Usługi konferencyjne, gastronomiczne i hotelowe dla 110 osób z rodzin zastępczych w tym 40 osób w ramach projektu „Daj Spokój i 70 osób z rodzin zastępczych i rodzinnych domów dziecka MOPR w Gdańsku

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między

Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy e-zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl. Postępowanie można wyszukać również ze strony głównej Platformy e-Zamówienia (przycisk „Przeglądaj postępowania/konkursy”). Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania

Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej: a. w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub b. jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści Formularza do komunikacji”). Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r.

poz. 1913 oraz z 2021 r. poz. 1655) wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”. Minimalne wymagania techniczne dotyczące sprzętu używanego w celu korzystania z usług Platformy e-Zamówienia oraz informacje dotyczące specyfikacji połączenia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia. W uzasadnionych przypadkach uniemożliwiających komunikację wykonawcy i Zamawiającego za pośrednictwem Platformy e-Zamówienia,

Zamawiający dopuszcza komunikację za pomocą poczty elektronicznej.

Zapewnienie noclegu w dniach 22 - 23 listopada 2025 r. dla 110 osób, w 18 pokojach jednoosobowych oraz w 46 pokojach dwuosobowych, wraz z wyżywieniem oraz wynajem sali szkoleniowej dla 110 osób z rodzin zastępczych – w tym 40 osób w ramach projektu „Daj Spokój – środowiskowe wsparcie pieczy zastępczej” i 70 osób z rodzin zastępczych i rodzinnych domów dziecka MOPR w Gdańsku. Realizacja usługi, będzie prowadzona przez Wykonawcę zgodnie z dobrymi praktykami oraz standardami zawartymi w dokumentach: Konwencja o Prawach Osób Niepełnosprawnych; Zasada równości szans i niedyskryminacji; Karta Praw Podstawowych; wytyczne dotyczące realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027. Działania realizowane w ramach projektu prowadzone są w taki sposób by zapobiec w projekcie wszelkim formom dyskryminacji, w tym ze względu na niepełnosprawność, płeć, rasę, kolor skóry, pochodzenie etniczne lub społeczne, cechy genetyczne, język, religię lub przekonania, poglądy polityczne lub wszelkie inne poglądy, przynależność do mniejszości narodowej, majątek, urodzenie, wiek lub orientację seksualną. Wykonawca składając ofertę, zobowiązuje się do realizacji usługi zgodnie z powyższymi zasadami zapobiegającymi wszelkim formom dyskryminacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia (przypadki losowe) liczby uczestników o max. 20 osób (bez prawa roszczeń ze strony Wykonawcy w tym zakresie) – co oznacza, że liczba uczestników wyniesie minimum 90 osób (w tym 40 osób w ramach projektu „Daj spokój – środowiskowe wsparcie pieczy zastępczej”), a ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego przed terminem realizacji usługi, zgodnie z kryterium oceny ofert. W zakresie zapewnienia usług hotelowych: Obiekt hotelowy powinien mieć standard kategorii co najmniej trzygwiazdkowej, w rozumieniu Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz. U. z 2017 r., poz. 2166) i być wpisanym do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich. Usługa noclegowa powinna zostać zapewniona w hotelu o standardzie trzygwiazdkowym bądź obiekcie spełniającym standardy minimum trzygwiazdkowego hotelu. Obiekt hotelowy powinien być położony na terenie województwa pomorskiego w miejscowości oddalonej minimum 30 km i maksymalnie 100 km od Gdańska (mierząc za pomocą popularnych portali internetowych z wykorzystaniem funkcji pomiaru odległości pomiędzy miejscowościami drogami publicznymi). Taksa klimatyczna powinna być ujęta w ofercie. Parking bezpłatny dla maksimum 50 samochodów. W związku z możliwym uczestnictwem osób z niepełnosprawnością, budynek w którym znajdują się sale nie może posiadać barier architektonicznych. W przypadku sal znajdujących się na wyższym poziomie niż parter, budynek powinien być wyposażony w windę umożliwiającą osobom z niepełnosprawnością korzystanie z budynku. W zakresie zapewnienia usług konferencyjnych:

1. Wykonawca zapewni dostęp do sali konferencyjnej, zdolnej pomieścić 110 osób, wyposażonej w odpowiednią liczbę krzeseł i stołów oraz multimedia (rzutnik, ekran, nagłośnienie - w tym minimum dwa sprawne mikrofony, flipchart, markery).

