Zakup usług pocztowych

Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem Platformy pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1194640

Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami odbywa się za pośrednictwem platformazakupowa.pl i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.

Zamawiający będzie przekazywał wykonawcom informacje za pośrednictwem platformazakupowa.pl. Informacje dotyczące odpowiedzi na pytania, zmiany specyfikacji, zmiany terminu składania i otwarcia ofert Zamawiający będzie zamieszczał na platformie w sekcji “Komunikaty”. Korespondencja, której zgodnie z obowiązującymi przepisami adresatem jest konkretny wykonawca, będzie przekazywana za pośrednictwem platformazakupowa.pl do konkretnego wykonawcy.

Oferta wraz z załącznikami, dokumenty i oświadczenia składane elektronicznie muszą zostać podpisane elektronicznym kwalifikowanym podpisem lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Postępowanie prowadzone jest za pośrednictwem Platformy pod adresem: https://platformazakupowa.pl/transakcja/1194640

Zamawiający, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na platformazakupowa.pl, tj.:

- stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,

- komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor co najmniej dwurdzeniowy o częstotliwości taktowania nie gorszej niż 2,4 GHZ, jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, z aktualnym wsparciem technicznym producenta,

- zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa- sugerujemy najnowsze wersje: Chrome, Safari, Edge, Firefox, Opera, w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 10.0,

- włączona obsługa Java Script,

- zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf),

- Szyfrowanie na platformazakupowa.pl odbywa się za pomocą protokołu TLS 1.3.

- maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania oferty wynosi 150 MB (łącznie maksymalnie 10 plików lub spakowanych folderów), natomiast przy komunikacji – limit objętości plików lub spakowanych folderów to 10 plików lub spakowanych folderów przy maksymalnej sumarycznej wielkości 500 MB,

- Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.

Wykonawca, przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:

a. akceptuje warunki korzystania z platformazakupowa.pl określone w Regulaminie zamieszczonym na stronie internetowej pod linkiem w zakładce „Regulamin" oraz uznaje go za wiążący, b. zapoznał i stosuje się do Instrukcji składania ofert/wniosków dostępnej pod linkiem.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za złożenie oferty w sposób niezgodny z Instrukcją korzystania z platformazakupowa.pl, w szczególności za sytuację, gdy zamawiający zapozna się z treścią oferty przed upływem terminu składania ofert (np. złożenie oferty w zakładce „Wyślij wiadomość do zamawiającego”). Taka oferta zostanie uznana przez Zamawiającego za ofertę handlową i nie będzie brana pod uwagę w przedmiotowym postępowaniu ponieważ nie został spełniony obowiązek narzucony w art. 221 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zamawiający informuje, że instrukcje korzystania z platformazakupowa.pl dotyczące w szczególności logowania, składania wniosków o wyjaśnienie treści SWZ, składania ofert oraz innych czynności podejmowanych w niniejszym postępowaniu przy użyciu platformazakupowa.pl znajdują się w zakładce „Instrukcje dla Wykonawców" na stronie internetowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję ponadto, że:

1. Administratorem danych osobowych wykonawców jest Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie, ul. Obywatelska 4, 20-092 Lublin;

2. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez email ochronadanych@wup.lublin.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych;

3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia;

4. Odbiorcami danych osobowych wykonawców będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ustawy Pzp, w szczególności Wojewódzki Urząd Pracy w Lublinie;

5. Dane osobowe wykonawców będą przechowywane, przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, zgodnie z obowiązującymi u Zamawiającego przepisami o archiwizacji;

6. W odniesieniu do danych osobowych wykonawców decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;

7. Wykonawcy posiadają:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych ich dotyczących;

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych;

• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy RODO;

8. Nie przysługuje wykonawcom:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych wykonawców jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w Rozdziale VII SWZ, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.

2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: a. zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. b. uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający uzna, ze Wykonawca spełnia warunek udziału, jeżeli wykaże, że jest wpisany do rejestru operatorów pocztowych zgodnie z art. 6 ustawy Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366, z późn. zm.). c. sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie. d. zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w powyższym zakresie.

Zgodnie z art. 274 ust. 1 Pzp Zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych, tj.:

1) Kopia wpisu do rejestru operatorów pocztowych na potwierdzenie warunku wskazanego w rozdz. VIII ust. 2 lit.b.

Wykonawca składając ofertę zobowiązany jest złożyć za pośrednictwem Platformy podpisane przez osoby uprawnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym lub podpisem zaufanym następujące dokumenty:

1. Formularz Ofertowy - załącznik nr 1 do SWZ.

2. Wstępne oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr 2 do SWZ.

3. Odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru składane w celu potwierdzenia, że osoba działająca w imieniu Wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania zgodnie z § 13 Rozporządzenia.

4. Ewentualne pełnomocnictwo lub inny dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania, jeśli uprawnienie do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę.

