Wyłonienie Zarządcy miejskiej instytucji kultury Instytutu Kultury Willa Decjusza

1. Zgodnie z art. 63 ust. 2 ustawy, „w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, (…), oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym”.

1.1. Forma elektroniczna oznacza opatrzenie dokumentu (pliku) elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

1.2. Rygor nieważności opisany w pkt 8.1. SWZ dotyczy zatem przypadków niedochowania formy złożenia następujących dokumentów:

1.2.1. Formularza Ofertowego, o którym mowa w pkt 6.1.1. SWZ i dołączanych do niego innych dokumentów, składających się na sensu stricto treść oferty Wykonawcy.

1.2.2. Oświadczeń z art. 125 ust. 1 ustawy, tj. <<oświadczeń o niepodleganiu wykluczeniu, spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji>>, o których mowa w pkt 6.1.3. SWZ, składanych samodzielnie przez Wykonawców, zgodnie z pkt 6.1.3. SWZ.

1.2.3. Pełnomocnictw, o których mowa w pkt 6.1.2. lit. b) SWZ.

Uwaga! Zamawiający podziela stanowisko dot. formy pełnomocnictwa wyrażone w wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie Sygn. akt. XXIII Zs 58/24 z 13 czerwca 2024 r.

2. Pozostałe dokumenty i oświadczenia, inne niż wymienione w pkt 8.1. SWZ, w tym w szczególności:

2.1. podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt 6.2. SWZ, w tym oświadczenie, o którym mowa w pkt 6.1.5. SWZ (tzw. oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia z art. 117 ust. 4 ustawy);

2.2. dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, o których mowa w pkt 6.1.2. SWZ – inne niż pełnomocnictwa, odpisy lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru – a zatem dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio:

2.2.1. Wykonawcy,

2.2.2. Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego,

2.2.3. podwykonawcy na takich zasadach – jeżeli dotyczy,

2.3. przedmiotowe środki dowodowe – ponieważ są wymagane w postępowaniu,

2.4. inne niż ww. informacje, oświadczenia lub dokumenty, o ile przepisy szczególne nie dopuszczają dodatkowych form lub sposobów ich "sporządzania i przekazywania" – przekazywane są w formie elektronicznej (opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym), lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, a zatem z zachowaniem tej samej formy i postaci co dokumenty wymienione w pkt 8.1. SWZ, z tą różnicą, iż w przypadku niedochowania formy i/lub postaci przekazania brak jest sankcji nieważności.

3. W przypadku, gdy odpisy lub informacje z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru, a także inne podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe, lub inne dokumenty opisane w § 6 ust. 1 rozporządzenia przywołanego w pkt 8.4. SWZ poniżej, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, , jako dokument elektroniczny - przekazuje się ten dokument. W przypadku natomiast, gdy ww. kategorie dokumentów zostały wystawione jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

1. Ilekroć w niniejszej SWZ jest mowa o RODO, należy przez to rozumieć: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 z późn. zm.).

2. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych z udziałem w postępowaniu. Do obowiązków tych należą m.in. obowiązki wynikające z RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał. Jednakże obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO nie będzie miał zastosowania, gdy i w zakresie, w jakim osoba fizyczna, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (por. art. 13 ust. 4). Ponadto Wykonawca zobowiązany jest wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO. W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem Wykonawcy w postępowaniu Zamawiający wymaga złożenia przez Wykonawcę/ przez osobno każdego z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zawarcie umowy wraz z ofertą, oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych, przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO, zgodnie z treścią załącznika nr 3 do SWZ.

3. Zamawiający informuje o przetwarzaniu danych osobowych, w związku z realizacją niniejszego zamówienia. Szczegółowa klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 10 do SWZ.

4. Ponadto, zgodnie z art. 18 ust. 6 ustawy, Zamawiający zastrzega, że będzie udostępniał dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy, do upływu terminu na ich wniesienie.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadań związanych z zarządzaniem instytucją kultury pod nazwą „Instytut Kultury Willa Decjusza” w Krakowie.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy wraz z załącznikiem, stanowiący załącznik nr 6 do SWZ.

