Usługi towarzyszące szkoleniu wyjazdowemu na potrzeby Sądu Apelacyjnego w Warszawie

1) W niniejszym Postępowaniu komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy zakupowej - Systemu.

2) System jest dostępny pod adresem: https:// ezamowienia.gov.pl.

3) Pozostałe informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami zawiera SWZ.

1) Wykonawca zamierzający wziąć udział w Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

2) Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 Ustawy, podmiotowe środki dowodowe oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 Ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 Ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 1557 ze zm.).

3) Komunikacja w Postępowaniu odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce „Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

4) Możliwość korzystania w Postępowaniu z „Formularzy do komunikacji” w pełnym zakresie wymaga posiadania konta „Wykonawcy” na Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z „Formularzy do komunikacji” służących do zadawania pytań dotyczących treści dokumentów zamówienia wystarczające jest posiadanie tzw. konta uproszczonego na Platformie e-Zamówienia.

5) Wszystkie wysłane i odebrane w Postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości widoczne są po zalogowaniu w podglądzie Postępowania w zakładce „Komunikacja”.

6) W przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-Zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu (22) 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”.

7) W szczególnie uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację Wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia, Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: zamowienia@waw.sa.gov.pl (nie dotyczy składania ofert).

8) W sytuacji awarii lub błędów lub niedostępności Platformy zakupowej uniemożliwiających komunikację Wykonawcy z Zamawiającym poprzez Platformę zakupową, Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt Zamawiającemu za pomocą poczty elektronicznej na adres: zamowienia@waw.sa.gov.pl, pod rygorem utraty prawa powoływania się na konsekwencje awarii lub błędów lub niedostępności Platformy zakupowej w toku niniejszego Postępowania.

9) Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych, oświadczeń lub elektronicznych kopii dokumentów lub oświadczeń musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 poz. 2452) oraz w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415 ze zm.).

10) Pozostałe kwestie zostały uregulowane w Rozdziale I ust. 4 SWZ.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, Zamawiający informuje, że:

1) Administratorem danych osobowych jest Sąd Apelacyjny w Warszawie reprezentowany przez Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Warszawie z siedzibą przy pl. Krasińskich 2/4/6, 00-207 Warszawa;

2) Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym kontakt możliwy jest za pośrednictwem adresu do korespondencji Administratora lub za pośrednictwem poczty e-mail: iod@waw.sa.gov.pl;

3) Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzeniem niniejszego Postępowania;

4) Dane osobowe będą przetwarzane jedynie przez upoważnione osoby zaangażowane w proces udzielania i realizacji zamówienia publicznego;

5) Odbiorcami udostępnionych Danych osobowych mogą być:

a) podmioty zapewniające na rzecz Sądu obsługę techniczną i organizacyjną, takie jak np. dostawcy oprogramowania do zarządzania systemami, podmioty świadczące obsługę techniczną oprogramowania oraz kancelarie świadczące obsługę prawną Sądu;

b) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja Postępowania w oparciu o art. 74 Ustawy,

c) podmioty upoważnione do tego z mocy prawa;

6) Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami dot. archiwizacji;

7) Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach Ustawy, związanym z udziałem w Postępowaniu: konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Ustawy;

8) W odniesieniu do podanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

9) Udostępniającemu dane przysługuje:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych go dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku udostępniający Dane może zostać zobowiązany do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty Postępowania lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania udostępnionych danych osobowych z zastrzeżeniem, iż skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku Postępowania ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z Ustawą oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w przypadku uznania, że przetwarzanie udostępnionych danych osobowych narusza przepisy RODO;

10) udostępniającemu dane nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania udostępnionych danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1) Przedmiot zamówienia stanowią usługi towarzyszące szkoleniu wyjazdowemu, organizowanemu w dniach 03-05 grudnia 2025 r., na potrzeby Sądu Apelacyjnego w Warszawie.

2) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do SWZ.

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

O udzielenie zamówienia ubiegać się mogą Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie,

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie,

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie wyznacza warunku w tym zakresie,

4) zdolności technicznej lub zawodowej, tj. Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, należycie wykonał lub wykonuje: - co najmniej 2 (dwie) umowy (zamówienia), w ramach których świadczył lub aktualnie świadczy usługi towarzyszące szkoleniom (obejmujące zapewnienie noclegu, wyżywienia oraz sali konferencyjnej) o wartości co najmniej 100.000,00 zł brutto każda. W przypadku, gdy wartość wykazywanych umów (zamówień) jest określona w innej walucie niż złoty polski, Zamawiający dokona przeliczenia tej wartości na złoty polski na podstawie średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego w tabeli A kursów średnich NBP z dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu do publikacji.

1. W celu potwierdzenia spełniania opisanych warunków udziału w Postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z Postępowania, Wykonawca zobowiązany jest do złożenia wraz z ofertą aktualnego na dzień składania ofert oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w

Postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z Postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 3 do SWZ. Informacje zawarte w przedmiotowym oświadczeniu, stanowią wstępne potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w Postępowaniu.