5. W przypadku złożenia oferty przez kilka podmiotów występujących wspólnie (np. konsorcjum lub spółka cywilna), należy złożyć pełnomocnictwo (ewentualnie umowę o współdziałaniu, z której będzie wynikać przedmiotowe pełnomocnictwo) zawierające oświadczenia woli wszystkich wykonawców występujących wspólnie, wskazujące na osobę umocowaną (np. lider, radca prawny, etc.) do reprezentowania przedsiębiorców do udziału w określonym postępowaniu o zamówienie publiczne (albo do reprezentowania ich w postępowaniu i do podpisywania w jego imieniu umów). Dokument niniejszy winien wyliczać wszystkich Wykonawców. Każdy z tych Wykonawców musi podpisać się na wspólnym dokumencie pełnomocnictwa lub innego dokumentu sporządzonego w tym celu; alternatywnie – wystawić niezależne pełnomocnictwo indywidualnie dla Pełnomocnika – Lidera (nie jest wymagany podpis Pełnomocnika – Lidera na dokumencie pełnomocnictwa). Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem (Liderem).

6. W przypadku złożenia oferty przez kilka podmiotów występujących wspólnie (np. konsorcjum), należy złożyć oświadczenie, z którego wynika, które dostawy lub usługi wykonają poszczególni Wykonawcy – zgodnie z załącznikiem nr 3 do SWZ.

7. W przypadku, gdy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, Wykonawca składając ofertę informuje zamawiającego o tym na piśmie, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku, a także wskazanie stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

1. Zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy p.z.p. Zamawiający przewiduje zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści złożonej oferty w następujących przypadkach:

1) dopuszczalne są zmiany postanowień umowy, które wynikają ze zmiany obowiązujących przepisów, jeżeli konieczne będzie dostosowanie postanowień umowy do nowego stanu prawnego. Zmiany w tym zakresie ograniczone będą wyłącznie do dostosowania umowy do zmienionych regulacji prawnych;

2) dopuszczalna jest zmiana umowy w zakresie wystawiania i doręczenia faktur w przypadku podjęcia decyzji u Zamawiającego lub Wykonawcy o wystawianiu i udostępnianiu faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSe F);

3) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany wysokości wynagrodzenia określonego w formularzu ofertowym w przypadku zmiany cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją umowy, zgodnie z art. 439 ustawy Pzp, na następujących zasadach:

a) Przez zmianę cen kosztów rozumie się odpowiednio wzrost poniższych cen kosztów, jak i obniżenie cen kosztów, względem cen kosztów przyjętych w celu ustalenia wynagrodzenia Wykonawcy zawartego w formularzu ofertowym.

b) Zmiana wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, o której mowa w ust. 11 pkt 1 niniejszego paragrafu, może nastąpić wyłącznie w zakresie należnej kwoty wynagrodzenia Wykonawcy, która nie została jeszcze zapłacona oraz wyłącznie wtedy, gdy ma ona wpływ na koszty wykonania przedmiotu niniejszej umowy przez Wykonawcę.

c) Zamawiający w celu uwzględnienia wzrostów lub spadków kosztów związanych z realizacją zamówienia, przewiduje waloryzację wynagrodzenia należnego Wykonawcy. Strony przewidują zmianę wynagrodzenia należnego Wykonawcy w wypadku udokumentowanych zmian cen materiałów lub kosztów związanych z realizacją umowy o co najmniej 10% względem poziomu tych cen lub kosztów związanych z wykonaniem umowy, jakie były brane pod uwagę przez Wykonawcę przy sporządzaniu oferty stanowiącej podstawę do zawarcia umowy.

d) Pierwsza zmiana wynagrodzenia, o której mowa w niniejszym punkcie może nastąpić najwcześniej po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy. Kolejne zmiany wynagrodzenia należnego Wykonawcy nie będą dokonywane częściej niż co 3 miesiące.

e) W celu wykazania wpływu zmian, o których mowa w niniejszym punkcie na koszty wykonania umowy, Wykonawca przedstawi Zamawiającemu szczegółową kalkulację kosztów według stanu sprzed danej zmiany cen materiałów i kosztów oraz szczegółową kalkulację kosztów według stanu po zmianie, oraz wskaże kwotę, o jaką wynagrodzenie powinno ulec zmianie. Zamawiający ustosunkuje się do przedstawionych kalkulacji, w szczególności przez zaakceptowanie wskazanej przez Wykonawcę kwoty lub przez zgłoszenie zastrzeżeń, wskazanie omyłek rachunkowych lub żądanie wyjaśnień co do poszczególnych elementów kalkulacji.

f) Zmiany cen lub kosztów ustalane będą z uwzględnieniem odpowiednich wskaźników tych pozycji ogłaszanych przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

g) Zmiany wynagrodzenia nie mogą przekroczyć (+/-) 15 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 1 umowy. Przez łączną wartość zmian wysokości wynagrodzenia należy rozumieć wartość, o którą podwyższono lub obniżono wynagrodzenie Wykonawcy wynikające z waloryzacji.

h) Początkowym terminem wprowadzenia zmian do umowy będzie miesiąc kalendarzowy następujący po miesiącu, w którym wystąpiły okoliczności powodujące zmianę. Dalsza część zmian w SEKCJI POZOSTAŁE INFORMACJE