Usługa dzierżawy oraz serwisu kserokopiarek

1. Oferta wraz z załącznikami powinna być sporządzona w języku polskim, z zachowaniem formy elektronicznej pod rygorem nieważności i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

2. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy zakupowej „dalej Platforma” tj. platformazakupowa.pl pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/wspol_szczytno.

3. W celu skrócenia czasu udzielenia odpowiedzi na pytania preferuje się, aby komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywała się za pośrednictwem Platformy i formularza „Wyślij wiadomość do Zamawiającego”. W związku z powyższym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Wykonawcy powinni przekazywać w formie elektronicznej za pośrednictwem

Platformy lub adresu e-mail.

4. Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcom informacje w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy lub adresu email.

Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na Platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny Wykonawca, będzie przekazywana w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy lub adresu email do konkretnego

Wykonawcy.

5. Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie, tj.:

a) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

b) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

c) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,

d) włączona obsługa Java Script,

e) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,

f) szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

g) oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

6. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z Platformy, w szczególności za sytuację, gdy Zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert. Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 ustawy PZP.

7. Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z Platformy dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu Platformy znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45- instrukcje.

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r Dz. Urz. UE L Nr 119, str. 1; (dalej: RODO) informujemy, że:

1) administratorem danych osobowych jest Akademia Policji w Szczytnie z siedzibą przy ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 111, 12-100 Szczytno;

2) Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych APw Sz jest możliwy przy użyciu poczty elektronicznej – adres e-mail iod.odo.wspol@apol.edu.pl lub listownie - adres korespondencyjny ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 111, 12-100 Szczytno;

 do IOD w APw SZ należy kierować wyłącznie sprawy dotyczące przetwarzania Państwa danych przez APw Sz.

3) dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania niniejszej umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Państwa dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

4) dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom w szczególności: firmom wspierającym APw Sz w obsłudze systemów teleinformatycznych, firmom kurierskim i operatorom pocztowym, na podstawie zawartych umów oraz podmiotom upoważnionych do otrzymywania danych osobowych na podstawie przepisów prawa;

5) dane osobowe przetwarzane będą przez okres trwania niniejszej umowy a po jej wygaśnięciu przez okres wskazany w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, art. 74 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dane osobowe przetwarzane w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń przetwarzane będą do czasu wygaśnięcia roszczeń określonych w przepisach prawa;

6) w zakresie jakim przesłanką przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora tj. art. 6 ust. 1 lit. f RODO, dodatkowo przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;

7) osoba, do której dane należą posiada prawo do żądania od administratora dostępu do swoich danych osobowych, prawo do ich sprostowania, przenoszenia, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;

8) biorąc pod uwagę obowiązki prawne wynikające z przepisów prawa skarbowego, podatkowego oraz dotyczących zasobów archiwalnych i archiwów, nałożonych na APw SZ, powodujących konieczność przetwarzania Państwa danych osobowych przez APw SZ, możliwość usunięcia Państwa danych osobowych przez administratora jest ograniczona. Zasady żądania usunięcia danych osobowych określono w art 17 RODO,

9) Każda osoba, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych);

10) Państwa dane osobowe nie są poddawane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (tj. bez ingerencji człowieka), w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO;

11) podanie danych osobowych jest dobrowolne i nie wynika z przepisów prawa lecz jest niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem.

W związku z art. 436 ustawy Prawo zamówień publicznych przewiduje się możliwość wprowadzenia odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w poniższych przypadkach, jeżeli przypadki te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę: 1)zmiany stawki podatku od towarów i usług – przyjmuje się, że wynagrodzenia netto Wykonawcy nie ulega zmianie natomiast zostanie zmieniona stawka podatku VAT, a co za tym idzie jego wartość oraz wartość umowy brutto; 2)zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Zmiana wysokości wynagrodzenia może nastąpić o kwotę zmiany kosztów wykonania zamówienia. Zmiana dotyczyć może wyłącznie tych części wynagrodzenia lub okresu wykonywania Umowy, w odniesieniu do których zmiana wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub minimalnej stawki godzinowej wpływa na koszty wykonania zamówienia; 3)zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Zmiana wysokości wynagrodzenia może nastąpić o kwotę zmiany kosztów wykonania zamówienia. Zmiana dotyczyć może wyłącznie tych części wynagrodzenia lub okresu wykonywania Umowy, w odniesieniu do których zmiana zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wpływa na koszty wykonania zamówienia. 4)zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.

2. Zmianę wysokości kosztów wykonania zamówienia, o których mowa w ust. 1, jej zasadność i wysokość musi wykazać strona dla której zmiana ta jest korzystna.

3. Stosownie do postanowień art. 439 ust. 1 Prawo zamówień publicznych, Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 umowy w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia na następujących zasadach: 1)poziom zmiany ceny materiałów lub kosztów, o których mowa w art. 439 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych uprawniający strony umowy do żądania zmiany wynagrodzenia wynosi minimum 5% względem ceny lub kosztu przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie, 2)zmiana wynagrodzenia dokonana zostanie z użyciem odesłania do wskaźnika zmiany cen materiałów lub kosztów ogłaszanego w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, 3)wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia należnego z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia nie może być złożony wcześniej niż po 180 dniach od dnia otwarcia ofert, a każdy kolejny nie może być złożony wcześniej niż po 180 dniach od dnia ostatniej zmiany wysokości wynagrodzenia,

4) strona wnioskująca o zmianę wynagrodzenia z przyczyn wskazanych powyżej zobowiązana jest uzasadnić swój wniosek, przedstawiając stosowne dokumenty potwierdzające wzrost lub spadek cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją przedmiotu zamówienia oraz ich wpływ na koszt wykonania zamówienia, w szczególności dowody księgowe, wyliczenia wskazujące na wysokość zmiany wynagrodzenia oraz zaktualizowany HRF,

5) maksymalna wartość zmiany wynagrodzenia, jaką Zamawiający dopuszcza na podstawie ust. 3, nie może przekroczyć łącznie 20% wynagrodzenia brutto Wykonawcy w całym okresie trwania umowy względem ceny lub kosztu przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w ofercie.

4. Zmiana wynagrodzenia wejdzie w życie z dniem podpisania aneksu do umowy.