Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie od stycznia 2026 roku do grudnia 2027 roku na rzecz Straży Miejskiej Miasta Krakowa

1. Wymagania techniczne i organizacyjne wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej przekazywanej przy ich użyciu, opisane zostały w Instrukcji dla Wykonawcy dostępnej pod adresem: https://strazmiejska-krakow.ezamawiajacy.pl w zakładce Regulacje i procedury procesu zakupowego / Plany zamówień publicznych.

2. Wykonawca przystępując do niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, akceptuje warunki korzystania z Platformy.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 i 14 „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Straż Miejska Miasta Krakowa z siedzibą w Krakowie (31-982), al. Jana Pawła II 188, reprezentowana przez Komendanta Straży Miejskiej Miasta Krakowa (dalej: „administrator”).

2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych poprzez e-mail: iod@strazmiejska.krakow.pl lub listownie, przesyłając korespondencję na adres siedziby Administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO i art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w związku z realizacją procedury postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym zawarcia i realizacji umowy, na: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w okresie od stycznia 2026 roku do grudnia 2027 roku na rzecz Straży Miejskiej Miasta Krakowa”, koniecznością archiwizacji dokumentacji oraz dokonania stosownych rozliczeń księgowych/podatkowych, a także na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w zw. z prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora (np. dochodzenie lub obrona roszczeń).

W przypadku danych osobowych pracowników/współpracowników przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana – dane te będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO w zw. z prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora (np. dochodzenie lub obrona roszczeń, kontakt z pracownikami/współpracownikami w celu właściwej realizacji umowy o zamówienie publiczne) oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z koniecznością archiwizacji dokumentacji.

4. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą:

a) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 74 ustawy Pzp lub ustawę z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tekst jednolity Dz. U. z 2022 r. poz. 902) lub inne przepisy prawa;

b) podmioty, z którymi administrator podpisał umowy powierzenia w związku ze świadczeniem usług hostingowych/informatycznych/serwisowych, obsługi Platformy zakupowej Marketplanet;

c) UMK, któremu administrator zobowiązany jest przekazywać informacje o podmiotach, z którymi zawarł umowy, celem opublikowania informacji na stronie Internetowej BIP Miasto Kraków;

d) kancelaria prawna świadcząca obsługę prawna jednostki,

e) operator pocztowy.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres wymagany przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 r. poz.164 z późn. zm.), co do zasady 5 lat od dnia zakończenia postępowania udzielenie zamówienia, a następnie przez okres niezbędny do podjęcia decyzji przez Archiwum Państwowe o brakowaniu lub nie, dokumentacji niearchiwalnej.

6. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku danych osobowych przekazanych przez Wykonawcę, którego oferta została wybrana - także z zawarciem i realizacją umowy; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp.

cd poniżej

7. Posiada Pani/Pan:

a) prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, z zastrzeżeniem, że w celu realizacji przysługującego Pani/Panu prawa administrator może zażądać od Pani/Pana podania dodatkowych informacji, w szczególności wskazania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu. W przypadku, gdy dotyczące Pani/Pana dane osobowe są przechowywane w protokole, administrator w celu realizacji przysługującego Pani/Panu prawa może zażądać od Pani/Pana podania dodatkowych informacji, które pozwolą sprecyzować nazwę lub datę zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;

b) prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *³;

c) prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **³. Wystąpienie przez Panią/Pana z żądaniem ograniczenia przetwarzania danych osobowych nie ogranicza tego przetwarzania do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu;

d) strony umowy - prawo do przenoszenia danych osobowych, w przypadkach, o których mowa w art. 20 RODO;

e) prawo wniesienia sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,

f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

*³ Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

**³ Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych i kurierskich dla Straży Miejskiej Miasta Krakowa w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych, paczek pocztowych, przesyłek kurierskich, zwrotu przesyłek niedoręczonych oraz potwierdzeń odbioru, a także obsługi przekazów pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366). Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia zawiera Opis przedmiotu zamówienia (OPZ), który stanowi załącznik nr 1b do SWZ.

2. Wykonawca jest zobowiązany posiadać w całym okresie wykonywania przedmiotu zamówienia wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej i przedłożyć Zamawiającemu do okazania dokument wpisu na każde żądanie.

3. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości i asortyment przesyłek będą wynikać z aktualnych potrzeb Zamawiającego i mogą odbiegać od ilości i asortymentu wskazanego w Załączniku nr 1a - Szczegółowa specyfikacja cenowa.

