Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego oraz Biura Obsługi Urzędu

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym. Zakres usług obejmuje przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek pocztowych i paczek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym oraz ewentualny ich zwrot do nadawcy, po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz świadczenie usług kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym a także odbiór przesyłek pocztowych ze wskazanych miejsc przez Zamawiającego i dostarczenie ich do placówek Wykonawcy.

2. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

1) przesyłki listowe krajowe o wadze do 2000 g nierejestrowane - nadane i doręczone bez pokwitowania (zwykłe), w tym:

a) przesyłki listowe nierejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (ekonomiczne),

b) przesyłki listowe nierejestrowane, najszybszej kategorii (priorytetowe),

2) przesyłki listowe krajowe i zagraniczne o wadze do 2000 g rejestrowane (polecone)- przesyłki listowe będące przesyłkami rejestrowanymi, przemieszczanymi i doręczanymi w sposób zabezpieczający je przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, w tym:

a) przesyłki listowe krajowe rejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii (ekonomiczne),

b) przesyłki listowe krajowe rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe)

c) przesyłki listowe zagraniczne rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe)

3) usługa potwierdzenie odbioru – oznacza doręczenie przesyłki rejestrowanej w sposób umożliwiający uzyskanie przez nadawcę potwierdzenia jej odbioru w postaci dokumentu w formie papierowej (ZPO),

4) paczki pocztowe krajowe - przesyłki rejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii (ekonomiczne), niebędące przesyłką listową, przyjmowane, sortowane, przemieszczane i doręczane w obrocie krajowym,

5) paczki pocztowe krajowe i zagraniczne - przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii (priorytetowe), niebędące przesyłką listową, przyjmowane, sortowane, przemieszczane i doręczane w obrocie krajowym i zagranicznym.

3. Określenie „przesyłka kurierska” oznacza – przesyłkę listową będącą przesyłką rejestrowaną lub paczkę pocztową, przyjmowaną, sortowaną, przemieszczaną i doręczaną w sposób łącznie zapewniający:

a) bezpośredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy,

b) śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia,

c) doręczenie przesyłki pocztowej w gwarantowanym terminie określonym w regulaminie świadczenia usług pocztowych lub w umowach o świadczenie usług pocztowych,

d) doręczenie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru,

e) uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej;

4. Szczegółowy opis rodzaju przesyłek oraz ich parametry zawarto w formularzu ilościowo cenowym, stanowiącym Załącznik Nr 1 do Formularza Ofertowego i Załącznik Nr 2 do Formularza Ofertowego.

5. Usługi będą świadczone na obszarze całej Polski oraz poza jej granicami.

6. Usługi będą realizowane codziennie w dni robocze tj. przez 5 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku.

7. Przesyłki, o których mowa w pkt. 2 będą odbierane z następujących miejsc: w godzinach od 14.45 do 15.00 tj:

a) dwa pokoje w tym samym budynku na Wybrzeżu J. Słowackiego 12-14, Wrocław: - pokój nr 101 (Kancelaria Ogólna Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego) - pokój nr 312 (Biuro Obsługi Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego), w godzinach od 14.30 do 15.00 tj:

b) ul. Walońska 3-5, Wrocław - Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, Kancelaria Ogólna – Recepcja na parterze, w godzinach od 11:30 do 12:30 tj:

c) Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego, Wydział Turystyki w Wałbrzychu (ul. Wysockiego 29, bud. 8 B – III poziom). W Wydziale Turystyki w Wałbrzychu (ul. Wysockiego 29, bud. 8 B – III poziom) Wykonawca odbierać będzie także przesyłki pocztowe nadawane przez Regionalny Punkt Kontaktowy Programu Interreg Czechy – Polska.

8. Przesyłki rejestrowane po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy będą zwracane na adres nadawcy przesyłki.

9. W trakcie realizacji zamówienia rozliczenia pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości nadanych oraz zwróconych przesyłek, według cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w formularzach cenowych stanowiących Załączniki Nr 4 i Załącznik Nr 5 do umowy.