2. Wykonawca zapewni osobę do obsługi technicznej oraz akustycznej, dostępną w trakcie szkoleń oraz przynajmniej na jedną godzinę przed rozpoczęciem szkoleń.

3. Wykonawca zapewni odpowiednią infrastrukturę, umożliwiającą realizację programu szkolenia dla zgłoszonej liczby uczestników.

4. Rozpoczęcie spotkania, nastąpi w sali konferencyjnej: dzień pierwszy: o godzinie 10:00, 5. Zakończenie spotkania nastąpi w sali konferencyjnej: dzień pierwszy: o godzinie 18:00.

6. Wykonawca zapewni obsługę DJ-a, wraz z nagłośnieniem, w trakcie uroczystej kolacji, w godzinach 19:00-01:00.

7. Wykonawca zapewni osobom przebywającym na salach konferencyjnych bezpieczeństwo w zakresie w jakim wymagają tego przepisy BHP. W związku z możliwym uczestnictwem osób z niepełnosprawnością, budynek w którym znajdują się sale nie może posiadać barier architektonicznych. W przypadku sal znajdujących się na wyższym poziomie niż parter, budynek powinien być wyposażony w windę umożliwiającą osobom z niepełnosprawnością korzystanie z budynku. W zakresie zapewnienia usług gastronomicznych: Zapewnienie wyżywienia dla wszystkich zgłoszonych uczestników, dla 110 osób pierwszego dnia i 110 osób drugiego dnia, każdy posiłek w formie bufetu. Możliwość otrzymania posiłku wegeteriańskiego, bez glutenu, bez laktozy. Wykonawca powinien załączyć propozycje posiłków. DZIEŃ I:

1) obiad, na który ma się składać:

a) zupa (minimum w dwóch wersjach: wegetariańskiej i mięsnej), minimum 250 ml na osobę,

b) bufet w formie gorącej, w skład którego wchodzić będzie minimum:  2 x propozycja danie mięsne, co najmniej 200 gram na osobę,  1 x propozycja danie rybne, co najmniej 200 gram na osobę,  2 x propozycja danie wegetariańskie, co najmniej 200 gram na osobę,

c) dodatki do dań głównych, takie jak np.:  ziemniaki, frytki, kluski śląskie, itp., w ilości co najmniej 250 gram na osobę,  zestaw surówek, w ilości co najmniej 150 gram na osobę,  jarzyn, w ilości co najmniej 150 gram na osobę.

2) Kolacja uroczysta (I dnia), na którą składać się będzie minimum:

a) przystawki:  minimum 2 x mięsna,  minimum 2 x wegetariańska,  minimum 1 x rybna;

b) dodatki, takie jak:  pieczywo, minimum 2 rodzaje,  bufet sałatkowy, minimum 3 rodzaje;

c) bufet w formie gorącej, w skład którego wchodzić będzie minimum:  2 x propozycja danie mięsne, co najmniej 200 gram na osobę,  1 x propozycja danie rybne, co najmniej 200 gram na osobę,  2 x propozycja danie wegetariańskie, co najmniej 200 gram na osobę,

d) dodatki do dań, takie jak np.: ryż, ziemniaki, frytki, w ilości co najmniej 250 gram na osobę; warzywa, w ilości co najmniej 150 gram na osobę,

e) napoje takie jak:  kawa z ekspresu ciśnieniowego (automatyczny ekspres ciśnieniowy przeznaczony do samoobsługowego przygotowania kawy, umożliwiający wybór różnych rodzajów napojów),  herbata minimum 3 rodzaje,  soki owocowe minimum 2 rodzaje,  woda niegazowana z cytryną, woda gazowana;

