Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miejskiego w Sędziszowie Małopolskim.

1. Komunikacja w postępowaniu w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie Pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej platformazakupowa.pl

2. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania Zamawiający zaleca, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje, przekazywane były za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

3. Zamawiający, zgodnie z § 11 ust. 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

3) zainstalowana dowolna, inna przeglądarka internetowa niż Internet Explorer

4) włączona obsługa Java Script,

5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

6) Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

4. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

1) akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący,

2) zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.

5. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje

6. Rozszerzenia plików wykorzystywanych przez Wykonawców powinny być zgodne z Załącznikiem nr 2 do “Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych”, zwanego dalej Rozporządzeniem KRI.

7. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .docx .xls .xlsx .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

8. W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z rozszerzeń:

1) .zip

2) .7 Z

3) .rar

9. Wśród rozszerzeń powszechnych a niewystępujących w Rozporządzeniu KRI występują: .gif. bmp .numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

10. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi maksymalnie 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi maksymalnie 5 MB.

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Sędziszów Małopolski, ul. Rynek 1, 39-120 Sędziszów Małopolski.

2) administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: kancelaria@adwokatcurzytek.pl

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego.

4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp

5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt obowiązującego u administratora,

6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8) posiada Pani/Pan:

a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

9) nie przysługuje Pani/Panu:

a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

10) przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miejskiego w Sędziszowie Małopolskim od 1 listopada 2025 r. do 31 grudnia 2026 r.

2. Przedmiot umowy obejmuje usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych, przesyłek kurierskich do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu na terenie kraju i poza jego granicami oraz dokonywania zwrotów przesyłek niedoręczonych po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia.

3. Przedmiot zamówienia, w szczególności ilość i rodzaj przesyłek objętych zamówieniem oraz sposób świadczenia usług pocztowych został opisany w następujących Załącznikach do SWZ:

1) Opis Przedmiotu Zamówienia – Załącznik nr 3,

2) Formularz OFERTA – Załącznik nr 1,

3) Formularz kalkulacyjny – Załącznik nr 1.1,

4) Projekt umowy – Załącznik nr 4

1) Zamawiający informuje, iż przy realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje możliwość zastosowania prawa opcji na podstawie art. 441 ust. 1 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. W związku z tym, przedmiot zamówienia w niniejszym postępowaniu podzielony został na zamówienie podstawowe (gwarantowane) oraz zamówienie objęte prawem opcji. Zakres zamówienia podstawowego przedstawiony został w Formularzu kalkulacyjnym stanowiącym Załącznik nr 1.1 do SWZ. Podane w nim ilości są wielkościami minimalnymi, które należy przyjąć do wyceny w Ofercie.

2) Prawo opcji polegać będzie na zwiększeniu zakresu zamówienia: a) o maksymalnie 15 000 szt. różnego rodzaju przesyłek listowych krajowych, które zostały wymienione w Załączniku nr 1.1 do SWZ b) o maksymalnie 50 szt. różnego rodzaju przesyłek listowych zagranicznych – strefy europejskiej, które zostały wymienione w Załączniku nr 1.1 do SWZ c) o maksymalnie 15 szt. różnego rodzaju przesyłek listowych zagranicznych – strefy pozaeuropejskiej, które zostały wymienione w Załączniku nr 1.1 do SWZ d) o maksymalnie 20 szt. różnego rodzaju paczek pocztowych krajowych (gabaryt A lub B), , które zostały wymienione w Załączniku nr 1.1 do SWZ e) o maksymalnie 10 szt. różnego rodzaju przesyłek, których Zamawiający nie wyszczególnił w Formularzu kalkulacyjnym, a tym samym Wykonawca nie wycenił w Ofercie. W przypadku ich zamówienia w ramach prawa opcji, Wykonawca wyceni je dodatkowo zgodnie z aktualnie obowiązującym cennikiem Wykonawcy publicznie dostępnym.

3) Zamawiający zastrzega, że będzie mógł korzystać z jednej lub więcej możliwości zwiększenia zakresu zamówienia wymienionych w punkcie 2), jednak wartość zwiększenia obliczona na podstawie cen jednostkowych każdego rodzaju przesyłek objętych zwiększeniem nie może przekroczyć 20% wartości umowy, wskazanej przez Wykonawcę w Formularzu OFERTA.

4) Ponadto w przypadku konieczności tj. wyczerpania przewidzianych w zamówieniu podstawowym ilości przesyłek danego rodzaju pozycji asortymentowej wskazanej w Formularzu kalkulacyjnym, Zamawiający może zwiększyć ilość sztuk w ramach danej pozycji jednocześnie zmniejszając ilość sztuk innych pozycji wyszczególnionych w Formularzu kalkulacyjnym, jednak zmiany te nie mogą wpłynąć na wzrost wynagrodzenia umownego brutto Wykonawcy, o którym mowa w § 5 ust. 1 Projektu umowy – Załącznik nr 4 do SWZ.

5) Prawo opcji jest jednostronnym uprawnieniem Zamawiającego, z którego może, ale nie ma obowiązku skorzystać w ramach realizacji przedmiotu zamówienia. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tego tytułu. Uruchomienie opcji przez Zamawiającego skutkuje po stronie Wykonawcy obowiązkiem jej wykonania.