3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Uzasadnienie braku podziału zamówienia na części: W związku z potrzebą Zamawiającego dokonania wyboru Wykonawcy usługi polegającej na strategicznym i bieżącym zarządzaniu Instytucją, realizowanym w sposób ciągły i nieprzerwany, w okresie przewidzianym w zamówieniu oraz w związku z art. 15a ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej podział zamówienia na części jest niemożliwy. Zarządca instytucji kultury spełnia dla instytucji taką samą funkcję jak dyrektor instytucji, co jest zgodne z zapisami statutu przyjętego Uchwałą NR CXI/2905/18 Rady Miasta Krakowa z dnia 26 września 2018 r. w sprawie utworzenia miejskiej instytucji kultury pod nazwą: Instytut Kultury Willa Decjusza: „§ 8. Ust 2. Organizator może powierzyć zarządzanie Instytutem Kultury osobie fizycznej lub prawnej na podstawie umowy o zarządzaniu instytucją zawartej zgodnie z przepisami ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Ust.3. W przypadku powierzenia zarządzania Instytutem Kultury zarządcy, wykonuje on uprawnienia dyrektora.” Obowiązki dyrektora instytucji określa § 7 ww. Statutu: „1. Instytutem Kultury kieruje dyrektor, który reprezentuje instytucję na zewnątrz, zarządza nią jednoosobowo i ponosi pełną odpowiedzialność za całokształt jej działalności.

2. Do obowiązków dyrektora należy w szczególności:

1) kierowanie sprawami działalności podstawowej i administracyjnej,

2) kształtowanie programu działalności,

3) prowadzenie efektywnej gospodarki mieniem i środkami finansowymi instytucji,

4) poszukiwanie i pozyskiwanie innych źródeł finansowania działalności statutowej instytucji,

5) dobór i wykorzystywanie kadr, stwarzanie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników oraz zapewnienie im odpowiednich warunków pracy,

6) przedstawianie organizatorowi i właściwym instytucjom planów i sprawozdań rzeczowych, finansowych oraz wniosków inwestycyjnych,

7) wydawanie w obowiązującym trybie regulaminów i zarządzeń,

8) sprawowanie kontroli zarządczej w instytucji.

4. Dyrektor upoważniony jest do zaciągania zobowiązań oraz dokonywania wydatków do wysokości środków określonych w planie finansowym instytucji.” W związku z powyższym nie jest możliwe podzielenie zamówienia na części. Poprzez określenie warunków udziału w postępowaniu i kryteriów oceny ofert Zamawiający nie eliminuje ubiegania się o zamówienie małych i średnich przedsiębiorstw.

4. Zamawiający nie wymaga realizacji zamówienia przez zakłady pracy chronionej, spółdzielnie socjalne, czy innych wykonawców objętych dyspozycją przepisu art. 94 ust. 1 ustawy.

5. Zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 ustawy, wymaga zatrudnienia na podstawie stosunku pracy przez Wykonawcę (lub podwykonawcę) osób wykonujących czynności organizacyjno - finansowe oraz obsługę kadrową związaną z wykonywaniem czynności zarządu przez osobę, o której mowa w § 2 ust. 5 wzoru umowy (zgodnie z ofertą Wykonawcy). Wykonywanie tych czynności polega na świadczeniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1245.).

6. Na podstawie art. 121 ustawy Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania czynności zarządu w Instytucji (przez osobę o której mowa w § 2 ust. 5 wzoru umowy), z zastrzeżeniem sytuacji, o których mowa w § 13 ust. 1 i 2 wzoru umowy.

7. Zamawiający, w granicach określonych przepisem art. 462 i nast. ustawy, dopuszcza możliwość realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę z wykorzystaniem podwykonawców (z zastrzeżeniem pkt 3.8. SWZ). Wykonawca, który zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom, wskazuje w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, oraz podaje nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani.