Organizacja konferencji pn. „Bezpieczni dziś – świadomi jutra. Młodzież wobec wyzwań współczesnego świata cyfrowego” pn.: „Trampolina 4 etap I” „Wykluczenie nie ma MOWy! 2 etap I

Postępowanie DO. 262.30.2026 prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem:

https://platformazakupowa.pl. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem platformazakupowa.pl poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do zamawiającego. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”.

Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.

Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl , tj.: stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,włączona obsługa Java Script, zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8, Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem

Głównego Urzędu Miar. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego: akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy

Prawo Zamówień Publicznych. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści specyfikacji, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl

1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług następująco:

a) zorganizowanie wydarzenia - eventu;

b) zapewnienie opiekuna organizacyjnego eventu oraz moderatora;

c) zorganizowanie i obsługę recepcji eventu, a także rejestracji uczestników;

d) zapewnienie specjalistów wygłaszających prelekcje oraz przeprowadzających warsztaty dla uczestników;

e) zapewnienie materiałów szkoleniowych dla uczestników wydarzenia;

f) zapewnienie certyfikatów uczestnictwa w wydarzeniu dla wszystkich uczestników;

g) przekazanie Zamawiającemu list obecności uczestników potwierdzających udział w wydarzeniu oraz list odbioru materiałów szkoleniowych, potwierdzonych własnoręcznym podpisem;

h) przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu protokołu odbioru z realizacji eventu, wraz z profe-sjonalnym filmem promocyjnym;

i) udokumentowanie fotograficzne – minimum 50 zdjęć – bardzo dobrej jakości, które będą od-zwierciedleniem tematyki wydarzenia;

j) przekazanie wszystkich niezbędnych dokumentów dotyczących realizacji działania określonych i wymaganych przez Zamawiającego;

k) świadczenie usług cateringowych podczas wydarzenia;

l) zapewnienie sali do przeprowadzenia eventu/wydarzenia z odpowiednio przygotowanymi min. 7 stanowiskami dydaktycznymi oraz 2 do przeprowadzania quizów;

m) zapewnienie transportu uczestników oraz ich opiekunów na miejsce realizacji eventu oraz z po-wrotem pod wskazany w dalszej części adres, wraz z ubezpieczeniem uczestników eventu;

n) zapewnienie dla wszystkich uczestników oraz ich opiekunów kolorowych opasek w liczbie 240 sztuk w różnych kolorach;

o) zapewnienie robota humanoidalnego wraz z obsługą techniczną, zapewniającego jego gotowość do pracy przez cały czas trwania wydarzenia. Robot będzie wykorzystywany do prowadzenia inte-rakcji głosowych z uczestnikami, obejmujących m.in. powitanie uczestników i gości, wprowadze-nie w tematykę konferencji, krótkich prezentacji dotyczących świata cyfrowego, w tym dobrych praktyk w zakresie bezpiecznego korzystania z usług cyfrowych, prowadzenie krótkich rozmów z uczestnikami oraz udzielanie odpowiedzi na ich pytania dotyczące sztucznej inteligencji, nowych technologii i cyberbezpieczeństwa. W trakcie przerw robot będzie umożliwiał uczestnikom zada-wanie pytań i prowadzenie krótkich rozmów, a także przeprowadzał krótkie quizy związane z te-matyką konferencji. Wykorzystanie robota humanoidalnego ma służyć uatrakcyjnieniu przekazy-wanych treści oraz zwiększeniu zaangażowania uczestników w proces edukacyjny.

80500000-9 - Usługi szkoleniowe

80570000-0 - Usługi szkolenia w dziedzinie rozwoju osobistego

80522000-9 - Seminaria szkoleniowe

80590000-6 - Usługi seminaryjne

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55320000-9 - Usługi podawania posiłków

55321000-6 - Usługi przygotowywania posiłków

1) warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający ustanawia następujące minimalne poziomy zdolności:

a) w zakresie doświadczenia: Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien wykazać się realizacją minimum 3 usług mających za przedmiot organizację i przeprowadzenia even-tów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń, w tym minimum 2 usług zrealizowanych dla młodzieży. Wartość łączna wszystkich zrealizowanych (a w przypadku usług ciągłych również wy-konywanych usług) i wskazanych przez Wykonawcę w wykazie usług winna wynosić co najmniej 350.000,00 zł brutto. Wśród ww. usług wykazywanych przez Wykonawcę znaleźć musi się mini-mum jedno wydarzenie zrealizowane dla min. 200 osób oraz min. jedno na kwotę 160.000,00 zł. W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w za-łączniku nr 3 do SWZ. Podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale XII składane są przez Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, na wezwanie Zamawiającego, o którym mowa w art. 274 ust. 1 ustawy Pzp,

b) w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia winien wykazać się dysponowaniem oso-bami, które posiadają uprawnienia i kwalifikacje zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz doświadczenie w realizacji eventów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń. W szczególności Zamawiający wymaga, aby:

