Zakup usług pocztowych.

Oferta oraz przedmiotowe środki dowodowe (jeżeli były wymagane) składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

W procesie składania oferty, wniosku w tym przedmiotowych środków dowodowych na platformie, kwalifikowany podpis elektroniczny wykonawca może złożyć bezpośrednio na dokumencie, który następnie przesyła do systemu (opcja rekomendowana przez platformazakupowa.pl) oraz dodatkowo dla całego pakietu dokumentów w kroku 2 Formularza składania oferty lub wniosku (po kliknięciu w przycisk Przejdź do podsumowania). Podpisy kwalifikowane wykorzystywane przez wykonawców do podpisywania wszelkich plików muszą spełniać „Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (e IDAS) (UE) nr 910/2014 - od 1 lipca 2016 roku”. W przypadku wykorzystania formatu podpisu XAd ES zewnętrzny. Zamawiający wymaga dołączenia odpowiedniej ilości plików, podpisywanych plików z danymi oraz plików XAd ES. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB natomiast przy komunikacji wielkość pliku to maksymalnie 500 MB. Niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

a. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s, b. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje, c. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa inna niż Internet Explorer d. włączona obsługa Java Script e. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf, f. Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8, g. Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformęzakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar. Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

a. akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, b. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf.doc.xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf W celu ewentualnej kompresji danych Zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów:

a. .zip b. .7 Z

Wśród formatów powszechnych a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp.numbers .pages. Dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie. Oferta złożona w ten sposób zostanie odrzucona. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczeniewielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu, zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format .pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu skrótu SHA2 zamiast SHA1. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików. Szczegółowe informacje w tym zakresie określono w rodz. XI, XIII i XIV SWZ.

Zamawiający, zgodnie z art.13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, Dziennik Urzędowy UE, L 119/1 z 4 maja1. Administratorem Państwa danych osobowych (dalej jako: „Administrator") jest Starosta Olkuski, z siedzibą przy ul. Mickiewicza 2, 32-300 Olkusz, tel.: 32 643 04 14, e-mail: spolkusz@sp.olkusz.pl, strona internetowa: www.sp.olkusz.pl

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych: Panią Alicję Świtaj-Hubka, z którą można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@sp.olkusz.pl

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego oraz w przypadku wyboru Pana/Pani oferty w celu realizacji warunków zawieranych umów; wykonania ciążących na Administratorze danych obowiązków prawnych (np. wystawienia i przechowywania faktur oraz innych dokumentów księgowych, udostępniania danych tzw. uprawnionym podmiotom w tym do sądu lub prokuratury); dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zawartej umowy.

4. Podstawą prawną ich przetwarzania są: art. 6 ust. 1 lit. b ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy), art. 6 ust. 1 lit. c (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) oraz ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, dalej „ustawa Pzp”.

5. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp Mogą być nimi również organy kontroli (RIO, NIK, CBA i inne), Instytucje finansujące, Sądy, Policja.

6. Pani/Pana dane osobowe pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia i będą przetwarzane przez Zamawiającego wyłącznie w celu złożenia w/w oferty cenowej, w tym ewentualnego wykonania umowy, realizacji obowiązków i praw (w tym roszczeń) wiążących się z zawartą umową oraz w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

7. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane w zgodnym z przepisami powszechnie obowiązującego prawa przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

8. Obowiązek podania osobowych jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych mogą uniemożliwić wzięcie udziału w postępowaniu.

9. Posiada Pani/Pan prawo:

1) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

2) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

3) prawo do przeniesienia danych (jeśli podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lt. B RODO);

4) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;

5) prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym przepisy odrębne mogą wyłączyć możliwość skorzystania z tego praw;

6) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy. W celu realizacji wymienionych praw należy złożyć pisemny wniosek z wybranym żądaniem.

10. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany w tym również profilowane.

