Kompl.usługi hot.-gast.+sali konferen. z usługami towarzysz. na rzecz SA w P-niu 21-23.10.2026 r., w jednej ze wskazanych miejsc. Kudowa-Zdrój lub Szklarska Poręba lub Karpacz lub Świeradów Zdrój

Postępowanie jest prowadzone w języku polskim.

2 W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w szczególności składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl .

3 Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

4 Adres strony internetowej prowadzonego postępowania: https://ezamowienia.gov.pl . Postępowanie można wyszukać ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

5 Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia:

ocds-148610-1ae5c563-afbb-4581-99a4-ad726ebc9938 6 Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum

Pomocy”.

7 Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

8 Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

W przypadku załączników, które są zgodnie z ustawą Pzp lub rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

9 Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia (w szczególności SWZ) wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

10 Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.

11 Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

12 Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia.

13 W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej RODO (Dz. Urz. UE L 119 z 4.5.2016 r.), informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sąd Apelacyjny w Poznaniu, z siedzibą w Poznaniu, ul. Stanisława

Hejmowskiego 3, kod pocztowy 61-763, adres e-mail: sekretariat@poznan.sa.gov.pl, tel. 61 8609 221, reprezentowany przez

Prezesa Sądu Apelacyjnego w Poznaniu i/lub Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, oraz Ministra Sprawiedliwości, każdy z nich w zakresie własnych kompetencji i realizowanych zadań, wg regulacji zawartych w Ustawie z dnia 27 lipca 2001r., - prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. 2019, poz. 52, tj. ze zm.)

2. Administratorzy Danych Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, wyznaczyli Inspektora Ochrony Danych wg właściwości, do pełnienia funkcji w zakresie ochrony danych, z wyjątkiem obszaru sprawowania wymiaru sprawiedliwości i wykonywania zadań z zakresu ochrony prawnej. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w Sądzie Apelacyjnym w Poznaniu, możliwy jest pisemnie na adres korespondencyjny: ul. Stanisława Hejmowskiego 3, 61-736 Poznań, na adres e-mail: iod@poznan.sa.gov.pl, lub telefonicznie : tel. 61/ 8609 223.

3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie i w oparciu o art. 6 lit. a, b, c, oraz art. 9 lit. b RODO, oraz przepisów szczególnych, w celu realizacji działalności administracyjnej, a w szczególności:

a) realizacji umów cywilnoprawnych,

b) realizacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych,

c) prowadzenia sprawozdawczości,

d) prowadzenia ewidencji i archiwizacji dokumentów,

e) udostępniania informacji publicznej,

f) udzielania informacji uprawnionym podmiotom,

g) rozpatrywania skarg i wniosków.

4. W zakresie i granicach określonych w RODO w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych posiadają Państwo następujące prawa:

a) dostępu do treści swoich danych – korzystając z tego prawa mają Państwo możliwość pozyskania informacji, jakie dane, w jaki sposób i w jakim celu są przetwarzane,

b) prawo ich sprostowania – korzystając z tego prawa mogą Państwo zgłosić do nas konieczność poprawienia niepoprawnych danych lub uzupełnienia danych wynikających z błędu przy zbieraniu, czy ich przetwarzaniu,

c) prawo do usunięcia – korzystając z tego prawa mogą Państwo złożyć wniosek o usunięcie danych. W przypadku zasadności wniosku dokonamy niezwłocznego usunięcia danych. Prawo to nie dotyczy jednak sytuacji gdy dane osobowe przetwarzane są do celów związanych z wywiązywaniem się z prawnych obowiązków przez administratora lub do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach władzy publicznej powierzonej administratorowi,

d) prawo do ograniczenia przetwarzania – korzystając z tego prawa mogą Państwo złożyć wniosek o ograniczenie przetwarzania danych, w razie kwestionowania prawidłowość przetwarzanych danych. W przypadku zasadności wniosku możemy dane jedynie przechowywać. Dalsze przetwarzanie może odbyć się po ustaniu przesłanek uzasadniających ograniczenie przetwarzania,

e) prawo do przenoszenia danych – ma zastosowanie jedynie w przypadkach przetwarzania danych na podstawie zgody lub na podstawie umowy - i w sposób zautomatyzowany (z wyjątkiem przetwarzania, które jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi),

f) prawo wniesienia sprzeciwu – korzystając z tego prawa mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych, jeżeli są one przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit e lub f. (prawnie uzasadniony interes administratora lub interes publiczny). W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

g) prawo do cofnięcia zgody na ich przetwarzanie - w przypadku przetwarzania na podstawie zgody - w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania, dokonanego przed cofnięciem zgody.

