Dostawa terminali wideokonferencyjnych wraz z wyposażeniem

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513).

Zamawiający korzysta, w postępowaniu o udzielenie zamówienia, tylko z takich narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1557), z produktami powszechnie używanymi służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, i które nie ograniczają wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu. Zamawiający nie przewiduje sposobu komunikowania się z Wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych w SWZ.

1. Informacje ogólne

1) Stroną internetową prowadzonego postępowania jest Platforma e-Zamówienia: https://ezamowienia.gov.pl/

2) W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która dostępna jest pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl/

3) Korzystanie z Platformy e-Zamówienia jest bezpłatne.

4) Postępowanie można wyszukać ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”).

5) W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@lu.policja.gov.pl, (z wyjątkiem składania ofert, które należy składać w sposób określony w rozdziale XIII).

6) Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia (dostępny pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/pl/regulamin/#regulamin-serwisu).

7) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (32) 77 88 999 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

8) Za datę przekazania oferty, wniosków, zawiadomień, dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń oraz innych informacji przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia.

9) Link do postępowania oraz identyfikator postępowania nadany przez Platformę e-Zamówienia zamieszczone są na stronie internetowej zamawiającego: https://lubelska.policja.gov.pl

10) Zamawiający zaleca aby załączniki i dokumenty składane przez Wykonawcę były przekazywane w szczególności w następujących formatach: .pdf, .odt, .doc, .docx, .xls, xlsx, .zip, .7zip.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informujemy, że:

- Administratorem pozyskiwanych danych osobowych jest Komendant Wojewódzki Policji w Lublinie, z siedzibą przy ul. Narutowicza 73, tel. 47 811 57 37;

- Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Lublinie: e-mail: iod.kwp@lu.policja.gov.pl;

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „Dostawa terminali wideokonferencyjnych ”, nr referencyjny 78/1.2.3/25/SZP/D;

- Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;

- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały okres obowiązywania umowy;

- Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

- W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

- Posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 RODO, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego w zakresie niezgodnym z ustawą.

• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

- Nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. Przedmiotem zamówienia jest doposażenie dwóch jednostek Policji KWP w Lublinie w terminale wideokonferencyjne wraz z serwisem gwarancyjnym na dostarczony sprzęt oraz przeszkolenie użytkowników w jednostkach, do których zostaną dostarczane i zainstalowane terminale, zgodnie z załączonymi do SWZ dokumentami: Opis przedmiotu zamówienia (OPZ) - załącznik nr 5 do SWZ i wzór umowy z załącznikami - załącznik nr 6 do SWZ.

2. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: dostawę, montaż, uruchomienie i konfigurację terminali wideokonferencyjnych wraz z wyposażeniem w następującym zestawie: sześć monitorów lub telewizorów, trzy terminale, trzy splittery 4 K, trzy stojaki na dwa monitory/telewizory wraz z wyposażeniem. Ww. asortyment zainstalowany będzie w dwóch jednostkach Zamawiającego, w ramach pierwszego wyposażenia nowo budowanego budynku koszarowego przy ul. Grenadierów w Lublinie. Ponadto Zamawiający wymaga przeszkolenia użytkowników końcowych w każdej jednostce, do której zostaną dostarczane i zainstalowane terminale oraz świadczenia usługi serwisu gwarancyjnego przez okres min. 36 miesięcy (zgodnie z załącznikami do SWZ).

3. Przedmiot zamówienia określony został w dokumentach zamówienia, w szczególności w Opisie przedmiotu zamówienia oraz we wzorze umowy, stanowiących załączniki do SWZ.

1. Przy wyborze ofert Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium:

a) cena oferty brutto (C) 60 % - odpowiada 60 pkt;

c) czas usunięcia awarii krytycznej terminali wideokonferencyjnych z wyposażeniem (A) 40% - odpowiada 40 pkt;

ad a) cena oferty brutto – 60%

Dla kryterium – cena oferty brutto, liczba punktów będzie obliczona wg wzoru:

C = (Cx / Cb) x 60 pkt gdzie:

C – liczba punktów, jaką dana oferta otrzyma za cenę oferty brutto;

Cx - cena brutto oferty najtańszej;

Cb - cena brutto ocenianej oferty.

ad b) czas usunięcia awarii krytycznej (…) - 40%

Obliczenie punktów w przedmiotowym kryterium Zamawiający dokonana w oparciu o poniższe zapisy:

- do 36 godzin – 40 pkt,

- do 48 godzin – 30 pkt,

- do 60 godzin – 20 pkt,

- do 72 godzin – 10 pkt,

- do 84 godzin – 5 pkt,

- do 96 godzin – 0 pkt. Wykonawca winien zaznaczyć (np. poprzez postawienie krzyżyka) jeden z wyżej podanych wariantów. W przypadku, gdy Wykonawca nie zaznaczy oferowanego czasu usunięcia awarii krytycznej przyjmuje się, że zaoferował on maksymalny czas usunięcia awarii krytycznej wskazany przez Zamawiającego, tj. do 96 godzin (otrzyma 0 pkt). Zamawiający uzna jednocześnie oświadczenie Wykonawcy złożone w pkt 4 załącznika nr 1 do SWZ – druk Oferta, że zaoferowany przedmiot zamówienia spełnia minimalne wymogi Zamawiającego. Oferta Wykonawcy, który zaproponuje czas usunięcia awarii dłuższy niż 96 godzin zostanie odrzucona. W przypadku, gdy Wykonawca zaproponuje czas usunięcia awarii krótszy niż 36 godzin, przyjmuje się, że zaoferował minimalny czas usunięcia awarii, tj. 36 godzin. Suma punktów za cenę oferty brutto (C) i czas usunięcia awarii krytycznej (A) będzie podstawą wyboru oferty najkorzystniejszej. Wszelkie obliczenia będą dokonywane zgodnie z zasadami arytmetyki z zaokrągleniem wyników do dwóch miejsc po przecinku.

2. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. Najkorzystniejsza oferta, to oferta przedstawiająca najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub oferta z najniższą ceną lub kosztem, tj. oferta, która uzyskała najwyższą liczbę punktów.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym Zamawiający nie określa szczegółowego wymogu dotyczącego ww. warunku.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów Zamawiający nie określa szczegółowego wymogu dotyczącego ww. warunku.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej Zamawiający nie określa szczegółowego wymogu dotyczącego ww. warunku.

4) zdolności technicznej lub zawodowej Zamawiający określa wymóg posiadania niezbędnego wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, doświadczenia osób skierowanych do realizacji zamówienia i uzna warunek za spełniony, jeżeli wykonawca: - wykaże się dysponowaniem co najmniej jedną osobą, posiadającą wiedzę i doświadczenie w zakresie konfigurowania i serwisowania oferowanych terminali wideokonferencyjnych oraz posiadającą przeszkolenie w ww. zakresie lub certyfikat bądź inny dokument wystawiony przez producenta/przedstawiciela producenta, potwierdzający kompetencje w zakresie konfiguracji i serwisowania oferowanych terminali wideokonferencyjnych. Wzór wykazu osób stanowi załącznik nr 3 do SWZ.

1. Oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

2. Oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy . Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SWZ.

3. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

1. Oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

2. Wykaz osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności:

- co najmniej jedna osoba, posiadającą wiedzę i doświadczenie w zakresie konfigurowania i serwisowania oferowanych terminali wideokonferencyjnych oraz posiadająca przeszkolenie w ww. zakresie lub certyfikat bądź inny dokument wystawiony przez producenta /przedstawiciela producenta, potwierdzający kompetencje w zakresie konfiguracji i serwisowania oferowanych terminali wideokonferencyjnych, wraz z informacjami na temat jej/ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nią/nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Oświadczenie wykonawcy stanowi załącznik nr 3 do SWZ.

Dokumenty stanowiące ofertę:

1) Druk „Oferta” - załącznik nr 1 do SWZ. Druk „Oferta” jest dokumentem, który nie będzie podlegał uzupełnieniu. Jeżeli wykonawca nie złoży druku Oferta, jego oferta będzie podlegała odrzuceniu.

2) Oświadczenie składane na podstawie art. 125 ust. 1 ustawy Pzp o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, zgodnie z zasadami określonymi w rozdziale VI i VII SWZ. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ.

3) Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy).

4) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, w sytuacji jeżeli Wykonawca polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

2. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty. Pełnomocnictwo do złożenia oferty winno być złożone w oryginale w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Dopuszcza się także złożenie elektronicznej kopii (skanu) pełnomocnictwa sporządzonego uprzednio w formie pisemnej, w formie elektronicznego poświadczenia sporządzonego stosownie do art. 97 §2 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie, które to poświadczenie notariusz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Elektroniczna kopia pełnomocnictwa nie może być uwierzytelniona przez upełnomocnionego.

3. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w art. 112 ust. 2 pkt 2 jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje roboty budowlane, dostawy lub usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

4. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

5. W przypadku, o którym mowa w pkt 3 i 4, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają odpowiednio do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

6. Jeżeli została wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

-Projektowane postanowienia umowy stanowi załącznik do SWZ – wzór umowy. -We wzorze umowy Zamawiający przewidział wszystkie istotne dla stron postanowienia oraz przyszłe zobowiązania wykonawcy i Zamawiającego. -Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie uregulowanym w art. 455 ustawy w przypadkach określonych w szczególności w § 9 wzoru umowy, w szczególności:

1. Strony są uprawnione do wprowadzenia do Umowy zmian nieistotnych, to jest innych, niż zmiany zdefiniowane w art. 454 Ustawy Pzp.

2. Stosownie do art. 455 ust. 1 pkt 1 Ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych poniżej: Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia:

1) w przypadku wprowadzenia przez producenta nowej wersji sprzętu wideokonferencyjnego/oprogramowania lub innych Produktów, Zamawiający dopuszcza zmianę wersji sprzętu wideokonferencyjnego/oprogramowania lub Produktu pod warunkiem, że nowa wersja spełnia wymagania określone w SWZ, jest korzystna dla Zamawiającego i nie powodują zmiany ceny;

2) w przypadku zakończenia wytwarzania sprzętu wideokonferencyjnego/oprogramowania lub innego Produktu objętego Umową lub wycofania ich z produkcji lub z obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający dopuszcza zmianę polegającą na dostarczeniu produktu zastępczego o parametrach spełniających wymagania określone w SWZ i nie powodującą zmiany ceny;

3) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy lub zmiany zakresu świadczeń Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa;

4) w przypadku ujawnienia się powszechnie występujących wad oferowanego oprogramowania/sprzętu lub innego Produktu Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie Przedmiotu umowy polegającą na zastąpieniu danego produktu produktem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w SWZ i umowie ramowej dla produktu zastępowanego, rekomendowanym przez producenta lub Wykonawcę w związku z ujawnieniem wad.

3. Strony postanawiają, że w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług – Wynagrodzenie przewidziane niniejszą Umową ulegnie zmianie odpowiedniej do zmiany wysokości podatku od towarów i usług (ulegnie korekcie o wysokość zmiany podatku VAT), przy czym powyższa zmiana będzie miała zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do części Wynagrodzenia objętego fakturami wystawionymi po dacie wejścia w życie zmiany przepisów prawa wprowadzających nowe stawki podatku od towarów i usług.

4. Zmiany, o których mowa powyżej wymagają zgody obu Stron i muszą być dokonywane w formie pisemnej pod rygorem nieważności w postaci aneksu.