6) W przypadku, gdy będzie to leżeć w interesie Zamawiającego i wynikać z jego bieżących potrzeb, Zamawiający zastrzega możliwość wielokrotnego korzystania z prawa opcji, po zrealizowaniu zakresu podstawowego zamówienia aż do wyczerpania maksymalnego zakresu wynikającego z prawa opcji.

7) Zamawiający zastrzega, że zamówienie wnikające z prawa opcji realizowane będzie na warunkach zamówienia podstawowego (zgodnie z SWZ, Ofertą Wykonawcy i Projektem umowy stanowiącej Załącznik nr 4 do SWZ). W przypadku skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji, wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wyliczone na podstawie cen jednostkowych wskazanych w Ofercie Wykonawcy.

8) W celu uruchomienia opcji pracownik Zamawiającego przekazuje Wykonawcy, w formie pisemnej, oświadczenie wyrażające wolę skorzystania z prawa opcji określające ilość i rodzaj przesyłek objętych prawem opcji, nie później niż 7 dni przed terminem realizacji usługi objętej prawem opcji.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale VIII SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca spełni warunek, jeżeli wykaże, że posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r., poz. 1640 ze zm.) lub posiada ważne uprawnienia wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów uprawniające do wykonywania w/w działalności.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej dotyczącej: Zamawiający nie określa warunku w powyższym zakresie.

Podmiotowe środki dowodowe składane przez Wykonawcę, na wezwanie Zamawiającego, w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu obejmują:

a) W zakresie kompetencji lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów.

Zamawiający wymaga następujących dokumentów w odniesieniu do tego warunku:

- Zaświadczenie o wpisie do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r., poz. 366) lub ważne zaświadczenie wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów uprawniające do wykonywania w/w działalności.

Oferta musi zawierać:

1) wypełniony formularz OFERTA – wzór stanowi Załącznik nr 1 do SWZ,

2) wypełniony Formularz kalkulacyjny i zapisany w formacie .xlsx lub .pdf – wzór stanowi Załącznik nr 1.1 do SWZ 3) oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – aktualne na dzień składania ofert oświadczenie Wykonawcy stanowiące wstępne potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw wykluczenia - wzór stanowi Załącznik nr 2.1 do SWZ, 4) zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby wraz z oświadczeniem o braku podstaw do wykluczenia oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby) - wzór stanowi Załącznik 2.2 do SWZ – dotyczy w przypadku polegania na zasobach innego podmiotu 5) oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia - wzór stanowi Załącznik 2.3 do SWZ – dotyczy w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie (konsorcjum firm lub spółka cywilna) 6) Pełnomocnictwo – składane w formie elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub osobistym, w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność przez notariusza lub mocodawcę a) w przypadku gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych - dokument pełnomocnictwa obejmuje swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy, b) w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (dotyczy również wspólników spółki cywilnej) - dokument pełnomocnictwa do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wraz z pełnomocnictwem należy przedłożyć dokument, z którego wynika uprawnienie osób udzielających pełnomocnictwa do reprezentowania danego podmiotu.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. Wszelka korespondencja będzie prowadzona wyłącznie z pełnomocnikiem.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty Załącznik nr 2.3 - Oświadczenie Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, z którego wynika, które roboty budowlane/dostawy/usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

4. Wykonawcy ubiegający się wspólnie o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia określoną w art. 366 Kodeksu Cywilnego.

5. W formularzu OFERTA należy zaznaczyć, że oferta jest składana wspólnie oraz wpisać dane dotyczące wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmiany zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru w przypadku:

1) zmiany ceny jednostkowych przesyłek i usług wprowadzonych w trybie ustawy Prawo pocztowe po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej. W takim przypadku może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do zmienionego cennika bez możliwości zmiany maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy. W przypadku zmiany cen za usługi, Wykonawca jest zobowiązany udostępnić niezwłocznie Zamawiającemu aktualny cennik;

2) zmiany ceny w przypadku zmiany urzędowej stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego a także innych podstaw prawnych regulujących świadczenie usług będących przedmiotem zamówienia;

3) zmiany obowiązujących przepisów prawa, w szczególności gdy część przedmiotu Umowy zostanie zastrzeżona dla Wykonawcy wyznaczonego przepisem prawa. W takim przypadku, Strony dopuszczają zmianę zakresu ilościowo - przedmiotowego Umowy poprzez wyłączenie z zakresu Umowy części przesyłek pocztowych na podstawie stosownego aneksu dotyczącego zmiany zakresu, ilości i wartości przedmiotu zamówienia, nie przekraczającego 20% wartości umowy. Wykonawcy nie będzie przysługiwało w takim przypadku jakiekolwiek roszczenie wobec Zamawiającego.

4) wdrożenia e-Doręczeń. W takim przypadku Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia ilości przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, w takim zakresie jaki będzie wynikał z wdrożenia nowego sposobu świadczenia usług za pomocą e-Doręczeń. Zmniejszenie ilości przesyłek objętych przedmiotem zamówienia nie będzie skutkować dochodzeniem roszczeń przez Wykonawcę.

2. Ponadto Zamawiający dopuszcza zmiany w umowie:

1) gdy Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych (upustowych) oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. W takim przypadku może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do programów rabatowych bez możliwości zmiany maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy;

2) dotyczące obowiązków Zamawiającego, obowiązków Wykonawcy, zasad rozliczeń i dokonywania płatności.

3. Zmiany dokonywane są w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, po zaakceptowaniu przez obie Strony umowy przez osoby upoważnione do reprezentacji stron.