Najem urządzeń wielofunkcyjnych na potrzeby Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie

1. Przedmiot zamówienia obejmuje najem urządzeń wielofunkcyjnych, zwanych dalej także urządzeniami, w łącznej liczbie 84 szt., w następujących lokalizacjach:

1) budynek Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie przy Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9,

2) budynek Delegatury Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Elblągu przy ul. Wojska Polskiego 1,

3) budynek Delegatury Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Ełku przy ul. Mickiewicza 15,

4) Wojewódzki Zespół do spraw Orzekania o Niepełnosprawności:

a) budynek w Olsztynie przy ul. Kajki 10/12,

b) budynek w Elblągu przy ul. Wojska Polskiego 1,

c) budynek w Ełku przy ul. Mickiewicza 15,

5) budynek Dyspozytorni Medycznej w Olsztynie przy ul. Niepodległości 16,

6) Drogowe Przejście Graniczne w Bezledach, 11-200 Bartoszyce,

7) Drogowe Przejście Graniczne w Grzechotkach, 14-500 Braniewo,

8) Drogowe Przejście Graniczne w Gronowie, 14-500 Braniewo,

9) Drogowe Przejście Graniczne w Gołdapi, 19-500 Gołdap.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 2 do specyfikacji warunków zamówienia, zwanej dalej SWZ.

3. Opis znajdujący się w załączniku nr 2 do SWZ zawiera minimalne wymagania dotyczące urządzeń objętych przedmiotem zamówienia, co oznacza, że wykonawca może zaoferować urządzenia charakteryzujące się lepszymi parametrami technicznymi i użytkowymi.

4. W każdym przypadku, gdy zamawiający w SWZ powołuje się na normy, oceny techniczne, specyfikacje techniczne lub systemy referencji technicznych, dopuszcza się rozwiązania równoważne opisywanym i zastosowanie mają wyrazy „lub równoważne”.

5. Dostarczenie urządzeń w ramach przedmiotu zamówienia nastąpi w dniach pracy zamawiającego, własnym staraniem wykonawcy, na koszt i ryzyko wykonawcy.

6. Dostarczone urządzenia w ramach przedmiotu zamówienia muszą być fabrycznie nowe, wolne od wad konstrukcyjnych, materiałowych, wykonawczych i prawnych, nieużywane, kompletne, sprawne technicznie, wyprodukowane nie wcześniej niż w 2026 r., wraz z wymaganymi sterownikami, dopuszczone do obrotu i stosowania, zgodne z wymaganiami określonymi w SWZ.

7. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia na własny koszt instruktażu użytkowania urządzeń dostarczonych w ramach przedmiotu zamówienia dla wyznaczonych pracowników zamawiającego.

8. Przedmiot zamówienia realizowany będzie z podziałem na następujące etapy:

1) etap I – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2026,

2) etap II – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2027,

3) etap III – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2028,

4) etap IV – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2029,

5) etap V – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2030.

9. W przypadku braku środków finansowych na realizację przedmiotu zamówienia w ramach etapów II, III, IV lub V zamawiający odstąpi od realizacji tego etapu/tych etapów, a wykonawcy w takim przypadku będzie przysługiwało jedynie wynagrodzenie należne z tytułu wykonania części umowy do dnia odstąpienia. Zapisy dotyczące zapłacenia przez zamawiającego kary umownej z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie zamawiającego nie mają w tym przypadku zastosowania.

10. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy, obowiązującymi przepisami oraz z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Z postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający wykluczy wykonawcę:

1) w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1-6 Pzp,

2) w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 109 ust. 1 pkt 4, 5, 7, 8 i 10 Pzp,

3) w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2025 r. poz. 514),

4) w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1 z późn. zm.).

1. Przedmiot zamówienia obejmuje najem urządzeń wielofunkcyjnych, zwanych dalej także urządzeniami, w łącznej liczbie 84 szt., w następujących lokalizacjach:

1) budynek Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie przy Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9,

2) budynek Delegatury Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Elblągu przy ul. Wojska Polskiego 1,

3) budynek Delegatury Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Ełku przy ul. Mickiewicza 15,

4) Wojewódzki Zespół do spraw Orzekania o Niepełnosprawności:

a) budynek w Olsztynie przy ul. Kajki 10/12,

b) budynek w Elblągu przy ul. Wojska Polskiego 1,

c) budynek w Ełku przy ul. Mickiewicza 15,

5) budynek Dyspozytorni Medycznej w Olsztynie przy ul. Niepodległości 16,

6) Drogowe Przejście Graniczne w Bezledach, 11-200 Bartoszyce,

7) Drogowe Przejście Graniczne w Grzechotkach, 14-500 Braniewo,

8) Drogowe Przejście Graniczne w Gronowie, 14-500 Braniewo,

9) Drogowe Przejście Graniczne w Gołdapi, 19-500 Gołdap.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 2 do SWZ.

3. Opis znajdujący się w załączniku nr 2 do SWZ zawiera minimalne wymagania dotyczące urządzeń objętych przedmiotem zamówienia, co oznacza, że wykonawca może zaoferować urządzenia charakteryzujące się lepszymi parametrami technicznymi i użytkowymi.

4. W każdym przypadku, gdy zamawiający w SWZ powołuje się na normy, oceny techniczne, specyfikacje techniczne lub systemy referencji technicznych, dopuszcza się rozwiązania równoważne opisywanym i zastosowanie mają wyrazy „lub równoważne”.

5. Dostarczenie urządzeń w ramach przedmiotu zamówienia nastąpi w dniach pracy zamawiającego, własnym staraniem wykonawcy, na koszt i ryzyko wykonawcy.

6. Dostarczone urządzenia w ramach przedmiotu zamówienia muszą być fabrycznie nowe, wolne od wad konstrukcyjnych, materiałowych, wykonawczych i prawnych, nieużywane, kompletne, sprawne technicznie, wyprodukowane nie wcześniej niż w 2026 r., wraz z wymaganymi sterownikami, dopuszczone do obrotu i stosowania, zgodne z wymaganiami określonymi w SWZ.

7. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia na własny koszt instruktażu użytkowania urządzeń dostarczonych w ramach przedmiotu zamówienia dla wyznaczonych pracowników zamawiającego.

8. Przedmiot zamówienia realizowany będzie z podziałem na następujące etapy:

1) etap I – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2026,

2) etap II – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2027,

3) etap III – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2028,

4) etap IV – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2029,

5) etap V – obejmujący realizację przedmiotu zamówienia w roku 2030.

9. W przypadku braku środków finansowych na realizację przedmiotu zamówienia w ramach etapów II, III, IV lub V zamawiający odstąpi od realizacji tego etapu/tych etapów, a wykonawcy w takim przypadku będzie przysługiwało jedynie wynagrodzenie należne z tytułu wykonania części umowy do dnia odstąpienia. Zapisy dotyczące zapłacenia przez zamawiającego kary umownej z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie zamawiającego nie mają w tym przypadku zastosowania.

10. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia zgodnie z zasadami współczesnej wiedzy, obowiązującymi przepisami oraz z poszanowaniem zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Stosownie do postanowień art. 441 ust. 1 Pzp zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z OPCJI na następujących zasadach:

1) w ramach OPCJI zamawiający uprawniony jest do zwiększenia liczby wynajmowanych urządzeń wielofunkcyjnych o maksymalnie 50 szt. w stosunku do zamówienia głównego, w tym:

a) 15 szt. urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych A3 (typ I),

b) 10 szt. urządzeń wielofunkcyjnych monochromatycznych A3,

c) 20 szt. urządzeń wielofunkcyjnych kolorowych A4,

d) 5 szt. urządzeń wielofunkcyjnych monochromatycznych A4, a wykonawca zobowiązany będzie do realizacji zakresu objętego OPCJĄ,

2) urządzenia wielofunkcyjne objęte OPCJĄ muszą posiadać parametry odpowiadające parametrom urządzeń wynajmowanych w ramach zamówienia głównego,

3) maksymalną wartość OPCJI stanowi wynagrodzenie za najem 50 szt. urządzeń wielofunkcyjnych w okresie 48 miesięcy,

4) zamawiający ma prawo skorzystania z OPCJI jednokrotnie, tj. bezpośrednio na cały zakres przewidziany OPCJĄ, lub wielokrotnie, tj. do osiągnięcia maksymalnego zakresu przewidzianego OPCJĄ,

5) o skorzystaniu z OPCJI zamawiający poinformuje wykonawcę w postaci oświadczenia przekazanego w formie pisemnej lub elektronicznej nie później niż na 10 dni przed realizacją zakresu objętego OPCJĄ,

6) w treści oświadczenia zamawiający wskaże zakres OPCJI,

7) rozpoczęcie najmu urządzeń w ramach OPCJI nastąpi do 30 miesięcy licząc od dnia podpisania umowy; po upływie tego terminu zamawiający będzie mógł uruchomić OPCJĘ za zgodą wykonawcy,

8) zamawiający skorzysta z OPCJI w przypadku dysponowania przeznaczonymi na ten cel niezbędnymi środkami finansowymi,

9) zamawiający nie jest zobowiązany do skorzystania z OPCJI, a wykonawcy nie służy roszczenie o jej zastosowanie,

10) podane liczby poszczególnych rodzajów urządzeń objętych OPCJĄ są liczbami szacunkowymi, na podstawie których określona zostanie maksymalna wartość OPCJI,

11) zamawiający może zmienić liczbę poszczególnych rodzajów nie przekraczając maksymalnej wartości OPCJI,

12) do zamówienia objętego OPCJĄ zastosowanie mają odpowiednio postanowienia umowy dotyczące zamówienia głównego, w tym w szczególności odnoszące się do cen jednostkowych, sposobu wykonania zamówienia, obowiązków wykonawcy, rozliczeń i wystawiania faktur, naliczania kar umownych, waloryzacji wynagrodzenia.

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty wykonawcy, które nie są zmianami istotnymi w rozumieniu art. 454 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania istotnych zmian postanowień umowy w stosunku do treści oferty wykonawcy w zakresie i przypadkach, a także zgodnie z warunkami ich wprowadzenia, opisanymi w projektowanych postanowieniach umowy - załączniku do SWZ.

3. Inicjatorem zmian może być zamawiający lub wykonawca poprzez wystąpienie w formie pisemnej lub elektronicznej w okresie obowiązywania umowy zawierające opis proponowanych zmian oraz ich uzasadnienie.

4. Strona umowy występująca o zmianę postanowień umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności opisanych w projektowanych postanowieniach umowy - załączniku do SWZ.

5. Warunkiem wprowadzenia zmian zawartej umowy jest sporządzenie podpisanego przez strony umowy protokołu zmiany umowy określającego przyczyny zmiany oraz potwierdzającego wystąpienie (odpowiednio) co najmniej jednej z okoliczności opisanych w projektowanych postanowieniach umowy - załączniku do SWZ. Protokół zmiany umowy będzie załącznikiem do aneksu.

6. Wszystkie postanowienia opisane w projektowanych postanowieniach umowy - załączniku do SWZ stanowią katalog zmian, na które zamawiający może wyrazić zgodę. Nie stanowią one jednocześnie zobowiązania do wyrażenia takiej zgody i nie rodzą żadnego roszczenia w stosunku do zamawiającego.

7. Zgodnie z art. 107 ust. 2 Pzp zamawiający przewiduje możliwość wezwania wykonawców do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych.

8. Wykonawca przed podpisaniem umowy wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 2% ceny całkowitej podanej w ofercie.

9. Zamawiający: Wojewoda Warmińsko-Mazurski, 10-575 Olsztyn, Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, działający za pośrednictwem Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie.

1. Zamawiający zastosował kryterium ceny o wadze przekraczającej 60%, gdyż określił w opisie przedmiotu zamówienia wymagania jakościowe odnoszące się do głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia.

2. Oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najniższej ceny przedstawionej przez wykonawców.

3. Oferta z najniższą ceną otrzyma maksymalną liczbę punktów.

1. Oferty w tym kryterium będą oceniane w odniesieniu do najkrótszego czasu skutecznego usunięcia awarii w wynajętych urządzeniach wielofunkcyjnych, w okresie realizacji zamówienia, zaproponowanego przez wykonawców zastrzegając, iż maksymalny czas skutecznego usunięcia awarii wynosi 72 godziny, przy uwzględnieniu następujących zasad oceny punktowej:

1) skuteczne usunięcie awarii w czasie do 72 godzin – 1 punkt,

2) skuteczne usunięcie awarii w czasie do 48 godzin – 2 punkty,

3) skuteczne usunięcie awarii w czasie do 24 godzin – 3 punkty. 2. Pod pojęciem awarii urządzenia należy rozumieć przegląd, naprawę lub konserwację wraz z zapewnieniem oraz wymianą wszelkich części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych, w zależności od przypadku. 3. Oferta z najkrótszym czasem skutecznego usunięcia awarii otrzyma maksymalną liczbę punktów.

1. Zamawiający żąda wniesienia przed upływem terminu składania ofert wadium w wysokości 25 000,00 zł.

2. Wadium może być wniesione w:

1) pieniądzu,

2) gwarancjach bankowych,

3) gwarancjach ubezpieczeniowych,

4) poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2025 r. poz. 98).

3. W przypadku wyboru pieniądza jako formy wadium, środki wpłacić należy na następujący rachunek bankowy zamawiającego: NBP O/Olsztyn 93 1010 1397 0020 2013 9120 0000.

4. Wadium wnoszone w formie niepieniężnej w postaci dokumentu gwarancji/poręczenia należy przekazać zamawiającemu wraz z ofertą w oryginale w postaci elektronicznej, tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jego wystawienia. Wadium musi zabezpieczać ofertę przez cały okres związania ofertą.

5. Z treści wadium wnoszonego w formie niepieniężnej w postaci dokumentu gwarancji/poręczenia musi wynikać bezwarunkowe, na pierwsze pisemne żądanie zgłoszone przez zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 98 ust. 6 Pzp.

6. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wniesienie wadium w formie niepieniężnej w postaci dokumentu gwarancji/poręczenia wystawionego na jednego z tych wykonawców, będzie wystarczające dla skutecznego zabezpieczenia oferty wadium.

1. Postępowanie odwoławcze jest prowadzone w języku polskim.

2. Pisma w postępowaniu odwoławczym wnosi się w formie pisemnej albo w formie elektronicznej albo w postaci elektronicznej, z tym że odwołanie i przystąpienie do postępowania odwoławczego, wniesione w postaci elektronicznej, wymagają opatrzenia podpisem zaufanym.

3. Odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;

3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany.

4. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

5. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

6. Odwołanie wnosi się:

1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a;

2) w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie:

a) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

7. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;

2) 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

8. Na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej oraz postanowienie Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.

9. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych.

10. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej lub postanowienia Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, przesyłając jednocześnie jej odpis przeciwnikowi skargi.

11. Szczegółowy opis środków ochrony prawnej zawiera Dział IX ustawy Prawo zamówień publicznych – Środki Ochrony Prawnej.