Świadczenie usługi portierskiej w nieruchomości, na której znajduje się budynek Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II, ul. Jagiellońska 76 w Kielcach oraz obsługa systemu SAP i DSO”.

1. Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym składanie ofert, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym, a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie pzp, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Przez środki komunikacji elektronicznej rozumie się środki komunikacji elektronicznej zdefiniowane w ustawie z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r. poz. 1513).

2. W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu bezpłatnej Platformy e-Zamówienia, która jest dostępna pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl

3. Wykonawca, zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu

„Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, który jest dostępny na stronie internetowej:

https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

4. Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani nie wymaga logowania.

5. Sposób sporządzenia dokumentów elektronicznych lub dokumentów elektronicznych będących kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej (cyfrowe odwzorowania) musi być zgodny z wymaganiami określonymi w rozporządzeniu Prezesa

Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych.

6. Dokumenty elektroniczne, o których mowa w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych i przekazuje się jako załączniki. W przypadku formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, ww. regulacje nie będą miały bezpośredniego zastosowania.

7. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wymienione w § 2 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie wymagań dla dokumentów elektronicznych, przekazywane w postępowaniu sporządza się w postaci elektronicznej:

a) w formatach danych określonych w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności (i przekazuje się jako załącznik), lub

b) jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej (np. w treści wiadomości e-mail lub w treści „Formularza do komunikacji”).

8. Jeżeli dokumenty elektroniczne, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233) Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku, wraz z jednoczesnym zaznaczeniem w nazwie pliku „Dokument stanowiący tajemnicę przedsiębiorstwa”.

9. Komunikacja w postępowaniu między Zamawiającym i Wykonawcami, z wyłączeniem składania ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, odbywa się drogą elektroniczną za pośrednictwem formularzy do komunikacji dostępnych w zakładce

„Formularze” („Formularze do komunikacji”). Za pośrednictwem „Formularzy do komunikacji” odbywa się w szczególności przekazywanie wezwań i zawiadomień, zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Formularze do komunikacji umożliwiają również dołączenie załącznika do przesyłanej wiadomości (przycisk „dodaj załącznik”).

Pełna informacja w rozdziale X SWZ oraz w rozdziale XIII SWZ

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych „RODO”) Zamawiający informuje, że:

a) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Zamówień Miejskich w Kielcach przy ul. Bodzentyńska 32/40.

b) Administrator danych powołał inspektora ochrony danych z którym można skontaktować się, wysyłając wiadomość na adres:

akolek.iod@gmail.com lub listownie pod adresem Centrum Zamówień Miejskich w Kielcach.

c) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda użytkownika na przetwarzanie danych osobowych,

d) Dane osobowe nie będą przekazywane poza obszar Unii Europejskiej.

e) Dane osobowe mogą być ujawnione podmiotom upoważnionym do ich pozyskania na podstawie przepisów prawa.

f) Ma Pani/Pan prawo żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania oraz żądania od administratora ograniczenia przetwarzania z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

g) Dane osobowe gromadzone w trakcie postępowania, przetwarzane będą na podstawie przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c

RODO), w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (ustawa pzp) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, jak i na podstawie przepisów ogólnych (np. przepisy archiwalne w zakresie przechowywania dokumentów zebranych w trakcie postępowania).

h) Odbiorcami przekazanych przez Wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zgodnie z art. 18 oraz art.74 ustawy pzp, a także w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

i) Dane osobowe będą przechowywane przez okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu przez okres realizacji umowy, okres wymagany przepisami prawa (ustawy pzp, prawa podatkowego, dotyczącego ochrony roszczeń) czy wynikający z instrukcji kancelaryjnej, która określa okresy przechowywania dokumentacji.

j) W odniesieniu do przetwarzanych danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

k) Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy pzp. Ich nie podanie uniemożliwi wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

l) Prawa, które przysługują:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych Wykonawcy;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

Pełna informacja znajduje sie w rozdziale III SWZ.

RODO (ograniczenia stosowania): r) Dodatkowo stosownie do art. 19 ust. 4 ustawy pzp, Zamawiający informuje o ograniczeniach, o których mowa w art. 4 ust. 2 i 3 oraz art. 75 ustawy pzp:

− Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art.10, w celu umożliwienia korzystania ze środków ochrony prawnej, o których mowa dziale IX ustawy pzp, do upływu terminu na ich wniesienie;

− skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia, o których mowa w art. 16, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą pzp.