4. Z uwagi na konieczność zapewnienia skuteczności i rzetelności w doręczaniu przesyłek urzędowych, Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi pocztowe na rzecz Zamawiającego, na takich samych zasadach jak zasady świadczenia usług przez operatora wyznaczonego, wskazane w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, w zakresie w jakim mają one zastosowanie do doręczania przesyłek urzędowych, z zachowaniem zobowiązań zawartych w Umowie. Z uwagi na treść korespondencji urzędowej, Wykonawca zobowiązuje się dochować szczególnej staranności w zakresie zabezpieczenia powierzonych mu przesyłek pocztowych przed zniszczeniem lub naruszeniem tajemnicy korespondencji.

5. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca w przypadku powierzenia przez jednego operatora pocztowego przesyłki pocztowej innemu operatorowi miał z podwykonawcą zawartą stosowną umowę o współpracy. Wykonawca gwarantuje przestrzeganie tajemnicy korespondencji i ochronę danych osobowych.

6. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wykaz przesyłek pocztowych – asortyment oraz zakres obowiązków Wykonawcy, został wskazany w Szczegółowej specyfikacji cenowej stanowiącej załącznik nr 1a, Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1b, w tym w Projektowanych postanowieniach umowy (wzorze umowy lub PPU) stanowiącym załącznik nr 7 do SWZ.

7. Zasady korzystania z prawa opcji określają Projektowane postanowienia umowy (Wzór umowy - załącznik nr 7 do SWZ).

8. Podane w SWZ i w Szczegółowej specyfikacji cenowej ilości przesyłek i asortyment usług pocztowych są wielościami szacunkowymi, służą wyłącznie do porównania ofert i nie oznaczają zobowiązania Zamawiającego do realizacji we wskazanej tam wielkości. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługują roszczenia. Wszelkie przesyłki będą świadczone i rozliczane w oparciu o aktualny Cennik Wykonawcy, złożony przez Wykonawcę przed zawarciem Umowy.

9. Gwarantowany minimalny zakres realizacji usług pocztowych wynosi 60% wynagrodzenia podstawowego przeznaczonego na realizację zamówienia, o którym mowa w § 4 ust. 1 wzoru umowy dla danego roku (w podziale: 60% wartości zamówienia podstawowego w roku 2026, o którym mowa w § 4 ust. 1 lit. a) oraz 60% wartości zamówienia podstawowego w roku 2027, o którym mowa w § 4 ust. 1 lit. b)). Wzór umowy stanowi załącznik nr 7 do SWZ.

1. Zasady korzystania z prawa opcji określają Projektowane postanowienia umowy (Wzór umowy - załącznik nr 7 do SWZ).

2. Zamawiający w ramach prawa opcji, o którym mowa w art. 441 ust. 1 ustawy Pzp będzie aktywował „pakiety” w kwotach: 20 000,00 PLN brutto jako „pakiet 1” lub 10 000,00 PLN brutto jako „pakiet 2” lub 5 000,00 PLN brutto jako „pakiet 3” lub 2 000,00 PLN brutto jako „pakiet 4” (tj. łącznie z VAT). Maksymalna wartość zamówienia objętego prawem opcji wynosi:

- w roku 2026: 198 000,00 zł brutto;

- w roku 2027: 217 000,00 zł brutto. Przez „pakiet” należy rozumieć ilość przedmiotu Umowy odpowiadającą wartości pakietu, która zostanie wykorzystana w ramach prawa opcji. Korzystanie z prawa opcji następować będzie zgodnie z następującymi zasadami:

a) Zamawiający jest uprawniony według własnego wyboru do składania oświadczeń w przedmiocie skorzystania z prawa opcji kilkakrotnie albo jednokrotnie w trakcie obowiązywania Umowy; Zamawiający może jednorazowo skorzystać z jednego lub większej ilości pakietów;

b) uruchamianie prawa opcji nastąpi na podstawie oświadczenia woli Zamawiającego złożonego w formie pisemnej pod rygorem nieważności;

c) „pakiety” uruchomione w ramach prawa opcji realizowane będą w okresie realizacji Umowy, nie dłużej niż w terminach określonych w § 3 ust. 1 wzoru umowy do SWZ, niezależnie od momentu skorzystania z prawa opcji przez Zamawiającego;

d) prawo opcji stanowi uprawnienie Zamawiającego, z którego może, ale nie musi skorzystać w ramach realizacji Umowy. W przypadku nieskorzystania przez Zamawiającego z przysługującego mu prawa opcji albo skorzystania z prawa opcji w niepełnym zakresie, niewykorzystującym maksymalnego poziomu prawa opcji, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia z tytułu nieskorzystania przez Zamawiającego z przysługującego mu prawa opcji albo skorzystania z prawa opcji w niepełnym zakresie, niewykorzystującym maksymalnego poziomu prawa opcji;

e) Wykonawca zrzeka się roszczeń o skorzystanie przez Zamawiającego z jakichkolwiek usług objętych prawem opcji, jak i z tytułu wynagrodzenia za usługi objęte opcją, które nie zostały zamówione;

f) korzystanie z „pakietów” jest prawem i pozostaje bez wpływu na ciągłość realizacji umowy przez Wykonawcę;

g) w ramach „pakietu”, z którego Zamawiający skorzysta, rozliczenie nastąpi wyłącznie za faktycznie pobrany przedmiot Umowy do wartości „pakietu”, skorzystanie z „pakietu” o danej wartości nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do wykorzystania przedmiotu Umowy w maksymalnej kwocie „pakietu”, ani do zapłaty wynagrodzenia w kwocie tegoż pakietu; Wykonawcy nie przysługują roszczenia w tym zakresie;

h) Zamawiający przewiduje możliwość skorzystania z prawa opcji w przypadku zwiększenia zapotrzebowania na usługi pocztowe lub zmiany warunków rynkowych mających wpływ na realizację niniejszej Umowy itp.

1. Zamawiający wzywa Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania, aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych:

1) Dokument aktualny na dzień składania ofert, potwierdzający wpis do rejestru operatorów pocztowych, o którym mowa w art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 366).

2) Oświadczenia Wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, w zakresie podstaw wykluczenia z postępowania wskazanych przez Zamawiającego, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do SWZ, tj. oświadczenie o którym mowa w § 3 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 poz. 2415 z późn. zm.). W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców oświadczenie, o którym mowa powyżej, składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

W celu potwierdzenia, że Wykonawca nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą:

1) Oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, podpisane odpowiednio przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SWZ;

2) Jeżeli dotyczy, w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. członkowie konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej) - Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnieniu warunków udziału w postępowaniu składa każdy z Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie. Oświadczenia te winny potwierdzać brak podstaw do wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału (art. 125 ust. 4 ustawy Pzp), według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ;

3) Jeżeli dotyczy, w przypadku polegania na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby – Oświadczenie podmiotu udostępniającego zasoby, potwierdzające brak podstaw wykluczenia tego podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, w zakresie, w jakim wykonawca powołuje się na jego zasoby (art. 125 ust. 5 ustawy Pzp), według wzoru nr 3 do SWZ;

4) Jeżeli dotyczy, w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. członkowie konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej) – oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ustawy Pzp (XV pkt 11 SWZ).

1. W celu skutecznego złożenia oferty Wykonawca zobowiązany jest złożyć:

1) Formularz oferty wraz z załącznikiem Szczegółowa specyfikacja cenowa, wypełniony i podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 i 1a do SWZ;

2) jeżeli dotyczy – Pełnomocnictwo – do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu albo do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu i zawarcia umowy, jeżeli osoba reprezentująca Wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jest wskazana jako upoważniona do jego reprezentacji we właściwym rejestrze lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

3) jeżeli dotyczy, w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców (np. członkowie konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej) – Pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 58 ust. 2 ustawy Pzp.

1. Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

2. Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że Wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów.

3. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym mowa w pkt 3 powyżej, potwierdza, że stosunek łączący Wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa, w szczególności:

1) zakres dostępnych Wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępnienia Wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia.

4. Zamawiający ocenia, czy udostępniane Wykonawcy przez podmioty udostępniające zasoby zdolności techniczne lub zawodowe, pozwalają na wykazanie przez Wykonawcę spełniania warunku udziału w postępowaniu, o którym mowa w pkt 1 powyżej, oraz bada, czy nie zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, które zostały przewidziane względem Wykonawcy.

5. Jeżeli zdolności techniczne lub zawodowe podmiotu udostępniającego zasoby nie potwierdzają spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu lub zachodzą, wobec tego podmiotu podstawy wykluczenia, Zamawiający żąda, aby Wykonawca w terminie określonym przez Zamawiającego zastąpił ten podmiot innym podmiotem lub podmiotami albo wykazał, że samodzielnie spełnia warunek udziału w postępowaniu.

6. Wykonawca nie może, po upływie terminu składania ofert, powoływać się na zdolności lub sytuację podmiotów udostępniających zasoby, jeżeli na etapie składania ofert nie polegał on w danym zakresie na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby.

7. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (np. członkowie konsorcjum, wspólnicy spółki cywilnej). W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.

8. Wykonawca w celu wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, może powoływać się na doświadczenie zdobyte w ramach konsorcjum przy realizacji innego zamówienia publicznego, tylko wtedy, gdy bezpośrednio uczestniczył w jego realizacji. W takim przypadku Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę tylko zakresu zamówienia, w którym bezpośrednio uczestniczył.

9. W odniesieniu do warunku dotyczącego uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej jest spełniony, jeżeli co najmniej jeden z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia posiada uprawnienia do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej i zrealizuje dostawy, do których realizacji te uprawnienia są wymagane.

10. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie, z którego będzie wynikało, które usługi wykonają poszczególni Wykonawcy, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do SWZ.