Świadczenie usług archiwizacyjnych dla Narodowego Centrum Nauki

1. Wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie SIDAS:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 1 Mb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć ram min. 3 GB RAM, procesor 1500 MHz lub lepszy, jeden z systemów operacyjnych: Linux Kernel 4.0, Windows 7 i Mac OS 10.12 – lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana przeglądarka internetowa w najnowszych wersjach, np.: Firefox, Chrome, Opera,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program do obsługi formatów .pdf np. Acrobat Reader,

f) dopuszczalne formaty przesłanych danych tj. plików o wielkości do 100 MB to: png, jpg, jpeg, gif, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp, odf, pdf, zip, rar, 7zip, txt, ath, xml, dwg, xades, tar, 7z, eml, msg,

g) czas serwera jest synchronizowany z czasem udostępnionym przez Główny Urząd Miar.

2. Wykonawca składa ofertę w postępowaniu wyłącznie za pośrednictwem Platformy SIDAS, która zapewnia zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniających możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie;

3. Wykonawca, który zamierza złożyć ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi założyć konto Wykonawcy na Platformie SIDAS. Rejestracji konta Wykonawcy można dokonać na stronie: https://app.sidaspzp.pl/rejestracja/wykonawca

Instrukcja zakładania konta na Platformie SIDAS oraz składania oferty i zasad komunikacji znajduje się w „Instrukcji użytkownika systemu PZP 1.3 – Wykonawca” dostępnej pod adresem: https://sidaspzp.pl/wp content/uploads/2020/07/Madkom_PZP_wykonawca_1.3.pdf

4. Oferta pod rygorem nieważności musi być sporządzona w formie elektronicznej (z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w ogólnie dostępnych formatach danych, w szczególności w formatach: .pdf, doc, .docx;

5. Oferta wraz z załącznikami musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę lub złożony wraz z ofertą sporządzony w języku innym niż polski musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski;

6. Oferta musi być opatrzona podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez Wykonawcę, tj. osobę (osoby) działającą w imieniu Wykonawcy, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze albo osobę (osoby) upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy na podstawie pełnomocnictwa lub innego dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania Wykonawcy

7. Tajemnica przedsiębiorstwa - w przypadku gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu przekazywane przez Wykonawcę przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku (odpowiednia nazwa pliku).

8. Podmiotowe środki dowodowe, oświadczenia, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, dokumenty, pełnomocnictwo określone w Rozdziale 10 SWZ sporządza się w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17.02.2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z uwzględnieniem rodzajów przekazywanych danych oraz przekazuje w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

9. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w Rozdziale 10 SWZ (nie dotyczy oferty), przekazywane w postępowaniu, sporządza się w postaci elektronicznej w formatach danych określonych w przepisach o których mowa w pkt 8, lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

1. Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę, spośród ofert złożonych w postępowaniu, które nie zostały odrzucone, na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w Rozdziale 19 SWZ. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą łączną liczbę punktów po zsumowaniu punktów uzyskanych w kryteriach K1 i K2 .

2. Wszystkie obliczenia punktów będą dokonywane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

3. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: kryterium K1 - Cena oferty brutto - waga 60%; K2 - Doświadczenie osób świadczących usługi archiwizacyjne - waga 40%.

4. Sposób przyznawania punktów został opisany w Rozdziale 19 SWZ.

5. Zamawiający dokona oceny ofert, przyznając punkty w ramach kryteriów, przyjmując zasadę, że 1 punkt = 1%.

6. Jeżeli nie będzie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiać taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający wybierze spośród tych ofert ofertę, która otrzymała najwyższą ocenę w kryterium o najwyższej wadze.

7. Jeżeli oferty otrzymały taką samą ocenę w kryterium o najwyższej wadze, Zamawiający wybierze ofertę z najniższą ceną.

8. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty w sposób, o którym mowa w pkt 6, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę.

1. W celu oceny zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy wykazania spełnienia następujących warunków udziału w postępowaniu:

1) w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;

2) w zakresie uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie;

3) w zakresie sytuacji finansowej i ekonomicznej: Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał przez cały okres realizacji zamówienia ważną i opłaconą polisę ubezpieczeniową potwierdzającą ubezpieczenie Wykonawcy od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę nie mniejszą niż 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych 00/100) na jedno i wszystkie zdarzenia.

