Usługa Asysty Technicznej i Konserwacji (ATiK) Systemu ZSZO wraz z usługami rozwoju

1. Przedmiotem zamówienia jest w szczególności:

a) świadczenie usługi asysty technicznej i konserwacji Systemu ZSZO przez okres obowiązywania umowy, w ramach zamówienia podstawowego;

b) świadczenie usług rozwoju w wymiarze maksymalnie 1 200 Roboczogodzin, przez okres obowiązywania umowy, w ramach prawa opcji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy wraz z załącznikami, stanowiący załącznik nr 11 do SWZ.

2. Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie dzieli zamówienia na części ani nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych: Przedmiot zamówienia tj. świadczenie usług Asysty Technicznej i Konserwacji dla Systemu ZSZO oraz usług rozwoju nie może zostać podzielony na części ze względów technicznych, celowościowych i ekonomicznych, gdyż stanowi spójną całość. Podział zamówienia na części mógłby prowadzić do trudności koordynacyjnych, zwiększenia ryzyka niewłaściwego świadczenia usług oraz zagrożenia dla ciągłości działania systemu. Zintegrowany charakter systemu powoduje, że świadczenie usług wsparcia powinno być realizowane przez jeden podmiot odpowiedzialny kompleksowo za funkcjonowanie systemu. Brak podziału na części nie ogranicza w żaden sposób dostępu do zamówienia dla małych i średnich przedsiębiorstw, a Wykonawcy działający w branży, którą obejmuje przedmiot zamówienia mogą dostarczyć wszystkie jego elementy.

3. Zamawiający nie wymaga realizacji zamówienia przez zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne, czy innych wykonawców objętych dyspozycją przepisu art. 94 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793 ze zm.), zwaną dalej „ustawą".

4. Zamawiający, na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga zatrudniania na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osób wykonujących usługę pomocy zdalnej typu CALL CENTER, o której mowa w pkt 5 Załącznika do Umowy. Wykonywanie tych czynności polega na świadczeniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025, poz. 277 ze zm.). (Wymóg ten nie dotyczy składających oferty: osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wspólników spółek osobowych, którzy zobowiążą się do osobistego świadczenia tych czynności na rzecz spółki.)

5. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy.

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

7. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.

8. Zamawiający przed wszczęciem postępowania nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.

9. Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie wymaga od Wykonawców przedłożenia przedmiotowych środków dowodowych.

10. Zamawiający, w granicach określonych przepisem art. 462 i nast. ustawy, dopuszcza możliwość realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę z wykorzystaniem podwykonawców. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, wskazuje w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podaje nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.

11. Uzasadnienie zastosowania kryterium cena 80% - Wymagania jakościowe, o których mowa w art. 246 ust. 2 ustawy, Zamawiający szczegółowo opisał we wzorze Umowy wraz z załącznikami.

1. Niniejsze postępowanie procedowane jest, zgodnie z ustawą, w trybie przetargu nieograniczonego, z zastosowaniem uprzedniej oceny ofert, zgodnie z art. 139 ustawy z tym zastrzeżeniem, że każdy Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą oświadczenia, o których mowa w pkt 6.1.6. oraz 6.1.7. SWZ.

2. W postępowaniu komunikacja odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia oraz poczty elektronicznej. Szczegóły dotyczące sposobu porozumiewania się Zamawiającego i Wykonawców zostały określone w pkt 10 SWZ.

3. Adres strony internetowej prowadzonego postępowania, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl/mp-client/search/list/ocds-148610-37ab8c4f-74fb-4de0-899f-89c6b92f6d4c

4. Identyfikator (ID) postępowania na Platformie e-Zamówienia: ocds-148610-37ab8c4f-74fb-4de0-899f-89c6b92f6d4c

5. Wykaz wszystkich oświadczeń i dokumentów wymaganych w niniejszym zamówieniu oraz formy i zasady ich składania szczegółowo opisane zostały w pkt 6–11 SWZ.

6. W SWZ znajdują się również informacje na temat zasad składania dokumentów przez: podmioty wspólnie ubiegające się o udzielenie zamówienia oraz Wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (RP).

1. Szczegółowy opis do pkt 2.1.6. ogłoszenia: W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy.

2. Ponadto w postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1 ze zm.) oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514).

3. Uwaga do pkt 5.1.3: Przedmiot Umowy będzie realizowany przez 36 miesięcy od dnia 09.01.2027 r. do dnia 08.01.2030 r.

4. Prawidłowy opis do pozycji pn. "Termin, do którego oferta musi pozostać ważna:" w pkt 5.1.12. ogłoszenia to: Wykonawca składający ofertę pozostaje nią związany do 26.01.2027 r.

1. Przedmiotem zamówienia jest w szczególności:

a) świadczenie usługi asysty technicznej i konserwacji Systemu ZSZO przez okres obowiązywania umowy, w ramach zamówienia podstawowego;

b) świadczenie usług rozwoju w wymiarze maksymalnie 1 200 Roboczogodzin, przez okres obowiązywania umowy, w ramach prawa opcji. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy wraz z załącznikami, stanowiący załącznik nr 11 do SWZ.

2. Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie dzieli zamówienia na części ani nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych: Przedmiot zamówienia tj. świadczenie usług Asysty Technicznej i Konserwacji dla Systemu ZSZO oraz usług rozwoju nie może zostać podzielony na części ze względów technicznych, celowościowych i ekonomicznych, gdyż stanowi spójną całość. Podział zamówienia na części mógłby prowadzić do trudności koordynacyjnych, zwiększenia ryzyka niewłaściwego świadczenia usług oraz zagrożenia dla ciągłości działania systemu. Zintegrowany charakter systemu powoduje, że świadczenie usług wsparcia powinno być realizowane przez jeden podmiot odpowiedzialny kompleksowo za funkcjonowanie systemu. Brak podziału na części nie ogranicza w żaden sposób dostępu do zamówienia dla małych i średnich przedsiębiorstw, a Wykonawcy działający w branży, którą obejmuje przedmiot zamówienia mogą dostarczyć wszystkie jego elementy.

3. Zamawiający nie wymaga realizacji zamówienia przez zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne, czy innych wykonawców objętych dyspozycją przepisu art. 94 ust. 1 ustawy.

4. Zamawiający, na podstawie art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga zatrudniania na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osób wykonujących usługę pomocy zdalnej typu CALL CENTER, o której mowa w pkt 5 Załącznika do Umowy. Wykonywanie tych czynności polega na świadczeniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025, poz. 277 ze zm.). (Wymóg ten nie dotyczy składających oferty: osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz wspólników spółek osobowych, którzy zobowiążą się do osobistego świadczenia tych czynności na rzecz spółki.)

5. Zamawiający nie przewiduje możliwości udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy.

6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

7. Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej.

8. Zamawiający przed wszczęciem postępowania nie przeprowadził wstępnych konsultacji rynkowych.

9. Zamawiający w niniejszym postępowaniu nie wymaga od Wykonawców przedłożenia przedmiotowych środków dowodowych.

10. Zamawiający, w granicach określonych przepisem art. 462 i nast. ustawy, dopuszcza możliwość realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę z wykorzystaniem podwykonawców. Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, wskazuje w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podaje nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.

11. Uzasadnienie zastosowania kryterium cena 80% - Wymagania jakościowe, o których mowa w art. 246 ust. 2 ustawy, Zamawiający szczegółowo opisał we wzorze Umowy wraz z załącznikami.

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skorzystania z opcji, o której mowa w art. 441 ust. 1 ustawy, polegającej na prawie do zlecania Modyfikacji Systemu ZSZO w okresie obowiązywania Umowy. Zamawiający może skorzystać z przewidzianej Umową opcji w zakresie pełnym lub częściowym w zależności od swoich bieżących potrzeb na podstawie zgłoszenia/wniosku, zgodnie z poniższymi zasadami:

1) w sytuacji zaistnienia potrzeby Modyfikacji Systemu ZSZO,

2) wniosek zostanie przesłany przez Zamawiającego Wykonawcy w formie dokumentowej i zostanie zrealizowany zgodnie z zasadami przedstawionymi w załączniku nr 3 do Umowy,

3) Zamawiający nie jest zobowiązany do skorzystania z opcji, co nie wymaga podania Wykonawcy przez Zamawiającego przyczyny i nie stanowi podstawy odpowiedzialności Zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy – Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu, w tym w szczególności roszczenia o zapłatę wynagrodzenia.

2. Usługi, o których mowa w pkt powyżej, realizowane będą wyłącznie na wniosek Zamawiającego w okresie obowiązywania Umowy. Usługi te świadczone będą w wymiarze określonym Pulą Roboczogodzin, która wynosić będzie maksymalnie 1 200 Roboczogodzin.

W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy – zgodnie z art. 57 pkt 2 ustawy – spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania zdolności technicznej lub zawodowej, tj.: Dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tj. zespołem min. pięciu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w tym co najmniej:

1. osobą, która posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w utrzymaniu i/lub tworzeniu systemów informatycznych z zakresu księgowości w szkołach lub placówkach oświatowych;

2. osobą, która posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w utrzymaniu i/lub tworzeniu systemów informatycznych z zakresu kadr i płac w szkołach lub placówkach oświatowych;

3. osobą, która posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w utrzymaniu i/lub tworzeniu systemów informatycznych z zakresu środków trwałych w samorządowych jednostkach organizacyjnych;

4. osobą, która posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie utrzymania, zarządzania i konfigurowania systemów operacyjnych z rodziny Linux;

5. osobą, która posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie utrzymania, zarządzania i konfigurowania środowiska do wirtualizacji VMware;

6. osobą, która posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe w zakresie utrzymania, zarządzania i konfigurowania systemów relacyjnej bazy danych firmy Oracle;

7. osobą, która posiada co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe z praktycznej znajomości technologii JAVA; (Dopuszczalne jest, aby jedna osoba została wykazana na spełnienie więcej niż jednego z warunków, o których mowa w pkt 5.1.2. SWZ, przy czym każda z wykazanych osób musi spełniać przynajmniej jeden z tych warunków.)

1. Wykonawca przed upływem terminu składania ofert zobowiązany jest wnieść wadium w wysokości 170 000,00 zł i utrzymać je nieprzerwalnie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 ustawy.

2. Wadium może być wnoszone: 2.1. w pieniądzu – wpłacane przelewem na rachunek Urzędu Miasta Krakowa PKO BP S. A. nr 02 1020 2892 0000 5702 0590 1071 (IBAN: PL 02 1020 2892 0000 5702 0590 1071, SWIFT: BPKOPLPW, BIC: BPKOPLPWXXX) z dopiskiem „Usługa Asysty Technicznej i Konserwacji (ATi K) Systemu ZSZO wraz z usługami rozwoju” - IT-07-1.271.13.2026 tak, aby przed upływem terminu składania ofert wadium znajdowało się na ww. rachunku; Uwaga! w przypadku wnoszenia wadium na rzecz Wykonawcy przez inny podmiot, w tytule przelewu należy wyraźnie wskazać na rzecz jakiego Wykonawcy wnoszone jest wadium. 2.2. w gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych lub poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 98.) – w oryginale, wnoszone, przed upływem terminu składania ofert w postaci elektronicznej – opatrzone wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób uprawnionych do reprezentowania gwaranta lub poręczyciela. Treść dokumentu nie może zawierać postanowień o jego automatycznym wygaśnięciu w przypadku zwrotu do wystawcy. Wadium w postaci elektronicznej powinno być przesłane wraz z ofertą. Uwaga! Skan dokumentu wystawionego w postaci papierowej, następnie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie ma znamion oryginału (wyrok z 11 grudnia 2018 r. Krajowej Izby Odwoławczej Sygn. akt: KIO 2426/18).

