Zakup wraz z dostarczeniem nowych systemów zasilania UPS dla obiektów Policji garnizonu mazowieckiego – umowa ramowa

1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej poprze Platformę zakupową mieszczącą się pod adresem https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_radom

2. W zakresie pytań technicznych związanych z działaniem systemu należy się kontaktować z Centrum Wsparcia Klienta pod numerem 22 101 02 02, cwk@platformazakupowa.pl.

3. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie informacji (innych niż oferta wykonawcy), odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_radom za pośrednictwem dedykowanego formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

4. Wiadomości wysyłane przez formularz „Wyślij wiadomość do zamawiającego” nie są szyfrowane.

5. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert zamawiający będzie zamieszczał na platformie zakupowej w sekcji „Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej.

6. Wykonawca jako podmiot profesjonalny ma obowiązek sprawdzania komunikatów i wiadomości bezpośrednio na: https://platformazakupowa.pl/pn/kwp_radom przesłanych przez zamawiającego, gdyż system powiadomień może ulec awarii lub powiadomienie może trafić do folderu SPAM.

7. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie musi posiadać konta na platformie. Założenie konta na platformie jest bezpłatne.

8. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, określone zostały w Regulaminie platformazakupowa.pl, który znajduje się na stronie głównej Platformy oraz Instrukcji dla Wykonawców platformazakupowa.pl dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

9. Występuje limit objętości plików lub spakowanych folderów do ilości 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB.

10. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.

11. Sposób sporządzenia, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 70 ustawy tj. Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r.w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

12. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia:

a) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej oraz uznaje go za wiążący,

b) zapoznał i stosuje się do „Instrukcji dla Wykonawców” dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje składania ofert/wniosków.

13. Za datę przekazania korespondencji przesłanej za pomocą platformy przyjmuje się datę prawidłowego przekazania poprzez kliknięcie przycisku „Wyślij wiadomość do Zamawiającego” na platformie i wyświetleniu komunikatu, że wiadomość została wysłana do zamawiającego.

Szanowna Pani/Szanowny Panie, w związku z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz. Urz. UE. L Nr 119, str. 1), dalej „RODO”, dochowując warunków w nim zawartych informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji z siedzibą w Radomiu - adres: ul. 11-go Listopada 37/59, 26-600 Radom.

2. Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji z siedzibą w Radomiu sprawuje inspektor ochrony danych: Sylwia Fila - adres: ul. 11-go Listopada 37/59, 26-600 Radom - e-mail: iod.kwp@ra.policja.gov.pl.

3. Cel i okres przetwarzania danych osobowych w Komendzie Wojewódzkiej Policji z siedzibą w Radomiu.

W KWP z siedzibą w Radomiu dane osobowe przetwarza się wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza się ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (art. 6 ust.1 lit. c RODO) zgodnie z:

- Ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych – dalej zwaną ustawą Pzp,

- Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz Rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 3 sierpnia 2023 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy,

- Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylająca dyrektywę 2004/18/WE.

Okres przetwarzania danych osobowych wynika bezpośrednio z przepisów prawa i jest adekwatny do celów.

4. Odbiorcy danych osobowych.

W rozumieniu RODO odbiorcami danych osobowych nie są organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego. Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom innym niż uprawnione na podstawie przepisów prawa. Dane będą udostępniane uprawnionym podmiotom jedynie w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej oraz tylko do upływu terminu na ich wniesienie.

5. Osobom, których dane są przetwarzane zgodnie z RODO przysługuje:

- prawo dostępu do własnych danych osobowych na zasadach określonych w ustawie Pzp,

- prawo do żądania od administratora sprostowania, uzupełnienia danych, jednak nie może ono skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp,

- prawo do ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych, ale to nie może ograniczać przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania,

- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w sytuacjach przewidzianych prawem,

- prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

6. Przy przetwarzaniu danych osobowych w trybie RODO nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji o przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowanie.

Dla zamówienia:

a. Cena brutto oferty „C” - 60 % b. Okres udzielonej gwarancji „G” - 20 % c. Termin dostawy „D” – 20 %

Przy dokonywaniu oceny komisja przetargowa posłuży się następującymi wzorami:

a) dla kryterium - Cena brutto oferty „C”:

C N

C = ----------x 60 pkt. Co gdzie:

C - wartość punktowa przyznana ocenianej ofercie w kryterium „Cena”,

CN - najniższa cena ofertowa (brutto) spośród wszystkich ofert podlegających ocenie,

Co - cena oferty ocenianej (brutto).

Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium „Cena” zaokrąglana będzie do drugiego miejsca po przecinku.

b) dla kryterium - Okres udzielonej gwarancji „G” (wyrażony w pełnych miesiącach - liczbie całkowitej), powyżej minimalnych warunków (wymagane minimum 24 miesiące).

W kryterium - „Okres udzielonej gwarancji” oceniany będzie zadeklarowany (tzn. wpisany w treści Formularza ofertowego) przez Wykonawcę czas obowiązywania gwarancji na dostarczony sprzęt.

