Sukcesywne usługi kurierskie na potrzeby Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY DOTYCZĄCY PRZETWARZANIA DANYCH OSÓB FIZYCZNYCH W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

1. Administrator danych

1.1 Administrator: Okręgowa Komisja Egzaminacyjna z siedzibą w Gdańsku.

1.2 Kontakt:

1.2.1 listowny: ul. Na Stoku 49, 80-874 Gdańsk

1.2.2 za pośrednictwem adresu e-mail: komisja@oke.gda.pl

1.2.3 telefonicznie: [+48] 058 320 55 90 lub [+48] 058 320 55 91.

2. Inspektor Ochrony Danych

Inspektorem Ochrony Danych [IOD] jest Kariota Blicharska. Kontakt pod adresem e-mail: iod@oke.gda.pl

3. Cele i podstawy przetwarzania

Będziemy przetwarzać Państwa dane w związku z:

3.1 [art. 6 ust 1 lit a RODO] wyrażoną zgodą dotyczącą danych wykraczających poza zakres ustawowy

3.2 [art. 6 ust. 1 lit. c RODO] realizacją obowiązku prawnego w oparciu o przepisy prawa:

3.2.1 Ustawa z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych

3.2.2 Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 roku w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiających od wykonawcy

3.2.3 Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

4. Okres przechowywania danych

Dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego [dokumenty dołączone do wniosku, oświadczenia, protokoły oraz decyzje] przetwarzane będą przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

5. Odbiorcy danych

5.1 Państwa dane pozyskane w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane będą wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

5.2 Ograniczenie dostępu do Państwa danych, o których mowa powyżej może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach, jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z:

5.2.1 art. 18 ust 6 Ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych

5.2.2 art. 74 ust 4 Ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych

5.3 Ponadto odbiorcą danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienia publiczne mogą być podmioty z którymi Dyrektor Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej z siedzibą w Gdańsku zawarł umowy o współpracy. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego, usuwaniem awarii lub archiwizacji. Odbiorcy danych zawarli stosowne umowy wraz z klauzulą o zachowaniu w poufności a pracowników obowiązuje tajemnica służbowa.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Państwa dane mogą być przekazywane do Państw poza EOG. Transfer danych niezbędnych do świadczenia usług odbywa się na podstawie zatwierdzonych przez Komisję Europejską standardowych klauzul umownych, potwierdzających poziom bezpieczeństwa i poufności danych osób fizycznych.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługują Państwu następujące uprawnienia:

7.1 prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii

7.2 prawo do sprostowania [poprawiania] swoich danych, jeśli są błędne lub nieaktualne

7.3 prawo do usunięcia danych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w interesie publicznym

7.4 prawo do ograniczenia przetwarzania danych, przy czym zapisy ustawy mogą w zastrzeżonych przypadkach wyłączyć możliwość skorzystania z tego prawa

7.5 prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO [na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa].

8. Obowiązek podania danych

Udział w postępowaniu o zamówienia publiczne nie jest obowiązkowy, natomiast podanie określonych danych jest warunkiem niezbędnym do wzięcia w nim udziału. Ustawa Prawo zamówień publicznych oraz wydane do niej przepisy wykonawcze, wskazują dokumenty oraz zakres danych jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy.

Część 1 - Przedmiotem zamówienia są usługi kurierskie polegające na odbiorze przesyłek chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem ze szkół podstawowych, szkół ponadpodstawowych, szkół policealnych i innych ośrodków egzaminacyjnych województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego, przewozie i doręczeniu ich do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku lub do wybranych ośrodków sprawdzania w określonym terminie związanym z przeprowadzanymi egzaminami Przedmiot zamówienia w części 1 obejmuje łącznie 4 zadania:

• Zadanie I - egzamin zawodowy

• Zadanie II - egzamin maturalny

• Zadanie III - egzamin ósmoklasisty

• Zadanie IV - matura poprawkowa Materiały egzaminacyjne będące przedmiotem transportu stanowią przesyłkę specjalnego znaczenia i są materiałami chronionymi przed nieuprawnionym ujawnieniem. Wykonawca będzie zobowiązany zabezpieczyć w czasie transportu materiały w taki sposób, aby nie doszło do ich uszkodzenia (zwłaszcza pogięcia czy zamoczenia) oraz ich zaginięcia.

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp, tj. udzielenia zamówień na podobne usługi, w okresie do 3 lat od dnia udzielenia zamówienia podstawowego, wybranemu w niniejszym postępowaniu wykonawcy, tj.:

- usług polegających na powtórzeniu polegających na odbiorze przesyłek chronionych przed nieuprawnionym ujawnieniem ze szkół podstawowych, szkół ponadpodstawowych, szkół policealnych i innych ośrodków egzaminacyjnych województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego, przewozie i doręczeniu ich do Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej w Gdańsku lub do wybranych ośrodków sprawdzania w określonym terminie związanym z przeprowadzanymi egzaminami

- bieżących usług kurierskich na obszarze kraju ze szczególnym uwzględnieniem województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Gdańsku, polegających na odbiorze i dostawach przesyłek od i do Zamawiającego.

z zastrzeżeniem, że istotne warunki realizacji zamówienia o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 będą odpowiadały warunkom zawartym w SWZ.

Szacunkowa wartość przewidywanych zamówień o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp wynosi: 20% szacunkowej wartości zamówienia podstawowego.

Zamawiający udzieli zamówienia, o których mowa w art. 214 ust 1 pkt 7 ustawy Pzp w trybie z wolnej ręki lub w przypadku, gdy wartość zamówienia będzie niższa niż 130 000,00 zł – zgodnie z wewnętrznym regulaminem Zamawiającego.

Część 2 - Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług kurierskich na obszarze kraju ze szczególnym uwzględnieniem województw pomorskiego i kujawsko-pomorskiego, których obszar obejmuje swoją działalnością Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Gdańsku, polegających na odbiorze i dostawach przesyłek od i do Zamawiającego. Przedmiot zamówienia w części 2 obejmuje łącznie 2 zadania

• Zadanie V - wysyłki wyników egzaminów

• Zadanie VI – bieżące wysyłki

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają warunek posiadania zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże:

a) że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, zrealizował należycie min. 2 usługi kurierskie polegające na odbiorze, przewozie i dostarczeniu przesyłek w obrocie krajowym lub międzynarodowym na łączną kwotę min. 500 000 zł brutto. Zamawiający dopuszcza spełnienie warunku wykonania usługi, jeżeli data rozpoczęcia tej usługi będzie wcześniejsza niż trzy lata przed upływem terminu składania ofert, natomiast data zakończenia tej usługi nie będzie wcześniejsza niż trzy lata przed upływem terminu składania ofert. Wzór wykazu usług stanowi zał. nr 3 do SWZ.

b) dysponowanie warunkami, umożliwiającymi bezpieczne przechowywanie i sortowanie przesyłek zawierających materiały egzaminacyjne w przeznaczonych do tego celu odrębnych pomieszczeniach gwarantujących ochronę przed nieuprawnionym ujawnieniem, naruszeniem lub utratą (kradzieżą) lub zniszczeniem przesyłki, monitorowanych i objętych całodobową ochroną. Zamawiający uzna warunek zabezpieczenia przesyłek zawierających materiały egzaminacyjne przed zagubieniem i uszkodzeniem za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że przechowywanie i sortowanie przesyłek odbywa się z wykorzystaniem co najmniej jednej sortowni zlokalizowanej na terenie woj. pomorskiego oraz co najmniej jednej sortowni zlokalizowanej na terenie woj. kujawsko-pomorskiego. Przez Sortownię Zamawiający rozumie miejsce, w którym odbywa się proces sortowania przesyłek oraz które służy do przechowywania przesyłek w sposób gwarantujący ich nienaruszalność oraz brak dostępu przez osoby nieuprawnione np. odrębne zamykane na klucz pomieszczenia lub magazyny lub budynki do których dostęp mają tylko osoby uprawnione, i które są objęte całodobową ochroną i monitoringiem. Proces przechowywania i sortowania przesyłek musi być objęty systemem bezpieczeństwa informacji.

c) dysponowanie min. 1 osobą odpowiedzialną za kontrolę jakości usług, która będzie pełniła funkcję koordynatora oraz będzie nadzorowała proces odbioru i dostarczania przesyłek w ramach zamówienia. Wskazana osoba musi posiadać min. 6 miesięczne doświadczenie w nadzorowaniu lub koordynowaniu usług kurierskich lub pocztowych. Wzór wykazu osób odpowiedzialnych za świadczenie usług stanowi zał. nr 6 do SWZ.

W celu potwierdzenia spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu wskazanych w rozdziale IX Wykonawca zobowiązany będzie złożyć:

a) wykaz wykonanych usług (zał. nr 4 do SWZ), a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów (np. referencji ) określających, czy usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy. Jeżeli wykonawca wykonywał usługi na rzecz Zamawiającego, nie musi przedstawiać dowodów, że ww. usługi były wykonane należycie.

b) opis środków organizacyjno-technicznych stosowanych przez wykonawcę w celu zapewnienia jakości tj. opisu warunków umożliwiającymi bezpieczne przechowywanie i sortowanie przesyłek zawierających materiały egzaminacyjne, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do SWZ

c) wykaz osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za kontrolę jakości, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