Organizacja konferencji w ramach inwestycji KPO

Zamawiający

Nazwa Województwo Wielkopolskie - Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu

Miasto Poznań

Województwo Wielkopolskie

NIP 7781379161

Adres Szyperska 14, 61-754 Poznań

Email zamowienia.publiczne@wup.poznan.pl

Strona WWW wuppoznan.praca.gov.pl

Szczegóły zamówienia

Rodzaj Usługi

Branża (CPV) 79952000-2 — Usługi w zakresie organizacji imprez

Numer ogłoszenia 2026/BZP 00231025

Data publikacji 06.05.2026 12:33

Kody CPV

79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez

Analiza rynkowa

Opis zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji jednodniowej konferencji obejmująca:1) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną,2) organizację recepcji i zaplecza wydarzenia,3) zapewnienie przestrzeni na stanowisko VR,4) zapewnienie cateringu (w tym ciągłego serwisu kawowego),5) zapewnienie materiałów konferencyjnych dla słuchaczy i prelegentów,6) zapewnienie prelegenta,7) zapewnienie tła muzycznego z głośników, podczas przerw.

Termin realizacji: do 2026-06-09

Treść ogłoszenia

1 Zamawiający

1.1.) Rola zamawiającego	Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego
1.2.) Nazwa zamawiającego	Województwo Wielkopolskie - Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu
1.3.) Oddział zamawiającego	Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu
1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny	REGON 639769964
1.5) Adres zamawiającego	—
1.5.1.) Ulica	Szyperska 14
1.5.2.) Miejscowość	Poznań
1.5.3.) Kod pocztowy	61-754
1.5.4.) Województwo	wielkopolskie
1.5.5.) Kraj	Polska
1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3	PL415 - Miasto Poznań
1.5.9.) Adres poczty elektronicznej	zamowienia.publiczne@wup.poznan.pl
1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego	wuppoznan.praca.gov.pl
1.6.) Rodzaj zamawiającego	Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - jednostka samorządu terytorialnego
1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego	Ogólne usługi publiczne

2 Informacje podstawowe

2.1.) Ogłoszenie dotyczy	Zamówienia publicznego
2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług	Tak
2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej	Organizacja konferencji w ramach inwestycji KPO
2.4.) Identyfikator postępowania	ocds-148610-98e203ab-391e-4060-be99-e09f55ea8a5e
2.5.) Numer ogłoszenia	2026/BZP 00231025
2.6.) Wersja ogłoszenia	01
2.7.) Data ogłoszenia	2026-05-06
2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań	Tak
2.9.) Numer planu postępowań w BZP	2026/BZP 00068575/01/P
2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań	1.3.11 Kompleksowa organizacji konferencji metodycznej
2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy	Nie
2.13.) O zamówienie mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy spełniają warunki określone w art. 361 ustawy – usługi społeczne	Nie
2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej	Tak
2.15.) Nazwa projektu lub programu	Krajowy Plan Odbudowy i Zwiększania Odporności, w ramach inwestycji: „Wsparcie rozwoju nowoczesnego kształcenia zawodowego, szkolnictwa wyższego oraz uczenia się przez całe życie”
2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną	Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

3 Udostępnianie dokumentów zamówienia i komunikacja

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania	https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-98e203ab-391e-4060-be99-e09f55ea8a5e
3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia	Nie
3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej	Tak
3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej	1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym aWykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. przy użyciu platformy e-Zamówienia, która dostępnajest pod adresem https://ezamowienia.gov.pl.2. Adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówieniabezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia:https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-98e203ab-391e-4060-be99-e09f55ea8a5e3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwemplatformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na oraz z adresu email:zamowienia.publiczne@wup.poznan.pl (maksymalny rozmiar załączników wynosi 20 MB) - nie dotyczy składania ofert
3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej	1. Wykonawca zamierzający wziąćudział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto „Wykonawcy” na platformiee-Zamówienia oraz zalogować się na platformę e-Zamówienia.2. Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności: przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawaniepytań i udzielanie odpowiedzi.3. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówieniawystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na platformie e-Zamówienia.4. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasadyi warunki korzystania z platformy e-Zamówienia określa Regulamin platformye-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej:https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulaminserwisu oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”https://ezamowienia.gov.pl/pl/komponent-edukacyjny/ .5. „Formularze do komunikacji” umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).6. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu do platformy e-Zamówienia w podglądzie postępowania w zakładce „Komunikacja”.7. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem sprawy:WUP.XXV.25.1.5.2026.3.8. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług platformy e-Zamówienia orazinformacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin platformy e-Zamówienia pod adresem:https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu.9. W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem platformy e-Zamówienia użytkownicy mogąskorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularzudostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”https://ezamowienia.gov.pl/soz/latestfaq.10. Informacje na temat sposobu przygotowania i złożenia oferty, formatu przesyłania danych, rodzajów podpisów opisane zostały wrozdziałach XIII i XIV SWZ.
3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne	Nie
3.12.) Oferta - katalog elektroniczny	Nie dotyczy
3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu	polski
3.15.) RODO (obowiązek informacyjny)	Zamawiający spełnia obowiązek informacyjny przekazując klauzule informacyjne RODO w dokumentach postępowania - rozdział XXIV SWZ.

4 Przedmiot zamówienia

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.	—
4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe	Nie
4.1.2.) Numer referencyjny	WUP.XXV.25.1.5.2026.3
4.1.3.) Rodzaj zamówienia	Usługi
4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania	Nie
4.1.5.) Wartość zamówienia	62160,00 PLN
4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych	Nie
4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia	Tak
4.1.14.) Określenie aspektów społecznych, środowiskowych lub etykiet w opisie przedmiotu zamówienia	Zamawiający uwzględnił wymagania w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników, zgodnie z art. 100 ust. 1 ustawy
4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia	—
4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia	Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji jednodniowej konferencji obejmująca:1) zapewnienie sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem i obsługą techniczną,2) organizację recepcji i zaplecza wydarzenia,3) zapewnienie przestrzeni na stanowisko VR,4) zapewnienie cateringu (w tym ciągłego serwisu kawowego),5) zapewnienie materiałów konferencyjnych dla słuchaczy i prelegentów,6) zapewnienie prelegenta,7) zapewnienie tła muzycznego z głośników, podczas przerw.
4.2.6.) Główny kod CPV	79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez
4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje	Nie
4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej	do 2026-06-09
4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia	Nie
4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane	Nie
4.3.) Kryteria oceny ofert	—
4.3.1.) Sposób oceny ofert	Zamawiający zsumuje punkty uzyskane przez Wykonawcę w poszczególnych kryteriach oceny oferty i jako najwyżej ocenioną ofertę uważa się ofertę, która otrzymała najwyższą liczbę punktów
4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert	Punktowo
4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert	Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe
Kryterium 1	—
4.3.5.) Nazwa kryterium	Cena
4.3.6.) Waga	60
Kryterium 2	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	zapewnienie dodatkowych miejsc parkingowych
4.3.6.) Waga	15
Kryterium 3	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	quiz dla uczestników
4.3.6.) Waga	15
Kryterium 4	—
4.3.4.) Rodzaj kryterium	inne.
4.3.5.) Nazwa kryterium	zwiększenie odległości krzeseł od rzędu poprzedzającego do min. 70 cm
4.3.6.) Waga	10
4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert	Nie

5 Kwalifikacja wykonawców

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia	Tak
5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia	Art. 109 ust. 1 pkt 4
5.3.) Warunki udziału w postępowaniu	Tak
5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.	Warunki udziału w postępowaniu zostały opisane w rozdz. VI. SWZ. Wykonawca spełnia warunek dotyczący zdolności technicznej lub zawodowej, jeśli wykaże, że: 1) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie, co najmniej 2 usługi polegające na kompleksowej organizacji wydarzeń (np. konferencje, kongresy, szkolenia, targi, warsztaty, gale), z których każda: a) była o wartości co najmniej 45 000,00 złotych brutto lub była realizowana dla co najmniej 100 uczestników, b) obejmowała co najmniej: zapewnienie sali konferencyjnej, cateringu i obsługi technicznej wydarzenia; 2) dysponuje lub będzie dysponował co najmniej jedną osobą (prelegentem), skierowaną do realizacji zamówienia, która spełnia łącznie następujące wymagania: a) posiada wykształcenie wyższe kierunkowe w zakresie: psychiatrii lub psychologii, b) posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w pracy z młodzieżą, w szczególności z uczniami szkół ponadpodstawowych, w tym znajomość problematyki charakterystycznej dla wieku dorastania (m.in. kryzysy psychiczne, stres, relacje społeczne, presja szkolna, zdrowie psychiczne), c) posiada doświadczenie w wystąpieniach publicznych (np. prelekcje, warsztaty, spotkania edukacyjne itp.).
5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy	Tak
5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu	Oświadczenia o aktualnościinformacji zawartych w oświadczeniach składanych w celu wykazania braku podstaw wykluczenia, złożonego według wzorustanowiącego załącznik nr 5 do SWZ.
5.7.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu	W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający wymaga przedstawienia następujących oświadczeń i podmiotowych środków dowodowych:1) Oświadczenia, aktualnego na dzień składania ofert, potwierdzającego spełnianie warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, złożonego według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ (składane razem z ofertą). Oświadczenie stanowi dowód potwierdzający spełnianie warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe;2) Wykazu usług wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do SWZ oraz załączeniem dowodów określających, że te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy.3) Wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat m.in. ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacjami o podstawie do dysponowania tymi osobami, według wzoru stanowiącego załącznik nr 7 do SWZ.

6 Warunki zamówienia

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe	Nie
6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną	Nie
6.4.) Zamawiający wymaga wadium	Nie
6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy	Nie
6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane	Nie

7 Projektowane postanowienia umowy

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek	Nie
7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy	Nie
7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia	Tak
7.6.) Zamawiający przewiduje następujące wymagania związane z realizacją zamówienia	w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 ustawy

8 Procedura

8.1.) Termin składania ofert	2026-05-14 09:00
8.2.) Miejsce składania ofert	https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-98e203ab-391e-4060-be99-e09f55ea8a5e
8.3.) Termin otwarcia ofert	2026-05-14 10:00
8.4.) Termin związania ofertą	27 dni

Informacje dodatkowe

Typ zamawiającego Zamawiający publiczny — inna państwowa jednostka organizacyjna

Rodzaj zamówienia Zamówienie klasyczne

Próg unijny Poniżej progu

ID postępowania ocds-148610-98e203ab-391e-4060-be99-e09f55ea8a5e