Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą, w szczególności składanie ofert oraz wszelkich oświadczeń, zawiadomień, wyjaśnień oraz przekazywanie innych informacji odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wyłącznie za pośrednictwem Platformy „e Zamawiający”.

2. Za datę przekazania oświadczeń, zawiadomień, wyjaśnień oraz innych informacji przyjmuje się datę ich wysłania za pośrednictwem Platformy „e Zamawiający”.

3. Zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do systemu Market Planet na subdomenie Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie https://wcpr.ezamawiajacy.pl lub https://oneplace.marketplanet.pl.

4. Wykonawca po wybraniu opcji „przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta.

5. Uwaga: Rejestracja Wykonawcy trwa maksymalnie do 2 dni roboczych. W związku z tym Zamawiający zaleca Wykonawcom uwzględnienie w procesie złożenia Oferty czasu niezbędnego na rejestrację. Proces rejestracji konta Wykonawcy został określony w Rozdziale X SWZ oraz w Regulaminie korzystania z Marketplanet One Place dostępnego na stronie https://oneplace.marketplanet.pl/regulamin

6. Korzystanie z Platformy „e Zamawiający” możliwe jest pod warunkiem spełnienia przez system teleinformatyczny Usługobiorcy następujących minimalnych wymagań technicznych:

a) zastosowania przeglądarki internetowej w wersji wspieranej przez producenta obsługującej TLS 1.2 z włączoną obsługą

Java Script;

b) strona internetowa jest optymalizowana do rozdzielczości 1024 x 768 lub wyższej.

7. Wymagania sprzętowo-aplikacyjne

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC, o następującej konfiguracji: pamięć min 2 GB Ram, jeden z systemów operacyjnych - Microsoft

Edge, Chrome, Firefox w wersji wspieranej przez producenta lub ich nowsze wersje;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

4) włączona obsługa Java Script;

5) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

8. Wielkość i dopuszczalne formaty przesyłanych danych zostały określone w Rozdziale X SWZ.

9. Informacja dotycząca kodowania i czasu odbioru danych

1) plik załączony i zapisany przez Wykonawcę na Platformie widoczny jest na Platformie jako zaszyfrowany – format kodowania

UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;

2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z odpowiednim źródłem czasu.

10. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą rozwiązania teleinformatycznego Market Planet tel. +48 (22) 25 72 223 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00) e-mail: oneplace@marketplanet.pl

11. Zasady podpisywania dokumentów elektronicznych

1) dokumenty opatrywane są kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym poza Platformą;

2) W przypadku podpisu kwalifikowanego:

a) dokumenty w formacie „pdf" zaleca się podpisywać formatem PAd ES i wybierać typ otoczony;

b) inne formaty plików (np. doc, docx, xls, xlsx..) należy podpisywać formatem XAd ES oraz zaleca się typ podpisu otoczony. W przypadku wybrania typu podpisu zewnętrzny, wymaga się załączenia dodatkowo oddzielnego pliku z podpisem. W takim przypadku Wykonawca będzie zobowiązany załączyć oprócz podpisanego dokumentu oddzielny plik z podpisem.

12. Wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej zostały szczegółowo określone w Rozdziale X SWZ.

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Warszawskie Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Lipińska 2, 01-833 Warszawa, tel. 22 5997120.

2. Jeśli ma Pani/Pan pytania dotyczące sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie, a także przysługujących Pani/Panu uprawnień, może się Pani/Pan skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w WCPR za pomocą adresu iod@wcpr.pl.

3. Pani/Pana dane osobowe niezbędne do udziału w postępowaniu będą przetwarzane w celu związanym z realizacją niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c, art. 6 ust. 1 lit. e oraz art. 10 RODO w związku z obowiązkiem prawnym ciążącym na Administratorze wynikającym z przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r.– Prawo zamówień publicznych (Pzp) oraz działanie przez administratora w interesie publicznym.

4. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 3 odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: organy administracji publicznej lub inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa lub wykonujące zadania w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, w tym usługi z zakresu informatycznego oraz w ramach przesyłanej korespondencji.

5. Ze względu na jawność postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą będą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 Pzp; ograniczenie dostępu do danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności, interesem publicznym lub informacja stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa.

6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego przekroczy 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas obowiązywania umowy, a następnie w celach archiwizacyjnych zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

W zakresie przewidzianym przepisami prawa przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia: prawo żądania dostępu do danych osobowych (Administrator może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego); sprostowania lub uzupełnienia danych (skorzystanie z tego prawa nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników); z ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (przy czym prawo to nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania w celu zapewnienia środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, a także nie może zostać zrealizowane do czasu zakończenia tego postępowania).

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r. poz. 1640, z późn. zm.) w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów a także usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, tj.: Warszawskiego Centrum Pomocy Rodzinie z siedzibą przy ul. Lipińskiej 2 w Warszawie, przez okres 01.12.2025 r. - 31.12.2028 r. (lub do chwili wyczerpania kwoty wynagrodzenia), z zastrzeżeniem, że obowiązek kontroli stanu wykorzystania tej kwoty należy do Zamawiającego.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 3 do SWZ – Opis przedmiotu zamówienia.

1. Zamawiający, poza możliwością zmiany Umowy w przypadkach określonych w art. 455 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych – przewiduje również możliwość dokonywania zmian postanowień Umowy także w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w poniższych okolicznościach:

a) zmiany numeru rachunku bankowego lub siedziby firmy. W sytuacji, w której Wykonawca będzie chciał zmienić numer rachunku bankowego lub zmiany siedziby Wykonawca zobowiązany jest każdorazowo do niezwłocznego dostarczenia Zamawiającemu zaktualizowanego numeru rachunku bankowego lub adresu siedziby firmy;

b) zmiany stanu prawnego lub faktycznego, które mają wpływ na treść zawartej Umowy;

c) w przypadku skorzystania przez Zamawiającego z art. 455 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zmieniony zostanie termin wykonania Przedmiotu umowy o okres niezbędny do zrealizowania (wykonania) prac (zadań) objętych zmianą.

2. Zamawiający dopuszcza ponadto możliwość dokonania zmiany w zakresie wynagrodzenia należnego Wykonawcy na zasadach określonych w § 3 Umowy.

3. Zamawiający dopuszcza również możliwość dokonania zmiany w zakresie wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmian cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją Umowy na zasadach określonych w § 3 Umowy.

4. Dopuszczalne są również zmiany Umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia, których łączna wartość jest niższa niż 10% wartości pierwotnej Umowy, a zmiany te nie powodują zmiany ogólnego charakteru Umowy.

5. Strona wnioskująca o zmianę postanowień Umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia okoliczności, o których mowa powyżej wraz z wyceną ewentualnych zmian w odniesieniu do wynagrodzenia Wykonawcy. Wniosek o zmianę postanowień Umowy powinien być złożony w formie pisemnej.

6. Zmiany Umowy następują w drodze pisemnego aneksu./Wszelkie zmiany i uzupełnienia postanowień Umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności, chyba że Umowa stanowi inaczej, z tym zastrzeżeniem, że gdy w Umowie jest mowa o formie pisemnej pod rygorem nieważności, może być ona zastąpiona formą elektroniczną.

7. W przypadku konieczności zmiany Umowy, która będzie dotyczyła jej przedmiotu albo terminu realizacji, Wykonawca przedstawi ofertę na realizację Umowy w zmienionym zakresie.