Dostawa materiałów biurowych dla Urzędu Miasta Rzeszowa i jednostek organizacyjnych miasta Rzeszowa

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.

2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia.

3. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

4. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem postępowania.

5. Sposób sporządzenia i przekazywania dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (zw. dalej Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych);

6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności) , z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.

7. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

1) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

2) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

8. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e- Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: przetargi@erzeszow.pl (nie dotyczy składania ofert)).

9. W przypadku załączników, które są zgodnie z Pzp lub Rozporządzeniem w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

Ciąg dalszy w sekcji IX ogłoszenia

1. Przedmiotem zamówienia jest sprzedaż wraz z dostarczeniem materiałów biurowych na potrzeby Urzędu Miasta Rzeszowa oraz jednostek organizacyjnych miasta Rzeszowa. Rodzaj i ilość materiałów określa załącznik nr 1 do umowy, natomiast miejsce dostaw, z podziałem na Urzędu Miasta Rzeszowa i poszczególne jednostki organizacyjne, określa załącznik nr 2 do umowy. Przedmiot zamówienia obejmuje sprzedaż wraz z dostarczeniem materiałów biurowych ujętych w 181 pozycjach asortymentowych określonych w załączniku nr 1 do umowy. Załącznik ten określa rodzaj, jednostkę miary oraz ilość poszczególnych materiałów biurowych objętych zamówieniem. Maksymalny termin realizacji dostaw materiałów biurowych – do 5 dni roboczych włącznie od złożenia zamówienia. Termin ten może ulec skróceniu zgodnie z oświadczeniem Wykonawcy złożonym w formularzu oferta (w ramach kryterium pozacenowego – termin dostawy materiałów biurowych). Dostawy materiałów biurowych realizowane będą transportem Sprzedawcy i na jego koszt, wraz z wyładunkiem wykonanym przez Dostawcę w miejscach wskazanych przez kupującego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa: 2.1 Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) stanowiący załącznik do niniejszej specyfikacji (dostępny w oddzielnym pliku) 2.2. projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego wraz z załącznikami

1. Rodzaj i maksymalna wartość opcji: Prawo opcji obejmuje możliwość zwiększenia ilości materiałów biurowych wskazanych w załączniku nr 1 do umowy, przy czym ilość każdej pozycji może zostać zwiększona maksymalnie o 30% względem ilości określonej w zamówieniu podstawowym. Jednocześnie łączna wartość wszystkich zamówień realizowanych w ramach prawa opcji, niezależnie od liczby pozycji objętych zwiększeniem, nie może przekroczyć kwoty 3 252,03 zł netto. Ceny jednostkowe pozostają zgodne z cenami określonymi dla zamówienia podstawowego

2. Okoliczności skorzystania z opcji: Zamawiający może skorzystać z prawa opcji w przypadku wystąpienia zwiększonego zapotrzebowania na materiały biurowe. Skorzystanie z prawa opcji następuje na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego skierowanego do Wykonawcy.

Oferta musi zawierać:

1) wypełniony formularz OFERTA;

2) dokument/y potwierdzający/e umocowanie do reprezentowania Wykonawcy w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania:

a) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia w/w dokumentów jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów (w formularzu OFERTA) oraz z zastrzeżeniem ppkt. b);

b) jeżeli w imieniu Wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w ppkt. a), Zamawiający żąda od Wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy. W przypadku wykonawców zagranicznych należy dołączyć do OFERTY tłumaczenie niniejszych dokumentów na język polski;

c) pełnomocnictwo – jeśli wymagane do reprezentowania Wykonawcy/ów w przypadku, gdy:

- Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik,

- ofertę składają Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia publicznego o treści wymaganej w art. 58 ust. 2 Pzp (dotyczy również wspólników spółki cywilnej),

- umocowanie które nie wynika z ppkt. 2 a) i b)

1. W przypadku składania oferty wspólnej przez kilku wykonawców, każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi złożyć dokumenty i Oświadczenia wskazane w sekcji V pkt 5.5 Ogłoszenia. Pozostałe dokumenty będą traktowane jako wspólne.

2. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia muszą stanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Do OFERTY należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo.

3. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia, określoną w art. 366 Kodeksu cywilnego.

4. Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z pełnomocnikiem.

5. W formularzu OFERTA w miejscu „nazwa i adres wykonawcy” należy wpisać dane dotyczące wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienie, a nie tylko pełnomocnika.

6. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kluczowych zadań.