3. Dopuszczalne jest złożenie wadium w więcej niż jednej formie.

4. Wadium wnoszone w formie gwarancji i poręczeń musi spełniać następujące wymogi:

4.1. musi być wystawione na Gminę Miejską Kraków (31-004 Kraków, Pl. Wszystkich Świętych 3-4);

4.2. musi zawierać w swej treści oświadczenie gwaranta (poręczyciela), w którym zobowiązuje się on do bezwarunkowej wypłaty kwoty wadium na pierwsze żądanie Zamawiającego zawierające oświadczenie, iż zaszła jedna z przesłanek wymienionych w art. 98 ust. 6 ustawy;

4.3. w przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia – musi obejmować zobowiązanie gwaranta (poręczyciela) z tytułu związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia działań lub zaniechań opisanych art. 98 ust. 6 ustawy każdego z tych Wykonawców;

4.4. okres ważności wadium nie może być krótszy niż okres związania ofertą.

5. Zamawiający zwróci wadium w sposób odpowiadający formie wnoszenia w przypadkach wymienionych w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy. W przypadku wadium wniesionego w pieniądzu Zamawiający zwróci kwotę wadium wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszoną o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy Wykonawcy, z którego został dokonany przelew lub rachunek wskazany przez Wykonawcę. Zamawiający zwraca wadium wniesione w innej formie niż w pieniądzu poprzez złożenie gwarantowi lub poręczycielowi oświadczenia o zwolnieniu wadium.

6. Zamawiający zwraca wadium w terminach określonych w art. 98 ust. 1 i 2 ustawy.

7. Zamawiający zatrzyma wadium w wypadku, gdy zajdzie jedna z okoliczności wymienionych w art. 98 ust. 6 ustawy.

1. Odwołanie przysługuje na: 1) niezgodną z przepisami ustawy czynność Zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy; 2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której Zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy; 3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie ustawy, mimo że Zamawiający był do tego obowiązany.

2. Odwołanie wnosi się do Prezesa Izby.

3. Odwołujący przekazuje Zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu.

4. Odwołanie wnosi się w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

5. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej.

6. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 4 i 5 wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia.

7. Zamawiający przesyła niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia otrzymania, odwołanie albo jego kopię innym wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, a jeżeli odwołanie dotyczy treści ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, zamieszcza je również na stronie internetowej, na której jest zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu lub są udostępniane dokumenty zamówienia, wzywając wykonawców do przystąpienia do postępowania odwoławczego.

8. Wykonawca może zgłosić przystąpienie do postępowania odwoławczego w terminie 3 dni od dnia otrzymania odwołania albo jego kopii, wskazując stronę, do której przystępuje, interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść strony, do której przystępuje, oraz twierdzenia, a także dołączając dowody na poparcie swoich twierdzeń lub w celu odparcia twierdzeń powołanych w odwołaniu lub odpowiedzi na odwołanie.

9. Zgłoszenie przystąpienia do postępowania odwoławczego doręcza się Prezesowi Izby, a zgłoszenie przystąpienia albo jego kopię, jeżeli zostało wniesione w formie pisemnej, przesyła się zamawiającemu oraz wykonawcy wnoszącemu odwołanie. Do zgłoszenia przystąpienia dołącza się dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania wykonawcy, który przystąpił do postępowania odwoławczego.

10. Wykonawcy, którzy przystąpili do postępowania odwoławczego, stają się uczestnikami postępowania odwoławczego, jeżeli mają interes w tym, aby odwołanie zostało rozstrzygnięte na korzyść jednej ze stron.

11. Czynności uczestnika postępowania odwoławczego nie mogą pozostawać w sprzeczności z czynnościami i oświadczeniami strony, do której przystąpił, z wyjątkiem przypadku zgłoszenia sprzeciwu, o którym mowa w art. 523 ust. 1 ustawy, przez uczestnika, który przystąpił do postępowania po stronie Zamawiającego.