Zakup oraz sukcesywna dostawa pelletu drzewnego w 2026 roku

Składanie dokumentów innych niż oferty

11.23. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami w zakresie składania dokumentów, oświadczeń, wniosków (innych niż ofert - które mogą być przekazywane jedynie w sposób wskazany w pkt 11.15) odbywa się elektronicznie za pośrednictwem:

a) Platformy zakupowej

W przypadku wskazanym w pkt a) wykonawca przekazuje dokumenty za pośrednictwem polecenia „Korespondencja”

b) poczty elektronicznej:

W przypadku wskazanym w pkt b) wykonawca przekazuje dokumenty na adres poczty zamawiającego przetargi@lomazy.pl Zamawiający przekazuje dokumenty na adres poczty elektronicznej wskazany w formularzu ofertowym wykonawcy, na co wykonawca wyraża zgodę wskazując ten adres w ofercie i zobowiązuje się do utrzymania jego funkcjonalności przez czas trwania postępowania. Domniemywa się, że dokumenty, oświadczenia i wnioski przekazane na adres poczty elektronicznej wskazany w formularzu ofertowym zostały doręczone skutecznie a wykonawca zapoznał się z ich treścią

13.3. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

11.11. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo- aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie Zakupowej tj.:

- podłączenie do Internetu: min 512 Kb/s na komputer (zalecane szerokopasmowe łącze internetowe);

- komputer PC/MAC z aktualnym systemem operacyjnym wspieranym przez producenta;

- wybrana przeglądarka wpierana przez producenta: MS Internet Explorer, Firefox, Google Chrome lub MS Edge;

11.12. Zamawiający określa niezbędne wymagania sprzętowo-aplikacyjne umożliwiające prawidłowe złożenie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:

- zainstalowaną bezpłatną wersję oprogramowania Oracle JAVA w wersji co najmniej 1.8.0_202 lub użycie JAVA w wersji oprogramowania Open JDK wydanej na licencji GPL. Rekomendowaną wersją jest Adopt Open JDK, dostępną na stronie https://adoptopenjdk.net;

- podłączony lub wbudowany do komputera czytnik karty kryptograficznej wydanej przez wystawcę certyfikatu używanego przez Wykonawcę;

- certyfikat kwalifikowany zainstalowany na komputerze, na którym Wykonawca będzie się logował do konta (certyfikat musi być widoczny w magazynie logicznym certyfikatów systemu Windows o nazwie „Osobisty”).

11.13. Zamawiający wskazuje, że dopuszczalne formaty przesyłanych plików (o wielkości do 100 MB) ujęte są w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), tj. w rozporządzeniu Rady Ministrów z dn. 9.11.2017 r. w sprawie krajowych ram interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych( t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 2247 ze zm.) - z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych.

11.14. Zamawiający określa informacje na temat kodowania i czasu odbioru danych tj.:

- plik załączony przez Wykonawcę na Platformie Zakupowej i zapisany, widoczny jest w Systemie, jako zaszyfrowany – format kodowania UTF8. Możliwość otworzenia pliku dostępna jest dopiero po odszyfrowaniu przez Zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert.

- znaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi datę oraz dokładny czas (hh: mm: ss) generowany wg. czasu lokalnego serwera synchronizowanego odpowiednim źródłem czasu.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1) Jest administratorem danych osobowych Wykonawcy oraz osób, których dane Wykonawca przekazał w niniejszym postępowaniu;

2) dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn.: „Zakup oraz sukcesywna dostawa pelletu drzewnego w 2026 roku”, prowadzonym w trybie podstawowym;

3) odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.), dalej „ustawa Pzp”;

4) dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

5) obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych bezpośrednio go dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;

6) w odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

7) Wykonawca posiada:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Wykonawcy;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania danych osobowych, o ile ich zmiana nie skutkuje zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie narusza integralności protokołu oraz jego załączników;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;

8) Wykonawcy nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

W przypadku, gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 rozporządzenia 2016/679, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

Skorzystanie przez osobę, której dane dotyczą, z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, o którym mowa w art. 16 rozporządzenia 2016/679, nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą.

Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu.

W przypadku danych osobowych zamieszczonych przez Zamawiającego w Biuletynie Zamówień Publicznych, prawa, o których mowa w art. 15 i art. 16 rozporządzenia 2016/679, są wykonywane w drodze żądania skierowanego do Zamawiającego.

4.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup oraz dostawa pelletu drzewnego w okresie od 02.01.2026 r. do 31.12.2026 r. do kotłowni w Zespole Placówek Oświatowych w Łomazach i do kotłowni Centrum Opiekuńczo-Mieszkalnego w Dubowie.

4.2. Dostarczany pellet drzewny musi spełniać wymagania jakościowe nie gorsze niż określone w certyfikacie jakości ENplus A1.

4.3. Dostarczony pellet drzewny musi spełniać następujące minimalne parametry:

• Średnica: 6 mm

• Długość do: 400 mm

• Wartość opałowa:> 17 MJ/kg

• Maksymalna zawartość popiołu: do 0,7%

• Maksymalna wilgotność: do 12%

• Zgodność z normą PN-EN ISO 17225-2:2014 4.4. Szacowane zapotrzebowanie na pellet drzewny w okresie od 02.01.2026 r. do 31.12.2026 r. wynosi odpowiednio:

• dla kotłowni w ZPO w Łomazach: 100 ton,

• dla kotłowni w Centrum Opiekuńczo-Mieszkalnym w Dubowie: 30 ton 4.5. Zakres zamówienia może zostać uściślony do rzeczywistych potrzeb energetycznych Zamawiającego. Uściślenie potrzeb energetycznych Zamawiającego, tj. ilość pelletu drzewnego, jaka zostanie faktycznie zakupiona, będzie zależała od potrzeb Zamawiającego, zależnych od temperatury powietrza, zmian technologicznych lub zmian organizacyjnych Zamawiającego.

4.6. Zamawiający informuje, że podana w niniejszej specyfikacji wielkość zamówienia jest wielkością szacunkową i zastrzega sobie prawo do zmiany zakresu dostawy co do ilości (mniejszych ilości) ze względu na aktualne potrzeby. Minimalna ilość, którą zamawiający zamówi wynosi 75 ton.

4.7. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie z tytułu zakupienia mniejszych ilości pelletu podanych w pkt.6 4.8. Dostawa pelletu drzewnego będzie realizowana wg indywidualnych zleceń/operatywnych uzgodnień dokonywanych przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego w formie cząstkowych dostaw uwzględniających zlecone ilości i terminy. 4.9. Dostawa pelletu drzewnego odbywać się będzie w opakowaniach typu big-bag o wadze ok. 1 tony przy czym przewidywana wielkość jednorazowej dostawy do:

• kotłowni Zespołu Szkół Łomazach ul. Szkolna 18a będzie wynosić ok. 5 ton,

• kotłowni Centrum Opiekuńczo Mieszkalnego w Dubowie będzie wynosić ok. 2 ton Dodatkowo Zamawiający informuje, iż za rozładunek dostarczanej ilości pelletu drzewnego będzie odpowiadał Wykonawca.

8.2. Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie (nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania) następujących podmiotowych środków dowodowych (aktualnych na dzień złożenia):

8.2.1. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

a) wykazu dostaw wykonanych w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy zostały wykonane - zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do SWZ.

4.11.1. Zamawiający żąda złożenia wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych potwierdzających, że oferowane dostawy spełniają wymagania określone przez Zamawiającego, tj. certyfikatu jakości pelletu ENplus A1 lub innego równoważnego certyfikatu jakości pelletu drzewnego, wydanego przez niezależną jednostkę oceniającą zgodność, potwierdzającego spełnianie wymagań jakościowych określonych w SWZ.

4.11.2. Certyfikat musi być wystawiony imiennie na Wykonawcę lub producenta pelletu.

4.11.3. Data ważności certyfikatu nie może upływać przed dniem 28.02.2026 r. W okresie realizacji umowy Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia, aby pellet dostarczany Zamawiającemu był w każdym czasie objęty ważnym certyfikatem jakości ENplus A1 lub równoważnym oraz do przedstawiania Zamawiającemu aktualnego certyfikatu na zasadach określonych w projekcie umowy.

4.11.4. Jeżeli Wykonawca nie złoży przedmiotowych środków dowodowych, o których mowa w pkt 4.11.1, lub złożone przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne, Zamawiający wezwie Wykonawcę do ich złożenia, uzupełnienia lub wyjaśnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta Wykonawcy podlegałaby odrzuceniu lub zachodziłyby podstawy do unieważnienia postępowania.

4.11.5. Złożenie oferty obejmującej przedmiot zamówienia niespełniający wszystkich wymagań jakościowych określonych w SWZ lub posiadający parametry gorsze niż opisane w SWZ skutkować będzie odrzuceniem oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia, na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp

10.1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

10.2. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

a) oświadczenia o których mowa w pkt. 8.1 SWZ składa z ofertą każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te potwierdzają brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

b) zobowiązani są oni na wezwanie Zamawiającego, złożyć podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 8.3 SWZ, przy czym podmiotowe środki dowodowe, o których mowa w pkt. 8.3.1 SWZ składa odpowiednio Wykonawca/Wykonawcy, który/którzy wykazuje/-ą spełnienie warunku.

10.3. Jeżeli została wybrana oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający może żądać przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych Wykonawców.

Zmiany umowy 1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. Zmiana postanowień niniejszej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie, której dokonano wyboru Wykonawcy, jest dopuszczalna w przypadku zmiany zakresu planowanych do wykonania dostaw /ilości ton ale przy zagwarantowaniu ilości minimalnej.

3. Strony przewidują możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy zgodnie z art. 439 ustawy PZP oraz poniższymi zasadami, w przypadku zmiany ceny materiałów lub kosztów związanych z realizacją zamówienia:

1) wyliczenie wysokości zmiany wynagrodzenia odbywać się będzie w oparciu o wskaźnik towarów i usług konsumpcyjnych w stosunku do miesiąca poprzedniego publikowany przez Prezesa GUS, zwany dalej wskaźnikiem GUS,

2) w sytuacji, gdy wskaźnik GUS w dowolnym miesiącu realizacji usługi zmieni się minimum o 3 % w stosunku do poprzedniego miesiąca, strony mogą złożyć wniosek o dokonanie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia od miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła zmiana wskaźnika;

3) strona po spełnieniu przesłanek wskazanych w pkt 1-2 może złożyć wniosek o zmianę ceny 1 tony pelletu w wysokości wynikającej z wyliczenia: i. przy wzroście wskaźnika GUS: A x (B1% - 3%) = C1, ii. przy spadku wskaźnika GUS: A x (B2% - 3%) = C2, gdzie: A – cena 1 tony pelletu sprzed zmiany; B1 – wartość wzrostu wskaźnika GUS B2 – wartość spadku wskaźnika GUS C1 - wartość zmiany ceny 1 tony pelletu (podwyższenia kwoty wynagrodzenia) C2 - wartość zmiany ceny 1 tony pelletu (obniżenie kwoty wynagrodzenia)

4) strona składając wniosek o zmianę powinna przedstawić wyliczenie wnioskowanej kwoty zmiany wynagrodzenia;

5) łączna wartość zmian wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, dokonanych na podstawie postanowień niniejszego ustępu nie może być wyższa niż 10 % w stosunku do pierwotnej wartości umowy.

6) zmiana wynagrodzenia w oparciu o niniejszy ustęp wymaga zgodnej woli obu stron wyrażonej aneksem do umowy.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy z Wykonawcą wynikających z art. 455 ustawy Pzp.

5. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy.