Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych i kolejowych oraz rezerwacja i zakup miejsc hotelowych wraz z usługami dodatkowymi na potrzeby SBŁ– ITECH Instytut , na okres 24 miesięcy

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej Zamawiającego (dalej jako „Platforma”) pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/itech.

2. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/pn/itech i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”.

3. Za datę przekazania (wpływu) oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich przesłania za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/pn/itech poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” po których pojawi się komunikat, że wiadomość została wysłana do Zamawiającego.

4. Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”.

5. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy do konkretnego Wykonawcy.

6. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na platformazakupowa.pl przesłanych przez Zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

7. Zamawiający, zgodnie z § 3 ust. 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępnienia i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1320; dalej: “Rozporządzenie w sprawie środków komunikacji”), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,

g) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz-ITECH

Instytut Innowacji i Technologii z siedzibą w Warszawie (00-879), ul. Żelazna 87, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego

Rejestru Sądowego pod nr 0000860814. W sprawie przetwarzania danych osobowych z administratorem danych można skontaktować się pod adresem siedziby lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail:

rodo@itech.lukasiewicz.gov.pl

2. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z wymogami ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych oraz aktami wykonawczymi do tej ustawy.

3. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO. Dane są przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zawarcia umowy oraz są niezbędne do celów takich jak ewentualna konieczność odpierania lub realizacji roszczeń cywilnoprawnych. Zakres przetwarzanych danych osobowych został określony w ustawie Prawo zamówień publicznych i aktach wykonawczych do tej ustawy.

4. Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą tylko instytucje i organy uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Ponadto Pani/Pana dane osobowe przetwarzane przez administratora mogą być ujawniane podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi na rzecz administratora na podstawie zawartych z nim umów. Mogą to być między innymi: podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, doradcze, usługi IT, kurierzy czy dostawcy oprogramowania wykorzystywanego przez administratora w bieżącej działalności.

5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane przez administratora mogą być wyjątkowo, jedynie w niezbędnym zakresie, przekazane partnerom administratora przetwarzającym je poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, np. w związku ze świadczeniem przez te podmioty na rzecz administratora usług informatycznych, w tym w chmurze. Bezpieczeństwo danych osobowych zapewniają stosowane przez administratora odpowiednie zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

6. Dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu.

7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowania, udzielenia zamówienia, zawarcia umowy i jej realizacji (jeżeli dotyczy), nie krócej niż 4 lata.

8. Przysługuje Pani/Panu:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sieć Badawcza Łukasiewicz-

ITECH Instytut Innowacji i Technologii z siedzibą w Warszawie (00-879), ul. Żelazna 87, wpisana do rejestru przedsiębiorców

Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000860814. W sprawie przetwarzania danych osobowych z administratorem danych można skontaktować się pod adresem siedziby lub za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem e-mail:

rodo@itech.lukasiewicz.gov.pl

2. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z wymogami ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych oraz aktami wykonawczymi do tej ustawy.

3. Podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO. Dane są przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zawarcia umowy oraz są niezbędne do celów takich jak ewentualna konieczność odpierania lub realizacji roszczeń cywilnoprawnych. Zakres przetwarzanych danych osobowych został określony w ustawie Prawo zamówień publicznych i aktach wykonawczych do tej ustawy.

4. Odbiorcami Pana/Pani danych osobowych będą tylko instytucje i organy uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Ponadto Pani/Pana dane osobowe przetwarzane przez administratora mogą być ujawniane podmiotom zewnętrznym świadczącym usługi na rzecz administratora na podstawie zawartych z nim umów. Mogą to być między innymi: podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, doradcze, usługi IT, kurierzy czy dostawcy oprogramowania wykorzystywanego przez administratora w bieżącej działalności.

5. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane przez administratora mogą być wyjątkowo, jedynie w niezbędnym zakresie, przekazane partnerom administratora przetwarzającym je poza obszarem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, np. w związku ze świadczeniem przez te podmioty na rzecz administratora usług informatycznych, w tym w chmurze. Bezpieczeństwo danych osobowych zapewniają stosowane przez administratora odpowiednie zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

6. Dane udostępnione przez Panią/Pana nie będą podlegały zautomatyzowanemu przetwarzaniu.

7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do przeprowadzenia postępowania, udzielenia zamówienia, zawarcia umowy i jej realizacji (jeżeli dotyczy), nie krócej niż 4 lata.