3) Przerwa kawowa ciągła - kawa z ekspresu ciśnieniowego (automatyczny ekspres ciśnieniowy przeznaczony do samoobsługowego przygotowania kawy, umożliwiający wybór różnych rodzajów napojów), herbata minimum 3 rodzaje, soki owocowe minimum 2 rodzaje, woda niegazowana z cytryną, woda gazowana, ciasta domowe minimum 4 rodzaje, owoce filetowane minimum 3 rodzaje, minimum 2 rodzaje przekąsek słonych. DZIEŃ II:

4) śniadanie w formie bufetu, zawierające również propozycje wegetariańskie, bez glutenu, bez laktozy, zgodnie ze standardem hotelu. Ponadto Wykonawca zapewni:

1) Przygotowanie posiłków zgodnie z zasadami racjonalnego wyżywienia, urozmaiconych z pełnowartościowych, świeżych produktów z ważnymi terminami przydatności do spożycia. Produkty wykorzystywane do realizacji zamówienia muszą być świeże, nieprzeterminowane, zgodne z obowiązującymi normami i przepisami prawa żywnościowego. Wykonawca przy realizacji zamówienia zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących przepisów w szczególności: ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia oraz rozporządzenia (WE) Nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie higieny środków spożywczych (Dz. U. UE. L. 2004.139.1 z późniejszymi zmianami) wraz z aktami wykonawczymi do nich.

2) Skierowania do realizacji usług objętych przedmiotem umowy osób, które posiadają należyte przygotowanie do wykonywania tego typu czynności, posiadające stosowną wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie oraz wymagane przepisami prawa badania.

3) Zagospodarowanie na własny koszt odpadów, w sposób zgodny z warunkami określonymi w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1587).

4) Przestrzegania w trakcie realizacji usług wchodzących w zakres przedmiotu umowy obowiązujących przepisów sanitarnych, w tym ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 1448). Pozostałe prawa i obowiązki Wykonawcy i Zamawiającego:

1) Wykonawca w przesłanej ofercie powinien podzielić koszty na nocleg (z rozbiciem na pokoje 1-osobowe i 2-osobowe), wyżywienie, wynajem sali.

2) Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia.

3) Zamawiający i Wykonawca w umowie wskażą osoby do kontaktu, w zakresie realizacji zadania.

4) Wykonawca jest zobowiązany do zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.

5) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania formalno-prawne wobec podmiotów z nim współpracujących przy lub na rzecz realizacji niniejszego zamówienia.

6) Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego informowania Zamawiającego o zaistnieniu sytuacji zagrażających niedotrzymaniu terminu lub sposobu realizacji przedmiotu zamówienia. Wszystkie usługi świadczone w ramach zamówienia, muszą być realizowane w sposób zapewniający dostępność dla osób z niepełnosprawnościami oraz zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji. Realizacja zamówienia odbywać się będzie z poszanowaniem:  art. 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013;  art. 100 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2024 r. poz.1320, zm.: z 2025 r. poz. 620), który nakłada obowiązek uwzględniania w opisie przedmiotu zamówienia wymagań związanych z dostępnością dla osób z niepełnosprawnościami oraz projektowaniem z przeznaczeniem dla wszystkich użytkowników;  Wytycznych w zakresie realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021–2027 w tym Załącznika nr 2 – „Standardy dostępności dla polityki spójności 2021–2027”.

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

1) Przez cenę oferty brutto należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. 2023 r., poz. 168).

2) Wartość oferty brutto podana w formularzu ofertowym, obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją umowy, z uwzględnieniem podatku od towarów i usług VAT, innych opłat, podatków oraz kosztów ponoszonych przez Wykonawcę w związku z realizacją umowy.

3) Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego na podstawie przepisów o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek odprowadzić zgodnie z obowiązującymi przepisami.

4) Wykonawca, składając ofertę, zobowiązany jest do poinformowania zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując:

- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania,

- wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

5) Prawidłowe ustalenie stawki podatku VAT leży po stronie Wykonawcy. Należy przyjąć obowiązującą stawkę podatku VAT zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.).

6) Zamawiający nie dopuszcza przedstawiania ceny ryczałtowej w kilku wariantach, w zależności od zastosowanych rozwiązań. W przypadku przedstawiania ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona.

Opis kryteriów oceny ofert, wraz z podaniem wag tych kryteriów, i sposobu oceny ofert.

Kryterium wyboru oferty są:

1) Cena - znaczenie kryterium (60 %)

Oferta najtańsza spośród ofert nieodrzuconych otrzyma 60 punktów. Pozostałe proporcjonalnie mniej, według formuły:

(Cn/Cof.b. x 100) x 60 % = liczba punktów, gdzie:

Cn – najniższa cena spośród ofert nieodrzuconych,

Cof.b – cena oferty badanej nieodrzuconej, 100 – wskaźnik stały, 60 % – procentowe znaczenie kryterium ceny.

2) Możliwość bezkosztowej zmiany liczby uczestników do dnia szkolenia (20%)

Punkty za kryterium nr 2 - Warunki bezkosztowej zmiany liczby uczestników, zostaną obliczone w następujący sposób:

 rozliczenie na podstawie informacji e-mail od Zamawiającego o liczbie osób korzystających z usługi, przekazanej do hotelu na 3 dni przed szkoleniem - 20 pkt  rozliczenie na podstawie informacji e-mail od Zamawiającego o liczbie osób korzystających z usługi, przekazanej do hotelu na 4 – 5 dni przed szkoleniem - 10 pkt  rozliczenie na podstawie informacji e-mail od Zamawiającego o liczbie osób korzystających  z usługi, przekazanej do hotelu powyżej 5 dni przed szkoleniem - 0 pkt

3) Elastyczne godziny doby hotelowej dla uczestników szkolenia (20%)

Punkty za kryterium nr 3 - Elastyczne godziny doby hotelowej dla uczestników szkolenia, zostaną obliczone w następujący sposób:

 możliwość zakwaterowania uczestników w godz. 12:00-12:59 – 20 pkt  możliwość zakwaterowania uczestników w godz. 13:00-13:59 – 10 pkt  możliwość zakwaterowania uczestników od godz. 14:00 – 0 pkt

Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania.

a) Wykonawca do oferty dołącza oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania, w zakresie wskazanym przez Zamawiającego. Oświadczenie to potwierdza brak podstaw wykluczenia z postępowania przez Wykonawcę na dzień składania ofert. Oświadczenie tymczasowo zastępuje wymagane przez

Zamawiającego podmiotowe środki dowodowe. Wypełnione i podpisane przez Wykonawcę oświadczenie stanowi załącznik nr 3 do oferty.

b) W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie (załącznik nr 3 do oferty) składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia z postępowania.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w Rozdziale XVI ust. 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z Wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

4. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy.

1) Wprowadzenie zmian treści umowy wymaga sporządzenia pod rygorem nieważności pisemnego aneksu. Zmiany te nie mogą naruszać postanowień art. 455 ustawy Pzp.

2) Zamawiający na mocy art. 455 ust. 1 pkt 1 dopuszcza możliwość zmiany zawartej umowy, w zakresie:

a) zmian regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania umowy,

b) w przypadku urzędowej zmiany stawki VAT o kwoty wynikające ze zmian stawki podatku,

c) w zakresie sposobu i realizacji zamówienia w przypadku, gdy konieczność ich wprowadzenia wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy,

d) nie stanowi zmiany umowy w rozumieniu art. 454 Prawa Zamówień Publicznych, zmiana danych związanych z obsługą administracyjno – organizacyjną Umowy (np.: zmiana numeru rachunku bankowego).