Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Somonino w roku 2026 i 2027

1.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Wójt Gminy Somonino, z siedzibą w Somoninie przy ul. Ceynowy 21, 83-314 Somonino, z którą można kontaktować się pisemnie na adres siedziby lub poprzez adres e-mail: ug@somonino.pl lub telefonicznie pod nr 58 684-11-21.

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@somonino.pl .

3)

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P. Z. P.

5)

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P. Z. P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy P. Z. P., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Somonino w roku 2026 i 2027.

2. Zamówienie ma być realizowane, zgodnie z obowiązującym w tym zakresie prawem, co określono i szczegółowo opisano w załączniku nr 5 do SWZ.

3. Wskazane w formularzu ofertowym wg Załącznika nr 1 do SWZ ilości, stanowią tylko i wyłącznie potencjalne zapotrzebowanie Zamawiającego. Podane w formularzu cenowym szacunkowe ilości przesyłek pocztowych sporządzone zostały w oparciu o analizę dotychczas prowadzonej korespondencji oraz prognozowanych potrzeb Zamawiającego i które należy przyjąć do obliczenia ceny oferty. Podane ilości służą jedynie orientacyjnemu określeniu wielkości przedmiotu zamówienia. Ilość przesyłek pocztowych może być mniejsza od ilości szacunkowej podanej w formularzu cenowym, przy czym Zamawiający jest w stanie zagwarantować minimum 60% szacowanych ilości przesyłek pocztowych, wskazanych w formularzu cenowym. W stosunku do niewykorzystanych – maksymalnie 40% ilości przesyłek pocztowych. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu niezrealizowania umowy w całości.

64112000-4 - Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 - Usługi pocztowe dotyczące paczek

60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

4. Zamawiający przewiduje zgodnie z art. 441 ust.1 Pzp możliwość wielokrotnego skorzystania z prawa opcji.

1) Zamawiającemu przysługuje prawo skorzystania z opcji, zgodnie z art. 441 ustawy Pzp.

2) Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji polegającego na zwiększeniu zakres zamówienia o maksymalnie 50% ilości każdej z poszczególnych pozycji wymienionych w załączniku nr 5 do SWZ.

3) Uprawnienie do skorzystania z prawa opcji będzie związane z bieżącymi potrzebami Zamawiającego dotyczącymi konieczności zabezpieczenia zwiększonych potrzeb Zamawiającego dotyczących przedmiotu zamówienia.

4) W celu uruchomienia opcji Zamawiający przekaże Wykonawcy, w formie pisemnej, oświadczenie, w którym wyrazi wolę skorzystania z prawa opcji oraz określi, w jakim zakresie korzysta z prawa opcji. Złożenie oświadczenia nastąpi nie później niż 7 dni przed terminem realizacji usługi objętej prawem opcji.

5) W zakresie zamówienia opcjonalnego, Wykonawca jest zobowiązany do rozpoczęcia świadczenia usługi na podstawie pisemnego oświadczenia Zamawiającego o skorzystaniu z prawa opcji.

6) Korzystanie z prawa opcji przez Zamawiającego może być dokonane jednorazowo lub w kilku częściach. W przypadku realizacji opcji w kilku częściach, Zamawiający będzie składał Wykonawcy kolejne oświadczenia nie później niż przed momentem wyczerpania maksymalnego zakresu wynikającego z prawa umowy i wykorzystywanego wcześniej prawa opcji.

7) Zamawiający zastrzega, że zamówienie objęte prawem opcji będzie realizowane na warunkach zamówienia podstawowego, zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy, SWZ oraz ofertą Wykonawcy.

8) W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktyczne ilości zrealizowanych usług. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację usługi objętej prawem opcji zostanie wyliczone na zasadach przewidzianych niniejszą umową oraz na podstawie cen jednostkowych wskazanych przez Wykonawcę w ofercie,

9) Prawo opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie ma obowiązku skorzystać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu.

10) Skorzystanie przez Zamawiającego z prawa opcji nie wymaga sporządzenia aneksu do umowy

1. Kryteria oceny ofert – cena oferty brutto.

2. Maksymalnie oferta może otrzymać 100 punktów. Oferta z najniższą ceną otrzyma 100 punktów. W pozostałych przypadkach liczba punktów będzie obliczana wg poniższego wzoru:

1) cena oferty brutto (C) - 100% max. 100 pkt cena najniższa brutto*

C = ------------------------------------------------ x 100 pkt cena oferty ocenianej brutto * spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu 3.

Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.

4.

Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.

5.

Przyznane punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

6.

Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.

7.

W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

8.

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale IX SWZ oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże że: a) posiadają uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366)

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

3. Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej – wymaga spełnienia warunku przez wszystkich Wykonawców.

4. Zamawiający może na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

1)

Oświadczenie Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2023 r. poz. 1689), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej – załącznik nr 3 do SWZ;

2) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ 3) oświadczenie z art. 125 ust 5 ustawy podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające niepodleganie wykluczeniu z postępowania i spełnianie warunków udziału w postępowaniu o treści zgodnej z załącznikiem nr 2 do SWZ;

1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SWZ 2) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów zgodnie z załącznikiem nr 6 do SWZ;

3) oświadczenie z art. 125 ust 5 ustawy podmiotu udostępniającego zasoby potwierdzające niepodleganie wykluczeniu z postępowania i spełnianie warunków udziału w postępowaniu o treści zgodnej z załącznikiem nr 2 do SWZ;

4) Zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 366) lub wydruk z rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej).

1) wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie z art. 117 ust 4 ustawy, z którego wynika, które dostawy wykonają poszczególni Wykonawcy o treści zgodnej z załącznikiem nr 7 do SWZ;

2) stosowne pełnomocnictwa lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania Wykonawcy w przypadku, gdy nie wynika ono bezpośrednio z dokumentów dołączonych do oferty;

3) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o realizację zamówienia dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania w postępowaniu lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego lub inne dokumenty potwierdzające umocowanie osoby reprezentującej Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia do ich reprezentowania.

W przypadku, gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienie, zgodnie z art. 58 w związku z art. 445 ust 1 ustawy PZP Zamawiający żąda aby:

1. W przypadku oferty składanej wspólnie przez Wykonawców oświadczenie z art. 125 ust 1 składa każdy z Wykonawców odrębnie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstawy wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

2. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ustanawiają Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Załączone pełnomocnictwo powinno zawierać: jednoznaczne określenie postępowania, do którego się odnosi i precyzować zakres umocowania; wymieniać wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia i zawierać podpisy każdego z nich;

3. Jeżeli w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia działa osoba, której umocowanie do ich reprezentowania nie wynika z dokumentów takich jak KRS lub odpis z właściwego rejestru, Zamawiający będzie wymagał od Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia przedstawienia pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie tej osoby do reprezentowania Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem lub osobą działającą w imieniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia;

4. W przypadku wyboru przez Zamawiającego oferty złożonej przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie, Wykonawcy zobowiązani będą do przedłożenia umowy regulującej współpracę Wykonawców w terminie nie krótszym niż 7 dni przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego;

5. Umowa, o której mowa w ust 6. niniejszego rozdziału winna zawierać w szczególności: oznaczenie stron, cel działania, czas trwania umowy, zasady współdziałania , w tym zakres prac powierzonych każdej ze stron oraz zasady dokonywania rozliczeń, w tym nazwę banku i numer rachunku, na który dokonywane będą płatności z tytułu realizacji zamówienia.

6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

3. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień zawartej umowy w zakresie:

1) cen świadczonych usług - gdy ceny zawarte w formularzu ofertowym, który będzie stanowić załącznik do Umowy ulegną zmniejszeniu w stosunku do cen usług pocztowych obowiązujących na rynku krajowym wskazanych w cenniku Wykonawcy;

2) aktualizacji danych Wykonawcy poprzez zmianę nazwy firmy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej Wykonawcy itp.;

3) wprowadzenia przez Wykonawcę korzystnych dla Zamawiającego zmian w cennikach usług, polegających na obniżeniu cen, wprowadzenia rabatów itp.;

4) wprowadzenia przez Wykonawcę nowych usług, będących usługami pocztowymi niewykraczającymi poza przedmiot zamówienia, korzystnych dla Zamawiającego i nieistniejących w dniu zawarcia Umowy (np. przesyłka ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w formie elektronicznej, spełniającym wymogi zawarte w przepisach Kpa);

5) zmiany godzin urzędowania placówek nadawczych Wykonawcy, o których mowa w załączniku do Umowy, z zachowaniem 6 godzinnego czasu pracy od poniedziałku do piątku;

6) zmiany placówki nadawczej Wykonawcy, o której mowa w formularzu ofertowym, ze względów organizacyjnych lub przyczyn losowych;

7) zmiany placówki pocztowej na inną, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, gdy nie będzie możliwości utrzymania placówki pocztowej w danej miejscowości, Wykonawca zgłosi pisemnie ten fakt Zamawiającemu, informując o terminie planowanego zamknięcia placówki. Zamawiający pozostanie w kontakcie z Wykonawcą w zakresie najbliższej placówki wyznaczonej do obsługi na czas pozyskania nowej placówki; w chwili pozyskania nowej placówki Zamawiający zostanie poinformowany przez Wykonawcę na piśmie;

8) zmiany numeru rachunku bankowego Wykonawcy;

9) zmiany zakresu świadczenia lub sposobu realizacji Umowy, w przypadku zmian przepisów prawa lub pojawienia się nowych interpretacji, wytycznych dotyczących przepisów związanych z realizacją Umowy, w tym dotyczących ochrony danych osobowych;

10) wszelkich zmian umowy, o ile konieczność ich wprowadzenia będzie wynikała ze zmian w obowiązujących przepisach prawa,

11) części zamówienia realizowanej przez Podwykonawcę, pod warunkiem, że zmiana wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,

12) Podwykonawców, pod warunkiem, że zmiana wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub Zamawiający stwierdzi, że wobec danego Podwykonawcy zachodzą podstawy wykluczenia.

13) zmian teleadresowych stron umowy, przy czym w razie zmian zapisanych wyłącznie w preambule umowy, nowe dane teleadresowe mogą być pisemnie notyfikowane przez stronę, której one dotyczą, w odrębnym oświadczeniu, pisemnie tylko poświadczonym przez drugą stronę,

14) wystąpienia konieczności wprowadzenia zmiany sposobu rozliczania umowy lub dokonywania płatności na rzecz Wykonawcy.

4. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu realizacji umowy, o którym mowa w § 2, w przypadku:

1) wystąpienia siły wyższej w rozumieniu Kodeksu cywilnego;

2) wystąpienia okoliczności, których strony umowy nie były w stanie przewidzieć, pomimo zachowania należytej staranności.

5. Strony przewidują zmianę wysokości wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych,

e) w okresie realizacji umowy, dopuszcza się możliwość dwukrotnej waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy Szczegóły w par. 9 w Załączniku nr 4 do SWZ - Wzór umowy