Kompleksowa organizacja i realizacja pikników sportowo-ekologicznych w ramach projektu „Mazowsze bez smogu””

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp., odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513 ze zm.).

2. Ofertę, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Pzp., podmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwa, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby sporządza się w postaci elektronicznej, w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach .txt, .rtf, .pdf, .doc, .docx, .odt. Ofertę, a także oświadczenie o jakim mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

3. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia. która dostępny jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/.

4. Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

5. Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z wykonawcami:

1) w sprawach merytorycznych - Pani Aneta Kosieradzka,

2) w sprawach proceduralnych - Pani Magdalena Jastrzębska.

Więcej informacji na temat korespondencji elektronicznej zawarto w Rozdziale XII SWZ.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych (dalej: Administrator) jest Gmina Bielany z siedzibą ul. Słoneczna 2, 08-311 Bielany

2) Z administratorem Pani/Pana danych osobowych którym jest Pani Paulina Skrouba można kontaktować się poprzez pisemnie na adres: inspektor.rodo@naticom.pl,

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym z negocjacjami.

4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp.

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 Pzp. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy Pzp. związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i realizacja pikników sportowo-edukacyjnych w ramach projektu „Mazowsze bez smogu”, skierowanych do ogółu mieszkańców Gminy Bielany, realizowanego w ramach Priorytetu II ,,Fundusze Europejskie na zielony rozwój Mazowsza’’ Działanie 2.1 ,,Efektywność energetyczna’’ programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje realizację działań w latach 2026, 2027 oraz 2028. Zamawiający wskazuje, iż zakres rzeczowy, organizacyjny oraz merytoryczny pikników realizowanych w każdym z wyżej wskazanych latach pozostaje jednolity i tożsamy.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określają:

1) OPZ – Załącznik nr 10 do SWZ,

2) scenariusz akcji edukacyjnych - Załącznik nr 11 do SWZ.

80540000-1 - Usługi szkolenia w dziedzinie środowiska naturalnego

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

79800000-2 - Usługi drukowania i powiązane

79340000-9 - Usługi reklamowe i marketingowe

39154000-6 - Sprzęt wystawowy

1. W odniesieniu do ofert, które nie podlegają odrzuceniu, przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami o następującym znaczeniu:

Cena oferty brutto - waga kryterium 60 % = 60 pkt. Termin płatności faktury - waga kryterium 40 % = 40 pkt. Najkorzystniejsza oferta w odniesieniu do tych kryteriów może uzyskać maksimum l00 pkt.

2. Punkty przyznawane za kryteria będą liczone w następujący sposób:

1) Kryterium: Cena (brutto) [C] - 60 pkt. najniższa cena oferty brutto

C = ----------------------------------- x 60 cena brutto oferty badanej

2) Oferta z najdłuższym terminem płatności faktury (jednak nie krótszym niż 7 dni i nie dłuższym niż 30 dni) = 40 punktów.

Zaoferowanie terminu płatności faktury poniżej wymaganego minimum spowoduje odrzucenie oferty.

W przypadku gdy wykonawca zaoferuje termin płatności faktury powyżej wymaganego maksimum, zamawiający do oceny ofert przyjmie 30 dni, natomiast do umowy zostanie wpisany termin płatności faktury zaproponowany przez wykonawcę.

Wykonawca może zaproponować następujący termin płatności faktury: 7, 14, 21, 30 dni.

Wykonawcy otrzymają następującą ilość punktów:

- termin płatności faktury wynoszący 7 dni – 25 pkt,

- termin płatności faktury wynoszący 14 dni – 30 pkt,

- termin płatności faktury wynoszący 21 dni – 35 pkt,

- termin płatności faktury wynoszący 30 dni – 40 pkt. Kryterium: Termin płatności faktury [T] - 40 pkt. Całkowita punktowa wartość oferty liczona będzie wg wzoru: O = C + T

3. Oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans (suma punktów przyznanych w oparciu o ustalone powyżej kryteria C + T) zostanie uznana za najkorzystniejszą, pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów. Wynik będzie traktowany jako wartość punktowa oferty.

4. Nie wskazanie lub wskazanie innego terminu płatności faktury niż wyżej wymienione przez Wykonawcę w formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej SWZ będzie oznaczać, że Wykonawca zaproponował 30 dniowy termin płatności faktury .

5. Realizacja zamówienia zostanie powierzona Wykonawcy, który uzyska najwyższą ilość punktów.

6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale VIII SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Na potwierdzenie spełniania tego warunku, Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia wykażą, że:

a) Wykonawca w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), należycie zrealizował co najmniej 5 usług polegających na organizacji wydarzeń o charakterze edukacyjnym, społecznym lub ekologicznym, o wartości nie mniejszej niż 10 000,00 zł brutto każda, co potwierdzi poprzez przedłożenie referencji lub innych dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usług (Załącznik nr 7 do SWZ);

b) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wykwalifikowanej kadry skierowanej do realizacji zamówienia, obejmującej co najmniej następujące osoby:

• koordynator wydarzenia – osoba odpowiedzialna za kompleksową organizację i nadzór nad realizacją wydarzeń, posiadająca doświadczenie w organizacji co najmniej 3 wydarzeń o charakterze edukacyjnym, społecznym lub ekologicznym,

• osoba ds. obsługi technicznej i organizacyjnej – zapewniająca prawidłowe przygotowanie i obsługę infrastruktury wydarzenia, posiadająca doświadczenie w realizacji wydarzeń plenerowych,

• edukatorzy – osoby prowadzące działania edukacyjne, warsztaty, prelekcje dla uczestników wydarzenia, posiadające doświadczenie w pracy z grupami w tym z dziećmi i seniorami. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania osób skierowanych do realizacji zamówienia w wykazie osób oraz do udokumentowania ich doświadczenia (Załącznik nr 8 do SWZ). Zamawiający może żądać przedstawienia dokumentów potwierdzających dysponowanie wskazanymi osobami, np. umów, oświadczeń lub innych dokumentów potwierdzających współpracę.

3. Zamawiający dopuszcza łączenie funkcji przez jedną osobę, pod warunkiem spełniania przez nią wymagań określonych dla poszczególnych ról.

1) w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu:

a) oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1714) z innym wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – Załącznik nr 5 do SWZ,

b) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji – załącznik własny.

2) w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

a) Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy - Załącznik nr 7 do SWZ.

b) Wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował i które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich posiadanego doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, zakresu wykonywanych przez nich czynności oraz podstawie do dysponowania tymi osobami - zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale IX ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu bądź warunków selekcji.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które dostawy/usługi wykonają poszczególni wykonawcy (Załącznik nr 6 do SWZ).

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.