Nowy system do zarządzania obiegiem dokumentów - SEZD-2.0

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie, wdrożenie i uruchomienie systemu do zarządzania obiegiem dokumentów („System”), w tym:

1) wykonanie projektu technicznego wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych oraz praw zależnych;

2) wykonanie, wdrożenie i uruchomienie Systemu w środowisku informatycznym Zamawiającego, wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych i kodów źródłowych do Systemu oraz udzieleniem licencji niezbędnych do korzystania z oprogramowania użytego do wykonania Systemu;

3) wykonanie dokumentacji powykonawczej wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych oraz praw zależnych;

4) przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych dla pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi i administracji wdrożonego Systemu;

5) świadczenie usług serwisowych;

6) świadczenie usług konsultacyjnych.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki, zasady realizacji zamówienia określone są w Projektowanych postanowieniach Umowy, stanowiących załącznik nr 5 do Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ).

1. Zamawiający ustala wadium na całość przedmiotu zamówienia w wysokości: 20 000,00 złotych (słownie złotych: dwadzieścia tysięcy i 00/100). Szczegółowe informacje ws. wadium zawarte są w SWZ.

2. W nawiązaniu do terminu, do którego oferta musi pozostać ważna, wskazanego w Sekcji 5.1.12. niniejszego ogłoszenia Zamawiający informuje, że Wykonawca jest związany ofertą do dnia 06.01.2027 r.

3. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówienia, o których mowa w art. 214 ust.1 pkt 7 ustawy.

4. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie:

1) art. 108 ust. 1 oraz 109 ust. 1 pkt. 4, 8 – 10 ustawy;

2) art. 7 ust. 1 ustawy z 13.04.2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497 z późn. zm.);

3) art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie.

5. Dla potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Zamawiający zażąda:

1) oświadczeń i dokumentów, o których mowa w par. 2 ust. 1 pkt 1 lit. "a" i "b", pkt. 2, pkt. 6 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 23.12.2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy (Dz. U. z 2020 r., poz. 2415 z późn. zm.) zwanego dalej „rozporządzeniem ws. dokumentów”;

2) dokumentów i oświadczeń, o których mowa w par. 4 rozporządzenia ws. dokumentów;

3) oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 2 ustawy.

6. Dla potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia Zamawiający zażąda oświadczenia, o którym mowa w par. 2 ust. 1 pkt. 7 w zakresie podstaw wykluczeń, o których mowa w lit "a", "b", "c", "d", "i" rozporządzenia ws. dokumentów.

7. Zamawiający w załączniku nr 1 do SWZ określił instrukcję obsługi (korzystania) platformy zakupowej NBP na portalu One Place w zakresie niezbędnym do używania środków komunikacji elektronicznej pomiędzy Zamawiającym oraz Wykonawcami.

8. Zamawiający przewiduje zastosowanie procedury postępowania, o której mowa w art. 139 ustawy.

9. Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej (informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysłania i odbierania korespondencji elektronicznej, w tym informacje dotyczące wymogu użycia podpisu elektronicznego):

1) Komunikacja odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej na Platformie Zakupowej NBP pod adresem https://e-zamowienia.nbp.pl 2) Wykonawca na Platformie Zakupowej NBP bez zalogowania może zapoznać się z dokumentacją postępowania oraz zadać pytanie do Zamawiającego.

3) Warunkiem przystąpienia do postępowania i złożenia oferty jest posiadanie konta na platformie Market Planet. Warunkiem założenia konta jest przesłanie wniosku do operatora platformy Market Planet poprzez stronę https://oneplace.marketplanet.pl Proces akceptacji wniosku z poprawnie wprowadzonymi danymi trwa do 24 godzin w dni robocze.

4) Złożenie oferty w postępowaniu możliwe jest tylko przez wskazaną Platformę Zakupową NBP.

5) Platforma dopuszcza załączanie plików o wielkości do 95 MB.

6) Zalecane formaty plików: .pdf, .doc, .xlsx. W przypadku niemożności dołączenia plików w innych formatach zaleca się skompresowanie plików do paczki .zip oraz dołączenie ich do systemu.

7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę: data oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu zegarem Głównego Urzędu Miar.

8) W postępowaniu ofertę oraz oświadczenie z art. 125 ust. 1 ustawy składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

9) Wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej NBP oraz pozostałe szczegółowe informacje w ww. zakresie znajdują się w załączniku nr 1 i 2 do SWZ.

10) Pozostałe informacje:

a) Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawca przekazuje w pliku wydzielonym i oznaczonym na Platformie Zakupowej NBP jako „niejawny”.

b) W przypadku podpisania pliku podpisem zewnętrznym, konieczne jest wysłanie pary plików: pliku podpisanego i pliku zawierającego podpis.

c) Pierwsza czynność podpisania oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym może wymagać zainstalowania dedykowanego rozszerzenia do aplikacji Szafir oraz oprogramowania Java, oraz konieczności administracyjnego odblokowania systemu na komputerze przez administratorów informatycznych wykonawcy, przy czym wskazane wyżej wymaganie dotyczy tylko tych przypadków, gdy brak jest dedykowanego rozszerzenia do aplikacji Szafir oraz oprogramowania Java.

11) W przypadku problemów z obsługą konta w szczególności: z założeniem konta, zalogowaniem się na konto, złożeniem ofert/wniosków, komunikacją z Zamawiającym za pośrednictwem konta wszelkie pytania i prośby o wyjaśnienie prosimy kierować do operatora platformy Market Planet za pomocą następujących kanałów komunikacji (od poniedziałku do piątku w godzinach od 9:00 do 17:00): Telefonicznie pod numerem: +48 22 257 22 23 Czat pod adresem: https://oneplace.marketplanet.pl Email: oneplace@marketplanet.pl.

10. W Biuletynie Informacji Publicznej NBP jest opublikowana Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w NBP związana z wykonaniem obowiązków wynikających z ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928).

11. Działając na podstawie art. 16b ust. 2 ustawy:

1) Zamawiający, pod rygorem odrzucenia oferty, nie dopuszcza świadczeń, pochodzących z państw nie będących stroną Porozumienia Światowej Organizacji Handlu w sprawie zamówień rządowych lub innych umów międzynarodowych, których stroną jest Unia Europejska, gwarantujących na zasadzie wzajemności i równości dostęp do rynku zamówień publicznych;

2) Pochodzenie oferowanego przez Wykonawcę świadczenia ustalone zostanie na podstawie zasad określonych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2022/1031 z dnia 23 czerwca 2022 r. w sprawie dostępu wykonawców, towarów i usług z państw trzecich do unijnych rynków zamówień publicznych i koncesji oraz procedur wspierających negocjacje dotyczące dostępu unijnych wykonawców, towarów i usług do rynków zamówień publicznych i koncesji państw trzecich (Instrument Zamówień Międzynarodowych – IZM), które stanowi, że pochodzenie usługi ustala się, zgodnie z art. 3 IZM, na podstawie pochodzenia świadczącego ją podmiotu (wykonawcy).

12. W związku z art. 124 ust. 2 ustawy w postępowaniu o udzielenie zamówienia wykonawca, zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji wykonawcom zamówień publicznych odpowiednio w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 1 i pkt 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych to jest:

1) niepodlegania wykluczeniu – obejmujący potwierdzenie braku istnienia podstaw wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1–5 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 i 8–10 Prawa zamówień publicznych, a w przypadku istnienia podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 lub art. 109 ust. 1 pkt 4 lub 8–10 Prawa zamówień publicznych, obejmuje udowodnienie spełnienia przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych;

2) zdolności wykonawcy – obejmujący potwierdzenie zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia na dostawy lub usługi, służących do wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu w zakresie, o którym mowa w art. 112 ust. 2 Prawa zamówień publicznych.

1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie, wdrożenie i uruchomienie systemu do zarządzania obiegiem dokumentów („System”), w tym:

1) wykonanie projektu technicznego wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych oraz praw zależnych;

2) wykonanie, wdrożenie i uruchomienie Systemu w środowisku informatycznym Zamawiającego, wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych i kodów źródłowych do Systemu oraz udzieleniem licencji niezbędnych do korzystania z oprogramowania użytego do wykonania Systemu;

3) wykonanie dokumentacji powykonawczej wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych oraz praw zależnych;

4) przeprowadzenie warsztatów szkoleniowych dla pracowników Zamawiającego z zakresu obsługi i administracji wdrożonego Systemu;

5) świadczenie usług serwisowych;

6) świadczenie usług konsultacyjnych.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki, zasady realizacji zamówienia określone są w Projektowanych postanowieniach Umowy, stanowiących załącznik nr 5 do SWZ.

1. Zamawiający wymaga realizacji zamówienia w maksymalnym okresie do 23 miesięcy.

2. Szczegółowe terminy wykonania poszczególnych świadczeń stanowiących przedmiot zamówienia określają Projektowane postanowienia umowy.

1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej i zawodowej, tj. Wykonawca jest zobowiązany wykazać, że: 1.1. w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie należycie wykonał lub wykonuje*, co najmniej 2 zamówienia (umowy), których przedmiot każdego obejmował co najmniej wykonanie, wdrożenie i uruchomienie systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla co najmniej 300 użytkowników, a wartość każdego zamówienia (umowy) w wyżej wymienionym zakresie, wyniosła co najmniej 150 000,00 PLN brutto**; * W przypadku, gdy Wykonawca będzie się powoływał na zamówienie (umowę) nadal wykonywane, zobligowany jest wykazać, iż na dzień złożenia oferty było ono należycie wykonane w zakresie obejmującym wykonanie, wdrożenie i uruchomienie systemu elektronicznego obiegu dokumentów dla co najmniej 300 użytkowników, a wartość wykonanego zamówienia (umowy) w wyżej wskazanym zakresie wynosiła co najmniej 150 000,00 PLN brutto** . ** W przypadku, gdy wartość zamówienia (umowy) jest określona w innej walucie niż w złotych polskich, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złote polskie – na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego na dzień opublikowania Ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. 1.2. dysponuje lub realizując zamówienie będzie dysponował co najmniej 2 osobami, posługującymi się, językiem polskim w mowie i piśmie, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia, w tym:

1.2.1. nie mniej niż 1 osobą, posiadającą certyfikaty: 1.2.1.1. Microsoft Certified Solutions Expert: Sharepoint, 1.2.1.2. Microsoft Certified Solutions Developer: Sharepoint Applications, wydane przez Microsoft lub inny podmiot akredytowany przez Microsoft, potwierdzający kwalifikacje niezbędne do projektowania, utrzymywania i zarządzania infrastrukturą Sharepoint (Microsoft Certified Solutions Expert: Sharepoint) oraz projektowania i programowania aplikacji dedykowanych dla platformy Sharepoint (Microsoft Certified Solutions Developer: Sharepoint Applications), lub dokument równoważny potwierdzający powyższe kwalifikacje;

1.2.2. nie mniej niż 1 osobą która będzie pełniła rolę kierownika projektu, posiadającą certyfikat ITIL Foundation Certificate in IT Service Management, wydany przez People Cert lub inny podmiot akredytowany przez People Cert, potwierdzający kwalifikacje niezbędne w zakresie projektowania, zrozumienia i zastosowania najlepszych praktyk w zarządzaniu usługami informatycznymi, lub dokument równoważny potwierdzający powyższe kwalifikacje.

2. Na potwierdzenie spełniania warunków udziału Zamawiający żąda złożenia:

1) wykazu dostaw lub usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, licząc wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, z załączeniem dowodów określających czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

2) wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

3. Do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się dyspozycję art. 117 ust. 3 ustawy, z uwzględnieniem art. 117 ust. 4 ustawy.

4. Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w odniesieniu do konkretnego zamówienia lub jego części, może polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych. W takim przypadku Wykonawca składa wraz z ofertą zobowiązanie, o którym mowa w art. 118 ust. 3 i ust. 4 ustawy.

5. Stosownie do treści art. 112 ust. 3 ustawy Zamawiający nie stosuje poziomów zdolności określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 4 lub 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz. U. poz. 1235 oraz z 2026 r. poz. 421), gdyż dla przedmiotu zamówienia, o którym mowa w niniejszym SWZ, poziomy zdolności nie zostały określone.

1. Zamawiający ustala wadium w wysokości: 20 000,00 PLN (słownie złotych: dwadzieścia tysięcy 00/100).

2. Szczegółowe informacje dotyczące wadium zawarte są w SWZ.

1. Wykonawcy oraz innemu podmiotowi przysługują środki ochrony prawnej opisane w Dziale IX ustawy, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy.

2. Odwołanie przysługuje na: 2.1. niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na Projektowane Postanowienie Umowy; 2.2. zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy.

3. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej.

4. Termin na wniesienie odwołania, określają przepisy ustawy właściwe dla zamówień, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne.

5. Zgodnie z art. 579 ust. 1 ustawy na orzeczenie Izby oraz postanowienie Prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1, stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu.

6. W postępowaniu toczącym się wskutek wniesienia skargi stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego o apelacji, jeżeli przepisy Działu IX ustawy nie stanowią inaczej.

7. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie – sądu zamówień publicznych, zwanego dalej „sądem zamówień publicznych”.

8. Skargę wnosi się za pośrednictwem Prezesa Izby, w terminie 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia Izby lub postanowienia prezesa Izby, o którym mowa w art. 519 ust. 1 ustawy.