Usługa udostępnienia i obsługi systemu do mass mailingu

1. Oferty, oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

2. Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt 1, przekazywane w postępowaniu, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, o których mowa w pkt 2.

3. Dokumenty elektroniczne, przekazuje się w postępowaniu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Środkiem komunikacji elektronicznej w niniejszym postępowaniu, służącym złożeniu oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz oferty wraz z załącznikami przez wykonawcę, jest Platforma dostępna pod adresem https://mrpit.ezamawiajacy.pl. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

4. W postępowaniu zamawiający wymaga przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy znajdującej się pod adresem:

https://mrpit.ezamawiajacy.pl w zakładce „Wiadomości”. Szczegółowa Instrukcja korzystania z Platformy dla wykonawcy dostępna jest w zakładce „Regulacje i procedury procesu zakupowego” pod adresem https://mrpit.ezamawiajacy.pl

5. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia lub informacje, które wpłyną do Zamawiającego, uważa się za dokumenty złożone w terminie, jeśli ich czytelna treść dotrze do Zamawiającego przed upływem tego terminu. Za datę wpływu oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wpływu na Platformę.

6. Zamawiający informuje, iż w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z zasadami korzystania z Platformy, Wykonawca winien skontaktować się z dostawcą Platformy:

1) pod numerem telefonu: +48 22 257 22 23 (infolinia dostępna w dni robocze, w godzinach 9.00-17.00);

2) pod adresem e-mail: oneplace@marketplanet.pl

7. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

7.1 stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s;

7.2 komputer klasy PC lub MAC spełniający wymagania zainstalowanego systemu operacyjnego oraz wymagania używanej przeglądarki internetowej;

7.3 zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa w wersji wspieranej przez producenta obsługująca TLS 1.2;

7.4 zainstalowany program Acrobat Reader lub inny obsługujący pliki w formacie .pdf.

8. Pozostałe wymagania techniczne i organizacyjne dot. korespondencji elektronicznej określono w SWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie i obsługa systemu do mass mailingu, w zakresie i na warunkach określonych w niniejszej Umowie, polegający na:

a) udostępnieniu platformy i narzędzi niezbędnych do dostarczania przez Zamawiającego spersonalizowanych wiadomości tekstowych i graficznych za pomocą poczty elektronicznej, w sposób umożliwiający niezależne zarządzanie treścią i wysyłką komunikatów.;

b) udostępnieniu i obsłudze platformy do automatycznej segmentacji i personalizacji treści merytorycznych dla użytkowników portalu Biznes.gov.pl.

2. Szczegółowe informacje dotyczące opisu, zakresu i warunków realizacji przedmiotu zamówienia określa „Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)” stanowiący załącznik nr 2 do SWZ oraz „Projektowane postanowienia umowy, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy” stanowiące załącznik nr 3 do SWZ.

1. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie), wykonał należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych wykonuje należycie co najmniej dwie usługi polegające na planowaniu i optymalizacji działań z zakresu komunikacji masowej (mass mailing) oraz wdrażaniu rozwiązań z obszaru marketing automation (MA) lub systemów spersonalizowanej komunikacji z użytkownikami, z wykorzystaniem mechanizmów segmentacji, personalizacji treści oraz automatyzacji kampanii o wartości nie mniejszej niż 200 000,00 zł brutto (słownie: dwieście tysięcy złotych) każda.

2. Zamawiający uzna ww. warunek za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował zespołem osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia:

a) Osoba odpowiedzialna za realizację umowy i do stałego kontaktu z Zamawiającym - opiekun, min. 2 lata doświadczenia w zakresie planowania i optymalizacji działań Marketing Automation;

b) Osoba odpowiedzialna za opiekę techniczną i obsługę narzędzia, min. 2 lata doświadczenia w zakresie obsługi systemów Marketing Automation;

c) Osoba odpowiedzialna za oprawę graficzną wysyłek newslettera, importu bazy odbiorców do systemu, przeprowadzenia testów różnego typu (A/B, antyspamowych itp.), monitorowania i pomiarów wyników; min. 2 lata doświadczenia w praktycznej obsłudze systemów do automatycznego mailingu i optymalizacji działań;

d) Osoba odpowiedzialna za analizę, przygotowanie reguł automatyzacji i scenariusza dla treści, która ma być przekazywana grupie docelowej/użytkownikowi; min. 2 lata doświadczenia w zakresie obsługi, analizy, przygotowywaniu i optymalizacji reguł dla systemów Marketing Automation;

e) Osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo systemu, która w okresie ostatnich 5 lat przed upływem terminu składania ofert przeprowadziła co najmniej 3 audyty bezpieczeństwa systemów informatycznych obejmujące analizę ryzyk lub ocenę zgodności z normami (np. ISO/IEC 27001 lub KRI lub RODO) lub testy podatności lub przegląd konfiguracji systemów.

f) Zamawiający dopuszcza, aby jedna osoba pełniła maksymalnie dwie role.

1. wykaz usług spełniających wymogi określone w pkt 8.1.2.4.1. SWZ, wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane lub są wykonywane oraz załączeniem dowodów określających, czy zostały one wykonane należycie lub są wykonywane należycie; wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SWZ;

Dowodami potwierdzającymi czy usługi zostały wykonane należycie/są wykonywane należycie są:

1) referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane.

W przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy, lub

2) oświadczenie wykonawcy, jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać dokumentów, o których mowa powyżej. Jeśli wykonawca składa oświadczenie, zobowiązany jest podać przyczyny braku możliwości uzyskania dokumentów wskazanych w pkt 1.

Wskazane powyżej okresy liczy się wstecz od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

2. wykaz osób spełniających wymogi określone w pkt 8.1.2.4.2 SWZ, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami; wzór wykazu stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

Oferta musi zawierać następujące oświadczenia i dokumenty:

1. Formularz Ofertowy (FO) – dokument składany w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę uprawnioną, o której mowa w pkt 1.4.2) SWZ, wraz z wymaganymi załącznikami, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SWZ. W przypadku złożenia oferty na innych formularzu, powinien on zawierać wszystkie wymagane informacje określone w tych załącznikach. Formularz ofertowy (FO) nie podlega uzupełnieniu na zasadach regulowanych przepisami art. 128 ust. 1 ustawy, tym samym brak złożenia Formularza ofertowego lub niezachowanie w stosunku do Formularza ofertowego wymaganej w SWZ formy spowoduje odrzucenie oferty na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 lub 6 ustawy;

2. oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale 8 SWZ, sporządzone i wypełnione według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.

3. dokument (np. pełnomocnictwo) potwierdzający, że oferta została złożona przez osobę uprawnioną do reprezentowania wykonawcy (forma pełnomocnictwa została wskazana w pkt 1.4.2 SWZ) – w przypadku, gdy oferta została podpisana przez inną osobę niż umocowaną w dokumencie rejestrowym wykonawcy;

4. zobowiązanie podmiotu trzeciego, o którym mowa w pkt 8.5 – 8.6 SWZ – jeżeli wykonawca polega na zasobach lub sytuacji podmiotu trzeciego;

5. oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeśli dotyczy) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 8 do SWZ.

6. odpis lub informację z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru potwierdzającego, że osoba działająca w imieniu wykonawcy jest umocowana do jego reprezentowania. Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.

1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w rozumieniu art. 58 ustawy) muszą spełniać następujące wymogi:

1) Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego;

2) pełnomocnictwo – dokument wytworzony w postaci elektronicznej – musi zostać złożone wraz z ofertą i oprócz identyfikacji pełnomocnika powinno zawierać także informacje wskazujące o:

a) postępowaniu, którego dotyczy,

b) wszystkich wykonawcach wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, wymienionych z nazwy wraz z określeniem adresu i siedziby.

3) pełnomocnictwo to musi być udzielone przez każdego z wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę uprawnioną do reprezentowania każdego z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

2. Przepisy dotyczące wykonawcy stosuje się odpowiednio do wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

3. Wspólników spółki cywilnej obowiązują przepisy dotyczące wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o których mowa w art. 58 ustawy.

4. oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeśli dotyczy) Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy. Wykonawcy składają oświadczenia (o ile dotyczy) w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osoby upoważnione do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub w innym dokumencie. Wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 8 do SWZ.