7. Przed podpisaniem umowy od Wykonawców ubiegających się wspólnie o zamówienie publiczne, których oferta została wybrana Zamawiający będzie żądać umowy regulującej ich współpracę.

§ 1 ust 3. Z zastrzeżeniem przypadków uregulowanych w umowie odrębnie dopuszcza się za zgodą obu stron wprowadzenie do umowy zmian w przypadku ograniczeń lub przeszkód związanych z działaniem siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia, w zakresie terminu oraz sposobu wykonania umowy lub jej części. § 1 ust. 7. Kupujący może dokonywać zmian w zakresie ilości poszczególnych rodzajów materiałów określonych w załączniku nr 1 do umowy, polegających na zwiększeniu ilości jednych pozycji przy jednoczesnym zmniejszeniu ilości innych pozycji. Zwiększenie lub zmniejszenie ilości i wartości danej pozycji nie może przekroczyć 30% ilości i wartości tej pozycji określonej w załączniku nr 1 do umowy. Zmiany te nie mogą prowadzić do zwiększenie łącznego wynagrodzenia Sprzedawcy określonego w § 5 ust.1 umowy.

1. Strona umowy uprawniona jest do żądania zmiany (podwyższenia lub obniżenia) cen jednostkowych brutto (dalej: cena jednostkowa) w przypadku zmiany (wzrostu lub obniżenia) ceny kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy zgodnie z poniższymi zasadami:

1) zmiana cen kosztów, związanych z realizacją przedmiotu umowy, ustalana jest na podstawie informacji statystycznej Głównego Urzędu Statystycznego „Wskaźniki cen producentów usług związanych z obsługą działalności gospodarczej”, wskaźnik „Działalność związana z administracyjną obsługą biura i pozostała działalność wspomagająca prowadzenie działalności gospodarczej”;

2) strona umowy może żądać zmiany cen jednostkowych najwcześniej w siódmym miesiącu wykonywania umowy, zmiana cen jednostkowych Sprzedawcy może nastąpić jednokrotnie;

3) strona umowy może żądać zmiany cen jednostkowych, jeżeli suma zmian wskaźników cen, o którym mowa w pkt 1, licząc od kwartału, w którym została zawarta umowa do kwartału, w którym poniesione zostały koszty wynosi co najmniej 5%;

4) dla potwierdzenia wpływu zmiany ceny kosztów na cenę jednostkową Sprzedawcy umowy Strony obowiązują następujące zasady:

a) w przypadku zaistnienia uprawnienia Sprzedawcy do zmiany ceny jednostkowej zgodnie z zasadami przyjętymi w niniejszym paragrafie, do pisma o waloryzację cen jednostkowych, Sprzedawca jest zobowiązany załączyć zestawienie zwiększonych cen kosztów związanych z realizacją danej części przedmiotu umowy wraz z fakturą dokumentującą poniesienie tych kosztów,

b) w przypadku zaistnienia uprawnienia Kupującego do zmiany ceny jednostkowej, Kupujący zażąda przedłożenia przez Sprzedawcę zestawienia cen kosztów, związanych z realizacją danej części przedmiotu umowy, poniesionych przez Sprzedawcę w danym okresie wraz z fakturą dokumentującą poniesienie tych kosztów, a Sprzedawca zobowiązany jest takie dokumenty przedłożyć w terminie wskazanym przez Kupującego, nieprzedłożenie ich w terminie uprawnia Kupującego do dokonania zmiany ceny jednostkowej;

5) zmiana ceny jednostkowej Sprzedawcy ustalana jest jako iloczyn:

a) ceny jednostkowej za daną część umowy, za którą Strona żąda zmiany ceny jednostkowej oraz b) sumy zmian wskaźnika, o którym mowa w pkt 3, pomniejszonego o wskaźnik ryzyka 5%;

6) maksymalna wartość zmiany ceny jednostkowej, jaką dopuszcza Kupujący w efekcie zastosowania niniejszych postanowień wynosi 10% ceny jednostkowej;

7) cena jednostkowa należna Sprzedawcy w efekcie zastosowania niniejszych postanowień zostanie rozliczone na podstawie faktury, oddzielną pozycją w ramach danej faktury.

2. Zmiana ceny jednostkowej uprawnionej strony nastąpi w drodze aneksu.

3. W przypadku zmiany cen jednostkowych zmianie ulegnie proporcjonalnie maksymalna wysokość zobowiązań określona w § 5 ust 1 w części dotychczas niezrealizowanej. Pozostałe zapisy dotyczące zmian znajdują się w PPU