1) osoba pełniąca funkcję opiekuna organizacyjnego wydarzenia posiadała doświadczenie w organizacji minimum 5 eventów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń;

2) osoba pełniąca funkcję moderatora wydarzenia posiadała doświadczenie w moderowaniu minimum 5 eventów/konferencji/seminariów/warsztatów/szkoleń;

3) osoby rekomendowane do wygłaszania prelekcji i prowadzenia warsztatów posiadały wy-kształcenie wyższe i były specjalistami w dziedzinie cyberbezpieczeństwa/ochrony danych osobowych/bezpieczeństwa informacji/ psychologii itp.; 2 osoby wygłaszające wykłady – prelekcje główne – powinny wykazywać się przeprowadzeniem min. 5 prelekcji w ciągu ostatnich trzech lat odpowiadających tematyką przedmiotowi zamówienia; min. 3 osoby z 7 prowadzących warsztaty winny wykazywać się przeprowadzeniem min. 5 warszta-tów/szkoleń odpowiadających tematyką przedmiotowi zamówienia; minimum jedna osoba wygłaszająca prelekcje główne winna posiadać tytuł biegłego sądowego w dziedzinie ochro-ny danych osobowych i jedna osoba - specjalista ds. standardów ochrony małoletnich lub specjalista/terapeuta ds. uzależnień. W celu wykazania spełniania warunku udziału w postę-powaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w załączniku nr 3 do SWZ. Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji prelegenta i moderatora wydarzenia – eventu. Zamawiający wymaga, aby min. 1 prelegent wygłaszający prelekcję główną lub min. 1 osoba prowadząca warsztaty, posiadały min. 2,5-letnie doświadczenie praktyczne w pracy w pla-cówkach zamkniętych i/lub z młodzieżą przebywającą w placówkach zamkniętych i/lub na rzecz młodzieży objętej sądowym środkiem wychowawczym.

4) w/w osoby nie figurują w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym, o którym mowa w ustawie z dnia 13 maja 2016 roku o przeciwdziałaniu za-grożeniom przestępczością na tle seksualnym (Dz. U z 2020 r., poz. 152). Wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest do złożenia oświadczenia (treść oświadczenia zawarta jest w za-łączniku nr 3 do Zapytania ofertowego), potwierdzającego spełnianie warunku udziału w postępowaniu. W celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, każdy z Wykonawców składa w ofercie oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp, którego treść zawarta jest w za-łączniku nr 3 do SWZ.

2. Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej umowy w następujących przypadkach:

1) terminu wykonania przedmiotu umowy:

a) jeżeli przyczyny, z powodu których będzie zagrożone dotrzymanie terminu zakończenia realizacji umowy będą następstwem okoliczności, za które odpowiedzialność ponosi Zamawiający, w zakresie, w jakim ww. okoliczności miały lub będą mogły mieć wpływ na dotrzymanie terminu zakończenia realizacji zamówienia,

b) polegającego na wystąpieniu siły wyższej uniemożliwiającej terminową realizację zamówienia, w tym w przypadku wystąpienia okoliczności wynikających z ogłoszenia stanu wyjątkowego np. pandemii, wpływających na terminowość wykonania zamówienia;

c) W sytuacji wystąpienia obiektywnych okoliczności, niezależnych od stron umowy, jeśli te okoliczności będą wywierały wpływ na wykonanie przedmiotu umowy w ustalonych terminach.

2) zmian przepisów prawnych dotyczących zrealizowania usług, będących przedmiotem umowy;

3) składu osobowego prelegentów/moderatora/opiekuna – wskazanych przez Zamawiającego i zapewnionych przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem, że zmiana nastąpi poprzez wyznaczenie osoby/osób posiadających co najmniej takie samo doświadczenie jak osoba zmieniana; na tej podstawie dopuszczalne jest rozszerzanie kadry merytorycznej;

4) treści programu konferencji, o którym mowa w § 1 ust. 4 umowy- jeśli jest to uzasadnione potrzebami Zamawiającego.

3. Warunkiem wprowadzenia zmiany terminu wykonania przedmiotu umowy jest wystąpienie okoliczności niezależnych od stron umowy, uniemożliwiających wykonanie umowy w terminie pierwotnym. Obowiązek udokumentowania wystąpienia okoliczności uzasadniających zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy ciąży na stronie umowy wnioskującej o wprowadzenie zmiany. Za okoliczności uniemożliwiające wykonanie przedmiotu umowy w terminie uznaje się w szczególności:

1) działanie siły wyższej;

2) przedłużającą się procedurę, w związku z rozpatrywaniem wniesionego/ wniesionych przez Wykonawcę środków odwoławczych;

3) okoliczności występujące po stronie Zamawiającego, które uniemożliwią wykonanie zamówienia w ustalonym w umowie terminie;

4) okoliczności niezależne od stron umowy uniemożliwiające realizację przedmiotu umowy w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w ofercie; okoliczności te mogą skutkować zarówno zmianą terminu wykonania umowy jak i zmianą miejsca wykonania przedmiotu umowy.