Kompleksowa organizacja podróży zagranicznych

1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja podróży zagranicznych pracowników, studentów, doktorantów, osób niebędących pracownikami, wykonujących zadania na rzecz uczelni oraz przyjazdów z zagranicy gości Uniwersytetu Śląskiego - rezerwacja, sprzedaż i dostawa według bieżących potrzeb biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych oraz usługa wizowania paszportów, na zasadach i według założeń zawartych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Brak podziału zamówienia na części jest spowodowany specyfiką przedmiotu zamówienia obejmującą kompleksową usługę - całościową organizację zagranicznych podróży służbowych pracowników, doktorantów, studentów i gości Uniwersytetu Śląskiego, obejmującą: wyszukanie odpowiednich połączeń, rezerwację, sprzedaż i dostawę według bieżących potrzeb, zarówno biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, jak i promowych oraz usługę wizowania paszportów. W szczególności obejmuje również zabezpieczenie realizacji całej podróży, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób wyjeżdżających w terminach, które umożliwiają uzyskanie odpowiednich dokumentów (dotyczy wszelkiego rodzaju opłat, np. lotniskowych, podatków, ubezpieczeń, wiz, wiz tranzytowych, obowiązkowych szczepień) oraz informowanie osoby wyjeżdżającej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeśli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których wykonawca nie jest w stanie zrealizować (np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia). Ponadto międzynarodowa podróż często obejmuje odcinki trasy łączące podróż różnymi środkami transportu, np. koleją i samolotem. Taka wszechstronna organizacja podróży jest możliwa do wykonania, jedynie przez jednego wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą w przedmiotowej branży.

4) Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert wariantowych.

5) Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień na usługi podobne w rozumieniu przepisu art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

6) Termin realizacji zamówienia: przez okres 24 miesięcy od daty zawarcia umowy bądź do wyczerpania kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (wartość umowy) w zależności od tego, które z wymienionych zdarzeń nastąpi wcześniej.

7) Miejsce realizacji: Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;

8) Szczegółowe warunki realizacji zamówienia oraz warunki płatności zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do SWZ.

9) Zamawiający nie przewiduje dodatkowych wymagań związanych z realizacją zamówienia dotyczących aspektów społecznych, gospodarczych, środowiskowych, związanych z innowacyjnością, zatrudnieniem lub zachowaniem poufnego charakteru informacji przekazanych wykonawcy w toku realizacji zamówienia;

10) Zamawiający nie przewiduje klauzuli zastrzeżonej w rozumieniu art. 94 ustawy Pzp;

11) Zamawiający określa wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 2025 poz. 277):

a) Zamawiający wymaga, aby czynności związane z wyszukiwaniem, rezerwacją, sprzedażą biletów, obsługą telefoniczną i mailową pracowników, studentów, doktorantów i gości zagranicznych UŚ oraz wizowaniem paszportów (nie dotyczy osobistego wykonywania czynności przez Wykonawcę lub podwykonawcę), wykonywane były przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę (lub podwykonawcę, jeżeli Wykonawca powierza wykonanie części zamówienia podwykonawcy) na podstawie stosunku pracy w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 2025 poz. 277);

b) sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań związanych z zatrudnianiem tych osób oraz sankcje z tytułu niespełnienia ww. wymagań, zostały opisane szczegółowo w § 4 wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ.

12) Zamawiający nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań dotyczących zamówień na usługi przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 60 ustawy Pzp, ani związanych z udziałem podmiotów udostępniających zasoby w rozumieniu art. 121 ustawy Pzp.

13) Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia; Wykonawca powinien wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podać (o ile są mu znane) nazwy (firmy) tych podwykonawców.

14) Oferta powinna być zabezpieczona wadium w wysokości: 20.000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych i 00/100).

15) Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązany będzie do wniesienia przed zawarciem umowy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania Zamawiającego wynikającego z umowy (Wartością umowy jest ilość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację zamówienia. Ilość posiadanych przez Zamawiającego środków zostanie podana Wykonawcom przed terminem otwarcia ofert.).

1. Oświadczenie wstępne, podmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty:

1) Wykonawca dołączy do oferty; a) oświadczenie wstępne, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ), sporządzonym zgodnie ze wzorem standardowego formularza określonego w rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającym standardowy formularz jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, jako dowód tymczasowo zastępujący wymagane przez Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe i potwierdzający na dzień składania ofert elementy kwalifikacji podmiotowej w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z postępowania w okolicznościach wymienionych w rozdziale IV ust. 1 i 2 SWZ oraz b) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu dotyczące przesłanek wykluczenia z art. 5k Rozporządzenia 833/2014 (wzór stanowi załącznik 1 G); Oświadczenia, o których mowa w ust. 1 należy złożyć w oryginale, w formie elektronicznej (oświadczenie w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym). Oświadczenia składane jest wraz z ofertą;

2) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą: zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Wzór pisemnego zobowiązania stanowi załącznik 1 F do SWZ.

3) W celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania, oraz w celu weryfikacji braku podstaw do wykluczenia, o których mowa w rozdziale IV ust. 10 SWZ, Zamawiający żąda od wykonawcy odpisu lub informacji z KRS, CEIDG lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

4) Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 3, Zamawiający żąda od wykonawcy złożenia pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy. Wymóg powyższy ma zastosowanie odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.

5) Postanowienia pkt 3 i 4 stosuje się odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w imieniu podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp

2. Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni, aktualnych na dzień złożenia następujących podmiotowych środków dowodowych, potwierdzających brak podstaw do wykluczenia, tj.: a) informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przesłanek wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp sporządzonej nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jej złożeniem ­ szczegóły zawiera rozdz. VI ust. 2 pkt 1) lit. a) SWZ; b) oświadczenia wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp ­ szczegóły zawiera rozdz. VI ust. 2 pkt 1) lit. b) SWZ; c) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 3, 4, 5, 6 oraz art. 109 ust. 1 pkt 5 i 7.

3. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast informacji z Krajowego Rejestru Karnego, o której mowa w pkt 2 lit. a – składa informację z odpowiedniego rejestru, takiego jak rejestr sądowy, albo, w przypadku braku takiego rejestru, inny równoważny dokument wydany przez właściwy organ sądowy lub administracyjny kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dotyczy informacja lub dokument, w zakresie, o którym mowa w rozdz. VI ust. 2 pkt 1 lit. a) SWZ (dokument powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed jego złożeniem);.

4. Jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument dotyczy, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 3, lub gdy dokumenty te nie odnoszą się do wszystkich przypadków, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania lub miejsce zamieszkania ma osoba, której dokument miał dotyczyć, nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania wykonawcy lub miejsce zamieszkania osoby, której dokument miał dotyczyć. Przepisy o terminach wystawienia dokumentów z pkt 3 stosuje się odpowiednio.

5. Zamawiający wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni od dnia wezwania, podmiotowych środków dowodowych, o których mowa w rozdz. VI ust. 3 SWZ, na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, aktualnych na dzień ich złożenia.

W celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia określonymi przez Zamawiającego, wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą następujący przedmiotowy środek dowodowy:

1) Deklaracja o dostępie do technologii – wykorzystywanie systemu rezerwacyjnego (NDC) .- w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, w ramach kryterium: „Dostęp do technologii - wykorzystywanie systemu rezerwacyjnego (NDC)”, zgodnie z rozdz. XIII ust. 1 pkt. 5 SWZ.

2) Deklaracja zatrudnienia przy realizacji zamówienia w zakresie obsługi (kasjer) lub wizowania paszportów osoby ze znajomością języka angielskiego na poziomie minimum B1- w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, w ramach kryterium: „Zatrudnienie osoby posiadającej znajomość języka angielskiego na poziomie minimum B1 do realizacji zamówienia w zakresie obsługi (kasjer) lub wizowania paszportów”, zgodnie z rozdz. XIII ust. 1 pkt. 6 SWZ.

3) Deklaracja zatrudnienia przy realizacji zamówienia osób niepełnosprawnych, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych- w celu potwierdzenia zgodności oferowanych usług z kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert, w ramach kryterium: „Zatrudnienie do realizacji zamówienia osób niepełnosprawnych”, zgodnie z rozdz. XIII ust. 1 pkt. 7 SWZ. Zgodnie z przepisem art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, jeżeli wykonawca nie złoży wraz z ofertą przedmiotowego środka dowodowego lub złożony przedmiotowy środek dowodowy będzie niekompletny, Zamawiający nie będzie wzywał wykonawcy do jego złożenia lub uzupełnienia. 2. Pozostałe dokumenty wymagane przez Zamawiającego:

1) odpis lub informacja z KRS, CEIDG lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia ww. dokumentów, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów. Oryginał w formie elektronicznej lub kopia w postaci cyfrowego odwzorowania dokumentu papierowego, której zgodność z oryginałem poświadczy wykonawca lub notariusz podpisem kwalifikowanym. Dokument składany wraz ofertą;

2) jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów, o których mowa w pkt 1, Zamawiający żąda od wykonawcy złożenia pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania wykonawcy. Wymóg o którym mowa w pkt 1 i 2 ma zastosowanie odpowiednio do osoby działającej w imieniu wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego oraz podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy Pzp. Dokument składany wraz ofertą.

4. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (np. konsorcja, spółki cywilne) – powinni oni ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego; Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają oświadczenie w ofercie, z którego wynika, którą część zamówienia wykonają poszczególni Wykonawcy (zgodnie z treścią formularza oferty – załącznik 1 A);

5. Wykluczeniu z postępowania podlegają wykonawcy spełniający przesłanki wykluczenia na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1). Szczegółowe informacje zostały zawarte w rozdz. IV ust. 7 SWZ.

1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja podróży zagranicznych pracowników, studentów, doktorantów, osób niebędących pracownikami, wykonujących zadania na rzecz uczelni oraz przyjazdów z zagranicy gości Uniwersytetu Śląskiego - rezerwacja, sprzedaż i dostawa według bieżących potrzeb biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych oraz usługa wizowania paszportów, na zasadach i według założeń zawartych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. Brak podziału zamówienia na części jest spowodowany specyfiką przedmiotu zamówienia obejmującą kompleksową usługę - całościową organizację zagranicznych podróży służbowych pracowników, doktorantów, studentów i gości Uniwersytetu Śląskiego, obejmującą: wyszukanie odpowiednich połączeń, rezerwację, sprzedaż i dostawę według bieżących potrzeb, zarówno biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, jak i promowych oraz usługę wizowania paszportów. W szczególności obejmuje również zabezpieczenie realizacji całej podróży, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób wyjeżdżających w terminach, które umożliwiają uzyskanie odpowiednich dokumentów (dotyczy wszelkiego rodzaju opłat, np. lotniskowych, podatków, ubezpieczeń, wiz, wiz tranzytowych, obowiązkowych szczepień) oraz informowanie osoby wyjeżdżającej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeśli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których wykonawca nie jest w stanie zrealizować (np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia). Ponadto międzynarodowa podróż często obejmuje odcinki trasy łączące podróż różnymi środkami transportu, np. koleją i samolotem. Taka wszechstronna organizacja podróży jest możliwa do wykonania, jedynie przez jednego wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą w przedmiotowej branży.

4) Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert wariantowych.

5) Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień na usługi podobne w rozumieniu przepisu art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

6) Termin realizacji zamówienia: przez okres 24 miesięcy od daty zawarcia umowy bądź do wyczerpania kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (wartość umowy) w zależności od tego, które z wymienionych zdarzeń nastąpi wcześniej.

7) Miejsce realizacji: Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;

8) Szczegółowe warunki realizacji zamówienia oraz warunki płatności zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do SWZ.

Dokładne informacje na temat terminów składania odwołań:

1. Środki ochrony prawnej.

1) Wykonawcom oraz innym podmiotom, które mają lub miały interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniosły lub mogą ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp, przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale IX ww. ustawy (art. 505–590).

2) Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę organizacji uprawnionych do wnoszenia środków ochrony prawnej prowadzoną przez Prezesa UZP oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców.

2. Odwołanie.

1) Odwołanie przysługuje na:

a) niezgodną z przepisami ustawy Pzp czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy;

b) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy Pzp.

2) Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym.

3) Odwołujący przekazuje kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

4) Odwołanie wnosi się w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informację przekazano przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

b) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dz. U. UE lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, jeżeli chodzi o odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia;

c) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku odwołania w innych okolicznościach niż wymienione w lit. a i b.