Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek na potrzeby Urzędu Miejskiego w Wejherowie w 2026 r. z opcją

1. Ogólne zasady korzystania z Platformy, z zastrzeżeniem ust. 2:

1) zgłoszenie do postępowania wymaga zalogowania Wykonawcy do Platformy na subdomenie https://wejherowo.ezamawiajacy.pl/servlet/HomeServlet, lub https://oneplace.marketplanet.pl;

2) Wykonawca po wybraniu opcji „Przystąp do postępowania” zostanie przekierowany do strony https://oneplace.marketplanet.pl, gdzie zostanie powiadomiony o możliwości zalogowania lub do założenia bezpłatnego konta. Wykonawca zakłada konto wykonując kroki procesu rejestracyjnego; podaje adres e-mail, ustanawia hasło, następnie powtarza hasło, wpisuje kod z obrazka, akceptuje regulamin, klika polecenie „zarejestruj się”;

3) rejestracja konta następuje poprzez:

a) kontakt z numerem telefonu podanym w potwierdzeniu lub

b) jeżeli użytkownik nie skontaktuje się telefonicznie konto zostanie aktywowane w ciągu maksymalnie 6 godzin roboczych;

4) po założeniu konta Wykonawca ma możliwość złożenia oferty w postępowaniu.

2. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

2) komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

4) zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

3. Zamawiający dopuszcza przesyłanie plików o wielkości do 2 GB.

4. Zalecenia Zamawiającego dotyczące:

1) kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

a) dla dokumentów w formacie .pdf zaleca się podpis formatem PAd ES (PDF Advanced Electronic Signature),

b) dla dokumentów w formacie innym niż .pdf zaleca się podpis formatem XAd ES (XML Advanced Electronic Signature);

2) podpisu zaufanego :

a) wielkość pliku nie może przekraczać 10 MB,

b) dla dokumentów w formacie .pdf zaleca się podpis formatem PAd ES; Podpisany plik ma rozszerzenie .pdf,

c) dla dokumentów w formacie innym niż .pdf zaleca się podpis formatem XAd ES. Podpisany plik ma rozszerzenie .xml;

3) podpisu osobistego :

a) w przypadku wykorzystania aplikacji e DO Atp (obsługuje tylko dokumenty w formacie .pdf) na telefonach z obsługą technologii NFC wielkość dokumentów nie może przekroczyć 5 MB,

b) dla dokumentów w formacie .pdf zaleca się podpis wewnętrzny otoczony;

c) dokumenty w formacie innym niż .pdf zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym;

4) Po podpisaniu plików a przed ich załączeniem na Platformę zaleca się dokonanie weryfikacji kompletności i poprawności wszystkich złożonych podpisów (w szczególności gdy dokument został podpisany przez kilku reprezentantów lub przy wykorzystaniu różnych podpisów). W przypadku korzystania z wariantu składania podpisów zewnętrznych konieczne jest załączenie na Platformę dwóch plików, tj. pliku podpisywanego i pliku zawierającego podpis.

5. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:

1) plik/pliki oferty załączony/e przez Wykonawcę na Platformie i zapisany/e, widoczny/e jest/są na Platformie jako zaszyfrowany/e – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku/ów dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;

2) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z Głównym Urzędem Miar, który udostępnia poprzez Internet usługę umożliwiającą synchronizację czasu w systemach komputerowych z czasem urzędowym obowiązującym w Polsce.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO Zamawiający informuje, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Miasta Wejherowa, pl. Jakuba Wejhera 8, 84-200 Wejherowo;

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@um.wejherowo.pl;

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji;

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp;

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy w sprawie zamówienia publicznego;

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, oraz zwrot do Zamawiającego przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe.

2. Opis przedmiotu zamówienia, warunki jego realizacji oraz obowiązki Wykonawcy zawierają:

1) Opis przedmiotu zamówienia, stanowiący Załącznik nr 6 do SWZ,

2) Projektowane postanowienia umowy, stanowiące Załącznik nr 5 do SWZ.

1. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:

1) wykonania zamówienia podstawowego, polegającego na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, oraz zwrot do Zamawiającego przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia w rozumieniu przepisów ustawy Prawo pocztowe, zgodnie z OPZ, zwanego dalej „Zamówieniem Podstawowym”;

2) wykonania zamówienia objętego opcją, polegającego na świadczeniu dodatkowych usług, o których mowa w pkt. 1 powyżej oraz w ust. 2 pkt 36 Załącznika nr 6 do SWZ (OPZ), o wartości usług nie przekraczającej 100.000,00 zł brutto, zgodnie z OPZ, zwanego dalej „Opcją” Zamawiający może nie skorzystać z Opcji lub skorzystać z Opcji w niepełnym zakresie, a Wykonawcy z tego tytułu nie będzie przysługiwało żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego. Termin wykonania Opcji jest równy terminowi wykonania Zamówienia Podstawowego. Zamawiający uprawniony będzie do złożenia oświadczenia o skorzystaniu z Opcji nie później niż do dnia 30.11.2026 r. Złożenie oświadczenia o skorzystaniu przez Zamawiającego z Opcji będzie równoznaczne z zobowiązaniem Wykonawcy do zrealizowania opcjonalnego zakresu zamówienia w zakresie i na warunkach określonych w PPU. Zamawiający przewiduje możliwość rozpoczęcia wykonania Opcji pod warunkiem zabezpieczenia środków finansowych w budżecie Zamawiającego, wystarczających na realizację Opcji.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:

a) dotyczące uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej: Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej oraz zagranicą, tzn. jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, w zakresie obrotu krajowego i zagranicznego. UWAGA 1! W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać co najmniej jeden z tych Wykonawców, który zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

b) dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej: Warunek zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie lub wykonuje należycie co najmniej dwa zamówienia, z których każde obejmowało usługę doręczenia co najmniej 20 000 przesyłek poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) w obrocie krajowym. UWAGA 2! Przez jedno zamówienie należy rozumieć świadczenie realizowane lub zrealizowane na podstawie jednej umowy. Zamawiający nie dopuszcza sumowania (łączenia) kilku zamówień i wykazywania ich jako jedno zamówienie, celem spełnienia warunku. Jeżeli zamówienie (umowa) jest wykonywane (niezakończone), to ilość przesyłek, o której mowa w warunku udziału w postępowaniu dotyczy wykonanej (zrealizowanej) usługi w wymienionym zakresie, a nie całego zamówienia (umowy). UWAGA 3! W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższy warunek musi spełniać w całości co najmniej jeden z tych Wykonawców. W przypadku polegania przez Wykonawcę na zdolnościach podmiotu udostępniającego zasoby, w myśl art. 118 ustawy Pzp, powyższy warunek musi spełniać w całości podmiot udostępniający zasoby.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być dołączone do oferty.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienia przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale X ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

4. Warunek dotyczący uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o którym mowa w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 2 lit. a SWZ, jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje usługi, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

5. W odniesieniu do warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

6. W przypadku o którym mowa w ust. 4 i 5, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ).

7. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia przez Wykonawców, spełnianie warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy wykazują zgodnie z UWAGĄ 1! lub UWAGĄ 3! w Rozdziale VIII ust. 1 pkt 2 SWZ.