Realizacja usługi cateringowej dla 350 uczestników wydarzenia pn. Dzień Zdrowia” organizowanego dla pracowników MOPR w Gdańsku w ramach projektu FEPM. 05.05-IZ.00-0015/24 „Pomoc dla pomagających”.

Postępowanie o udzielenie zamówienia, prowadzone jest w języku polskim. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą, odbywa się drogą elektroniczną przy użyciu Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: http://ezamowienia.gov.pl oraz poczty elektronicznej. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu "Wykonawca" na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej; http://ezamowienia.gov.pl/regulamin oraz informacje zamieszczone w zakładce "Centrum Pomocy". Wykonawca przystępując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia oraz zobowiązuje się korzystając z platformy e-Zamówienia do przestrzegania jego postanowień. Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem "Formularzy do komunikacji" wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załącznik do jednego formularza). Za datę przekazania oferty, oświadczenia o którym mowa w art. 125 ust. 1 Pzp. podmiotowych środków dowodowych, przedmiotowych środków dowodowych oraz innych informacji, oświadczeń lub dokumentów przekazywanych w postępowaniu, przyjmuje się datę ich przekazania na Platformę e-Zamówienia. Możliwość korzystania w postępowaniu z "Formularzy do komunikacji" w pełnym zakresie, wymaga posiadania konta "Wykonawcy" na

Platformie e-Zamówienia oraz zalogowania się na Platformie e-Zamówienia. Do korzystania z "Formularzy do komunikacji" służących do zadawania pytań dotyczących treści SWZ oraz załączników do zamówienia, wystarczające jest posiadanie tzw. "konta uproszczonego" na Platformie e-Zamówienia. Wszystkie wysłane i odebrane w postępowaniu przez Wykonawcę wiadomości, widoczne są po zalogowaniu w podglądzie postępowania w zakładce "Komunikacja". Dokumenty elektroniczne, oświadczenia lub elektroniczne kopie dokumentów lub oświadczeń, składane są przez Wykonawcę za pośrednictwem Formularza do komunikacji jako załączniki. Sposób sporządzania dokumentów elektronicznych oświadczeń, musi być zgodny z wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30.12.2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postepowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U z 2020r. poz. 2452). UWAGA: pliki przesłane Zamawiającemu, powinny odpowiadać formatom określonym w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012r. w sprawie krajowych ram interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych: Dz. U. z 2017r. z późn. zm. Zamawiający zaleca używanie formatów plików: . PDF, . DOC, . COCX, . RTFF, . JPG, (. JPEG) do kompresji plików Zamawiający zaleca używanie formatów: . ZIP lub .7 Z. We wszelkiej korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem Zamawiający i Wykonawcy posługują się numerem sprawy SAMROP. II. 260.5.2025. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek z wyjaśnieniami treści SWZ, wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. W przypadku gdy wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynie po upływie terminu o którym mowa powyżej,

Zamawiający nie ma obowiązku udzielania wyjaśnień SWZ oraz obowiązku przedłużania terminu składania ofert.

Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi cateringowej dla 350 uczestników wydarzenia pn. „Dzień Zdrowia”, organizowanego dla pracowników Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Gdańsku w ramach projektu FEPM. 05.05-IZ.00-0015/24 „Pomoc dla pomagających”. Wydarzenie odbędzie się w dniu 07 listopada 2025 r. w godzinach 09:00–15:00 w Centrum Dolna Brama 8 w Gdańsku.

1. Oferta nie obejmuje obiadu – wymagane są wyłącznie przekąski, lekkie posiłki oraz napoje. Wykonawca zapewni catering w formie bufetu samoobsługowego (stół szwedzki), dostępny przez cały czas trwania wydarzenia.