8. Przysługuje Pani/Panu:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

/.../

Przedmiotem zamówienia jest organizacja wyjazdów i spotkań dla Sieć Badawcza Łukasiewicz – ITECH Instytutu Innowacji i Technologii w poniższym zakresie:

a) rezerwacja, zakup i dostarczanie Zamawiającemu biletów lotniczych na międzynarodowe i krajowe przewozy lotnicze;

b) rezerwacja, zakup i dostarczanie Zamawiającemu biletów kolejowych na międzynarodowe i krajowe przewozy kolejowe;

c) zakup polis ubezpieczeniowych w zakresie określonym w niniejszym przedmiocie zamówienia;

d) rezerwacja i zakup miejsc hotelowych w kraju i za granicą;

e) rezerwacja, zakup i dostarczanie Zamawiającemu biletów na krajowe przewozy autobusowe międzymiastowe (PKS, Flix Bus i inne);

f) zakup wiz wjazdowych,

g) weryfikacja aktualnych zasad i ograniczeń podróżowania –przekazanie szczegółowych informacji nt. sytuacji epidemiologicznej w kraju i warunków wjazdu do poszczególnych państw m.in. ruch na granicy, konieczność wykonania testu, obowiązek zaszczepienia, obowiązek odbycia kwarantanny.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie.

2) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Wykonawca powinien wykazać, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, na sumę gwarancyjną w wysokości nie niższej niż 400 000 zł. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, powyższy warunek może zostać spełniony przez jednego Wykonawcę lub łącznie przez wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia 3) zdolności technicznej lub zawodowej tj.: Wykonawca spełni powyższy warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał lub dalej wykonuje minimum 2 zamówienia, które obejmują lub obejmowały:

a) sprzedaż (rezerwacja, wystawianie i dostarczanie biletów) na zagraniczne oraz krajowe przewozy lotnicze i kolejowe;

b) sprzedaż (wystawianie i sprzedaż) polis ubezpieczeniowych;

c) sprzedaż (rezerwacja i sprzedaż) miejsc hotelowych, a wartość każdej z tych trzech (zawierających łącznie wszystkie elementy wymienione w lit. a-c) wynosiła co najmniej 150 000 zł brutto (a w przypadku, jeżeli wartość usługi została w umowie wyrażona w walucie obcej – równowartość 150 000 zł brutto, wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o wykonanie zamówienia).

1) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1076), z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej — Załącznik nr 2 do SWZ;

2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

3) zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem podatków lub opłat wraz z zaświadczeniem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych podatków lub opłat wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności;

4) zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem, a w przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności

1) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy — w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów — oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy - na potwierdzenie warunku opisanego w pkt III. 2.3) Rozdziału I SWZ. - załącznik nr 3 do SWZ.

2) dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną w wysokości nie niższej niż 400 000 zł, na potwierdzenie warunku opisanego w pkt III. 2.2) Rozdziału I SWZ.

§ 12 [KLAUZULA WALORYZACYJNA]

1. Stosownie do treści art. 439 ust. 1 i 4 PZP w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia wynagrodzenie należne Wykonawcy może ulec zmianie. Przez zmianę ceny materiałów lub kosztów rozumie się wzrost odpowiednio cen lub kosztów, jak i ich obniżenie, względem ceny lub kosztu przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie.

2. Każda ze Stron uprawniona jest do żądania zmiany wynagrodzenia w przypadku, gdy zmiana cen materiałów lub kosztów, o których mowa w ust. 1, przekroczy poziom 10 %.

3. Poziom zmiany, o którym mowa w ust. 2, będzie ustalany na podstawie wskaźników ogłaszanych w komunikatach Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego publikowanych na podstawie art. 25 ust. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U z 2022 r. poz. 504 ze zm.) w sprawie wskaźników cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem za poprzedni kwartał.

4. Pierwsza zmiana wynagrodzenia możliwa jest począwszy od miesiąca następującego po opublikowaniu komunikatu, o którym mowa w ust. 3, w sprawie wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w III kwartale 2026 r. Kolejna zmiana wynagrodzenia może nastąpić począwszy od miesiąca następującego po opublikowaniu komunikatu za III kwartał 2026 r.

5. Żądanie zmiany wynagrodzenia dotyczy tylko niewypłaconego jeszcze wynagrodzenia i dotyczy wyłącznie opłaty transakcyjnej, o której mowa w § 2 ust. 2. Strony nie są uprawnione do żądania zmiany wynagrodzenia, które zostało wypłacone przed terminami, o których mowa w ust. 4.

6. Zmiana wynagrodzenia należnego Wykonawcy odpowiada wartości wskaźnika ogłaszanego w komunikatach, o których mowa w ust. 3.

7. Maksymalna wartość wszystkich zmian wynagrodzenia dokonywanych na podstawie niniejszego paragrafu nie może przekroczyć 5 % kwoty maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w § 2 ust. 1.