Świadczenie usług hotelarskich oraz żywienia zbiorowego na potrzeby przedsięwzięć projektowych realizowanych w CSSG

Z uwagi na ograniczony limit znaków pełne wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej zostały opisane w rozdziale X SWZ.

Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do zamawiającego przed upływem tego terminu. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Systemu na subdomenie Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej; https://wmosg.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.

Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego. Rejestracja konta następuje poprzez: kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub jeżeli użytkownik nie podpisze się na wniosku ani nie skontaktuje się telefonicznie, konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych. Komunikacja, w szczególności zawiadomienia oraz informacje, przekazywane są przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy.

W zależności od formatu kwalifikowanego podpisu (PAd ES, XAd ES) i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) Wykonawca dołącza do Systemu uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny). Zamawiający określa dopuszczalny format podpisu elektronicznego jako:

1) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES,

2) dopuszcza się podpisanie dokumentów w formacie innym niż „pdf", wtedy będzie wymagany oddzielny plik z podpisem. W związku z tym Wykonawca będzie zobowiązany załączyć, prócz podpisanego dokumentu, oddzielny plik z podpisem.

3) wszystkie pliki składane do Zamawiającego za pośrednictwem Systemu muszą zostać podpisane właściwym podpisem elektronicznym poza Systemem (na własnym komputerze Wykonawcy), o ile postanowienia SWZ lub przepisy tego wymagają. Złożenie podpisu elektronicznego w ramach potwierdzania składania oferty w Systemie nie stanowi czynności podpisania, któregokolwiek ze składanych przez Wykonawcę plików.

Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:

1) Stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) Komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

3) Zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

4) Zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

Zamawiający określa dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 2 GB (pojedynczy plik): txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, docx, xlsx, pptx, csv, jpg, jpeg, tif, tiff, geotiff, png, svg, wav, mp3, avi, mpg, mpeg, mp4, m4a, mpeg4, ogg, ogv, zip, tar, gz, gzip, 7z, html, xhtml, css, xml, xsd, gml, rng, xsl, xslt, tsl, xmlsig, xades, pades, cades, asic, asics, sig, xmlenc, dxf, ath, prd. Wymagane formaty plików zostały określone w załączniku nr 2 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773), przy czym zaleca się wykorzystywanie plików w formacie.pdf.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SWZ za pośrednictwem Platformy przez: akcję „Zadaj pytanie” (przed przystąpieniem do postępowania) lub kafelek „Wiadomości” (po przystąpieniu do postępowania), który kieruje do modułu korespondencji dostępny w postępowaniu.

Zgodnie z art. 13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych pozyskanych w przedmiotowym postępowaniu bezpośrednio od osób fizycznych jest Komendant Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej, ul. Gen. Władysława Sikorskiego 78, 11-400 Kętrzyn.

2. Inspektorem ochrony danych osobowych w Warmińsko-Mazurskim Oddziale Straży Granicznej jest ppłk SG Robert ALESZKIEWICZ, kontakt: adres e-mail: woi.wmosg@strazgraniczna.pl, tel.: +48 89 750 30 45.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przeprowadzeniem przedmiotowego postępowania.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane:

- przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego albo przez cały czas trwania umowy i okres jej rozliczenia – jeżeli czas trwania i rozliczenia umowy przekracza 4 lata;

- zgodnie z Porozumieniem finansowym IZGW. 01.01-IZ.00-0010/24 dotyczącym projektu IZGW. 01.01-IZ.00-0010/24 pn. „Realizacja szkoleń z zakresu obsługi urządzeń optoelektronicznych oraz pojazdów obserwacyjnych na rzecz funkcjonariuszy Straży Granicznej pełniących służbę w ochronie zewnętrznej granicy UE i Strefy Schengen”, współfinansowanego ze środków Funduszu Zintegrowanego Zarządzania Granicami, w ramach Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej na lata 2021 – 2027, przechowywania całości dokumentacji projektowej, w tym dokumentacji Partnerów, przez minimum kolejnych 5 lat od dnia 31 grudnia roku, w którym dokonano ostatniej płatności na rzecz Beneficjenta;

- zgodnie z Decyzją Nr 166 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 26 listopada 2020 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt w Straży Granicznej (Dz. Urz. KGSG poz. 58) z dnia 26.11.2020 r. – kategoria archiwalna BE10 (okres 10 lat w przypadku zamówień publicznych finansowanych ze środków zagranicznych).

6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

7. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

Nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zakwaterowania i zbiorowego żywienia uczestników w obiektach hotelowych w ramach projektu nr IZGW. 01.01-IZ.00-0010/24 „Realizacja szkoleń z zakresu obsługi urządzeń optoelektronicznych oraz pojazdów obserwacyjnych na rzecz funkcjonariuszy Straży Granicznej pełniących służbę w ochronie zewnętrznej granicy UE i Strefy Schengen”

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla CZĘŚCI I stanowi załącznik nr 1a do SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi zakwaterowania i zbiorowego żywienia uczestników w obiektach hotelowych w ramach projektu nr DWR/ADM 2026/017/2 ”Wykorzystanie i analiza informacji w czynnościach operacyjno–rozpoznawczych dla wzmocnienia potencjału kadrowego Policji Granicznej Republiki Mołdawii”.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla CZĘŚCI II stanowi załącznik nr 1b do SWZ.

1. Zamawiający zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień złożenia. Podmiotowe środki dowodowe wymagane od Wykonawcy obejmują:

1) w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu:

a) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

przy czym:

• w przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o zamówienie ww. dokument/ty składa każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną.

2) Podmiotowe środki dowodowe wskazane w ppkt 1. lit a) mogą zostać zastąpione ważnym certyfikatem wykonawcy zamówień publicznych, o którym mowa w art. 124 ust. 2 ustawy Pzp, wyłącznie w zakresie, w jakim certyfikat potwierdza brak podstaw wykluczenia w zakresie odpowiadającym wymaganiom określonym w SWZ.

2. Informacja dla Wykonawców, którzy mają siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej:

1) Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamiast odpisu albo informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury - dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

2) Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ppkt 1. zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć – dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

1) Formularz oferty, sporządzony według wzoru stanowiącego załącznik nr 2a do SWZ dla CZĘŚCI I, 2b do SWZ dla CZĘŚCI II. (W przypadku złożenia oferty na innym formularzu niż załącznik nr 2a do SWZ dla CZĘŚCI I, 2b do SWZ dla CZĘŚCI II, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tym załączniku. Formularz oferty nie podlega uzupełnieniu). Uwaga! W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia ww. formularz oferty składają wspólnie. Do oferty Wykonawca dołącza:

2) Oświadczenie Wykonawcy o niepodleganiu wykluczeniu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ. W treści oświadczenia Wykonawca wskazuje, czy w postępowaniu będzie wykorzystywał certyfikat. Brak informacji o certyfikacie będzie uznany za oświadczenie Wykonawcy, że w postępowaniu nie będzie on wykorzystywał certyfikatu. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu, Uwaga! W przypadku wspólnego ubiegania się Wykonawców o udzielenie zamówienia ww. oświadczenie składa każdy z Wykonawców. Ponadto do oferty należy dołączyć (jeżeli dotyczy):

3) Pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania (odpowiednio: Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia), jeżeli w imieniu (odpowiednio: Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia) działa osoba, której umocowanie do reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestracyjnych; Pełnomocnictwo musi być złożone w takiej samej formie, jak składana oferta (tj. w postaci elektronicznej i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy). W przypadku, gdy pełnomocnictwo zostało sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej. Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej, dokonuje mocodawca lub notariusz.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne / konsorcja)

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na podstawie art. 58 ustawy Pzp. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie oświadczenie, o niepodleganiu wykluczeniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia.

Dotyczy CZĘŚCI I i II 1. Zmiana postanowień umowy może nastąpić na podstawie art. 455 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z 2026 r. poz. 793).

2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień umowy w następujących przypadkach:

1) zmiana nazwy Wykonawcy lub Zamawiającego,

2) zmiana adresu siedziby Wykonawcy lub Zamawiającego,

3) zmiana osób reprezentujących Wykonawcę lub Zamawiającego,

4) zmiana osób odpowiedzialnych za realizację umowy,

5) zmiana Harmonogramu, stanowiącego załącznik nr 2 do umowy, dokonana w trybie określonym w § 3 ust. 1 umowy,

6) zmiana obowiązującej stawki podatku VAT na usługi stanowiące przedmiot umowy.

3. Zmiany określone w ust. 2 pkt. 1-5 nie wymagają sporządzania aneksu do umowy, a Strony informują się o zaistniałych zmianach w formie pisemnej.

4. Zmiana umowy w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług, odnosić się będzie po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług, wyłącznie do niezrealizowanej części przedmiotu umowy, do której zastosowanie znajdzie zmieniona stawka podatku od towarów i usług. Zmiana ta wymaga wprowadzenia aneksu do umowy.

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 2 pkt 6, wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie obowiązujących przepisów. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu informację o zmienionych stawkach podatku VAT w terminie 7 dni od zmiany przepisów regulujących wysokość stawek podatku VAT.

6. Zmiany do umowy może inicjować zarówno Zamawiający, jak i Wykonawca, składając pisemny wniosek do drugiej Strony, zawierający w szczególności opis zmiany wraz z jej uzasadnieniem.

7. Wszystkie okoliczności wymienione w ust. 2 stanowią katalog zmian, na które Zamawiający dopuszcza wyrażenie zgody. Nie stanowią jednocześnie zobowiązania do wyrażania takiej zgody.