2. Zakres usługi cateringowej: Wykonawca zobowiązany jest zapewnić:

1) Napoje:

a) kawa z ekspresu ciśnieniowego (automatyczny ekspres ciśnieniowy przeznaczony do samoobsługowego przygotowania kawy, umożliwiający wybór różnych rodzajów kaw; czarna, biała),

b) herbata w saszetkach (co najmniej 3 rodzaje: czarna, zielona, owocowa), serwowane w formie bufetu,

c) bufet kawowy/herbaciany musi być uzupełniany na bieżąco, tak aby napoje były dostępne przez cały czas trwania wydarzenia, bez ograniczeń ilościowych dla uczestników.

d) dodatki do napojów gorących, takie jam: mleko do kawy min. 2%, mleko bez laktozy min. 2%, mleko roślinne, cukier, cytryna świeża (pokrojona w plastry),

e) woda mineralna niegazowana serwowana w dzbankach z dodatkiem cytryny i mięty oraz woda mineralna gazowana i niegazowana butelkowana - łącznie 500ml/osobę,

f) trzy rodzaje soków 100% naturalnych (2 rodzaje owocowych i 1 warzywny) serwowane w szklanych dzbankach – 300ml/os.

2) Przekąski i lekkie posiłki:

a) dania Finger food wytrawne:  co najmniej 5 rodzajów, serwowanych na zimno ( tym wege, mięsne) – porcja co najmniej 80g po 6szt/os. Łącznie 2100 szt. (przykładowe menu: mini kanapki bankietowe, mini burgery z kotlecikiem drobiowym, warzywnym, roladki szpinakowe z łososiem i serkiem śmietankowym, koperty z brokułem i fetą, mini wrapy wegetariańskie, mięsne drobiowe, mini roladki z szynki z pastą serową, sałatka porcjowana co najmniej 2 rodzaje, słupki warzywne z hummusem i dipem itp.)

b) dania Finger food słodkie:  co najmniej 5 rodzajów – porcja co najmniej 50g po 6szt na osobę. Łącznie 2100 szt. (przykładowe menu: Mini deserki różne smaki np.: serek mascarpone z truskawką, tiramisu, mango-chia, mini mufinki z owocami/ czekoladowe, kulki energetyczne lub batoniki musli własnej produkcji, sałatka owocowa porcjowana, ciasta).

3) Diety specjalne:  wariant wegetariański,  opcje dla osób z nietolerancją glutenu i laktozy,  łączny udział dań specjalnych – max. 20% całości zamówienia,  oznaczenie potraw dla osób o specjalnych potrzebach żywieniowych (wegetariańskich, bezglutenowych, bez laktozy) w sposób czytelny i jednoznaczny.

3. Niezbędne wymagania:

1) na podstawie art. 95 ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający wymaga, aby przy realizacji usługi co najmniej jedna osoba wykonująca czynności związane z przygotowaniem posiłków tj.: przygotowanie produktów zgodnie z recepturami i standardami gastronomicznymi, przygotowanie potraw w odpowiednich porcjach, z zachowaniem wymagań dotyczących gramatury, dekorowanie i aranżacja potraw w sposób estetyczny, była zatrudniona przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;

2) Produkty wykorzystywane do realizacji zamówienia muszą być świeże, nieprzeterminowane, zgodne z obowiązującymi normami i przepisami prawa żywnościowego. Wykonawca przy realizacji zamówienia zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów w szczególności: ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz rozporządzenia (WE) Nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. U. UE. L. 2004.139.1 z późniejszymi zmianami) wraz z aktami wykonawczymi do nich.

3) Wykonawca zobowiązany jest do:

a) stosowania w ramach realizacji zamówienia opakowań, sztućców, talerzy, kubków, obrusów - wielokrotnego użytku lub wykonanych z materiałów biodegradowalnych (papier, tektura, bambus, skrobia kukurydziana). W celu potwierdzenia spełnienia wymogu dot. materiałów biodegradowalnych. Wykonawca na wezwanie Zamawiającego przedłoży kopie etykiet lub innych dokumentów producenta/dostawcy wskazujących, że dany produkt spełnia wymogi biodegradowalności. Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli zastosowanych materiałów podczas realizacji zamówienia. Wszystkie naczynia, sztućce i opakowania stosowane przez Wykonawcę:  są dopuszczone do kontaktu z żywnością (zgodnie z Rozporządzeniem (WE) nr 1935/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 27 października 2004 r.),  posiadają odpowiednie atesty i oznaczenia,  nie zawierają szkodliwych substancji migrujących do żywności.

