmować w szczególności dane identyfikacyjne, kontaktowe, informacje o stanowisku lub funkcji, kwalifikacjach, doświadczeniu, uprawnieniach, podstawach reprezentacji oraz inne dane wymagane dokumentacją postępowania.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą zostać udostępnione osobom i podmiotom, którym przysługuje dostęp do dokumentacji postępowania na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, organom kontrolnym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, operatorowi platformy zakupowej, operatorom pocztowym oraz podmiotom świadczącym usługi informatyczne, prawne i archiwizacyjne. Po zawarciu umowy dane mogą zostać ujawnione w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

6. Okres przechowywania danych

Dokumentacja postępowania będzie przechowywana przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania, a jeżeli okres obowiązywania umowy przekracza 4 lata - przez cały okres obowiązywania umowy. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli wynika to z przepisów szczególnych, warunków finansowania, obowiązującego w DPS jednolitego rzeczowego wykazu akt lub zasad archiwizacji.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania oraz ograniczenia przetwarzania - z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych i RODO - a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Prawo do usunięcia danych, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu nie przysługuje w zakresie, w jakim przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

8. Obowiązek podania danych

Podanie danych wymaganych przepisami prawa i dokumentacją postępowania jest obowiązkowe lub niezbędne do udziału w postępowaniu, oceny oferty, zawarcia lub realizacji umowy. Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić udział w postępowaniu albo wykonanie określonych czynności.

9. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych, chyba że korzystanie z platformy zakupowej lub innej usługi powoduje taki transfer; w takim przypadku informacja o zasadach transferu zostanie przekazana zgodnie z RODO.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Przedmiotem zamówienia jest dostawa 76m3 lekkiego oleju opałowego dla Domu Pomocy Społecznej w Dębnie. Olej powinien spełniać wymagania polskiej normy PN-C-96024 oraz Rozporządzenia Ministra Energii z dnia 1 grudnia 2016 r. w sprawie wymagań jakościowych dotyczących zawartości siarki dla olejów oraz rodzajów instalacji i warunków, w których będą stosowane ciężkie oleje opałowe. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne do powyższych norm. Zamawiający wymaga, by olej posiadał co najmniej niżej wymienione parametry:

- wartość opałowa min. 42,6 MJ/kg - zawartość siarki ≤ 0,1 % (m/m) - zawartość wody max. 200mg/kg - gęstość w temperaturze 150 C max. 0,860kg/m3 - temperatura zapłonu min. 560 C - lepkość kinematyczna w temperaturze 200 C max. 6,00 mm2/s - skład frakcyjny:

- do temperatury 2500 C destyluje max. 65% (V/V) - do temperatury 3500 C destyluje min. 85% (V/V) - temperatura płynięcia max. minus 200 C - zawartość zanieczyszczeń stałych max. 24mg/kg - pozostałość po spopieleniu max 0,01% (m/m) - pozostałość po koksowaniu (z 10% pozostałości destylacyjnej) max. 0,3% (m/m) Na spełnienie powyższych wymagań Wykonawca do oferty dołączy świadectwo jakości oferowanego oleju. Liczba dostaw: od 5 do 7 w ciągu trwania umowy. Miejsce dostaw: Dom Pomocy Społecznej w Dębnie, Dębno 27, 89-310 Łobżenica.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

a) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie;

b) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że posiada ważną koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki;

c) sytuacji ekonomicznej i finansowej: Zamawiający nie stawia warunków w tym zakresie;

d) zdolności technicznej lub zawodowej Wykonawca spełni warunek jeżeli wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy- w tym okresie należycie wykonał dwie dostawy oleju opałowego o łącznej wartości minimum 300 000 zł.

1. Ważna koncesja na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi wydaną przez Prezesa Urzędu Regulacji Energetyki;

2. Wykaz dostaw oleju opałowego w ciągu ostatnich trzech lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, o łącznej wartości min. 300000 zł.

Wykonawca może również posłużyć się certyfikatem wykonawcy zamówień publicznych.

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy.

2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian postanowień zawartej umowy, także w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w następujących okolicznościach:

1) zmiany nazw, siedziby stron umowy, numerów kont bankowych,

2) zmiany osób przedstawicieli Zamawiającego,

3) w razie konieczności podjęcia działań zmierzających do ograniczenia skutków zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne, którego nie można było przewidzieć,

4) działania siły wyższej,

5) zmiany wynagrodzenia umownego w przypadku zmiany przez władzę ustawodawczą określonej w umowie stawki podatku od towarów i usług VAT w trakcie realizacji niniejszej Umowy. Podatek VAT będzie naliczany w wartościach wynikających z przepisów obowiązujących w dniu wystawienia faktury.

6) zmiany w postaci zwiększenia limitu określonego w paragrafie 8 ust. 1 o maksymalnie 20% - zwiększenia wynagrodzenia umownego brutto w przypadku, gdy cena jednostkowa za 1 m3 oleju opałowego podana w formularzu ofertowym przez Wykonawcę wzrośnie o minimum 10 %. Zmiana ta musi zostać poprzedzona wnioskiem jednej ze stron i wymaga formy aneksu.

3. Zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności określonych w art. 455 ust. 1 i ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

4. Warunkiem wprowadzenia zmiany umowy jest złożenie przez Wykonawcę lub Zamawiającego pisemnego wniosku o dokonanie takiej zmiany zawierającej szczegółowe uzasadnienie.

5. W związku z planowanym zawarciem umowy na okres dłuższy niż 6 miesięcy zgodnie z art. 439 ustawy Pzp Zamawiający wskazuje, że zmiana cen paliw u producenta każdorazowo ma wpływ na cenę konkretnej zrealizowanej dostawy. W związku ze specyfikacją zmian cen na rynku paliw waloryzacja umowy następuje przy każdej zrealizowanej jednostkowej dostawie. W związku z powyższym do umowy nie mają zastosowania inne mechanizmy waloryzacyjne.