4) w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający określa następujące, minimalne warunki w zakresie zdolności technicznej i zawodowej:

a) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje, co najmniej dwa zamówienia polegające na świadczeniu usług archiwizacji dokumentów kategorii A i B stanowiących państwowy zasób archiwalny*, przy czym w ramach każdego z nich zarchiwizował co najmniej 50 m.b. dokumentacji kategorii A oraz 25 m.b. dokumentacji kategorii B. Przez dwa zamówienia rozumie się usługi świadczone w ramach dwóch odrębnych umów. *Za państwowy zasób archiwalny uznaje się materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności podmiotów, o których mowa w art. 15 rozdziału III ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. 2020 poz. 164). Usługi muszą być wykonane zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz. U. 2019 poz. 246) oraz ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. 2020 poz. 164). W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych, które Wykonawca nadal wykonuje, wymagane jest, aby już zrealizowany zakres usługi (zamówienia) spełniał wymogi opisanego wyżej warunku.

b) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał, że do realizacji zamówienia będzie dysponował:  dwoma osobami, z których każda musi spełniać wymagania zawarte w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadane praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. 2005 Nr 68, poz. 596). Osoby te muszą osobiście uczestniczyć w wykonaniu zamówienia.

2. Oceniając zdolność techniczną lub zawodową, Zamawiający może, na każdym etapie postępowania, uznać, że Wykonawca nie posiada wymaganych zdolności, jeżeli posiadanie przez Wykonawcę sprzecznych interesów, w szczególności zaangażowanie zasobów technicznych lub zawodowych Wykonawcy w inne przedsięwzięcia gospodarcze Wykonawcy może mieć negatywny wpływ na realizację zamówienia.

3. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia Wykonawcy będzie dokonana w oparciu o złożone przez Wykonawcę oświadczenia i dokumenty (z zastrzeżeniem art. 128 ustawy Pzp).

4. Wykonawca może zostać wykluczony przez Zamawiającego na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

1. Składane na wezwanie Zamawiającego w trybie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp:

1) oświadczenie wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów

(Dz. U. z 2020 r. poz. 1076 i 1086), z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej; - wzór stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

2) odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp oraz w zakresie art.7 ust. 1 specustawy sankcyjnej, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

5. Podmioty zagraniczne:

1) jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że:

a) nie otwarto jego likwidacji, nie ogłoszono upadłości, jego aktywami nie zarządza likwidator lub sąd, nie zawarł układu z wierzycielami, jego działalność gospodarcza nie jest zawieszona ani nie znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

2) jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt.1, zastępuje się je odpowiednio w całości lub w części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, lub oświadczenie osoby, której dokument miał dotyczyć, złożone pod przysięgą, lub, jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania nie ma przepisów o oświadczeniu pod przysięgą, złożone przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem, organem samorządu zawodowego lub gospodarczego, właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania Wykonawcy;

3) dokumenty i oświadczenia o których mowa w niniejszym ustępie powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed ich złożeniem.

Składane wraz z ofertą:

1. zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Przykładowy wzór zobowiązania został zawarty w Załączniku nr 3 do SWZ;

(UWAGA: dotyczy sytuacji, w której Wykonawca powołuje się na zasoby podmiotu udostępniającego zasoby w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu). oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego będzie wynikało, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, w przypadku wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Wzór oświadczenia zawarty jest w Załączniku nr 6 do SWZ. (UWAGA: dotyczy sytuacji ,gdy Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia).

Składane na wezwanie Zamawiającego w trybie art. 274 ust. 1 ustawy Pzp: 1)wykaz osób skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wzór stanowi Załącznik nr 7 do SWZ.

Zmiana osoby wymienionej w Wykazie osób w trakcie realizacji umowy będzie dopuszczalna, pod warunkiem wyrażenia zgody przez Zamawiającego. Zaproponowana osoba zmieniająca musi spełniać co najmniej wymagania określone w SWZ i posiadać nie mniejsze doświadczenie, niż wskazane przez Wykonawcę w Wykazie osób dla osoby zmienianej, jeżeli takie doświadczenie było wymagane.

2) wykaz usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli Wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych, referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. W wykazie należy wskazać wyłącznie te usługi, które potwierdzają spełnienie warunku udziału w postępowaniu.

