Ubezpieczenie floty pojazdów powiatu świdnickiego wraz z jednostkami organizacyjnymi

9. SPOSÓB KOMUNIKACJI ORAZ WYJAŚNIENIA SWZ

9.1. Postępowanie prowadzone jest w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl pod adresem www.platformazakupowa.pl/sp_swidnica .

9.2. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

9.3. Zamawiający, zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452), określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl tj.:

9.3.1. stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

9.3.2. komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min.2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja, jeden z systemów operacyjnych – MS Windows7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,

9.3.3. zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10 0.,

9.3.4. włączona obsługa Java Script,

9.3.5. zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików.pdf,

9.3.6. platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej – kodowanie UTF8,

9.3.7. oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

9.4. ZALECENIA: Formaty plików wykorzystywanych przez wykonawców powinny być zgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 21 maja 2024 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 773).

9.5. Zamawiający rekomenduje wykorzystanie formatów: .pdf .doc .xls .jpg (.jpeg) ze szczególnym wskazaniem na .pdf

9.6. W celu ewentualnej kompresji danych zamawiający rekomenduje wykorzystanie jednego z formatów: a) .zip b) .7 Z

9.7. Wśród formatów powszechnych, a NIE występujących w rozporządzeniu występują: .rar .gif .bmp .numbers .pages. dokumenty złożone w takich plikach zostaną uznane za złożone nieskutecznie.

9.8. Zamawiający zwraca uwagę na ograniczenia wielkości plików podpisywanych profilem zaufanym, który wynosi max 10 MB, oraz na ograniczenie wielkości plików podpisywanych w aplikacji e Do App służącej do składania podpisu osobistego, który wynosi max 5 MB.

9.9. Ze względu na niskie ryzyko naruszenia integralności pliku oraz łatwiejszą weryfikację podpisu , zamawiający zaleca, w miarę możliwości, przekonwertowanie plików składających się na ofertę na format pdf i opatrzenie ich podpisem kwalifikowanym PAd ES.

9.10. Pliki w innych formatach niż PDF zaleca się opatrzyć zewnętrznym podpisem XAd ES. Wykonawca powinien pamiętać, aby plik z podpisem przekazywać łącznie z dokumentem podpisywanym.

9.11. Zamawiający zaleca aby w przypadku podpisywania pliku przez kilka osób, stosować podpisy tego samego rodzaju. Podpisywanie różnymi rodzajami podpisów np. osobistym i kwalifikowanym może doprowadzić do problemów weryfikacji plików.

9.12. Podczas podpisywania plików zaleca się stosowanie algorytmu SHA2 zamiast SHA1.

9.13. Jeśli wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie każdego ze skompresowanych plików.

9.14. Zamawiający zaleca, aby nie wprowadzać jakichkolwiek zmian w plikach po podpisaniu ich podpisem kwalifikowanym. Może to skutkować naruszeniem integralności plików co równoważne będzie z koniecznością odrzucenia oferty w postępowaniu.

21. INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

21.1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiat Świdnicki ul. Marii Skłodowskiej-Curie 7 58–100 Świdnica tel. (074) 85 00 400, fax (074) 853 09 27;

2. inspektorem ochrony danych osobowych w Powiecie Świdnickim jest Pan Wojciech Chudziński, e-mail - iodo@powiat.swidnica.pl;

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „Ubezpieczenie floty pojazdów powiatu świdnickiego na rzecz jednostek organizacyjnych powiatu, nr WI 272.20.2025 prowadzonym w trybie podstawowym;

3. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 i art.19 oraz art. 74 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm., dalej „ustawa Pzp”;

4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

5. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

6. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7. posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

8. nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1. Zamówienie dotyczy ubezpieczenia Powiatu Świdnickiego oraz jednostek organizacyjnych w zakresie odpowiedzialności cywilnej tych podmiotów jako posiadaczy pojazdów mechanicznych, ubezpieczenia pojazdów od uszkodzeń i kradzieży (autocasco), a także następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów ubezpieczanych pojazdów oraz ubezpieczenia assistance jako ubezpieczenia towarzyszącego.

3.2. Ochrona ubezpieczeniowa dotyczy zarówno mienia własnego jak i mienia osób trzecich użytkowanego na postawie umów cywilnoprawnych oraz innych tytułów powodujących, że ryzyko utraty lub uszkodzenia mienia ciąży na ubezpieczonym.

3.3. Ochrona ubezpieczeniowa realizowana będzie na rzecz ubezpieczonych podmiotów w drodze następujących umów (rodzajów) ubezpieczenia:

3.3.1. Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych - OC wraz z ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym „Zielona Karta” - ZK;

3.3.2. ubezpieczenia pojazdów od uszkodzeń (autocasco) i kradzieży;

3.3.3. ubezpieczenia następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów;

3.3.4. ubezpieczenia assistance jako ubezpieczenia towarzyszącego 3.3.5. oraz inne ubezpieczenia dodatkowe i uzupełniające.

4.7. Opcjonalne przedłużenie okresu obowiązywania umowy 4.7.1. Umowa ulegnie przedłużeniu na kolejny rok polisowy, o ile żadna ze stron nie skorzysta z prawa odstąpienia od jej przedłużenia na warunkach przewidzianych w umowie.

4.7.2. Przedłużenie ma charakter automatyczny, wiążący dla Wykonawcy i nie wymaga od Zamawiającego dodatkowych czynności poza upływem czasu przewidzianego w umowie.

4.7.3. Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od przedłużenia umowy jedynie z uwagi na wysoki poziom szkodowości. W tym przypadku nie podlega przedłużeniu, jeśli wykonawca złoży oświadczenie o odstąpieniu od przedłużenia Umowy z uwagi na wysoki poziom szkodowości, jednakże uprawnienie do złożenia oświadczenia o odstąpieniu od przedłużenia Umowy przysługuje wykonawcy: 4.7.3.1. do dnia 30 sierpnia 2027 roku przy przedłużeniu na III rok polisowy 4.7.4. Wykonawca ma prawo do odstąpienia od Umowy poprzez złożenie stosownego oświadczenia w przypadku, gdy średni poziom wskaźnika szkodowości z ubezpieczeń w okresie obliczeniowym przekroczy 60%.

4.7.5. Okres obliczeniowy, o którym mowa w pkt 4.7.4. powyżej obejmuje odpowiednio szkody zgłoszone do Ubezpieczyciela od początku obowiązywania Umowy danego Zamawiającego: 4.7.5.1. do dnia 31 lipca 2027 roku przy przedłużeniu na III rok polisowy (obowiązuje data zgłoszenia do ubezpieczyciela)

4.7.6. Wskaźnik szkodowości obliczony zostanie łącznie dla wszystkich grup ryzyk/rodzajów ubezpieczenia objętych Umową wg wzoru: wskaźnik szkodowości = (odszkodowania wypłacone + rezerwy) /składka przypisana brutto przypadająca na okres obliczeniowy.

4.7.7. Do oświadczenia o odstąpieniu od przedłużenia Umowy Wykonawca załącza zestawienie wypłaconych odszkodowań oraz szkód w trakcie likwidacji dla wszystkich polis z podaniem co najmniej numeru szkody, numeru polisy, przyczyny szkody, daty szkody, wysokości wypłaconego odszkodowania i/lub utworzonej rezerwy.

4.7.8. W przypadku, gdy o prawie odstąpienia wykonawcy od przedłużenia Umowy ubezpieczenia decydować będzie kwota rezerw, Zamawiający zastrzega prawo żądania od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących utworzenia i wysokości tych rezerw, a w uzasadnionych przypadkach uwzględnienia odpowiednich korekt.

4.7.9. Zamawiającemu przysługuje bezwarunkowe prawo odstąpienia od umowy na 30 dni przed bieżącym końcem jej obowiązywania. Ewentualne wcześniejsze przedłożenie przez Zamawiającego wniosku o wystawienie polis na kolejny rok polisowy uważa się za rezygnację z prawa odstąpienia od umowy.

3.10.1. Zamawiający dopuszcza udzielenie zamówień publicznych, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 u Pzp o wartości nieprzekraczającej 20%, w szczególności dotyczących:

3.10.1.1. przedłużenia okresu ubezpieczenia nie będącego wznowieniem umowy w sprawie zamówienia publicznego na kolejny roczny okres ubezpieczenia, w tym przedłużenia pojedynczych umów ubezpieczenia,

3.10.1.2. ubezpieczenia mienia nabytego lub mienia, którego wartość wzrosła w trakcie trwania umów ubezpieczenia zawartych na podstawie niniejszego postępowania (doubezpieczenie), a także w czasie przygotowywania i prowadzenia postępowania przetargowego – pomiędzy sporządzeniem wykazów mienia, a zawarciem umów ubezpieczenia i ich początkiem obowiązywania,

3.10.1.3. ubezpieczenia mienia, w stosunku do którego zapotrzebowanie na zawarcie umów ubezpieczenia powstanie po zawarciu umów na podstawie niniejszego postępowania,

3.10.1.4. zmiany i rozszerzenia umów ubezpieczenia zawartych na podstawie niniejszej SWZ związane ze zmianą rodzaju lub zakresu działalności prowadzonej przez podmiot, którego dotyczy umowa ubezpieczenia

3.10.1.5. ubezpieczenia nowej jednostki organizacyjnej lub jednostki, w stosunku do której zapotrzebowanie na zawarcie umowy ubezpieczenia powstanie po zawarciu umowy na podstawie niniejszego postępowania,

3.10.1.6. innych ubezpieczeń dodatkowych i towarzyszących zawieranych doraźnie.

3.10.2. W przypadku, gdy charakter zamówienia, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 u Pzp uniemożliwia zastosowanie analogii, tj. przyporządkowania zamówienia do jednego z obszarów zamówienia opisanego w SWZ, warunki ubezpieczenia podlegają odrębnym uzgodnieniom.

5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

5.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w poniższym pkt 5.2 oraz spełniają określone przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.:

5.2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w: 5.2.1. art. 108 ust. 1 u Pzp, 5.2.2. art. 109 ust. 1 pkt 5, 7, 8 u Pzp, 5.2.3. art. 7 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 514), 5.2.4. art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), dalej: rozporządzenie 833/2014, w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1), dalej: rozporządzenie 2022/576. 5.4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 5.4.1. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym – zamawiający nie stawia warunku w niniejszym zakresie, 5.4.2. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów - zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca posiada zezwolenie na prowadzenie działalności ubezpieczeniowej na terenie RP, zgodnie z ustawą z dnia 11.09.2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 838 z późn. zm.), w zakresie, co najmniej pokrywającym się z przedmiotem zamówienia. W przypadku oferty wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia uprawnienia do prowadzenia działalności ubezpieczeniowej powinien posiadać każdy z nich. 5.4.3. sytuacji ekonomicznej lub finansowej - zamawiający nie stawia warunku w niniejszym zakresie, 5.4.4. zdolności technicznej lub zawodowej – zamawiający nie stawia warunku w niniejszym zakresie, 5.5. Zamawiający, w stosunku do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej wymaga, aby każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia samodzielnie spełniał ten warunek.

6. OŚWIADCZENIA I DOKUMENTY, JAKIE ZOBOWIĄZANI SĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKU UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZANIA BRAKU PODSTAW WYKLUCZENIA (PODMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE)

6.1. Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia z postępowania – zgodnie z ZAŁĄCZNIKIEM NR 4 do SWZ.

6.2. Informacje zawarte w oświadczeniu, o którym mowa w punkcie 6.1 stanowią potwierdzenie, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.

8. INFORMACJA DLA WYKONAWCÓW WSPÓLNIE UBIEGAJĄCYCH SIĘ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA (spółki cywilne/ konsorcja)

8.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.

8.2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenia, o których mowa w pkt 6.1. niniejszej SWZ, składa każdy z wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

8.3. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane/dostawy/usługi (w zależności od tego co jest przedmiotem postępowania) wykonają poszczególni wykonawcy.

8.4. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające brak podstaw do wykluczenia z postępowania, jeśli są wymagane, składa każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

2. Zamawiający dopuszcza i przewiduje możliwość zmiany postanowień Umowy, o których mowa w art. 455 ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym w następujących przypadkach: a. termin realizacji umowy – wskutek wystąpienia okoliczności, niezależnych od stron umowy związanych z koniecznością zmiany okresu realizacji zamówienia; b. osób będących przedstawicielami zamawiającego, c. zmiany obowiązujących przepisów prawa powodującej konieczność dostosowania do nich warunków umowy i zasad wykonywania zamówienia, d. zmian wysokości wynagrodzenia wykonawcy w okolicznościach przewidzianych w art. 436 pkt 4 lit. b u Pzp. e. gdy zaistnieje niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna lub techniczna, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy, zgodnie z niniejszą Specyfikacją – zamawiający dopuszcza możliwość zmiany umowy, w szczególności terminu realizacji zamówienia. f. jeżeli wystąpiły okoliczności, których przy dołożeniu należytej staranności strony na dzień podpisania umowy przewidzieć nie mogły, a wynikają one ze zmian przepisów prawa, które nastąpiły w czasie realizacji zamówienia lub wystąpią zdarzenia związane z siłą wyższą. g. zmian struktury organizacyjnej Zamawiającego i jednostek organizacyjnych Zamawiającego, h. zmian dotyczących przedmiotu ubezpieczenia (ubezpieczonego mienia), w tym wartościowych bądź ilościowych zmian w mieniu deklarowanym do ubezpieczenia oraz zmian sposobu wykorzystywania tego mienia, i. odtworzenia limitów odpowiedzialności i sum ubezpieczenia pomniejszonych w wyniku wypłaty odszkodowań, j. potrzeby ubezpieczenia wynikającej z zawartej umowy cywilnoprawnej, k. realizacją obowiązku wynikającego z zawartych umów leasingu, najmu, dzierżawy lub innych o podobnym charakterze, a także decyzjami wydanymi przez inne organy. l. skorzystanie z ubezpieczenia oferowanego przez podmiot finansujący, m. zmian wynikających z treści klauzul i postanowień szczególnych wynikających z treści SWZ.

3. Zamawiającemu przysługuje prawo ograniczenia wielkości zamówienia w szczególności w wyniku zbycia pojazdów stanowiących przedmiot ubezpieczenia oraz spadku w czasie wartości pojazdów (sum ubezpieczenia).

4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa w tym m.in. ustawa - Prawo zamówień Publicznych, Kodeks cywilny oraz inne ustawy szczególne.