5. Ponadto mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj., Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl Infolinia: 606-950-000, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących, przez Prezesa i/lub Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Poznaniu, oraz

Ministra Sprawiedliwości narusza przepisy prawa.

6. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne dla celów przedstawionych powyżej, za wyjątkiem celów wynikających z przepisów prawa gdzie podanie danych jest obowiązkowe.

7. W Państwa sprawach nie będą podejmowane decyzje w sposób zautomatyzowany, w tym nie będzie stosowane profilowanie.

8. Państwa dane nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, z wyłączeniem sytuacji wynikających z zobowiązań prawnych.

9. Państwa dane mogą być przekazywane odbiorcom danych wyłącznie na podstawie przepisów prawa, w tym w związku z działalnością Administratora Danych, w zakresie:

• podmiotom, które na podstawie umów zawartych z Administratorem, świadczą usługi zapewniające jego funkcjonowanie np. serwisu i utrzymania IT, logistyki itp.,

• podmiotom, które zgodnie z odrębnymi przepisami wykażą interes prawny,

• uprawnionym podmiotom, na cele badań naukowych lub statystycznych, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa.

10. Państwa dane osobowe będą przechowywane i archiwizowane przez okresy wynikające z obowiązku prawnego (przepisów szczególnych), w zależności od celu w jakim dane były przetwarzane lub przez okres niezbędny do zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów albo zabezpieczenia lub dochodzenia roszczeń.

11. Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

I. Kompleksowe usługi hotelarsko-gastronomiczne i wynajęcie sali konferencyjnej wraz z usługami towarzyszącymi na rzecz Sądu Apelacyjnego Poznaniu w dniach 21-23 października 2026 roku, w jednej ze wskazanych miejscowości: Kudowa-Zdrój lub Szklarska Poręba lub Karpacz lub Świeradów Zdrój (dla 50 osób). II. Terminy realizacji:

- 21 października 2026 roku od godz. 12:30 przyjazd i zakwaterowanie uczestników. - 23 października 2026 roku od. godz.10:00 wykwaterowanie i wyjazd uczestników. III. Zakwaterowanie w ramach kompleksowej usługi hotelarsko-gastronomicznej: w hotelu o standardzie co najmniej 3* gwiazdek, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2014 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U z 2006 r. Nr 22, poz.169 ze zm.), zlokalizowanym w jednej ze wskazanych miejscowości: Kudowa-Zdrój lub Szklarska Poręba lub Karpacz lub Świeradów Zdrój. Do dyspozycji Zamawiającego udostępnione zostaną pokoje z łazienkami, zlokalizowane w jednym budynku, w liczbie:

- 14 pokoi 1-osobowych,

- pozostałe pokoje 2-osobowe,

- Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania pokoi 2 osobowych jako pokoje 1 osobowe, w cenie pokoi 1 osobowych,

- Zamawiający dopuszcza możliwość wykorzystania pokoi 3 osobowych jako pokoje 2 osobowe, w cenie pokoi 2 osobowych,

- miejsca parkingowe dla autokaru oraz 10 miejsc dla samochodów osobowych. IV. Ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem usługi. Możliwe jest zmniejszenie liczby osób maksymalnie o 20%. V. Pobyt, wyżywienie uczestników oraz sala konferencyjna muszą być zlokalizowane w tym samym budynku. VI. Wyżywienie obejmuje: 2x śniadania, 2x obiady, 2 x przerwy kawowe, 1 x kolacja oraz 1 x uroczysta kolacja w pierwszej dobie hotelowej, a także zapewnienie butelkowanej wody mineralnej dla uczestników szkolenia (50 osób):

- w dniu 22 października 2026 roku na wyjazd do placówki Straży Granicznej w Jeleniej Górze (50 szt. butelek wody po 500ml);

