Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Bartoszyce z uwzględnieniem prawa opcji.

1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Bartoszyce, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów wraz z usługą transportu przesyłek z uwzględnieniem prawa opcji.

2. Przesyłki listowe w obrocie krajowym:1) FORMAT S do 500 g to przesyłki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm; 2) FORMAT M do 1000 g to przesyłki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm; 3) FORMAT L do 2000 g to przesyłki o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – suma długości, szerokości i wysokości 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +/- 2 mm, według kategorii: a) nierejestrowane ekonomiczne,b) nierejestrowane priorytetowe,c) rejestrowane polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,d) rejestrowane polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru,e) rejestrowana polecona ekonomiczna,f) rejestrowane polecone priorytetowe Rodzaj przesyłki lub usługi a) Przesyłki listowe nierejestrowane ekonomiczne w obrocie krajowym S do 500 g * - 703, M do 1000 g * - 2, L do 2000g * - 1b) Przesyłki listowe nierejestrowane priorytetowe w obrocie krajowym S do 500 g * - 5, c) Przesyłki listowe rejestrowane polecone ekonomiczne ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym S do 500 g * - 12 969, M do 1000 g * - 218, L do 2000g * - 32d) Przesyłki listowe rejestrowane polecone priorytetowe ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w obrocie krajowym S do 500 g * - 2, M do 1000 g * - 2, e) Przesyłki listowe rejestrowane polecone ekonomiczne w obrocie krajowym S do 500 g * - 459, M do 1000 g * - 93, L do 2000g * - 61f) Przesyłki listowe rejestrowane polecone priorytetowew obrocie krajowym S do 500 g *- 4 Sposób wykonania zamówienia przez wykonawcę:1) Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy, po okazaniu stosownego upoważnienia.2) Wykonawca zobowiązany jest do odbioru z Sekretariatu pokój nr 108 Urzędu Gminy Bartoszyce, zlokalizowanego w siedzibie Zamawiającego przy ul. Plac Zwycięstwa 2, 11-200 Bartoszyce, przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, a następnie nadania tych przesyłek zgodnie z ich przeznaczeniem. Odbiór przesyłek odbywać się będzie w dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w godzinach 14:00-14:30. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany na formularzu doręczeń/odbioru którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do umowy - sporządzony przez Zamawiającego. W wyjątkowych sytuacjach może nastąpić zmiana godzin odbioru przesyłek, po wcześniejszym telefonicznym uzgodnieniu. 3) Wykonawca zobowiązuje się do doręczenia przesyłek z zachowaniem wskaźników czasu przebiegu przesyłek pocztowych w obrocie krajowym uregulowanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego Równocześnie z dostarczeniem przesyłek Wykonawca będzie przekazywał potwierdzone dowody nadania przesyłek Zamawiającego z poprzedniego dnia. 4) Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki listowej lub paczki, nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego oraz oznaczenie potwierdzającej wniesienie opłaty za usługę. 5) Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień tych przesyłek.6) Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a) dla przesyłek rejestrowanych – wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek, sporządzanego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek – wzór i treść zestawienia uzgodniony z Wykonawcą,b) dla przesyłek zwykłych (nierejestrowanych) - przygotowanie zestawienia liczbowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzanego dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek - wzór i treść zestawienia uzgodniony z Wykonawcą.18) Zamawiający jest odpowiedzialny za przygotowanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnego z adresem przeznaczenia.19) Do przesyłek listowych Zamawiający będzie używał własnych kopert, opakowań.20) Opakowanie przesyłek listowych stanowi odpowiednio zabezpieczona przez Zamawiającego (zaklejona) koperta. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do jej zawartości, oraz w miarę możliwości, uniemożliwić jej uszkodzenie w czasie przemieszczania.21) Wykonawca zobowiązany będzie do doręczania adresatom przesyłek pocztowych z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń wskazanych w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r., w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (tj.: Dz. U. z 2020 poz. 1026).22) Wykonawca jest zobowiązany zapewnić bez dodatkowych kosztów Zamawiającemu formularze druków potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych na zasadach ogólnych. Druki potwierdzenia odbioru w trybie wynikającym z ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz z ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego stanowią koszt Zamawiającego.23) Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń.24) Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłek. Doręczone potwierdzenie winno zawierać datę i czytelny podpis odbiorcy. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie siedmiu kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia wiadomości u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie, Wykonawca po upływie siódmego dnia sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych siedmiu dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przesyłki przez adresata oraz datą i podpisem doręczającego (zgodnie z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). 25) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował placówką nadawczą w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego.26) Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostarczenia własnym transportem przesyłki, do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki nadawczej mieszczącej się w miejscowości, w której znajduje się jednostka Zamawiającego, tj. w m. Bartoszyce, w przypadku wystąpienia ze strony Zamawiającego konieczności dostarczenia do tej placówki przesyłki w innych dniach lub godzinach niż wskazane w ust. 2.

Termin realizacji: 12 miesiące