Kompleksowa organizacja podróży zagranicznych

1) Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja podróży zagranicznych pracowników, studentów, doktorantów, osób niebędących pracownikami, wykonujących zadania na rzecz uczelni oraz przyjazdów z zagranicy gości Uniwersytetu Śląskiego - rezerwacja, sprzedaż i dostawa według bieżących potrzeb biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych i promowych oraz usługa wizowania paszportów, na zasadach i według założeń zawartych w Szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, stanowiącym załącznik nr 2 do SWZ.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

3) Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

Brak podziału zamówienia na części jest spowodowany specyfiką przedmiotu zamówienia obejmującą kompleksową usługę - całościową organizację zagranicznych podróży służbowych pracowników, doktorantów, studentów i gości Uniwersytetu Śląskiego, obejmującą: wyszukanie odpowiednich połączeń, rezerwację, sprzedaż i dostawę według bieżących potrzeb, zarówno biletów lotniczych, kolejowych, autobusowych, jak i promowych oraz usługę wizowania paszportów. W szczególności obejmuje również zabezpieczenie realizacji całej podróży, zgodnie z obowiązującymi przepisami lokalnymi krajów docelowych i informowanie o nich osób wyjeżdżających w terminach, które umożliwiają uzyskanie odpowiednich dokumentów (dotyczy wszelkiego rodzaju opłat, np. lotniskowych, podatków, ubezpieczeń, wiz, wiz tranzytowych, obowiązkowych szczepień) oraz informowanie osoby wyjeżdżającej, w terminie, który umożliwi uzyskanie odpowiednich dokumentów, jeśli zrealizowanie wyjazdu wymaga wykupienia dodatkowych usług, których wykonawca nie jest w stanie zrealizować (np. wykup miejscówki, dodatkowego ubezpieczenia). Ponadto międzynarodowa podróż często obejmuje odcinki trasy łączące podróż różnymi środkami transportu, np. koleją i samolotem. Taka wszechstronna organizacja podróży jest możliwa do wykonania, jedynie przez jednego wykonawcę prowadzącego działalność gospodarczą w przedmiotowej branży.

4) Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert wariantowych.

5) Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień na usługi podobne w rozumieniu przepisu art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp.

6) Termin realizacji zamówienia: przez okres 24 miesięcy od daty zawarcia umowy bądź do wyczerpania kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (wartość umowy) w zależności od tego, które z wymienionych zdarzeń nastąpi wcześniej.

7) Miejsce realizacji: Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;

8) Szczegółowe warunki realizacji zamówienia oraz warunki płatności zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 3 do SWZ.

9) Zamawiający nie przewiduje dodatkowych wymagań związanych z realizacją zamówienia dotyczących aspektów społecznych, gospodarczych, środowiskowych, związanych z innowacyjnością, zatrudnieniem lub zachowaniem poufnego charakteru informacji przekazanych wykonawcy w toku realizacji zamówienia;

10) Zamawiający nie przewiduje klauzuli zastrzeżonej w rozumieniu art. 94 ustawy Pzp;

11) Zamawiający określa wymagania związane z realizacją zamówienia w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 2025 poz. 277):

a) Zamawiający wymaga, aby czynności związane z wyszukiwaniem, rezerwacją, sprzedażą biletów, obsługą telefoniczną i mailową pracowników, studentów, doktorantów i gości zagranicznych UŚ oraz wizowaniem paszportów (nie dotyczy osobistego wykonywania czynności przez Wykonawcę lub podwykonawcę), wykonywane były przez osoby zatrudnione przez Wykonawcę (lub podwykonawcę, jeżeli Wykonawca powierza wykonanie części zamówienia podwykonawcy) na podstawie stosunku pracy w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 2025 poz. 277);

b) sposób weryfikacji zatrudnienia tych osób, uprawnienia Zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez Wykonawcę wymagań związanych z zatrudnianiem tych osób oraz sankcje z tytułu niespełnienia ww. wymagań, zostały opisane szczegółowo w § 4 wzoru umowy, stanowiącego załącznik nr 3 do SWZ.

12) Zamawiający nie przewiduje obowiązku osobistego wykonania kluczowych zadań dotyczących zamówień na usługi przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w rozumieniu art. 60 ustawy Pzp, ani związanych z udziałem podmiotów udostępniających zasoby w rozumieniu art. 121 ustawy Pzp.

13) Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia; Wykonawca powinien wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podać (o ile są mu znane) nazwy (firmy) tych podwykonawców.

14) Oferta powinna być zabezpieczona wadium w wysokości: 20.000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych i 00/100).

15) Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zobowiązany będzie do wniesienia przed zawarciem umowy zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania Zamawiającego wynikającego z umowy (Wartością umowy jest ilość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na realizację zamówienia. Ilość posiadanych przez Zamawiającego środków zostanie podana Wykonawcom przed terminem otwarcia ofert.).