10. Całkowita wartość zrealizowanego zamówienia nie może przekroczyć ceny oferty brutto.

11. Usługi pocztowe będą świadczone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności:

1) Ustawą z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe;

2) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej;

3) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego;

4) Kodeksem Cywilnym, Kodeksem Postępowania Administracyjnego i ustawy z dnia 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy;

5) Regulaminami świadczenia usług wydanymi przez Wykonawcę.

6) Regulaminem szczegółowym Wykonawcy dotyczącym przesyłek kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym.

7) Międzynarodowymi przepisami pocztowymi regulującymi warunki oraz zasady świadczenia usług, w tym Światową Konwencją Pocztową Doha 2012 wraz z aktami wykonawczymi: Regulaminem Poczty Listowej – Berno 2013 i Regulaminem dotyczącym paczek pocztowych Berno 2013 oraz na podstawie Regulaminów usług pocztowych w obrocie zagranicznym.

12. W odniesieniu do przesyłek listowych Zamawiający zobowiązuje się do:

1) adresowania przesyłek czytelnie i zgodnie ze standardami pocztowymi,

2) nadawania przesyłek listowych nierejestrowanych w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć uporządkowanie przesyłek według formatu i ułożenie stroną adresową według rodzaju i kategorii,

3) sporządzania zestawień nadanych przesyłek listowych nierejestrowanych, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla Zamawiającego kserokopia dla Wykonawcy,

4) nadawania przesyłek listowych rejestrowanych na podstawie „pocztowej książki nadawczej”, w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla Wykonawcy kserokopia dla Zamawiającego,

5) ułożenia nadawanych przesyłek listowych rejestrowanych, wg kolejności wpisów w książce nadawczej oraz umieszczenia na nich odcisku pieczątki firmowej oraz treści znaku opłaty Wykonawcy.

13. W odniesieniu do paczek pocztowych Zamawiający zobowiązuje się do:

1) wypełnienia adresu pomocniczego / nalepki adresowej do każdej nadawanej paczki pocztowej w obrocie krajowym,

2) sporządzenia zestawienia w „pocztowej książce nadawczej” (z zachowaniem rubryk) ilości paczek i wartości opłat pocztowych za paczki nadawane w obrocie krajowym,

3) w przypadku paczek pocztowych w obrocie zagranicznym, Zamawiający zobowiązuje się do wypełnienia odpowiednich, wskazanych przez Wykonawcą druków adresowych oraz celnych,

4) sporządzanie zestawienia w „pocztowej książce nadawczej” (z zachowaniem rubryk – dopisując kraj przeznaczenia) ilości paczek i wartości opłat nadawanych paczek pocztowych zagranicznych.

14. Dopuszcza się stosowanie „pocztowej książki nadawczej” własnego nakładu (np. wydruk komputerowy).

15. W odniesieniu do przesyłek kurierskich Zamawiający zobowiązuje się do :

1) adresowania przesyłek czytelnie i zgodnie ze standardami pocztowymi,

2) wypełnienia odpowiednich, wskazanych przez Wykonawcę druków adresowych 3) informowania Wykonawcy o konieczności odbioru przesyłki z adresów wskazanych przez Zamawiającego telefonicznie, faxem lub drogą elektroniczną w dni robocze, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8.00-20.00.

16. Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy.

17. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przyjęcia przez Wykonawcę od Zamawiającego.

18. Usługi, objęte przedmiotem zamówienia świadczone będą przez Wykonawcę w okresach rozliczeniowych obejmujących jeden miesiąc kalendarzowy.

19. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy wystawi fakturę w terminie 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego, uwzględniającą rozdzielenie płatności na poszczególne miejsca Zamawiającego.

20. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności za wykonanie przedmiotu umowy w terminie wskazanym w ofercie tj. min. 14 dni, liczonym od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Płatności będą dokonywane przelewem na podany na fakturze rachunek bankowy Wykonawcy.

21. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający dokona opłat na rzecz Wykonawcy „z dołu”.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym: Warunek zostanie uznany za spełniony przez złożenie przez Wykonawcę aktualnego wpisu do rejestru operatorów pocztowych prowadzonego przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów: Zamawiający nie określa warunku udziału w powyższym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej: Zamawiający nie określa warunku udziału w powyższym zakresie.

4) zdolności technicznej lub zawodowej: Zamawiający nie określa warunku udziału w powyższym zakresie.