b) zapewnienia biodegradowalnych serwetek jednorazowych w ilości odpowiedniej do liczby osób. W celu potwierdzenia biodegradowalności produktu stosuje się zapisy pkt. 3) lit. a);

c) przygotowania bufetu i jego estetycznego zaaranżowania oraz bieżącego uzupełniania posiłków i napojów podczas wydarzenia. Bufet powinien być przygotowany i serwowany zgodnie z zasadami higieny oraz bezpieczeństwa żywności. W trakcie trwania cateringu obsługa sprawnie i na bieżąco zbiera zużyte naczynia ze stołów, dbając o estetyczny wygląd stołów, uzupełniając brakujące naczynia oraz potrawy według ustaleń z Zamawiającym;

d) zapewnienia co najmniej 1 osoby do obsługi kelnerskiej, z zastrzeżeniem pkt XIX Kryteria oceny ofert w SWZ oraz stosownego ubioru kelnerów/kelnerek podczas świadczenia usługi.

e) stosowania przy realizacji zamówienia zasady równości szans i niedyskryminacji w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz projektowania z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników z uwzględnieniem spełnienia wymagań określonych w Standardach dostępności dla polityki spójności 2021-2027, stanowiących załącznik nr 2 do Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027;

f) zapewnienia i dostarczenia niezbędnych stołów oraz cateringu do miejsca wydarzenia tj. Centrum Dolna Brama 8 w Gdańsku;

g) kompleksowego posprzątania miejsca realizacji usług cateringowych po zakończeniu wydarzenia obejmującego: uprzątnięcie stołów, usunięcie i utylizację odpadów, usunięcia elementów dekoracyjnych, opakowań, sztućców, naczyń i sprzętu. Wykonawca odpowiada za właściwe i zgodne z przepisami gospodarowanie odpadami.

4. Pozostałe informacje:

1) Zamawiający nie zapewnia żadnych urządzeń i sprzętów do przechowywania żywności ( np. lodówka, chłodziarka itp.).

2) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za transport, logistykę, obsługę oraz porządek w zakresie świadczonej usługi. Potrawy powinny być odpowiednio zapakowane na czas przewozu tj. w pojemniki wielokrotnego użytku lub wykonane z materiałów biodegradowalnych, które zabezpieczą ich trwałość, świeżość oraz wygląd;

3) Oprawa cateringowa powinna być spójna z charakterem wydarzenia promującego zdrowy styl życia.

4) Zachowanie zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków i ich podawaniu.

5) Zagospodarowanie na własny koszt odpadów, w sposób zgodny z warunkami określonymi w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tj. Dz. U. z 2022r., poz. 699).

1) Przestrzegania w trakcie realizacji usług wchodzących w zakres przedmiotu umowy obowiązujących przepisów sanitarnych, w tym ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. (tj. Dz. U. z 2020., poz. 2021 ze zm.).

Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania. Wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych.

Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona do złożenia w wyznaczonym terminie , nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania wymienionych poniżej podmiotowych środków dowodowych, aktualnych na dzień ich złożenia. W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawcy z udziału w postępowaniu na podstawie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp.

Odpis lub informacja z KRS lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż na trzy miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów o których mowa wyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

1) Wprowadzenie zmian treści umowy wymaga sporządzenia pod rygorem nieważności pisemnego aneksu. Zmiany te nie mogą naruszać postanowień art. 455 ustawy Pzp.

2) Zamawiający na mocy art. 455 ust. 1 pkt 1 dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy, w zakresie:

a) zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy;

b) w przypadku urzędowej zmiany stawki VAT o kwoty wynikające ze zmian stawki podatku,

c) w zakresie sposobu i realizacji zamówienia w przypadku, gdy konieczność ich wprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,

d) nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 454 Prawa Zamówień Publicznych, zmiana danych związanych z obsługą administracyjno – organizacyjną Umowy (np.: zmiana numeru rachunku bankowego).