2. Zamawiający przed wyborem, najkorzystniejszej oferty, działając na podstawie art. 274 ust. 1 Ustawy, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni:

a) aktualnego na dzień złożenia oświadczenia Wykonawcy o aktualność informacji wraz z oświadczeniem Wykonawcy zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 Ustawy o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz. 1616), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową albo oświadczenie o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej - wzór oświadczenia stanowi Załącznik Nr 6 do SWZ.

b) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Ustawy, sporządzonej nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji; z zastrzeżeniem zapisów Rozdziału IV ust. 3 pkt 3.9 SWZ.

Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług w okresie ostatnich 3 lat liczonych wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, przynajmniej 2 (dwóch) usług odpowiadających wymaganiom określonym w Rozdziale IV ust. 1 pkt 1.1 ppkt 4 SWZ z podaniem ich przedmiotu i wartości, dat wykonania, podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 7 do SWZ.

Dowodami w powyższym zakresie są:

a) referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane;

b) oświadczenie Wykonawcy – jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, o których mowa w lit. a.

W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy.

1. Zamawiający wymaga wniesienia wadium na okres związania ofertą. Wadium utrzymuje nieprzerwanie do dnia upływu terminu związania ofertą, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 98 ust. 1 pkt 2 i 3 oraz ust. 2 Ustawy.

2. Wadium powinno być wniesione przed upływem terminu składania ofert. Oferta Wykonawcy, który nie wniesie wadium lub wniesie je w sposób nieprawidłowy, zostanie odrzucona.

3. Wadium ustala się w wysokości 2.500,00 zł (słownie: dwa tysiące pięćset złotych 00/100).

4. Wadium wnoszone w formie określonej w ust. 9 należy dołączyć do oferty.

5. Wadium może być wniesione w formach określonych w art. 97 ust. 7 Ustawy.

6. Wadium wnoszone w pieniądzu powinno być wpłacone przelewem na konto Zamawiającego: Sąd Apelacyjny w Warszawie, 00-207 Warszawa, pl. Krasińskich 2/4/6 na rachunek: 33 1130 1017 0021 1002 0890 0004 z oznaczeniem: „Wadium w Postępowaniu ZP. 261.32.2025”.

7. W przypadku wnoszenia wadium w pieniądzu środki powinny znaleźć się na rachunku bankowym Zamawiającego w terminie określonym dla wniesienia wadium. Za moment wniesienia wadium uznaje się moment uznania na rachunku Zamawiającego. Ze względu na ryzyko związane z czasem trwania okresu rozliczeń międzybankowych Zamawiający zaleca dokonanie przelewu ze stosownym wyprzedzeniem.

8. Wadium wnoszone w formie innej niż w pieniądzu musi w szczególności określać bezwarunkowy, nieodwołalny obowiązek zapłaty na pierwsze żądanie Zamawiającego w przypadkach określonych w art. 98 ust. 6 pkt 1-3 Ustawy oraz być ważne przez okres związania ofertą, określony w niniejszej SWZ. Wadium nie może mieć postanowień ograniczających obowiązek zapłaty wadium.

9. Wadium wniesione w formach określonych w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 Ustawy należy wnieść za pośrednictwem Platformy zakupowej w postaci elektronicznej – Zamawiający wymaga złożenia dokumentu wadium poprzez wczytanie na Platformie zakupowej oryginału dokumentu wadialnego w postaci elektronicznej, tj. np. opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób upoważnionych do jego wystawienia ze strony gwaranta/poręczyciela. Dokument wadium winien zostać przekazany Zamawiającemu w takiej formie, w jakiej został on ustanowiony przez gwaranta lub poręczyciela (w oryginale).

10. Wadium wniesione w formach określonych w art. 97 ust. 7 pkt 2-4 Ustawy, w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, musi obejmować swą treścią wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia lub z treści wadium musi wynikać, że zabezpiecza ofertę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum).

11. Dokument wadialny musi zawierać informację, iż stanowi zabezpieczenie wadium na rzecz Sądu Apelacyjnego w Warszawie, w postępowaniu nr ZP. 261.32.2025 na ,,Usługi towarzyszące szkoleniu wyjazdowemu na potrzeby Sądu Apelacyjnego w Warszawie”.

12. Wszelkie koszty związane z wniesieniem wadium ponosi Wykonawca.

1) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia Umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale IV ust. 3 pkt 3.1 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Oświadczenie to potwierdza na dzień składania ofert brak podstaw do wykluczenia oraz spełnienie warunków udziału w Postępowaniu, w zakresie, w którym każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w Postępowaniu.

3) Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z Postępowania, o których mowa w Rozdziale IV ust. 3 pkt 3.2 ppkt 1-2 SWZ, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

4) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, na podstawie art. 117 ust. 4 Ustawy, składają wraz z ofertą Oświadczenie, którego wzór stanowi Załącznik Nr 8 do SWZ.

1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do Umowy określonych w art. 445 Ustawy, w szczególności dopuszcza zmiany wskazane w projektowanych postanowieniach Umowy, w szczególności w zakresie terminu realizacji zamówienia, stanowiących Załącznik Nr 5 do SWZ w przypadku przedłużenia się procedury.

2. Zmiana Umowy może być dokonana za porozumieniem Stron i wymaga formy pisemnego aneksu.

3. Postanowienia wymienione w ust. 1 stanowią katalog zmian, na które Zamawiający może wyrazić zgodę, lecz nie stanowią one zobowiązania Zamawiającego na ich wprowadzenie.