Digitalizacja formularzy medycznych poprzez wdrożenie systemu wykorzystującego narzędzia do generowania dokumentów i podpisów w wersji cyfrowej.

Przedmiotem zamówienia jest Digitalizacja formularzy medycznych poprzez wdrożenie systemu wykorzystującego narzędzia do generowania dokumentów i podpisów w wersji cyfrowej. Szczegółowy opis oraz sposób realizacji zamówienia zawiera tabela cenowa zał. nr 2 do SWZ i opis przedmiotu zamówienia („OPZ”) zał. nr 3 do SWZ oraz wzór umowy zał. nr 5 do SWZ. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Podzielnie zamówienia na części i powierzenie ich realizacji różnym wykonawcom niosłoby poważne ryzyko niespójności pomiędzy poszczególnymi komponentami, trudności w ich integracji oraz braku jednoznacznej odpowiedzialności za finalny rezultat. W szczególności – jak wynika z dotychczasowego doświadczenia Zamawiającego – współpraca z wieloma podmiotami prowadzi do rozmycia odpowiedzialności, wzajemnego przerzucania winy w przypadku usterek lub awarii, a także wydłużenia procesu wdrożeniowego. Sytuacje takie skutkują przestojami w działaniu systemów, co może bezpośrednio zagrażać ciągłości realizacji zadań o kluczowym znaczeniu dla działalności medycznej Zamawiającego. Dodatkowo, złożony charakter zamówienia – obejmujący nie tylko dostawę, ale również instalację, konfigurację, testowanie, uruchomienie oraz świadczenie usług wsparcia i serwisu – wymaga koordynacji wszystkich etapów przez jeden podmiot. Tylko w takim modelu możliwe jest zapewnienie pełnej kompatybilności sprzętowo-programowej oraz spełnienie rygorystycznych wymogów czasowych dotyczących reakcji serwisowej i napraw gwarancyjnych, które mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia ciągłości operacyjnej instytucji. W rezultacie, niedokonanie podziału zamówienia na części jest nie tylko uzasadnione technicznie, ale także niezbędne z perspektywy zapewnienia skutecznej, bezpiecznej i terminowej realizacji zamówienia oraz minimalizacji ryzyk związanych z funkcjonowaniem infrastruktury IT wspierającej działalność statutową Zamawiającego. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1) („RODO”) chcielibyśmy poinformować o zasadach przetwarzania danych osobowych w przypadku, gdy Zamawiający przetwarza Pana/i dane osobowe w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

2. Administratorem Pana/i danych osobowych jest Zamawiający.

3. Z Zamawiającym w zakresie spraw związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się:

1) kierując pismo na adres jego siedziby lub elektronicznie za pośrednictwem korespondencji mailowej na adres: dyr@imid.med.pl albo 2) za pośrednictwem platformy e PUAP na adres: /IMi DWarszawa/Skrytka ESP.

4. Zamawiający wyznaczył Inspektora Ochrony Danych („IOD”), z którym może się Pan/i kontaktować w sprawach przetwarzania Pana/i danych osobowych. Kontakt z IOD jest możliwy za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iod@imid.med.pl, telefonicznie pod nr (22) 32 77 495 lub pisemnie na adres siedziby Zamawiającego.

5. Zamawiający przetwarza Pana/i dane osobowe w następujących celach:

1) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. g RODO w zw. z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych;

2) weryfikacja informacji o niekaralności w ramach podmiotowych środków dowodowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z art. 10 RODO w zw. z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych;

3) archiwizacja danych osobowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 9 ust. 2 lit. j RODO w zw. z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

4) ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń w związku z prowadzoną działalnością – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO lub art. 9 ust. 2 lit. f RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadań realizowanych w interesie publicznym – właściwego gospodarowania mieniem Zamawiającego, tj. przeprowadzeniem ważnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, gwarantującego prawidłowe wydatkowanie środków publicznych. Szczegółowa klauzula informacyjna RODO zostały zawarte w SWZ.

I. O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie:

1) art. 108 ust. 1 ustawy Pzp,

2) art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp,

3) art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1497, z późn. zm.); Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców, w stosunku do których zachodzą przesłanki określone w art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014. W celu wykazania braku podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zam. Wyk. składa oświadczenie JEDZ w for. Elektronicznej szczegółowe wymagania zawarte w SWZ oraz Zał. nr 4a do SWZ. II. Ofertę sporządza się w języku polskim na Formularzu Ofertowym - wypełniony formularz oferty za pośrednictwem formularza dostępnego na platformie Marketplanet One Place oraz tabeli cenowej – zgodnie z zał. nr 2 do SWZ i opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) – zał. nr 3 do SWZ, oraz arkuszu parametrów ocenianych – zał. nr 3a do SWZ, stanowiących integralną część oferty. Wraz z ofertą (tj. formularzem oferty, tabelą cenową, opz i arkuszem parametrów ocenianych) Wykonawca jest zobowiązany złożyć:

1) oświadczenie Wykonawcy, którego wzór stanowi zał. nr 1 do SWZ;

2) oświadczenie w formie Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (ESPD), o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ;

3) oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia, o którym mowa w Rozdziale IX ust. 1 - zał. nr 4a do SWZ;

4) przedmiotowe środki dowodowe, o których mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ.

5) pełnomocnictwo, o którym mowa w Rozdziale XII ust. 1 (jeśli dotyczy). Oferta oraz pozostałe oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie formularzy zamieszczonych w załącznikach do SWZ, powinny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. III.1. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą pod rygorem nieważności w formie elektronicznej następujących przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy spełniają określone przez Zamawiającego wymagania:

1) Deklaracja zgodności CE lub inny równoważny dokument poświadczający, że oferowany sprzęt (ekran do podpisu – dotykowy, tablet mobilny) spełnia wszystkie zasadnicze wymagania zawarte w poszczególnych dyrektywach nowego podejścia przewidujących oznakowanie CE.

2. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. IV.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty w postaci elektronicznej.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (ESPD) składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenie to wstępnie potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia.

3. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, w tym oświadczenie dotyczące przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z ustawy i rozporządzenia sankcyjnego, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia wskazują w oświadczeniu wykonawcy – zał. nr 1 do SWZ, które dostawy/usługi wykonają poszczególni wykonawcy. V. Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 Pzp. Zamawiający nie określa dodatkowych wymagań związanych z zatrudnianiem osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 Pzp. VI. Zamawiający nie przewiduje wizji lokalnej. VII. Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8 Pzp. VIII. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. IX. Zgodnie z art. 257 Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, jeżeli środki publiczne, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane.

Zamawiający w ramach aspektów środowiskowych określa w postępowaniu wymagania i kryteria środowiskowe w SWZ. Aspekty środowiskowe oceniane będą z perspektywy wpływu proponowanego rozwiązania na środowisko oraz pod względem ochrony środowiska. Takie działanie ma na celu ograniczenie negatywnego wpływu produktów lub usług na środowisko naturalne. W postępowaniu zostanie zastosowane kryterium oceny ofert - Zamówienia zielone i DNSH. Wykonawca, w ramach kryterium zamówienia zielone i DNSH (Z), zobligowany będzie do uzupełnienia tabeli kryterium ocen - Arkusz parametrów ocenianych na podstawie kryterium „zamówienia zielone i DNSH” – zał. nr 3a do SWZ. W ramach powyższego kryterium będą ocenia poniższe kwestie:

• Recykling sprzętu (tj. tablety, ekrany do podpisu- dotykowe);

• Recykling opakowania;

• Po okresie gwarancyjnym sprzętu Wykonawca zapewnia sprzedaż części zamiennych;

• Sprzęt (tj. tablety, ekrany do podpisu - dotykowe) posiada certyfikat ENERGY STAR lub równoważny. W opisie przedmiotu zamówienia (OPZ) zostanie postawiony wymów aby realizacja umowy odbywała się zgodnie z zasadą „nie czyń poważnej szkody (DNSH)”*, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia Zmawiającemu dokumentacji przedwdrożeniowej, materiałów szkoleniowych i innych wymaganych dokumentów elektronicznie. Przejście na formę elektroniczną dokumentacji i materiałów pozwoli na eliminację produkcji papieru, co zmniejsza wycinkę drzew i zużycie wody oraz energii potrzebnej do jego produkcji i transportu. *Zasada DNSH (ang. Do No Significant Harm), czyli „nie czyń poważnych szkód” Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020 /852 z dnia 18 czerwca 2020r. w sprawie ustanowienia ram ułatwiających zrównoważone inwestycje tzw. Taksonomia.

Rozbudowa systemu digitalizacji formularzy medycznych wprowadza szereg innowacyjnych rozwiązań, które znacząco udoskonalają dotychczasowe funkcjonowanie systemu zarówno pod względem technologicznym, jak i użytkowym. W szczególności:

• Wprowadzenie nowych urządzeń mobilnych umożliwia elastyczne i zdalne wypełnianie formularzy, co zwiększa dostępność systemu i poprawia ergonomię pracy personelu.

• Zastosowanie ekranów dotykowych o wysokiej precyzji i jakości odwzorowania pisma pozwala na bardziej naturalne i intuicyjne wprowadzanie danych w środowisku stacjonarnym.

• Wdrożenie cyfrowych długopisów ze stacjami dokującymi i podkładkami umożliwia wierne odwzorowanie podpisów w formie cyfrowej, eliminując konieczność użycia papieru.

• Integracja z czytnikiem e-dowodu pozwala na natychmiastową i bezpieczną identyfikację pacjentów, co przyspiesza procesy rejestracyjne i zwiększa zgodność z przepisami RODO.

• Przygotowanie dedykowanych wzorów formularzy umożliwia dostosowanie systemu do specyfiki placówki, co zwiększa efektywność i dokładność wprowadzanych danych.

• Zastosowanie uchwytów ściennych pozwala na ergonomiczne rozmieszczenie urządzeń w przestrzeni medycznej, co poprawia komfort użytkowania i organizację pracy. Wszystkie powyższe elementy stanowią istotne udoskonalenie w zakresie technologii, ergonomii, jakości usług oraz efektywności procesów, co jednoznacznie wpisuje się w definicję innowacyjności.

Zasady oceny ofert w kryterium Cena (C) – waga 95% -95,00 pkt. cena najniższa brutto* C = ------------------------------------------------ x 100 pkt x 95% cena oferty ocenianej brutto * spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu a) Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym sporządzonym wg wzoru dostępnego na platformie Marketplanet One Place.

b) Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

c) Punktacja przyznawana ofertom w kryterium oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.

d) Punkty za kryterium cena oferty brutto zostaną przyznane w skali punktowej do 95 pkt. Oferta z najniższą ceną uzyska w kryterium cena najwyższą liczbę punktów (95 pkt). Pozostali wg w/w wzoru.

Zgodnie z art. 515 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320z późn. zm.) .1. Środki ochrony prawnej określone są w Dziale IX ustawy Pzp (art. 505 i kolejne).

6. Odwołanie wobec treści ogłoszenia lub treści SWZ wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

7. Odwołanie wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

2) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w pkt 1). Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 6 i 7 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.