Przedmiotem zamówienie jest świadczenie usług pocztowych zgodnie m.in. z przepisami:

- ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2025 poz. 366 z późn.zm.),

- postanowieniami Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2020 r, poz. 1026) - postanowieniami Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U.2019 r, poz. 474), o obrocie krajowym pod wszystkie kody pocztowe i zagranicznym na obszarze całego świata w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych, paczek pocztowych oraz ewentualnych zwrotów w formie opłaty tzw. „z dołu” świadczone na rzecz Starostwa Powiatowego w Olkuszu, ul. Mickiewicza 2, 32-300 Olkusz w okresie od 01.01.2026r. do 31.12.2026r.:

a) przesyłki listowe nierejestrowane,

b) przesyłki polecone ekonomiczne,

c) przesyłki polecone priorytetowe,

d) przesyłki polecone ekonomiczne z potwierdzeniem odbioru,

e) przesyłki polecone priorytetowe z potwierdzeniem odbioru,

f) zwrot przesyłek do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. Przez określenie przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe obejmujące następujące przesyłki:

1. formacie S:

a) przesyłki listowe nierejestrowane,

b) przesyłki polecone – przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

c) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości albo uszkodzeniem,

d) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. ZPO) – przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

e) polecone priorytetowe za zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. PRIO ZPO) - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. Format S to przesyłki o wymiarach:

- minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekraczać: wysokość 20 mm, długość 230 mm, szerokość 160 mm. - maksymalna masa przesyłek: 500g.

2. formacie M:

a) przesyłki listowe nierejestrowane,

b) przesyłki polecone – przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

c) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości albo uszkodzeniem,

d) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. ZPO) – przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

e) polecone priorytetowe za zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. PRIO ZPO) - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. Format M to przesyłki o wymiarach:

- minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekraczać: wysokość 20mm, długość 325mm, szerokość 230mm - maksymalna masa przesyłek to 1 kg.

3. formacie L:

a) przesyłki listowe nierejestrowane,

b) przesyłki polecone – przesyłka rejestrowana, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,

c) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości albo uszkodzeniem,

d) polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. ZPO) – przesyłka rejestrowana, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

e) polecone priorytetowe za zwrotnym poświadczeniem odbioru (tzw. PRIO ZPO) - przesyłka rejestrowana najszybszej kategorii, przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru. Format L to przesyłki o wymiarach:

- minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm - maksimum: suma długości, szerokości i wysokości 900mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600mm - maksymalna masa przesyłek to 2 kg. Zestawienie ilościowe i rodzajowe przesyłek zawiera załącznik Nr 1a i 1b zgodnie z załączonym do szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia wzorem.

• Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia w godzinach od 7:00 do 12:

00. Odbiór przesyłek przyjętych do doręczenia będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę w prowadzonych rejestrach pieczęcią, podpisem i datą:

a) dla przesyłek rejestrowanych w książkach nadawczych,

b) dla przesyłek nierejestrowanych na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych,

c) lub w innych rejestrach prowadzonych przez Zamawiającego.

• Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich dostarczenia. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na następny dzień roboczy w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek takich jak: brak pełnego adresu, nieprawidłowe opakowanie, brak znaków opłaty i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielem Zamawiającego.

• Przedmiot zamówienia obejmuje także zwrot Zamawiającemu niedoręczonych przesyłek niezwłocznie po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia.

• Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował przynajmniej 1 punktem obsługi klienta na terenie Olkusza ze względu na dostarczanie (w szczególnych przypadkach ) we własnym zakresie przesyłek listowych do siedziby Wykonawcy. Przez punkt obsługi klienta rozumie się ekspozyturę placówki Wykonawcy, gdzie Zamawiający będzie miał możliwość dostarczania i odbioru przesyłek pocztowych w dni powszednie.

• Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy

• Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczania w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ich liczby i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, ustalona w oparciu o ceny zawarte w formularzu cenowym.

• Cena może ulec zmianie w okresie obowiązującej umowy gdy nastąpi zmiana wysokości obowiązujących stawek podatku VAT dotyczących usług należących do umowy. Strony dopuszczają możliwość zmiany cen jednostkowych w zakresie odpowiadającym zmianie wysokości stawki podatku VAT. W tym przypadku Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty powiększonej o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT.

• Całkowita wartość usługi nie może przekroczyć ceny oferty brutto.

• Do przesyłek będą używane koperty własne Zamawiającego w ramach poszczególnych pozycji wymienionych w załączniku nr 1a i 1b.

• Zamawiający będzie używał wzorów druków „zwrotnego potwierdzenia odbioru” adekwatnych do wybranego rodzaju postępowania zaproponowanych przez Wykonawcę.

• Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotu zamówienia w innych ilościach, z zastrzeżeniem iż całkowita wartość realizowanego zamówienia nie może przekroczyć maksymalnej wartości umowy. Zamawiający jest zobowiązany do monitorowania kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia.

• Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych przesyłek mają charakter szacunkowy.

• W przypadku nadawania przesyłek przez Zamawiającego nie ujętych w załączniku nr 1a i 1b podstawą będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy.

Z uwagi na to, że w opisie przedmiotu zamówienia określone zostały wymagania jakościowe dla głównych elementów składających się na przedmiot zamówienia, to zgodnie z art. 246 ust. 2 Pzp przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami:

a) cena brutto – 80 pkt (P1)

b) zapewnienie elektronicznego systemu monitorowania przesyłek rejestrowanych – 20 pkt (P2)

Oferty oceniane będą wg wzoru: P = P1 + P2 gdzie:

P - ilość punktów przyznanych ofercie w łącznej punktacji ocenianych kryteriów.

P1 - ilość punktów przyznanych ofercie w kryterium ceny.

P 2- ilość punktów przyznanych ofercie w kryterium zapewnienie elektronicznego systemu monitorowania przesyłek rejestrowanych.

W kryterium ceny oferty oceniane będą wg wzoru:

P1 = (Cmin / C of. licz.) x 80 pkt Gdzie:

Cmin – najniższa całkowita cena brutto wykonania zamówienia spośród wszystkich ocenianych ofert,

C of. licz. – zaoferowana całkowita cena brutto wykonania zamówienia w ofercie ocenianej.

Maksymalna ilość punktów w punktacji kryterium ceny wynosi 80.

2. W kryterium zapewnienie elektronicznego systemu monitorowania przesyłek rejestrowanych. P2 - Zamawiający w kryterium "nieodpłatna możliwość elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych" przyzna 20 punktów w przypadku, gdy Wykonawca zapewni w ramach realizacji niniejszego zamówienia możliwość bezpłatnego elektronicznego monitorowania przesyłek rejestrowanych. Brak takiej możliwości oznacza nieprzyznanie punktów w ramach tego kryterium (0 pkt).

Maksymalna ilość punktów w punktacji kryterium zapewnienie elektronicznego systemu monitorowania przesyłek rejestrowanych wynosi 20.

Zostanie wybrana ta oferta, która uzyska największą ilość punktów w łącznej punktacji ocenianych kryteriów.

Dokumenty składane razem z ofertą przez wszystkich wykonawców:

a) Oferta składana jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Wzór formularza ofertowego określa załącznik nr 1 do SWZ.

b) Wraz z ofertą należy złożyć podpisane załączniki nr 1a, 1b oraz 1c do SWZ. c)Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do SWZ. d) Pełnomocnictwo (jeżeli dotyczy) h) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art.117 ust.4 Pzp (jeżeli dotyczy), i)Wykaz rozwiązań równoważnych (jeżeli dotyczy) – wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego rozwiązanie spełnia wymagania określone przez zamawiającego. W takim przypadku wykonawca załącza do oferty wykaz rozwiązań równoważnych z jego opisem lub normami. j) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa – w sytuacji, gdy oferta lub inne dokumenty składane w toku postępowania będą zawierały tajemnicę przedsiębiorstwa, wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzega, że nie mogą być one udostępniane, oraz wykazuje, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5 ustawy Pzp.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia: Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 58-59 ustawy Pzp. W takim przypadku:

- Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego. - Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem;

- Oferta musi być podpisana w taki sposób, by prawnie zobowiązywała wszystkich Wykonawców występujących wspólnie (tj. przez każdego z Wykonawców lub upoważnionego pełnomocnika). Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia składają odrębnie:

- każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu. W zakresie w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu