Świadczenie usług pocztowych dla Urzędu Miejskiego w Sępólnie Krajeńskim

1) Informacje ogólne

1) W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej za pośrednictwem Platformy e-zamówienia, dostępnej pod adresem: https://ezamowienia.gov.pl, poczty elektronicznej Zamawiającego: zamowienia@gmina-sepolno.pl - z zastrzeżeniem, iż oferta musi zostać złożona przy użyciu Platformy e-zamówienia.

2) Wykonawca zamierzający wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego musi posiadać konto podmiotu „Wykonawca” na Platformie e-Zamówienia. Szczegółowe informacje na temat zakładania kont podmiotów oraz zasady i warunki korzystania z Platformy e-Zamówienia określa Regulamin Platformy e-Zamówienia, dostępny na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl oraz informacje zamieszczone w zakładce „Centrum Pomocy”.

3) Maksymalny rozmiar plików przesyłanych za pośrednictwem dedykowanych formularzy do komunikacji wynosi 150 MB (wielkość ta dotyczy plików przesyłanych jako załączniki do jednego formularza).

4) Dane postępowanie można wyszukać na Liście wszystkich postępowań na Platformie e-zamówienia w zakładce „Przeglądaj postępowania/konkursy”.

5) Przeglądanie i pobieranie publicznej treści dokumentacji postępowania nie wymaga posiadania konta na Platformie e-Zamówienia ani logowania.

6) w przypadku problemów technicznych i awarii związanych z funkcjonowaniem Platformy e-zamówienia użytkownicy mogą skorzystać ze wsparcia technicznego dostępnego pod numerem telefonu 22 458 77 99 lub drogą elektroniczną poprzez formularz udostępniony na stronie internetowej https://ezamowienia.gov.pl w zakładce „Zgłoś problem”

7) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.

3. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w formie elektronicznej tj. opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

Klauzula informacyjna z art. 13 RODO:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „Rozporządzenie”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Sępólno Krajeńskie reprezentowana przez Burmistrza Sępólna Krajeńskiego z siedzibą przy ul. T. Kościuszki 11, 89-400 Sępólno Krajeńskie, tel. /52/ 389 42 30, e-mail: sekretariat@gmina-sepolno.pl;

2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iodo@gmina-sepolno.pl

3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania.

5. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c) ww. Rozporządzenia w związku z przepisami PZP.

6. Odbiorcami Pani/Pana danych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ust. 4 PZP.

7. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach PZP, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z PZP.

8. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:

- dostępu do treści swoich danych oraz możliwości ich poprawiania, sprostowania, ograniczenia przetwarzania,

- w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywa się z naruszeniem przepisów Rozporządzenia służy prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa,

9. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e Rozporządzenia prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia;

- na podstawie art. 21 Rozporządzenia prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych.

10. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 Rozporządzenia, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Administrator może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

11. Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 Rozporządzenia, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z PZP.

12. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 Rozporządzenia, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

13. W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Administratora w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 Rozporządzenia, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Administratora.

Ze względu na ograniczoną ilość znaków pozostałe informacje znajdują się w sekcji IX

1. Oferty będą oceniane na podstawie następujących kryteriów:

a)Kryterium I: Cena brutto oferty (C) – waga 60 % b)Kryterium II: Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych (Ś) – waga 40 %

2. Ocena ofert będzie dokonywana według następujących zasad:

a) Kryterium I: Cena brutto oferty (C) – waga 60 % - według poniższego wzoru:

Cena oferowana brutto oferty z najniższą ceną

Liczba przyznanych punktów = _____________________________________ x 60 pkt

Cena oferowana brutto oferty ocenianej

Maksymalna liczba punktów za to kryterium – 60,00 punktów.

Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena brutto oferty” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu ofertowym.

2) Kryterium II: Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych (Ś) – waga 40 % - według poniższego sposobu punktacji:

- Brak możliwości śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych - 0 pkt

- Posiadanie możliwości śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych - 40,00 pkt

Maksymalna liczba punktów za to kryterium – 40,00 punktów.

Ocena w zakresie tego kryterium zostanie dokonana na podstawie oświadczenia Wykonawcy złożonego w ofercie.

UWAGA: W przypadku zadeklarowania przez Wykonawcę możliwości śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych, Wykonawca zobowiązany jest umożliwić Zamawiającemu w dniu podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego dostęp do aplikacji internetowej lub strony internetowej umożliwiającej śledzenie nadanej przesyłki rejestrowanej realizowanej na terenie Rzeczypospolitej Polskiej z umożliwieniem zamawiającemu sprawdzenia jej statusu.

3. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która zdobędzie największą liczbę punktów (Lp) stanowiących sumę poszczególnych kryteriów (C,Ś) według poniższego wzoru:

Lp = C + Ś, gdzie:

Lp - liczba punktów uzyskanych przez ofertę,

C - liczba punktów oferty ocenianej w ramach kryterium „Cena brutto oferty”,

Ś - liczba punktów oferty ocenianej w ramach kryterium „Możliwość śledzenia przez Internet rejestrowanych przesyłek pocztowych”.

Przyjmuje się, że 1% = 1,00 pkt i tak zostanie przeliczona liczba punktów w każdym kryterium. Obliczenia dokonywane będą z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zgodnie z zasadami matematycznymi.

4. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która w sumie uzyska największą liczbę punktów ze wszystkich kryteriów. Uzyskana liczba punktów w ramach kryterium zaokrąglona będzie do drugiego miejsca po przecinku. Jeżeli trzecia cyfra po przecinku jest mniejsza od 5 wynik zostanie zaokrąglony w dół, a jeżeli cyfra jest równa lub większa od 5 wynik zostanie zaokrąglony w górę.

5. Zamówienie udzielone zostanie temu Wykonawcy, który:

1) spełni wymagania określone w niniejszej SWZ oraz ustawie Pzp,

2) przedłoży ofertę, która uzyska największą liczbę punktów.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1.1 nie podlegają wykluczeniu na podstawie Rozdziału X niniejszej SWZ, 1.2 spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie;

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Wykonawca wykaże, iż posiada uprawnienia do wykonywania działalności pocztowej, na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych, prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej, zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366 z późn. zm.).

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie;

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie;

1) oświadczenia Wykonawcy, w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, o braku przynależności do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, z innym Wykonawcą, który złożył odrębną ofertę, ofertę częściową lub wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, albo oświadczenia o przynależności do tej samej grupy kapitałowej wraz z dokumentami lub informacjami potwierdzającymi przygotowanie oferty, oferty częściowej lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu niezależnie od innego Wykonawcy należącego do tej samej grupy kapitałowej (wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do SWZ);

2) odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczego, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

18. Oferta powinna zawierać:

1) Wypełniony Formularz ofertowy (wzór stanowi Załącznik nr 1 do SWZ)

2) Wraz z ofertą należy złożyć następujące oświadczenia i dokumenty:

a) Aktualne na dzień składania ofert oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz braku podstaw do wykluczenia, o którym mowa w pkt 1 rozdziału X niniejszej SWZ, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ i Załącznik nr 5 do SWZ.

b) Pełnomocnictwo osób podpisujących ofertę lub inne dokumenty składane z ofertą, jeżeli ich umocowanie nie wynika wprost z dokumentów rejestrowych lub bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile Wykonawca dostarczył dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów (jeżeli dotyczy).

c) Pełnomocnictwo do reprezentowania wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeżeli dotyczy).

d) Uzasadnienie zastrzeżenia informacji stanowiącej tajemnicę przedsiębiorstwa (jeżeli dotyczy).

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Wówczas ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty.

2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oświadczenia, o których mowa w Rozdziale XI pkt 1 SWZ, składa każdy z Wykonawców.

3. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców dokumenty o których mowa w Rozdziale XI pkt 2.1 ppkt 1) i 2) składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie.

4. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, składa każdy z Wykonawców. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z Wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

5. Ponadto Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia składają wraz z ofertą Załącznik nr 5 do SWZ – Oświadczenie Wykonawcy składane na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 514).

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności i może być dopuszczalna tylko w granicach unormowania art. 455 ustawy Pzp.

2. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień umowy w zakresie:

1) nazw, adresów Stron oraz godzin dostarczania przesyłek, jeżeli będą one wynikać ze zmian w strukturze Zamawiającego lub Wykonawcy,

2) w stosunku do osób — zmiany osób reprezentujących na skutek zmian organizacyjnych, 3)Zamawiający dopuszcza zmianę ceny jednostkowej brutto w okresie obowiązywania umowy tylko w przypadku zmiany stawki podatku VAT oraz wprowadzenia przez Wykonawcę nowych cen jednostkowych, zatwierdzonych uprzednio przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej (zmiany te obowiązują od momentu ich wejścia w życie).

3. Strona występująca o zmianę postanowień niniejszej umowy zobowiązana jest do udokumentowania zaistnienia powyższych okoliczności. Wniosek o zmianę postanowień niniejszej umowy musi być wyrażony na piśmie.