- w dniu 23 października 2026 roku na powrotną drogę do Poznaniu (50 szt. butelek wody po 500ml). VII. W dniach 21 października 2026 roku (dzień przyjazdu) po zakwaterowaniu uczestników planowany jest obiad od godz. 13.30 do 14:30, następnie zajęcia w godz. 16:00 - 19:00 z przerwą kawową od 17:30 do 17:45, a od godz. 20:00 do 1.00 uroczysta kolacja wraz z oprawą muzyczną (5 godzin) w restauracji lub sali bankietowej mieszczącej 50 osób na wyłączność uczestników, pozwalającą na jednoczesną konsumpcję wszystkim uczestnikom (układ stołów na sali oraz miejsce dla DJ zostanie ustalony między stronami). VIII. W dniu 22 października 2026 roku śniadanie w godz. 8.30 do 9.30, po śniadaniu około godz. 10.00 uczestnicy udadzą się na zajęcia w placówce Straży Granicznej w Jeleniej Górze (zapewnienie wody butelkowanej dla uczestników). Zamawiający zapewni we własnym zakresie środek transportu dla uczestników, a zatem transport ten nie jest przedmiotem niniejszego postępowania. Powrót do hotelu około godz. 14.30, następnie obiad od godz. 15:00 do 16.00 i dalej kolejna część zajęć w sali konferencyjnej od godz. 16.30 do 19.00 z przerwą kawową od 17:30 do 17:45, kolacja odbędzie o godz. 19:30 do 20:30. IX. W dniu 23 października 2026 roku śniadanie w godz. od 8.30. do 9.30, następnie wykwaterowanie i wyjazd uczestników około godz. 10.00 (zapewnienie wody butelkowanej dla uczestników). X. Wymagania dotyczące menu, posiłki muszą być pełnowartościowe, przygotowane ze świeżych produktów o urozmaiconym składzie, gwarantujące zaspokojenie potrzeb żywieniowych dorosłego człowieka: a. Śniadania: w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników): minimum 3 rodzaje wędlin, 3 rodzaje sera, 3 rodzaje pieczywa oraz dwie potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, jajecznica/ jajka gotowane, ciepłe kiełbaski, owsianka, masło, dżem, miód, warzywa, owoce, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe; b. Obiad: dwudaniowy w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników): pierwsze danie: zupa - dwa rodzaje do wyboru, drugie danie: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), dodatki: ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, dwie potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, 3 rodzaje sałatek do wyboru i 3 rodzaje surówek do wyboru, soki owocowe, woda mineralna); c. Kolacja: w formie bufetowej (stół szwedzki uzupełniany na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników): deska wędlin, deska serów, masło, 3 rodzaje pieczywa oraz potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe , dwa rodzaje sałatek, dwa ciepłe dania do wyboru, kawa, herbata, woda mineralna oraz soki owocowe; d. Przerwa kawowa: (kawa, herbata, woda mineralna, soki, kruche ciastka/wypieki własne obiektu i owoce - uzupełniane na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników); e. Uroczysta kolacja z obsługą kelnerską i 5 godzinną oprawą muzyczną: przystawka 2 rodzaje do wyboru, zupa 2 rodzaje do wyboru, danie ciepłe: 2 porcje mięsa na osobę (możliwość wyboru z czterech rodzajów potraw), potrawy wegańskie, wegetariańskie i bezglutenowe, ziemniaki, frytki, pyzy, kasza, surówka - 3 rodzaje do wyboru, deser: 2 porcje na osobę (minimum dwa rodzaje do wyboru), zimny bufet: po 2 porcje wyrobów garmażeryjnych na osobę (minimum cztery rodzaje, w tym jedna potrawa rybna), deska wędlin, deska serów, pieczywo, masło, 2 rodzaje sałatek, owoce, kawa, herbata, woda mineralna, soki owocowe (uzupełniane na bieżąco, bez limitu ilościowego dla uczestników); f. Potrawy i napoje zamawiane poza wytyczne zamawiającego mogą być realizowane jedynie na koszt każdego z uczestników. X. Zapewnienie sali konferencyjnej wyposażonej w stoły z możliwością rozłożenia materiałów dla uczestników (układ stołów do ustalenia) oraz sprzęt do prezentacji multimedialnych (projektor, laptop, nagłośnienie): a. w dniu 21 października 2026 roku sali dla 50 osób w godz. 16:00-19:00 b. w dniu 22 października 2026 roku sali dla 50 osób w godz. 16.30-19.00 Szczegółowe wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia opisane są we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do SWZ.

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55130000-0 - Inne usługi hotelarskie

15981000-8 - Wody mineralne

Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2) W przypadku, o którym mowa w pkt. 1, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3) Jeżeli oferta wspólna złożona przez dwóch lub więcej wykonawców zostanie wyłoniona w prowadzonym postępowaniu jako najkorzystniejsza przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający zażąda w wyznaczonym terminie złożenia umowy regulującej współpracę tych wykonawców, podpisanej przez wszystkich partnerów, przy czym termin, na jaki została zawarta nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia oraz czas trwania gwarancji jakości i rękojmi. Umowa taka winna określać strony umowy, cel działania, sposób współdziałania, zakres prac przewidzianych do wykonania każdemu z nich, solidarną odpowiedzialność za wykonanie zamówienia, oznaczenie czasu trwania konsorcjum, wykluczenie możliwości wypowiedzenia umowy konsorcjum przez któregokolwiek z jego członków do czasu wykonania zamówienia, numeru rachunku bankowego na który Zamawiający będzie regulował zobowiązania wynikające z realizacji zamówienia przez wykonawców wspólnie go realizujących.