Sukcesywne usługi pocztowe na potrzeby Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku

W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym, a Wykonawcami odbywa się JEDYNIE przy użyciu:

a) poczty elektronicznej – adres e-mail: gpierucka@oke.gda.pl

b) Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem https://ezamowienia.gov.pl

1. Administrator danych

1.1 Administrator: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna z siedzibą w Gdańsku.

1.2 Kontakt:

1.2.1 listowny: ul. Na Stoku 49, 80-874 Gdańsk

1.2.2 za pośrednictwem adresu e-mail: komisja@oke.gda.pl

1.2.3 telefonicznie: [+48] 058 320 55 90 lub [+48] 058 320 55 91.

2. Inspektor Ochrony Danych

Inspektorem Ochrony Danych [IOD] jest Edward Dybowski. Kontakt pod adresem e-mail: iod@oke.gda.pl

3. Cele i podstawy przetwarzania

Będziemy przetwarzać Państwa dane w związku z:

3.1 [art. 6 ust 1 lit a RODO] wyrażoną zgodą dotyczącą danych wykraczających poza zakres ustawowy

3.2 [art. 6 ust. 1 lit. c RODO] realizacją obowiązku prawnego w oparciu o przepisy prawa:

3.2.1 Ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych

3.2.2 Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 roku w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiających od wykonawcy

3.2.3 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

4. Okres przechowywania danych

Dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego [dokumenty dołączone do wniosku, oświadczenia, protokoły oraz decyzje] przetwarzane będą przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

5. Odbiorcy danych

5.1 Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

5.2 Ograniczenie dostępu do Państwa danych, o których mowa powyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z:

5.2.1 art. 18 ust 6 Ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych

5.2.2 art. 74 ust 4 Ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych

5.3 Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienia publiczne mogą być podmioty z którymi Dyrektor Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej z siedzibą w Gdańsku zawarł umowy o współpracy. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego, usuwaniem awarii lub archiwizacji. Odbiorcy danych zawarli stosowne umowy wraz z klauzulą o zachowaniu w poufności a pracowników obowiązuje tajemnica służbowa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Państwa dane mogą być przekazywane do Państw poza EOG. Transfer danych niezbędnych do świadczenia usług odbywa się na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych, potwierdzających poziom bezpieczeństwa i poufności danych osób fizycznych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące uprawnienia:

7.1 prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii

7.2 prawo do sprostowania [poprawiania] swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne

7.3 prawo do usunięcia danych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w interesie publicznym

7.4 prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym zapisy ustawy mogą w zastrzeżonych przypadkach wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa

7.5 prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO [na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa].

8. Obowiązek podania danych

Udział w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowy, natomiast podanie określonych danych jest warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału. Ustawa Prawo zamówień publicznych oraz wydane do niej przepisy wykonawcze, wskazują dokumenty oraz zakres danych jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy.

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp, tj. udzielenia zamówień na podobne usługi, w okresie do 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, wybranemu w niniejszym postępowaniu wykonawcy, tj.: w zakresie: przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o masie do 2000 g w obrocie krajowym i zagranicznym; doręczania zwrotów przesyłek listowych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz doręczenia zwrotnych potwierdzeń odbioru po skutecznym doręczeniu; odbieranie przesyłek z siedziby OKE w Gdańsku z zastrzeżeniem, że istotne warunki realizacji zamówienia o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 będą odpowiadały warunkom zawartym w SWZ.

Szacunkowa wartość przewidywanych zamówień o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp wynosi: 20% szacunkowej wartości zamówienia podstawowego.

W celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia Wykonawca zobowiązany będzie do złożenia: odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z

Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji