Realizacja Programu Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej w 2025 roku na terenie Gminy Kleszczów w zakresie zadań własnych z podziałem na pięć części

Wymagania tech. i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej, a także szczegółowy opis sposobu komunikacji, składania ofert, oświadczeń i dokumentów elektronicznych(formy dokumentów)określono w pkt 18 SWZ dostępnej pod adresem https://e-zp.kleszczow.pl/procurements, numer/znak sprawy: IGZP. 271.16.2025. Zamawiający wskazuje w szczególności:

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Systemu E-Zamówienia Publiczne (dalej jako: e-ZP/System e-ZP, lub

System) https://e-zp.kleszczow.pl/procurements lub poczty elektronicznej, adres email: zamowienia-publiczne@kleszczow.pl;

3. Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto w Systemie e ZP;

4. W Systemie e-ZP znajduje się także instrukcja dla Wykonawcy (Instrukcja obsługi Systemu FINN e-Zamówienia Publiczne) oraz filmy instruktażowe - prezentujące podstawowe czynności dokonywane przez Wykonawców za pomocą Systemu (rejestracja, zadawanie pytań, złożenie oferty, wycofanie oferty). Instrukcja dostępna jest pod adresem: https://pomoc.e-zp.finn.pl/ 5. Złożenie oferty poprzez System e-ZP wymaga posiadania przez Wykonawcę kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu osobistego lub podpisu zaufanego.

6. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych Systemu E-ZP: a. Format kodowania treści w obrębie Systemu - UTF8, b. Komunikacja pomiędzy przeglądarką Wykonawcy, a serwerem jest wykonywana przy użyciu bezpiecznego protokołu HTTPS, c.

Oznaczeniem czasu odbioru danych przez System jest data oraz dokładny czas (hh: mm: ss) - czas lokalny serwera synchronizowany odpowiednim źródłem czasu.

7. Wymagania techniczne związane z korzystaniem z Systemu (tj. informacje dotyczące specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu przekazania danych): a. stały dostęp do sieci Internet i minimalna prędkość połączenia internetowego nie mniejsza niż 512 kb/s; b. zaktualizowana przeglądarka internetowa Chrome w wersji 77 i późniejsze lub Mozilla Firefox w wersji 63 i późniejsze; c. system operacyjny Microsoft Windows 7 i późniejsze lub Apple mac OS 10.14 i późniejsze, dystrybucje systemu Linux. d. korzystanie z wbudowanej w System e-ZP funkcjonalności składania podpisu elektronicznego (kwalifikowany podpis elektroniczny, osobisty i zaufany) możliwe jest pod warunkiem, że system teleinformatyczny, z którego korzysta Wykonawca, wyposażony jest w jeden z poniższych komponentów: - wirtualna maszyna Java firmy Oracle w wersji co najmniej 1.8.0_221 (Java SE JRE 8 Update221) z obsługą technologii Java Web Start (Java WS) lub - wirtualna maszyna Open JDK w wersji co najmniej 1.8.0_222 z zainstalowanym rozszerzeniem Iced Tea Web Start.

8. Powyższe wymagania nie ograniczają możliwości korzystania przez Wykonawcę z zewnętrznego oprogramowania do składania podpisu elektronicznego, a. kwalifikowany podpis elektroniczny (dopuszczalne formaty podpisów: Pa DES - format.pdf, Xa DES - pozostałe formaty); b. podpis zaufany; c. certyfikat osobisty; d.

dopuszczalne formaty danych, w szczególności:

txt,.pdf,.xls,.doc,.docx,.rtf, .odt,.zip,.xml,.rar (zalecany.pdf); e. Maksymalny rozmiar przesyłanych plików złożenia, wycofania: oferty w trybie podstawowym oraz innych wiadomości-wynosi 150 MB; f. w zakresie dotyczącym kodowania i czasu odbioru danych

Zamawiający informuje, że złożona przez Wykonawcę za pomocą Systemu e-ZP oferta jest widoczna w systemie, jako zaszyfrowana, a możliwość jej odszyfrowania i otworzenia przez Zamawiającego możliwa jest po upływie terminu składania ofert.

Szerszy zakres inf. o wymaganiach tech. i org. dot. korespondencji elektronicznej - pkt 18 SWZ.

INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH:

a)Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Kleszczów, mająca swoją siedzibę w Urzędzie Gminy w Kleszczowie, przy ul. Głównej 47, 97-410 Kleszczów.

b) Wyznaczyliśmy Inspektora ochrony danych, od którego można uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych.

Kontakt do Inspektora: e-mail: iod@kleszczow.pl, adres: Inspektor ochrony danych, ul. Główna 47, 97-410 Kleszczów.

c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego IGZP. 271.16.2025 prowadzonym w trybie podstawowym określonym w art. 275 pkt 1 ustawy Pzp.

d) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp” oraz ustawy z dnia 6 września 2001 roku – o dostępie do informacji publicznej.

e) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przetwarzania obejmuje cały czas trwania umowy. Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dokumentacja zamówień publicznych posiada kategorię archiwalną B5 (okres przechowywania 5 lat) natomiast umowa zawarta w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych posiada kategorię archiwalną B10 (okres przechowywania 10 lat).

f) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

g) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.

h) Posiada Pani/Pan:

− prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Do oferty wykonawca dołącza:

1) aktualne na dzień składania ofert oświadczenie/oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu w postępowaniu;

2) uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa, jeżeli wykonawca zastrzegł w ofercie informacje jako tajemnicę przedsiębiorstwa;

3) pełnomocnictwo, jeżeli dotyczy;

4) dowody równoważności, o których mowa w pkt 5 SWZ, w związku z pkt 5.11.-5.13. SWZ, jeżeli dotyczą.

WYKONAWCY WSPÓLNIE UBIEGAJĄCY SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA (W TYM SPÓŁKI CYWILNE)

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

2. W przypadku, o którym mowa w pkt 1., wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

3. Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy/ów regulującej/ych współpracę tych wykonawców.

4. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez poszczególnych wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia kluczowych zadań dotyczących prac związanych z rozmieszczeniem i instalacją, w ramach zamówienia na dostawy.

Zmiany w umowie 1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w umowie w następujących przypadkach:

1) termin wykonania umowy może ulec przesunięciu w przypadku zaistnienia okoliczności lub zdarzeń uniemożliwiających realizację Umowy w wyznaczonym terminie, o ile ich powstanie nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Wykonawcy. Zmianie może ulec termin realizacji Umowy o okres trwania zdarzenia lub okoliczności, o których mowa powyżej, a które uniemożliwiają realizację przedmiotu Umowy zgodnie z jej treścią i w sposób należyty;

2) w przypadku zaistnienia innych okoliczności, bez względu na ich charakter, w tym leżących po stronie Zamawiającego, skutkujących niemożliwością wykonania lub należytego wykonania przedmiotu Umowy zgodnie z jej postanowieniami, o ile ich pojawienie się nie jest lub nie było w jakikolwiek sposób zależne od Wykonawcy, w tym o charakterze prawnym, organizacyjnym, ekonomicznym, administracyjnym lub technicznym, możliwa jest uzasadniona tymi okolicznościami zmiana:

a) sposobu wykonania Umowy,

b) zakresu przedmiotu Umowy, w tym wyłączenia części przedmiotu Umowy,

c) zmiana terminu realizacji przedmiotu Umowy odpowiednio do okresu trwania przeszkody, która uniemożliwia realizację przedmiotu Umowy, zgodnie z jej treścią i w sposób należyty.

2. W przypadku zmiany ustawowej stawki podatku od towarów i usług - zmianie ulegnie wysokość wynagrodzenia Wykonawcy adekwatnie do wprowadzonej zmiany wysokości stawki VAT.

3. Dopuszczalna jest również zmiana postanowień zawartej umowy w przypadkach określonych w art. 455 ust. 1 pkt 3 i 4 oraz w art. 455 ust. 2. Ustawy Pzp.

4. Wszelkie zmiany Umowy są dokonywane przez umocowanych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy w formie pisemnej w drodze aneksu Umowy, pod rygorem nieważności.

5. Zmiany umowy nie stanowi:

1) zmiana danych teleadresowych,

2) zmiana rachunku bankowego,

3) zmiana osób odpowiedzialnych za realizację umowy.