3) dokumenty potwierdzające, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez Zamawiającego

1. Oferta powinna zawierać:

1) formularz oferty sporządzony według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ; W przypadku sporządzenia oferty przez Wykonawcę na własnym formularzu, wymaga się, aby Wykonawca uwzględnił w nim wszystkie oświadczenia i elementy zawarte w Załączniku nr 2 do SWZ. Formularz oferty złożony przez Wykonawcę, będzie stanowił treść oferty, w związku z czym nie podlega on uzupełnieniu;

2) oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – sporządzone według wzoru stanowiącego Załącznik nr 4 do SWZ; jeżeli dotyczy: także oświadczenia innych Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz oświadczenie podmiotów udostępniających zasoby – jeżeli Wykonawca powołuje się na te zasoby 3) (jeżeli dotyczy) oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. Wzór oświadczenia zawarty jest w Załączniku nr 6 do SWZ;

4) (jeżeli dotyczy) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Przykładowy wzór zobowiązania został zawarty w Załączniku nr 3 do SWZ;

5) dokument potwierdzający umocowanie osoby podpisującej ofertę do działania w imieniu Wykonawcy – odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa w zdaniu pierwszym, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów formularzu oferty.

6) (jeżeli dotyczy) pełnomocnictwo, w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika –dotyczy to również przypadków składania oferty przez Wykonawców występujących wspólnie, czyli np. uczestników konsorcjum, wspólników spółki cywilnej. Pełnomocnictwo musi zawierać w swojej treści zakres umocowania oraz jednoznacznie określać czynności do których pełnomocnik jest upoważniony.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo należy dołączyć do oferty.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia nie muszą posiadać określonej formy prawnej w celu złożenia oferty.

4. Zamawiający nie określa dla Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wymagań związanych z realizacją zamówienia w inny sposób niż w odniesieniu do pojedynczych Wykonawców.

5. Zapisy w SWZ oraz załącznikach dotyczące Wykonawcy stosuje się odpowiednio do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

6. Zamawiający określa szczególny, obiektywnie uzasadniony, sposób spełniania przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunków udziału w postępowaniu:

1) warunek określony w Rozdziale 6 ust. 1 pkt 4 lit. a będzie uznany za spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wykaże posiadanie łącznego doświadczenia określonego w tym warunku (tj. Zamawiający nie dopuszcza możliwości sumowania doświadczenia Wykonawców) i wykona usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane;

2) warunek określony w Rozdziale 6 ust. 1 pkt 4 lit. b będzie uznany za spełniony, jeżeli jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia wykaże, że samodzielnie dysponuje wymaganym potencjałem osobowym, bądź wielu Wykonawców łącznie i wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

1. Wprowadzenie wszelkich zmian treści Umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem ich nieważności.

2. Zmiany Umowy mogą być wprowadzone zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp w następujących okolicznościach:

1) zwiększenie zakresu świadczonych Usług w przypadku rzeczywistej, większej ilości dokumentów przeznaczonych do zarchiwizowania;

2) zmiany wynagrodzenia Wykonawcy wynikającego w szczególności ze zmiany zakresu przedmiotowego Umowy, w tym zmiany, o której mowa w pkt. 1. Wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie odpowiedniej zmianie na podstawie cen jednostkowych wskazanych w ofercie Wykonawcy, proporcjonalnie do zmiany zakresu przedmiotu Umowy, z zastrzeżeniem, że wynagrodzenie nie może zostać podwyższone o więcej niż 10% pierwotnej wartości Umowy, o której mowa w § 9 ust. 2;

3) zmian związanych ze zmianami powszechnie obowiązujących przepisów prawa obowiązujących w dniu zawarcia Umowy;

4) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz.2207),

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 ze zm.);

5) zmiany rachunku bankowego, o którym mowa w § 10 ust. 9.

3. Każda ze Stron zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o zmianach danych drugiej Strony (w tym podwykonawców Wykonawcy) mających wpływ na realizację przedmiotu umowy, w szczególności zmianie adresu czy NIP. Dopuszczalne jest przesłanie informacji o ww. zmianach na adresy poczty elektronicznej wskazane w § 17 ust. 1 pkt 1) i 2). Zmiany takie nie stanowią zmiany Umowy i dla swojej skuteczności nie wymagają zawarcia aneksu do Umowy.