− w postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłaszanie żądania ograniczenia przetwarzania, o którym mowa w art. 18 ust.1, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

Przetwarzane dane osobowe mogą być pozyskiwane od Wykonawców, których dane dotyczą lub innych podmiotów, na których zasoby powołują się Wykonawcy. Wykonawca jest zobowiązany w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalnoprawnych wymaganych przez RODO związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Do obowiązków tych należą:

− obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie

Zamawiającego;

− obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane Wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane Wykonawca przekazuje Zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie

Zamawiającego.

1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usługi portierskiej w nieruchomości, na której znajduje się budynek Domu Pomocy Społecznej im. Jana Pawła II, ul. Jagiellońska 76 w Kielcach oraz obsługa systemu SAP i DSO.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1 do Specyfikacji Warunków Zamówienia, zwanej dalej „SWZ”.

3. Przedmiot zamówienia obejmuje jedno zadanie jako całość i w związku z tym Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych. Informacja na podstawie art. 91 ust. 2 ustawy pzp Zamawiający nie dokonuje podziału zamówienia na części, tym samym Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych o których mowa w art. 7 pkt 15 ustawy pzp. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 1 do SWZ

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7, w okresie 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, do wysokości nie przekraczającej 15% wartości zamówienia podstawowego;

Zakres: usługa portierska.

Warunki udzielenia zamówienia: podstawowym warunkiem udzielenia zamówienia będzie fakt, iż dotychczasowy Wykonawca realizował zlecone usługi w terminie z najwyższą starannością oraz zapewni nie gorszy standard wykonywania nowego zamówienia niż podstawowego, a także Wykonawca zaakceptuje istotne warunki dotychczasowej umowy. Zamówienie będzie podlegało wynagrodzeniu na takich samych zasadach jak zamówienie podstawowe, zgodnie z podanymi stawkami w ofercie Wykonawcy. W sytuacji gdyby wynagrodzenia nie dało się ustalić na podstawie stawek z oferty, wówczas Wykonawca przedłoży Zamawiającemu kalkulację kosztów, którą musi zaakceptować Zamawiający. Wymagania względem Wykonawcy wymagane na podstawie zamówienia podstawowego będą obowiązywały w sposób analogiczny do zamówienia udzielonego na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy pzp.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale VII SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający uzna powyższy warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada aktualną koncesję, wydaną przez Ministra właściwego do spraw wewnętrznych, na podstawie przepisów ustawy z dnia 22.08.1997r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995) na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie usług ochrony osób i mienia.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że: posiada odpowiednie ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na minimalną sumę gwarancyjną ubezpieczenia dla równowartości kwoty 1 000 000,00 PLN. Jeżeli z uzasadnionych przyczyn Wykonawca nie może przedstawić dokumentów dotyczących sytuacji finansowej i ekonomicznej wymaganych przez Zamawiającego, może przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdza spełnienie opisanego przez Zamawiającego warunku.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie posiadania zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca spełni warunek udziału w postępowaniu dotyczące posiadania odpowiedniej zdolności technicznej, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie: − wykonywał lub wykonuje co najmniej 1 usługę ochrony fizycznej mienia zawierającą w swym zakresie obsługę monitoringu elektronicznego przez okres co najmniej 12 miesięcy. Wymagane 12 miesięcy należy rozumieć sumę miesięcy świadczenia usług ochrony. Przez „1 usługę” rozumie się jedną umowę odpłatną. Do przeliczenia na PLN wartości wskazanej w dokumentach złożonych na potwierdzenie spełniania warunków udziału, wyrażonej w walutach innych niż PLN, Zamawiający przyjmie średni kurs publikowany przez Narodowy Bank Polski dla tej waluty z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Na potwierdzenie należy złożyć wykaz usług, wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz, których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot na rzecz, którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Dowody określające, czy usługi te zostały wykonane w sposób należyty należy załączyć do każdej pozycji wykazu.

1. Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z załącznikiem nr 2 do SWZ; UWAGA! W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez wykonawców oświadczenie składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

2. Wykonawca do oferty dołącza również:

1) Stosowne Pełnomocnictwo(a) – w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio z odpisu z właściwego rejestru albo gdy oferty nie podpisuje Wykonawca.

2) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego zamówienia publicznego.

3) Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów (zgodnie z informacją zawartą w Rozdziale IX).

3. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt 6 ppkt 2), składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. Dokument, o którym mowa powyżej, powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.

4. Jeżeli w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 6 ppkt 2), zastępuje się je w całości lub części dokumentem zawierającym odpowiednio oświadczenie Wykonawcy, ze wskazaniem osoby albo osób uprawnionych do jego reprezentacji, złożone przed notariuszem lub przed organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania

Wykonawcy.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w Rozdziale VIII SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie