Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu do zarządzania magazynem klasy WMS (Warehouse Management System) na potrzeby magazynowania obiektów w Panoptikum – Oddziału Narodowego Instytutu Muzeów

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

2. Korzystanie z platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu

„Wykonawca” na platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z platformy e-Zamówienia określa Regulamin platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na platformie e-Zamówienia ani logowania.

5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w RŚKE.

5. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 RŚKE, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki.

7. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 RŚKE, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

a. w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub b. jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

8. Komunikacja w postępowaniu, z wyłączeniem składania ofert, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”). W przypadku załączników, które są zgodnie z Pzp lub RŚKE opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, mogą być opatrzone, zgodnie z wyborem wykonawcy/wykonawcy wspólnie ubiegającego się o udzielenie zamówienia/podmiotu udostępniającego zasoby, podpisem zewnętrznym lub wewnętrznym. W zależności od rodzaju podpisu i jego typu (zewnętrzny, wewnętrzny) dodaje się do przesyłanej wiadomości uprzednio podpisane dokumenty wraz z wygenerowanym plikiem podpisu (typ zewnętrzny) lub dokument z wszytym podpisem (typ wewnętrzny).

9. Możliwość korzystania w postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

10. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

11. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin platformy e-Zamówienia.

12. W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem

Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: biuro@nim.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).

Zgodnie z art. 13 oraz 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej

„RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Narodowy Instytut Muzeów z siedzibą w Warszawie przy ul. Topiel 12, 00-342

Warszawa, (zwany dalej jako „Administrator” lub „NIM”)”.

2. Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować pisząc na adres email: iod@nim.gov.pl we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu:

a) przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz jego rozstrzygnięcia,

b) zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz jej realizacji,

c) ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń w związku z procesem wyboru oferty,

d) wskazania osób reprezentujących wykonawcę oraz zapewnienia kontaktu w związku ze złożeniem oferty.

4. Przesłanką legalizująca przetwarzanie danych osobowych jest:

a) w przypadku celu określonego w pkt 3a) – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych dalej „ustawa Pzp”,

b) w przypadku celu określonego w pkt 3b) – art. 6 ust. 1 lit. b) RODO tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

c) w przypadku celu określonego w pkt 3c) oraz 3d) – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora przejawiający się realizacją prawa do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń oraz zapewnieniu kontaktu z wykonawcą.

W przypadku zawarcia umowy – dane będą również przetwarzane w celach wypełniania obowiązków prawnych ciążących na

Administratorze związanych z rachunkowością, podatkami, archiwizacją na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. właściwymi przepisami szczególnymi.

5. Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane bezpośrednio od wykonawców, których dane dotyczą lub innych podmiotów tj. od drugiej strony umowy (czyli podmiotu, z którym Pan/i współpracuje); przetwarzane dane osobowe obejmują w szczególności imię i nazwisko, adres, NIP, REGON, oraz inne dane osobowe podane przez osobę składającą ofertę w celu udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Szczegółowe zasady dotyczące RODO określa Rozdział XVIII SWZ.

Oferty Wykonawców zostaną ocenione i porównane w oparciu o następujące kryteria:

- cena (C) – waga podana w 60%

- deklarowany okres gwarancji (OG) – waga podana w 40%

Punkty zostaną przyznane ofercie według wzoru:

Po = Po(C) + Po(OG) gdzie:

Po – ilość punktów jakie otrzyma badana oferta

Po(C) – ilość punktów jakie otrzyma badana oferta za kryterium „Cena”,

Po(OG) – ilość punktów jakie otrzyma badana oferta za kryterium "Deklarowany okres gwarancji".

1) Kryterium „Cena” – maksymalnie 60 punktów

W przypadku kryterium „Cena” oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania:

Cmin

Po(C) = -------- x 60,00 punktów Co gdzie:

Po(C) – ilość punktów jakie otrzyma badana oferta za kryterium „Cena”,

Cmin – najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert,

Co – cena badanej oferty.

2) Kryterium „Deklarowany okres gwarancji” – maksymalnie 40 punktów

W ramach kryterium „Deklarowany okres gwarancji” (OG), Zamawiający przyzna punkty na podstawie oferowanego przez Wykonawcę okresu obowiązywania gwarancji na przedmiot zamówienia.

Wykonawca podaje oferowany okres gwarancji w Formularzu ofertowym w miesiącach, z zastrzeżeniem, że najkrótszy możliwy, a zarazem minimalny okres gwarancji bezwzględnie wymagany przez Zamawiającego wynosi 36 miesięcy dla przedmiotu objętego gwarancją, licząc od daty odbioru końcowego Przed-miotu Umowy.

Zamawiający przyzna punkty 0 pkt – 36 miesięcy 15 pkt – 48 miesięcy 30 pkt – 60 miesięcy 40 pkt – 72 miesiące UWAGA:

Zamawiający informuje, że w sytuacji, w której Wykonawca nie poda w Formularzu ofertowym deklarowanego okresu gwarancji lub poda więcej niż jeden okres gwarancji, Zamawiający do oceny ofert przyjmie najkrótszy możliwy okres gwarancji, tj. 36 miesięcy, bez przyznania dodatkowych punktów Wykonawcy w kryterium (OG) oceny ofert. W przypadku, gdy Wykonawca zaoferuje okres gwarancji dłuższy niż 72 miesiące, Zamawiający przyzna maksymalną możliwą ilość punktów wynoszącą 40.

Zadeklarowany okres gwarancji stanowi zobowiązanie Wykonawcy stanowiące integralny element Umowy w sprawie zamówienia. Zasady realizacji uprawnień z tytułu gwarancji zostały określone w Projektowanych Postanowieniach Umowy.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że:

a) posiada następujące doświadczenie: w okresie ostatnich 5 (pięciu) lat przed upływem składania ofert, a jeśli okres działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał 3 zamówienia polegające na wdrożeniu systemu klasy WMS o wartości 200 000 zł brutto dla każdego z tych systemów.

b) skieruje do realizacji zamówienia co najmniej następujące osoby: co najmniej jedną osobę, pełniącą rolę kierownika projektu posiadającą minimum 5-letnie doświadczenie w implementacji systemów klasy WMS, potwierdzone udziałem w co najmniej jednym projekcie wdrożenia systemu WMS. W przypadku, gdy wartość wskazana na potwierdzenie spełnienia warunku, o którym mowa w pkt 4) powyżej, jest określona w innej walucie niż w złotych polskich, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złote polskie – na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do waluty obcej, określonej w Tabeli Kursów Narodowego Banku Polskiego na dzień opublikowania ogłoszenia o zamówieniu Postępowania. Jeżeli dniem publikacji ogłoszenia będzie sobota lub dzień wolny od pracy, wówczas jako kurs przeliczeniowy waluty Zamawiający przyjmie średni kurs Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego po dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o zamówienie mogą wykazać spełnienie warunków wskazanych w pkt 4) powyżej łącznie, przy czym co najmniej jeden z Wykonawców powinien spełnić w całości warunek wymieniany w pkt 4) lit. a) powyżej. Wykonawca może wykazać spełnienie warunków wskazanych w pkt 4) powyżej polegając na potencjale podmiotu udostępniającego zasoby, przy czym Wykonawca bądź podmiot udostępniający zasoby powinien spełnić w całości warunek wymieniony w pkt 4) lit. a) powyżej.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, tj.:

1) oświadczenia wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp (oświadczenie wstępne), w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, o których mowa w: art. 108 ust. 1 pkt 1 i 2 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 3 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 5 Pzp, art. 108 ust. 1 pkt 6 Pzp oraz art. 7 ust. 1 ustawy sankcyjnej, zgodnie z Załącznikiem nr 8 do SWZ;

2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

3) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumentów dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia,

4) w przypadku korzystania z zasobów podmiotu trzeciego - dokumentów dotyczących tego podmiotu, w celu wykazania braku istnienia wobec niego podstaw wykluczenia, UWAGA:

Zgodnie z art. 226 w związku z art. 124 ust. 2 Ustawy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdza-jący udzielenie certyfikacji wykonawców zamówień publicznych odpowiednio w zakresie, o którym mowa w art. 3 ust. 2 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych w zakresie niepodlegania wykluczeniu – obejmujący potwierdzenie braku istnienia podstaw wykluczenia z po-stępowania o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1 – 5 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 Ustawy, a w przypadku istnienia podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 pkt 1 – 5 oraz art. 109 ust. 1 pkt 4 Ustawy obejmuje udowodnienie spełnienia przesłanek określonych w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych.

W zakresie zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia na dostawy lub usługi przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych w Postępowaniu nie stosuje się.

Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, tj.:

1) wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 5 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 9 do SWZ, oraz z załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie;

2) wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, sporządzonego zgodnie z Załącznikiem nr 10 do SWZ,

3) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumentów dotyczących każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w Postępowaniu.

4) Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane należycie, o których mowa w pkt 1) powyżej, są:

- referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy,

- oświadczenie wykonawcy – jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów.

Wykaz dokumentów składanych wraz z ofertą:

1) Oświadczenie wstępne: aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – sporządzone zgodnie z załącznikiem nr 4 do SWZ. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w Postępowaniu. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie wstępne składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Dokumenty te potwierdzają spełnianie warunków udziału w Postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia w zakresie, w którym każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia. W przypadku polegania na zasobach innych podmiotów Wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie wstępne podmiotu udostępniającego zasoby dotyczące przesłanek wykluczenia oraz spełniania, w zakresie, w jakim powołuje się na ich zasoby, warunków udziału w postępowaniu - – sporządzone zgodnie z załącznikiem nr 5 do SWZ. Oświadczenie wstępne składane jest w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym pod rygorem nieważności.

2) Oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust 4 Pzp, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonują poszczególni Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielnie zamówienia (sporządzone zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ) – w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielnie zamówienia przez Wykonawców.

3) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia (sporządzone zgodnie z Załącznikiem nr 7 do SWZ) lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów - jeżeli Wykonawca polega na zasobach podmiotu trzeciego;

4) W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik – pełnomocnictwo określające jego zakres, podpisane przez osobę/y upoważnione do reprezentacji wskazane we właściwym rejestrze, z którego wynika prawo do podpisania oferty oraz do podpisania innych dokumentów składanych wraz z ofertą.

5) W przypadku, gdy ofertę składają Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia – pełnomocnictwo określające zakres umocowania pełnomocnika ustanowionego do reprezentowania ich w postępowaniu.

6) Dokumenty rejestrowe (np. aktualny odpis z KRS lub informacja z CEIDG) w celu potwierdzenia zasad reprezentacji Wykonawcy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenia wstępne, o których mowa w Rozdziale IX pkt 1 ppkt 1 SWZ składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.