Minimalny wymagany „Okres udzielonej gwarancji” wynosi 24 miesiące, maksymalnie punktowany - 60 miesięcy, licząc od daty podpisania bez zastrzeżeń protokołu odbioru przedmiotu zamówienia. W przypadku gdy Wykonawca zadeklaruje „Okres udzielonej gwarancji” dłuższy niż 60 miesięcy, ocenie będzie podlegał okres 60 miesięcy.

Natomiast w przypadku, gdy Wykonawca zadeklaruje „Okres udzielonej gwarancji” krótszy niż 24 miesiące oferta Wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu.

Punktacja Wykonawcom przypisana zostanie odpowiednio według poniższych wytycznych:

• oferta zawierająca deklarowany „Okres udzielonej gwarancji” - w przedziale ≥ 24 ≤ 35 miesięcy - 0 punktów;

• oferta zawierająca deklarowany „Okres udzielonej gwarancji” - w przedziale ≥ 36 ≤ 47 miesięcy - 10 punktów;

• oferta zawierająca deklarowany „Okres udzielonej gwarancji” - w przedziale ≥ 48 ≤ 59 miesięcy - 15 punktów;

• oferta zawierająca deklarowany „Okres udzielonej gwarancji” - w przedziale ≥ 60 miesięcy - 20 punktów.

Zakres udzielonej gwarancji przez cały oferowany okres musi być tożsamy z zakresem wymaganej 24 miesięcznej gwarancji. W przypadku niewpisania okresu gwarancji należy przyjąć, że Wykonawca zaoferował minimalny „okres gwarancji”, tj. 24 miesiące.

c) dla kryterium – Termin dostawy „D” (wyrażony w pełnych dniach kalendarzowych – liczbie całkowitej)

Kryterium - „Termin dostawy” będzie oceniane na podstawie zadeklarowanego przez Wykonawcę w treści Formularza ofertowego „Terminu dostawy”.

Wykonawca zobowiązany jest wypełnić Formularz ofertowy - odpowiednio wpisać do rubryki Formularza ofertowego <Termin dostawy> liczbę dni kalendarzowych, jednak nie dłużej niż 45 dni, w jakim Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot umowy.

Przy przyznawaniu i przeliczaniu punktów będą brane pod uwagę tylko te oferty, w których zostanie zaproponowany termin realizacji nie dłuższy niż 45 dni kalendarzowych.

Proponowane przyznawanie i przeliczanie punktów w ramach tego kryterium wyboru ofert:

• oferta zawierająca w przedziale 1 ÷ 14 dni kalendarzowych deklarowanego „Terminu dostawy” – 20 punktów;

• oferta zawierająca w przedziale 15 ÷ 25 dni kalendarzowych deklarowanego „Terminu dostawy” – 15 punktów;

• oferta zawierająca w przedziale 26 ÷ 35 dni kalendarzowych deklarowanego „Terminu dostawy” – 10 punktów;

• oferta zawierająca w przedziale 36 ÷ 44 dni kalendarzowych deklarowanego „Terminu dostawy” – 5 punktów;

• oferta zawierająca 45 dni kalendarzowych deklarowanego „Terminu dostawy” – 0 punktów.

Maksymalny Termin realizacji wynosi 45 dni kalendarzowych licząc od dnia następnego po dniu zawarcia umowy wykonawczej.

W przypadku gdy Wykonawca zadeklaruje „Termin dostawy” dłuższy niż 45 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy wykonawczej oferta Wykonawcy będzie podlegała odrzuceniu.

W przypadku braku wypełnienia należy przyjąć, że Wykonawca zaoferował maksymalny „Termin dostawy” tj. 45 dni kalendarzowych

d) łączna ilość punktów ocenianej oferty (łączna punktacja):

W = C +G+D

1. Przedmiotowe środki dowodowe potwierdzające, że oferowane przedmioty zamówienia spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w dokumentach zamówienia, należy ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ DO UMOWY RAMOWEJ:

1) Oświadczenie Wykonawcy, że oferowane produkty są zgodne z Opisem przedmiotu zamówienia (OPZ) i spełniają wymagania postawione przez Zamawiającego w SWZ - stanowiący załącznik nr 4 do SWZ.

2) Tabela porównawcza oferowanego przez Wykonawcę sprzętu/ zaakceptowany Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) - potwierdzająca, że oferowane dostawy spełniają wymagania określone przez Zmawiającego. Wykonawca winien dokonać prawidłowego wyboru między „spełnia/ nie spełnia wymagania Zamawiającego” zaznaczając we wskazanym miejscu przy wymienionym sprzęcie stanowiący załącznik nr 3 do SWZ.

3) Oświadczenie Wykonawcy, że serwis oferowanego sprzętu będzie realizowany przez Autoryzowanego Partnera Serwisowego Producenta lub bezpośrednio przez Producenta stanowiące załącznik nr 5 do SWZ 2. Przedmiotowe środki dowodowe potwierdzające, że oferowane przedmioty zamówienia spełniają wymagania określone przez Zamawiającego w dokumentach zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ, należy ZŁOŻYĆ WRAZ Z OFERTĄ DO UMOWY WYKONAWCZEJ:

1) Karty katalogowe producenta, produktu opisanego w OPZ - pkt 1 w języku polskim.

2) Certyfikaty spełnienia norm: EN62040-2:2018, EN62040-1:2019, EN62040-3:2011.

3) Certyfikaty ISO9001 oraz ISO14001 dla producenta sprzętu.

4) Deklaracją zgodności CE.

5) Potwierdzenie spełnienia kryteriów środowiskowych, w tym zgodności z dyrektywą Ro HS (2011/65/EU) Unii Europejskiej o eliminacji substancji niebezpiecznych w produkcie.

3. Jeżeli wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, zamawiający wezwie wykonawcę do ich złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Zamawiający będzie zobowiązany w przedmiocie tego uzupełnienia wyłącznie do zażądania od wykonawcy:

a) złożenia przedmiotowego środka dowodowego, który nie został złożony,

b) uzupełnienia części złożonego dokumentu o brakującą (niezłożoną) część

Zamawiający dopuszcza zmiany umowy ramowej w następującym zakresie: Zmiana wynagrodzenia 1. Dopuszcza się zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, tj. cen jednostkowych określonych w Formularzu ofertowym Wykonawcy, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia.

2. Warunkiem dokonania zmian, o których mowa w ust.1 niniejszego paragrafu jest złożenie wniosku przez stronę inicjującą zmianę, zawierającego:

a) szczegółowy opis propozycji zmiany;

b) uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmiany;

c) obliczenie kosztów zmiany zgodnie z zasadami zawartymi w umowie, jeżeli zmiana będzie miała wpływ na wynagrodzenie Wykonawcy;

d) wykazanie, złożenie dowodów obrazujących wpływ zmiany lub zmian na koszty wykonania przedmiotu umowy przez Stronę, gdy taki wpływ istnieje.

3. Zamawiający zastrzega, że pierwsza waloryzacja cen jednostkowych brutto może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy.

4. Zmiana cen jednostkowych wyszczególnionych w Formularzu ofertowym Wykonawcy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszej umowy odbywać się będzie w oparciu o wskaźnik kwartalny cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, jeżeli wskaźnik za kwartał poprzedzający dzień złożenia wniosku przez Stronę, w stosunku do wskaźnika obowiązującego na dzień składania oferty przetargowej wyniesie, co najmniej 3 punkty procentowe (wzrost/spadek cen nastąpi, co najmniej o 3%).

5. Nowe wynagrodzenie, wyliczone zgodnie z zapisami ust. 2 niniejszego paragrafu, obowiązywać będzie od dnia zawarcia przez Strony aneksu w tym zakresie.

6. Druga waloryzacja cen jednostkowych brutto może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy licząc od dnia zawarcia aneksu, o którym mowa w ust. 5 niniejszego paragrafu.

7. Zmiana cen jednostkowych brutto wyszczególnionych w aneksie odbywać się będzie w oparciu o wskaźnik kwartalny cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłoszony w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, jeżeli wskaźnik za kwartał poprzedzający dzień złożenia wniosku przez Stronę, w stosunku do wskaźnika obowiązującego na dzień zawarcia aneksu wyniesie, co najmniej 3 punkty procentowe (wzrost/spadek cen nastąpi, co najmniej o 3%).

8. Kolejne waloryzacje cen jednostkowych mogą nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy licząc od dnia zawarcia ostatniego aneksu. Postanowienia ust. 7 i 8 stosuje się odpowiednio.

9. Sumaryczna wartość waloryzacji nie może przekroczyć 10% wartości ceny jednostkowej określonej w formularzu ofertowym przez cały okres obowiązywania niniejszej umowy. Zamawiający dopuszcza zmiany umowy wykonawczej w następującym zakresie zgodnie z § 8 zwartym w umowie wykonawczej:

1. Strony przewidują możliwość dokonywania zmian w treści umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w sytuacji, gdy:

a) wystąpiła konieczność dostarczenia innego sprzętu (bez podwyższenia ceny), niż dostępny w momencie składania przez Wykonawcę oferty, spowodowanej zakończeniem produkcji sprzętu lub wycofaniem go z produkcji lub obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, posiadającego parametry identyczne lub lepsze od zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie. Do wniosku o zmianę umowy na podstawie w/w przesłanki Wykonawca załącza dokumentację, z której ma wynikać, że zmieniony sprzęt posiada parametry identyczne lub lepsze od zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie;

b) nastąpiła zmiana przepisów prawa powszechnie obowiązującego, która ma wpływ na termin, sposób lub zakres realizacji przedmiotu umowy;

c) dokonano zmiany urzędowej wysokości stawki podatku VAT poprzez wprowadzenie nowej stawki VAT dla sprzętu, którego ta zmiana będzie dotyczyć i zmiany kwoty brutto, określonej w § 4 ust. 1, wynikającej ze zmiany stawki podatku;

d) powstała możliwość zastosowania nowszych i korzystniejszych dla Zamawiającego rozwiązań technologicznych lub technicznych, niż te istniejące w chwili zawarcia umowy, niepowodujących zmiany przedmiotu.